RPA-Erfolg entdecken: 3 bewährte Wege, wie Roboter traditionelle Lösungen übertreffen

In zunehmend wettbewerbsintensiven Märkten ist Anpassung der einzige Weg, wie Unternehmen vorn bleiben können. Um anpassen zu können, müssen Organisationen in der Lage sein, schnell und effizient zu agieren.

In einer von technologischer Disruption geprägten Welt hat Effizienz die Hauptbühne eingenommen.

Bis vor Kurzem hatten Geschäftsführer nur wenige, teure Optionen, um Effizienzprobleme zu bewältigen: Sie stellten mehr Leute ein, kauften eine Drittanbieterlösung und/oder passten ihr Enterprise Resource Planning (ERP)-System an. Robotic Process Automation (RPA) bietet die Chance, die Prozesse zu transformieren, die zu Ineffizienz führen.

Mit RPA können Unternehmen Software-Roboter nutzen, um kürzere Entwicklungszyklen zu schaffen und Robustheit zu erhöhen, für einen kleineren Preisschild.

Heutige Führungskräfte lernen, wie man Geschäftsergebnisse erreicht, indem man Arbeit zwischen Menschen und Robotern aufteilt und ihre jeweiligen Stärken entsprechend nutzt. Beispielsweise beinhalten viele Prozesse sich wiederholende, mühsame Aufgaben sowie höheres, gut trainiertes Kognition. Wenn Organisationen Aufgaben angemessen zwischen Robotern und Menschen verteilen, können die Ergebnisse beeindruckend sein.

In diesem Artikel, Teil eins einer zweiteiligen Serie, konzentrieren wir uns auf drei unbeaufsichtigte Automatisierungsszenarien, in denen Organisationen Prozesse im Hintergrund ausführen, mit wenig bis gar keiner menschlichen Intervention. Dieses Video gibt eine kurze Erinnerung daran, wie sich unbeaufsichtigte und beaufsichtigte Automatisierung unterscheiden:

Teil zwei dieser Serie wird sich auf RPA-Anwendungsfälle für beaufsichtigte Automatisierung konzentrieren, bei der Mitarbeiter in Echtzeit auf ihren lokalen PCs kollaborativ mit Robotern arbeiten.

Hier sind drei unbeaufsichtigte Automatisierungsszenarien, in denen Roboter unabhängig Prozesse initiieren und abschließen.

1. Vollständig autonome Verarbeitung: Ausnahmen-basiert

Die Notwendigkeit, massive Datenmengen zu verarbeiten, präsentiert einen der klarsten Use Cases für RPA. In diesem Beispiel konzentrieren wir uns auf einige unserer Krankenversicherungsunternehmen, die große Mengen an Ansprüchen und Rechnungen verarbeiten.

Daten sind über mehrere Systeme verteilt, einige Legacy und einige modern, was Mitarbeiter erfordert, Informationen von System zu System zu bewegen, dabei zu aktualisieren und zu verifizieren. Automatisierung ist schwierig, weil viele Systeme keine APIs haben, die eine einfache Integration ermöglichen.

Mit RPA können Krankenversicherungsorganisationen und Unternehmen mit ähnlichen Problemen diese Prozesse automatisieren, um ohne jegliche Notwendigkeit für menschlichen Input zu laufen.

Typischerweise sitzen ein oder mehrere Roboter auf virtuellen Maschinen oder Back-Office-Computern und führen eine unbeaufsichtigte Automatisierung aus. Administratoren können den Zeitplan in ihrer RPA-Plattform festlegen und die optimale Anzahl an Robotern zuweisen, um Ansprüche und Rechnungen zu verarbeiten und die Service-Level-Agreement (SLA) des Unternehmens zu erfüllen. Dies kann einfach in UiPath Orchestrator erledigt werden. Menschen sind nicht involviert, außer um seltene Ausnahmen zu behandeln, die Orchestrator an designierte Nutzer anzeigt.

Obwohl Menschen nicht anwesend sind, ist eine unbeaufsichtigte Automatisierung typischerweise sicherer als ein manueller Prozess, weil Sie den Datenzugriff auf den Roboter beschränken können.

Gleichzeitig liefern Best-Practice-Coding-Prinzipien vollständige, präzise Audits für Compliance.

Mit Robotern, die kontinuierlich arbeiten, sind Menschen frei, höherwertige Aktivitäten auszuführen. Menschen, die zuvor ihre Zeit damit verbrachten, Daten zu bewegen und zu validieren, können sich nun auf Initiativen konzentrieren, die tieferes Denken erfordern, schneller auf sich ändernde Anforderungen von Versicherungsnehmern reagieren. Gespräche mit Kunden haben Zeit und Raum, sich zu entwickeln, und Mitarbeiter können sich auf die Schaffung einer besseren Kundenerfahrung konzentrieren.

2. Menschlich vorbereitete Verarbeitung: Einrichten und vergessen

Einige Prozesse benötigen menschlichen Input zum Start, erfordern aber langsame, manuelle Arbeit zum Abschluss. Mit RPA können Organisationen Menschen nur dann einbeziehen, wenn sie notwendig sind.

Wenn ein Mensch den Prozess startet und an einen Roboter zur Fertigstellung übergibt, erhalten Sie das Beste aus menschlicher Kreativität und Software-Effizienz.

Menschen können sich auf hochwertiges Denken konzentrieren, wissend, dass Roboter Lieferung mit Best-in-Class-Dokumentation und Benachrichtigungen garantieren.

Hier ist ein Beispiel, wie ein Hypothekenunternehmen diese Art der Automatisierung nutzt:

In den Vereinigten Staaten erfordert der typische Hauskaufprozess, dass Kreditgeber routinemäßig Hypothekenbewertungen in Auftrag geben, die unvoreingenommene Schätzungen des Werts jedes Hauses liefern. Trotz ihrer Wichtigkeit ist das In-Auftrag-Geben von Bewertungen sich wiederholend und fehleranfällig.

Schlimmer noch, wenn eine Hypothekenbewertung zu spät in Auftrag gegeben wird, kann dies den gesamten Kreditprozess verzögern und sogar riskieren, Sanktionen vom Consumer Financial Protection Bureau oder anderen Regierungsbehörden nach sich zu ziehen.

Das Problem der Bewertungen kommt auf die inhärenten Limitations menschlicher Arbeit zurück.

Menschliche Logik ist notwendig, um den Prozess zu starten, aber der Abschluss erfordert sich wiederholende, manuelle Schritte. Mit RPA kann ein Mensch den Prozess starten, indem er genau festlegt, wann die Bewertung in Auftrag gegeben werden soll, die appropriate Add-ons spezifiziert und das Bewertungsunternehmen wählt.

Eine Hypothekenbewertung mag nur zehn Minuten dauern, aber der wahre Wert für Kreditgeber liegt darin, Hunderttausende von Dollar zu sparen, indem sichergestellt wird, dass weniger Kredite Eskalation wegen verzögerter Bewertungen erfordern. Gleichzeitig können Mitarbeiter Aufträge schneller abschließen und enger mit Hauskäufern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Kunden die Antworten erhalten, die sie brauchen.

Tiefer eintauchen in das Beispiel (oben): Das vollautomatisierte Unternehmen ist da (und so sieht es aus)

3. Mensch in der Schleife: Validierung

Viele ineffiziente Prozesse präsentieren keine klaren RPA-Anwendungsfälle, weil sie intermittierenden, aber notwendigen menschlichen Urteilsspielraum erfordern.

Mit der richtigen RPA-Plattform können Sie jedoch eine Automatisierung bauen, die dynamisch menschlichen Input anfordert, wenn Probleme auftreten, und sicherstellt, dass Menschen nur eingreifen, wenn notwendig.

Nehmen Sie eine Kreditorenbuchhaltung (AP) als Beispiel. AP-Abteilungen stecken oft fest, Rechnungen wiederholt zu verarbeiten und Datenauswahlen in ein ERP wie SAP hochzuladen. Die meisten Rechnungen, die AP-Abteilungen verarbeiten, sind nicht standardisiert, was bedeutet, sie könnten Papierdokumente, Faxe oder PDFs sein – gefüllt mit unstrukturierten Daten in verschiedenen Formaten.

Die manuelle Arbeit ist für Menschen belastend und langsam, und die Komplexität macht die Verarbeitung von Rechnungen für traditionelle Automatisierungstools herausfordernd.

Mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und Machine-Learning-Modellen (ML) kann RPA diese Rechnungen interpretieren und Schlüsselinformationen für die Verarbeitung herausfiltern. Gelegentlich kann ein Roboter ein bestimmtes Datenelement nicht einem bekannten Datentyp zuordnen (wie Rechnungsbetrag). Anstatt den Prozess fehlschlagen zu lassen und einen Nutzer die gesamte Rechnung prüfen zu lassen, kann der unbeaufsichtigte Roboter einem Menschen signalisieren, dass Input benötigt wird. In diesem Human-in-the-Loop-Szenario (manchmal als „Human in the Middle“ bezeichnet) kann der Mensch dann die Aufgaben prüfen und abschließen, bevor der Roboter wieder übernimmt.

Mit diesem Anwendungsfall im Hinterkopf kann die AP-Abteilung einen automatisierten, unbeaufsichtigten Roboter mit einem menschlichen Sicherheitsnetz implementieren. Der unbeaufsichtigte Roboter nutzt OCR, um Rechnungen zu verarbeiten und Daten in SAP hochzuladen, aber wenn das OCR ein Feld nicht klar erkennen kann, kann der Roboter Nutzer per E-Mail benachrichtigen, dass der Prozess ihre Verifizierung benötigt. AP-Mitarbeiter müssen nur bei Bedarf eingreifen, sodass sie ihre Zeit für kritischere Aufgaben wie Budgetierung und Planung aufwenden können.

Während der Mensch die Ausnahmen mitten im Prozess klärt, werden diese Änderungen in das ML-Modell zurückgespeist, das aus den Aktivitäten des Menschen lernt. Sobald das Modell neu trainiert ist, wird es beim nächsten Mal, wenn es auf dieses Szenario stößt, keinen menschlichen Eingriff mehr benötigen, um es zu bewältigen.

Ein Prozess, der zuvor undurchdringlich für Automatisierung schien, präsentiert tatsächlich einen überzeugenden RPA-Anwendungsfall. Mit einem Menschen in der Mitte können Sie menschliche Beteiligung auf Validierung reduzieren, und ML kann sie sogar weiter reduzieren.

Die Belegschaft der Zukunft schaffen

Den vollen Vorteil der Automatisierung zu nutzen, erfordert, dass Organisationen neu definieren, wie sie über ihre Prozesse und die zur Fertigstellung erforderliche Arbeit denken. Wenn Sie „Automation First“ denken, kann digitale Transformation ein erreichbares Ziel statt einer Aspiration sein.

Die Belegschaft der Zukunft wird ein Hybrid aus menschlicher und Roboter-Arbeit sein, und die effektivsten Organisationen werden jedes Problem angehen, indem sie zuerst den Automatisierungsgrad betrachten, den sie nutzen werden. Organisationen glänzen dank ihrer Menschen, und je mehr Organisationen ihre menschliche Belegschaft befreien können, kreative Arbeit zu tun, desto mehr werden sie erfolgreich sein. Eine hybride, digitale Belegschaft ermöglicht es Menschen, menschlicher und erfolgreicher zu sein als je zuvor.

Bleiben Sie dran für Teil zwei, um zu erfahren, wie beaufsichtigte Roboter neben Menschen arbeiten können, um Automatisierung sogar in den dynamischsten Prozessen zu ermöglichen.

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