Geschäftsautomatisierung meistern: 5 bewährte operative Best Practices

Ein Bericht der Economist Intelligence Unit befragte 502 Führungskräfte aus verschiedenen Branchen, um das aktuelle und zukünftige Automatisierungsgeschehen in Unternehmen weltweit besser zu verstehen. Der Bericht zeigt, dass 90,8 % der Unternehmen bereits Automatisierung nutzen und 50,6 % sie umfangreich einsetzen.

Ob Sie bereits auf dem Weg zur Skalierung waren oder sich einfach an neue Pläne anpassen – wir haben fünf operative Best Practices skizziert, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie bestimmen, wie Sie das Potenzial der Automatisierung auf allen operativen Ebenen voll ausschöpfen können.

Automatisierungs-Best-Practice #1: Governance-Struktur entwickeln

Je früher Sie einen Governance-Prozess einrichten, desto besser. Ihr Automatisierungs-Governance-Modell bestimmt, wie Sie Verantwortlichkeiten für die Bewertung und Priorisierung von Automatisierungsmöglichkeiten strukturieren. Die effektivsten Modelle bieten Richtlinien und Vorlagen für den Roboter-Implementierungsprozess, einschließlich der Koordination von Change Management und Verantwortlichkeit.

Laut The Economist Intelligence Unit nannten 33,1 % der Unternehmen Datenschutz- und Sicherheitsbedenken als größte Herausforderungen für ihre Automatisierungsimplementierungen.

Eine frühzeitige Einrichtung eines Governance-Modells hilft sicherzustellen, dass Sie Best Practices für Datenschutz und Sicherheit befolgen. Es gibt Ihnen auch Zeit, Ihre Robotic Process Automation (RPA)-Richtlinien zu iterieren und zu perfektionieren und Implementierungsprobleme zu vermeiden.

Für die besten Ergebnisse müssen jedoch Ihre Business-Seite und IT-Teams von Anfang an kommunizieren. Ohne eine Grundlage transparenter, regelmäßiger Kommunikation zwischen den beiden können Technologieintegration und Tool-Management zu Monster-Aufgaben werden. Eine funktionsübergreifende Kommunikationsbemühung muss auch das Cybersicherheitsteam einbeziehen, das sicherstellt, dass der Zugriff auf isolierte Datenbanken mit sensiblen Informationen korrekt gehandhabt wird.

Governance, die auf Zusammenarbeit zwischen Business und IT basiert, ist der Schlüssel zu einer reibungslosen RPA-Implementierung. Die beiden Seiten des Unternehmens sollten innerhalb des Rahmens Ihres Governance-Modells zusammenarbeiten, um Unternehmensrichtlinien zu befolgen, Duplikate zu vermeiden, Benutzerkontrollen einzurichten und Sicherheits-Compliance-Probleme zu verfolgen.

Nutzen Sie Tools wie UiPath Automation Hub, um einen zentralen Ort zu schaffen, an dem sowohl Business- als auch IT-Teammitglieder an Ihrer Automatisierungsstrategie zusammenarbeiten können.

Automatisierungs-Best-Practice #2: Robotic Center of Excellence etablieren

Der Schlüssel zur Skalierung ohne Opfer liegt in Ihrem Robotic Center of Excellence (CoE). Sie sind wahrscheinlich mit dem Konzept des CoE aus anderen Geschäftsinitiativen vertraut.

Im „Automation First“-Unternehmen fungiert das CoE als formalisierte zentrale Einheit, die Roboterentwicklung und -implementierung verwaltet. Es besteht aus einem funktionsübergreifenden Team, das sich der Skalierung der Automatisierung bei gleichzeitiger Einhaltung Ihrer Governance-Prozesse verschrieben hat. Dieses Team gewährleistet hohe Automatisierungsstandards, während Roboter in Anzahl und Umfang in Ihrem Unternehmen wachsen.

Um eine reibungslose, mitarbeitergetriebene Skalierung zu unterstützen, muss Ihr CoE Automatisierung standardisieren, Bewusstsein schaffen und Best Practices bereitstellen. Mit UiPath Automation Hub kann Ihr CoE Automatisierungsmöglichkeiten in Ihrem gesamten Unternehmen zentral verwalten, visualisieren, implementieren und messen.

Dieses multidisziplinäre CoE-Team – das IT-Führungskräfte, C-Suite, Marketing und Abteilungsvertreter umfassen wird – wird reifen, während Sie skalieren.

Ob Ihr Unternehmen gerade erst seine Automatisierungsreise beginnt oder bereits auf dem Weg zur Skalierung seiner Strategie ist, es ist entscheidend, die einzigartige und wichtige Rolle zu verstehen, die ein CoE in der digitalen Transformationsreise spielt.

Wenn ihre Automatisierungsstrategie reift, wird das CoE beginnen, die Schulung von Citizen Developern zu übernehmen – technisch versierte Mitarbeiter, die bei der Entwicklung und Implementierung von Software-Robotern helfen können. Wenn ihr Wissen reift, werden diese Citizen Developers neue Geschäftsanwendungen für Business-User erstellen und die RPA-Einführung unter den Zielen des CoE ausweiten.

Das Robotic CoE ist das Herz Ihrer digitalen Transformation. Und Automation Hub ist das Betriebssystem (OS) für das CoE – von dem aus Business-User, IT-Führungskräfte und RPA-Evangelisten Ihre Automatisierungsstrategie zur Skalierung treiben.

Automatisierungs-Best-Practice #3: Mitarbeitergetriebene Automatisierung befähigen

Etwa 3 % - 7 % Ihrer Prozessautomatisierung werden direkt von Ihrem CoE vorangetrieben, während Mitarbeiter einen Großteil der übrigen Workflows nominieren, die Roboter übernehmen werden.

Die Befähigung von Citizen Developern mit RPA-Schulungen lässt Unternehmen die Fähigkeiten technischer Mitarbeiter und einen Schatz an crowdsourceten Ideen nutzen. Mitarbeiter können Automatisierungen über Automation Hub vorschlagen und helfen, die Automatisierungspipeline des Unternehmens zu füllen.

Dann können Entwickler mit Anleitung Ihres CoE die von Mitarbeitern gekennzeichneten Prozesse automatisieren.

Beispielsweise müssen Fallbearbeiter in Gesundheitsunternehmen Daten aus hunderten verschiedenen Dokumenten abrufen, um an jedem Fall zu arbeiten. Ein CoE hat möglicherweise keine Transparenz in die Komplexität dieses Prozesses, aber mit mitarbeitergetriebener Automatisierung könnten Fallbearbeiter den Prozess für potenzielle Automatisierung kennzeichnen und dann Roboter nutzen, die vom CoE bereitgestellt werden, um Dokumente zu scannen und die Informationen, die sie täglich benötigen, abzurufen.

Die Annahme von Feedback und Ideen von unten nach oben stellt sicher, dass Ihr Unternehmen eine Kultur unterstützt, die Automatisierung umarmt.

Das „Automation First“-Zeitalter ist noch nicht zu Ende entwickelt. Die Unternehmen, die es anführen werden, werden eine Kultur systematisieren, die in Best Practices der digitalen Transformation verwurzelt ist.

Automatisierungs-Best-Practice #4: Die richtigen Prozesse zur Automatisierung identifizieren

Automatisierung hat viele Anwendungsfälle und endloses Potenzial. Dies kann es für Unternehmen schwierig machen, sich auf die Möglichkeiten mit dem größten Wachstum zu konzentrieren und zu priorisieren. Die erfolgreiche Skalierung der Automatisierung hängt von Ihrer Fähigkeit ab, eine robuste Pipeline aufzubauen, die Automatisierungsideen fließen lässt, und ein CoE, das sicherstellt, dass diese Möglichkeiten mit größeren Zielen übereinstimmen.

Ihr CoE wird Automatisierungsmöglichkeiten basierend auf den gesamten Geschäftszielen auf drei Arten priorisieren:

1. Aufgaben nach Zeitaufwand und Häufigkeit des Auftretens für den höchsten Return on Investment (ROI) rangieren.

2. Business Analysten schulen, nach hochrepetitiven, gut dokumentierten und computerbasierten Prozessen zu suchen.

3. Potenzielle Engpässe und Prozesslücken kennzeichnen, die durch Automatisierung gestrafft werden könnten.

Der obige dreistufige Ansatz zur Identifizierung von Automatisierungspotenzial kann einen Prozess-Heatmap informieren, der Ihnen helfen kann, potenzielle RPA-Anwendungsfälle zu entdecken und die Einführung zu priorisieren.

Diese Heatmap zeigt das Automatisierungspotenzial innerhalb einer Consumer-Banking-Organisation.

Clevere CoEs gehen über die traditionelle Heatmap hinaus und setzen Automation Hub ein. Automation Hub nutzt eine quantitative ROI-Analyse und priorisiert Automatisierungsmöglichkeiten an einem Ort:

Automatisierungs-Best-Practice #5: Das Automatisierungs-Ökosystem nutzen

Das „Automation First“-Zeitalter präsentiert eine enorme Reihe von Veränderungen über Unternehmen, Regionen und Volkswirtschaften hinweg. Glücklicherweise hat dieses Wachstum eine Fülle von Technologieexperten geschaffen, die Ihnen helfen können.

Mit der besten End-to-End-Enterprise-Automatisierungsplattform und maßgeschneiderter Strategieentwicklung können Sie die Automatisierungsreise Ihres Unternehmens solo bewältigen. Aber Sie müssen das nicht. Experten im Automatisierungs-Ökosystem existieren, um Ihnen zu helfen, Ihren Erfolg zu beschleunigen, eine Strategie basierend auf ihrer Branchenexpertise aufzubauen und Probleme zu lösen, auf die Sie stoßen.

UiPath bietet ein umfangreiches Ökosystem von Partnern, die Ihr Team schulen und technologische Lösungen bereitstellen können. Ihre Mitarbeiter sollten Schmerzpunkte in Ihrer Organisation und Prozessen identifizieren, die Ihre Automatisierungspartner dann erfolgreich automatisieren können.

Dies kann eine Mischung aus vollautomatisierten Prozessen und Workflows erfordern, die sowohl menschliches Wissen als auch Roboterarbeit kombinieren. Diese Experten helfen Ihnen, die für Ihren Anwendungsfall geeignete Kombination zu identifizieren.

Weiterführende Lektüre: Top 5 Things to Consider When Selecting an Automation Partner

Zusätzlich geben Ihnen Automatisierungsexperten Expertenwissen, um die volle Suite der Automatisierungstechnologien zu skalieren, die Sie benötigen, um zu innovieren, einschließlich Machine Learning (ML), Künstlicher Intelligenz (KI) und Optical Character Recognition (OCR).

Bei der Auswahl eines Experten stellen Sie sicher, Ihre kurz- und langfristigen Ziele mit ihnen zu kommunizieren, damit Sie einen Experten finden, der mit Ihnen wächst, um Probleme entlang Ihrer Automatisierungsreise zu definieren und zu lösen.

Top-Down- und Bottom-Up-Modelle für Automatisierungserfolg nutzen

Unternehmen, die im „Automation First“-Zeitalter gedeihen, werden sowohl einen Bottom-Up- als auch einen Top-Down-Ansatz für Operationen haben. Verschiedene Menschen werden unterschiedliche Expertise, Ansätze und Fähigkeiten haben, aber mit dem richtigen Betriebsmodell können sie auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten.

Sichern Sie sich Ihr kostenloses Exemplar von „Welcome to the Automation First Era: Your guide to a thriving enterprise in an automated world“, um herauszufinden, wie Sie ein „Automation First“-Unternehmen schaffen können.

Oder, wenn Sie gerade hochfahren und Hilfe beim Einstieg in die Automatisierung wollen, kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne.