Digitale Transformation mit dem Automatisierungs-Flywheel beschleunigen: Ein selbsttragendes Automatisierungsprogramm aufbauen

Als jemand, der das Glück hat, Zeit mit den Automatisierungsführern großer Unternehmen zu verbringen, habe ich einen neuen Trend bemerkt.

Im Moment sprechen sie darüber, wie sie ihre Automatisierungsprogramme über die offensichtlichsten Prozessengpässe hinaus skalieren können, die bewiesen haben, dass RPA echt ist. Viele Unternehmen wissen jedoch nicht, wie man systematisch ein System entwirft, um zu entdecken, was als Nächstes automatisiert werden soll.

Aber es gibt eine neue Art, Automatisierung zu managen, die Ihnen helfen kann, die Kluft zu überqueren und ein selbsttragendes Programm zu schaffen. In diesem Beitrag führe ich Sie durch das Konzept des „Automatisierungs-Flywheels“ und helfe Ihnen zu verstehen, wie es Innovatoren hilft, ihre Programme schneller zu skalieren.

Das Flywheel-Konzept ist in den letzten Jahren in der Business-Literatur populär geworden. Vielleicht das berühmteste Beispiel ist das Amazon-Flywheel, das das Unternehmen 2001 skizzierte. Wie in Brad Stones Buch The Everything Store beschrieben.

Es sieht etwa so aus:

Quelle

Das Automatisierungs-Flywheel ist ein ähnliches Muster, das beschreibt, wie der Konsum von Automatisierung zu neuen Ideen für Automatisierung führt und letztlich zur Erstellung von Automatisierungen durch Endnutzer, die das Programm nähren und das Flywheel noch schneller drehen. Dabei entsteht noch mehr Schwung für Automatisierung, da sie im Unternehmen weiter verbreitet wird.

Hier ist eine Ansicht, wie das Automatisierungs-Flywheel aussieht.

Dies ist nur der finale Frame mit allen Elementen. Sehen Sie sich das Video an – es zeigt Ihnen, wie Sie es auf Ihr Unternehmen anwenden. Dann kommen Sie zurück zum Beitrag, und ich erkläre, was im Detail passiert.

Ok – lassen Sie uns Schritt für Schritt durchgehen.

Schritt 1: Das Center of Excellence (CoE) baut Automatisierungen

Das Flywheel beginnt mit einem Top-Down-Ansatz, bei dem ein zentralisiertes Team Automatisierungen für das gesamte Unternehmen baut. Automatisierungen werden nach der Skala der Wirkung und des ROI ausgewählt, die sie im gesamten Unternehmen haben.

Die für die Automatisierung ausgewählten Prozesse haben normalerweise bekannte Engpässe. Sie treten typischerweise häufig auf, haben eine geringe Varianz in der Ausführung und sind leicht zu automatisieren. Diese Arten von Automatisierungen sind die Low-Hanging-Fruits für das CoE. Sie bringen enormen Wert.

Der Prozess der Bestimmung, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, beinhaltet normalerweise eine Art ROI-Analyse. In der Vergangenheit wurde dies oft in einer Tabellenkalkulation durchgeführt – heute nutzen Kunden UiPath Automation Hub, der alle notwendigen Tools zur Analyse von Automatisierungsideen bietet.

Ein einfaches Beispiel für eine Top-Down-Automatisierung ist die Rechnungsverarbeitung. Eine Lieferantenrechnung zu bezahlen, ist eine häufige Aufgabe – sie passiert vielleicht zehntausende Male im Monat. Es wird sehr wenig Wert durch die Arbeit hinzugefügt, und sie ist routinemäßig.

Niemand mag Rechnungen verarbeiten, aber es ist ein Job, der erledigt werden muss. Das CoE berechnet den Wert jeder potenziellen Automatisierung und priorisiert sie, um zu entscheiden, woran gearbeitet wird.

Diese frühen Prozessautomatisierungen sind typischerweise unbeaufsichtigte Automatisierungen. Unbeaufsichtigte Automatisierungen laufen oft im Hintergrund ohne Benutzerinteraktion, aber sie bringen das Flywheel in Bewegung.

Schritt 2: Das CoE stellt Automatisierung den Mitarbeitern bereit

Als Nächstes erstellen Unternehmen beaufsichtigte Automatisierungen. Diese werden über UiPath Assistant an die Desktops der Mitarbeiter geliefert. Die Automatisierungen werden von dem Mitarbeiter gestartet oder in Tandem mit ihm bearbeitet.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Contact Center vor, in dem ein Roboter, sobald ein Agent mit einem Kunden zu sprechen beginnt, durch die verschiedenen Systeme navigiert, um alle Informationen über den Kunden zu sammeln (z. B. ihren letzten Kauf, aktuellen Versandstatus). Vor RPA mussten Agenten in vielen verschiedenen Systemen arbeiten, während sie mit einem Kunden sprachen, um diese Daten aufzurufen – aber mit einer beaufsichtigten Automatisierung kann ein Roboter all das für sie erledigen.

Schritt 3: Mitarbeiter nutzen Automatisierung

Einmal verteilt, beginnen die Mitarbeiter einfach, die Automatisierungen zu nutzen.

Die Arbeit mit Roboter führt typischerweise zu einem Aha-Erlebnis für Mitarbeiter. Vor dieser Erfahrung hatten sie vielleicht Angst vor Software-Robotern oder verstanden nicht, wie sie mit Automatisierungen arbeiten sollten. Aber sobald sie sehen, wie Automatisierungen ihr Leben einfacher machen, beginnen sie, sie leichter zu adoptieren.

Was als Nächstes passiert, ist der Start des Flywheel-Schwungs.

Schritt 4: Mitarbeiter reichen Ideen beim CoE ein

Sobald Mitarbeiter verstehen, wie Automatisierungen funktionieren und wie Automatisierungen einen Teil ihrer Arbeit verbessern, wollen sie mehr davon. Sie wollen Automatisierungen für andere Teile ihrer Arbeit. Sie sehen, dass niemand gefeuert wurde (Roboter haben ihre Jobs nicht genommen), also werden sie selbstbewusst und beginnen, Ideen für Prozesse zu teilen, die automatisiert werden können.

Nehmen wir an, ich bin ein Abteilungsleiter und das CoE hat mir einen Roboter gegeben, der tägliche Daten aus vielen Systemen sammelt und die Daten importiert, um einen Bericht in Microsoft Excel zu erstellen. Ich liebe meinen Report-Roboter. Ich will mehr Roboter genau wie ihn. Ich habe einige Ideen, die ich mit meinem CoE teile.

Zum Beispiel nachdem das CoE die ersten fünf Automatisierungen bei State Auto Insurance Companies ausgerollt hatte, kamen Mitarbeiter mit einer Liste von über hundert Ideen für Automatisierungen zurück, um lästige Arbeit zu ersetzen, die sie nicht mehr machen wollten.

Schritt 5: CoE baut Automatisierungen

Dank der Mitarbeitervorschläge hat das CoE neue Ideen für Automatisierungen zu bauen. Ideen, an die sie nie gedacht hätten. Aber es sind Prozessautomatisierungsideen mit enormem Potenzial. Das CoE wird die Automatisierungsideen analysieren und die mit dem größten ROI bauen.

Wie Sie sehen, sind wir wieder am Anfang. Sie rollen diese Automatisierungen an die Mitarbeiter aus, und das Automatisierungs-Flywheel dreht sich weiter und nimmt an Geschwindigkeit zu.

Wenn das Automatisierungs-Flywheel an Fahrt gewinnt, treten die Vorteile des Programms klar zutage:

• Erhöhte Produktivität
• Glücklichere Mitarbeiter
• Zufriedenere Kunden

Den Wert und ROI sehend, investiert das Unternehmen noch mehr in das Automatisierungsprogramm, und das Rad dreht sich weiter.

Dann passiert etwas Erstaunliches.

Es gibt einen Durchbruch, der einen weiteren Gang zum Flywheel auslöst. Einige Mitarbeiter werden so von den Möglichkeiten der Automatisierung begeistert, dass sie anfangen, selbst mit Prozessautomatisierungen zu experimentieren. Sie bauen Automatisierungen, um ihre eigenen persönlichen Workflows zu verbessern. Sie schauen auf ihre Arbeitsweise und sehen 10 Minuten hier oder 20 Minuten dort, die durch Software-Roboter, die die Arbeit für sie erledigen, eingespart werden können.

Schritt 6: Citizen Developers bauen ihre eigenen Ideen

Diese Mitarbeiter – die meist etwas technisch versierter sind – werden als Citizen Developers bezeichnet. Sie laden UiPath StudioX herunter und fangen an zu erstellen. StudioX ist ein No-Code-Tool, das es Citizen Developers leicht macht, ihre lästigen Arbeitsaufgaben zu automatisieren. Es braucht nicht viel, um zu lernen, wie man das macht. Die meisten Leute sind nach einem einzigen Tag Training startklar.

Jetzt sind ihre Roboter sowohl mit den unternehmensbereitgestellten Automatisierungen als auch mit denen geladen, die sie selbst gebaut haben. Zum Beispiel haben sie die oben beschriebene Rechnungsverarbeitungsautomatisierung, eine „Starte meinen Tag“-Automatisierung, die sie in all ihre Anwendungen einloggt und ihren Kalender organisiert, und dann ein paar kleinere Automatisierungen, die einzigartig für sie sind.

Schritt 7: Code beim CoE einreichen

Um sicherzustellen, dass sie sicher und geschützt sind, werden die personalisierten Automatisierungen beim CoE eingecheckt.

Schritt 8: CoE gouverniert Automatisierungen

Das CoE wird auch andere Formen der Governance anwenden. Zum Beispiel werden sie Funktionalität hinzufügen, falls notwendig, oder an Best Practices anpassen. Sie werden auch die Nützlichkeit der Automatisierungen für andere bewerten. Und hier drehen wir das Automatisierungs-Flywheel noch schneller.

Schritt 9: CoE stellt Automatisierungen den Mitarbeitern bereit

Wenn ein Citizen Developer eine Automatisierung erstellt, die im gesamten Unternehmen verteilt werden kann, dann nimmt das Flywheel noch einen weiteren Gang. Das CoE kommt mit Ideen und baut Automatisierungen für alle, Mitarbeiter reichen Ideen für das CoE ein, und jetzt haben Sie auch Mitarbeiter, die Automatisierungen bauen.

Dies kann massive Auswirkungen auf die Organisation haben. Zum Beispiel hat Nielsen gerade eine Automatisierung an 3.000 Mitarbeiter verteilt, die ursprünglich von einem Mitarbeiter in Polen für sich selbst erstellt wurde.

An diesem Punkt brummt das Automatisierungsprogramm. Das Flywheel-Phänomen hilft, eine massive Anzahl von Automatisierungsideen an die Oberfläche zu bringen, und die Roboterentwicklung ist im gesamten Unternehmen verteilt, da Mitarbeiter ins Spiel kommen, indem sie Ideen vorschlagen und ihre eigenen Automatisierungen bauen.

Das Flywheel ermöglicht es RPA, der Beschleuniger der digitalen Transformation zu werden, da Arbeit von manuellen, cross-applikativen, menschlich getriebenen Workflows zu digitalisierten, automatisierten Workflows umgewandelt wird, die von Menschen orchestriert werden. Das Unternehmen hat sich entwickelt, und die alten Arbeitsweisen sind ferne Erinnerungen. Am wichtigsten: Die Herausforderungen der Skalierung von Automatisierungsprogrammen und das Überqueren der Kluft sind verschwunden. Es trägt sich einfach selbst.

Wir sind in diesem Beitrag nicht zu tief in Produkte eingestiegen. Stattdessen haben wir uns auf das Konzept konzentriert. Ich werde jedoch mit einem Teil zwei zurückkehren, der zeigt, wie die UiPath Platform Ihnen helfen kann, Ihr Flywheel in Gang zu bringen.

Bereit, ein Automatisierungs-Flywheel in Ihrem Unternehmen zu schaffen? Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir helfen können.

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