Die fünf wichtigsten ausgabenanalytischen Maßnahmen für Einkaufsmanager

Wenn Sie kürzlich einer Organisation beigetreten sind oder eine neue Rolle übernommen haben, die direkt mit der Beschaffung zu tun hat, kann es schwierig sein, zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Selbst wenn Sie schon seit einiger Zeit in dieser Position sind, kann der Wirbelwind der täglichen Aktivitäten Sie davon abhalten, eine ganzheitliche Sicht auf die Beziehung Ihres Unternehmens zur Lieferantenbasis zu haben.

Es gibt Hunderte von wertvollen Metriken, die Ihnen helfen, die Lieferkette Ihres Unternehmens besser zu verstehen. Aber wie jeder Profi haben Sie nur begrenzte Zeit, und Berichtsanfragen können Ihr Team von kritischen Aktivitäten ablenken. Wenn Sie in der Beschaffung tätig sind und versuchen, die Ihnen zugewiesene Ware oder Kategorie besser zu verstehen, ist es besonders wichtig, die Zahlen zu verstehen, um einen guten Start zu haben.

Hier sind die fünf wichtigsten ausgabenanalytischen Maßnahmen, zusammen mit deren Definition, wo sie zu finden sind und welche Auswirkungen sie auf Ihr Unternehmen haben:

Gesamtausgaben des Anbieters

Von Anfang an benötigen Sie eine vertrauenswürdige Quelle, um die Gesamtausgaben des Anbieters zu verfolgen (die Dinge wie Mitarbeiterzahlungen nicht einschließt) und ein Datum, das es Ihnen ermöglicht, mit der Berichterstattung konsistent zu sein. Es kann verlockend sein, Berichte nur zu genehmigten Bestellungen zu erstellen, aber dies umfasst möglicherweise nicht verschiedene Zahlungsmethoden, wie den Kauf von Karten und Lieferanten, die im Rahmen einer Transaktion bezahlt werden – ganz zu schweigen von Rechnungen, die möglicherweise nicht bezahlt wurden.

Setzen Sie sich mit Ihrem Finanzpartner zusammen, um den Unternehmensstandard für die Betrachtung von Kreditorenausgaben zu bestimmen und Ihre Nummer mit den Hauptbuchdaten und -kategorien des Unternehmens abzugleichen. Berücksichtigen Sie mehrere Systeme und die Unternehmensstruktur und behalten Sie die jüngsten Fusionen oder Übernahmen im Auge. Dies ist eine Zahl, bei der Sie solide sein müssen, insbesondere wenn Sie sie in Gesellschaft von Führungskräften erwähnen. Dies sollte als grundlegende Regel für alle der folgenden Ausgabenanalysekennzahlen gelten.

Bei den Gesamtausgaben der Anbieter müssen Sie sich fragen:Wie groß ist der Kuchen? Wie viele Unternehmen deckt es ab und wie viele Aufzeichnungssysteme? Wie schwer war es zu bekommen?

Diese Antworten werden Ihnen helfen, die Komplexität zu verstehen, die der Einkauf bewältigen muss, um seine Ziele zu erreichen, und wie schwierig es sein kann, Richtlinien gegen das Unternehmen anzuwenden.

Wenn Sie wirklich beeindrucken möchten, sollten Sie auch wissen, wie sich diese Zahl als Prozentsatz des Umsatzes Ihres Unternehmens darstellt und wie dieser im Vergleich zu Branchenstandards abschneidet.

Direkte vs. indirekte Ausgaben

Einfach ausgedrückt beziehen sich direkte Ausgaben auf Käufe, die direkt in die Produkte Ihres Unternehmens integriert sind, und indirekt sind solche, die dies nicht sind. Es ist in der verarbeitenden Industrie und im Einzelhandel weit verbreitet, könnte jedoch in anderen Branchen, insbesondere im Dienstleistungsbereich, schwieriger zu definieren sein. Wenn Ihr Unternehmen seine Kundenverpflichtungen über die Vergabe von Unteraufträgen erfüllt oder wenn ein Lieferantenprodukt direkt an Ihre Kunden weiterverkauft wird, sollten Sie dies als direkten Aufwand betrachten. Direktausgaben müssen in enger Zusammenarbeit mit den Produktdesignern sorgfältiger ermittelt werden, können jedoch bei der Betrachtung der Lieferkette große Chancen darstellen. (Lean/Six Sigma-Ansätze führen oft zu großartigen Ergebnissen). Es ist sehr wichtig, dass Ihr Beschaffungs- und Beschaffungsteam die Auswirkungen seiner Entscheidungen auf die Qualität des Produkts versteht, das Sie Ihren Kunden anbieten.

Bei indirekten Ausgaben können Sie sich erheblichen Herausforderungen beim Sparen stellen – die Dinge, die Ihr Unternehmen kauft, um seinen Betrieb zu unterstützen. Dies ist oft weniger branchenspezifisch und reif für Einsparungen, wenn Sie den Markt nutzen. Versuchen Sie, sich nicht nur auf die strategischen Ausgaben zu konzentrieren, sondern sehen Sie sich im Bericht auch Ihre Endausgaben an – die 20 Prozent der Ausgaben, die normalerweise auf 80 Prozent Ihrer Anbieter verteilt sind.

Unterm Strich sollten Sie wissen, welcher Prozentsatz Ihrer Ausgaben direkt und indirekt ist, und in der Lage sein, alle folgenden Messwerte für beide aufzuschlüsseln.

Beeinflussbare und verwaltete Ausgaben

Beeinflussbare Ausgaben sind Ausgaben, die die Beschaffung ändern kann, entweder durch Verhandlungen, die Auswahl anderer Lieferanten oder sich ändernde Nachfrage. Dies ist in erster Linie eine organisatorische Entscheidung, die zwischen Unternehmen und Führung stark variiert. Darlehenszahlungen, Miet- oder Pachtzahlungen, Mitarbeitervergütungen, Spenden für wohltätige Zwecke, Porto, Steuern und mehr können in Bereiche fallen, die die Führung als „außerhalb“ für die Beschaffung markiert hat. Manchmal ist dies ein überraschendes Gespräch, bei dem Annahmen kostspielig sein können.

Managed Spend ist der Betrag, den die Beschaffung tatsächlich hat. Dies wird normalerweise als Ausgabe im Rahmen von Verträgen definiert, stellt jedoch in Wirklichkeit jede Transaktion dar, bei der der Einkauf an der Beschaffung oder den Verhandlungen beteiligt war.

Strategische Lieferanten

Strategische Lieferanten sind eine Kombination aus Ihren Lieferanten mit den höchsten Ausgaben und denen, von denen Ihr Unternehmen abhängig ist, um Produkte oder Dienstleistungen an seine Kunden zu liefern. Sie sollten mit den Gesamtausgaben, den bereitgestellten Rohstoffen, der Anzahl der Abteilungen, die bei den Lieferanten einkaufen, und vor allem mit dem Risiko vertraut sein, das diese Lieferanten für den Betrieb Ihres Unternehmens darstellen. Dies sind die Lieferanten, deren Leistung für den Betrieb, die Sicherheit und den Ruf Ihres Unternehmens wirklich wichtig ist.

Überprüfen Sie mindestens die Lieferanten, die 80 Prozent Ihrer Einkäufe tätigen. Sie werden überrascht sein, wie wenige es sind. Sprechen Sie von dort aus mit Ihren Risiko- oder Business-Continuity-Partnern, um zu verstehen, wie sie über das Lieferantenrisiko denken und wer ihrer Meinung nach die wichtigsten Lieferanten für jede Organisation oder Geschäftseinheit ist.

Kostenlose Ausgaben

Auf der anderen Seite Ihrer strategischen Lieferantendaten ist der Schwanz. Diese Käufe machen nur 20 Prozent Ihrer Ausgaben aus, aber oft 80 Prozent oder mehr Ihres Lieferanten. Der Schwanz kann sowohl ein Produktivitätskiller als auch eine großartige Möglichkeit sein, Geld zu sparen. Gibt es eine Möglichkeit, Ihr Tail Spend Management besser zu automatisieren und Lieferanten zu konsolidieren? Tail Spend ist ein großartiger Ort, um nach Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:Wie geht Ihr Unternehmen derzeit damit um? Werden Kataloge verwendet, und wenn ja, senken sie tatsächlich die Kosten? Wie viel Zeit wird damit verbracht, diese kleinen Dollar-Transaktionen zu „schieben“, um diese Transaktionen zu verwalten?

Gute Daten können Unternehmen dabei helfen, bis zu 12 Prozent ihrer Eigenausgaben einzusparen. Aber unabhängig von Ihrem Ausgabenbereich können Sie durch das Verständnis der Top-Ausgaben-Analysen und -Metriken intelligentere Kaufentscheidungen treffen und Risiken minimieren.

Erin McFarlane ist Head of Strategy and Execution bei Fairmarkit.