5 essenzielle Spend-Analytics-Metriken für Procurement Manager

Wenn Sie kürzlich einer Organisation beigetreten sind oder in eine neue Rolle gewechselt sind, die direkt mit Procurement zusammenhängt, kann es herausfordernd sein, zu wissen, wo man anfangen soll. Selbst wenn Sie schon eine Weile in der Rolle sind, kann der Wirbel täglicher Aktivitäten Sie davon ablenken, einen starken ganzheitlichen Blick auf die Beziehung Ihres Unternehmens zur Supply Base zu haben.

Es gibt Hunderte wertvoller Metriken, um die Supply Chain Ihres Unternehmens besser zu verstehen. Aber wie jeder Profi haben Sie begrenzte Zeit, und Reporting-Anfragen können Ihr Team von kritischen Aktivitäten ablenken. Wenn Sie im Procurement sind und versuchen, die Commodity oder Kategorie, die Ihnen zugewiesen wurde, besser zu verstehen, ist das Verständnis der Zahlen besonders wichtig für einen guten Start.

Hier sind die Top 5 Spend-Analytics-Maße, samt Definition, wo man sie findet und welche Auswirkungen sie auf Ihr Unternehmen haben:

Total Vendor Spend

Von Anfang an benötigen Sie eine vertrauenswürdige Quelle, um den Total Vendor Spend zu tracken (der Dinge wie Mitarbeiterzahlungen nicht einschließt) und ein Datum, das konsistentes Reporting ermöglicht. Es kann verlockend sein, Reports einfach auf genehmigten Purchase Orders zu basieren, aber das könnte nicht inklusiv sein für verschiedene Zahlungsmethoden wie Purchasing Cards und Supplier, die als Teil einer Transaktion bezahlt werden – ganz zu schweigen von Rechnungen, die vielleicht noch nicht bezahlt wurden.

Arbeiten Sie mit Ihrem Finance Partner zusammen, um den Unternehmensstandard für die Betrachtung als Vendor Expense zu bestimmen und Ihre Zahl mit den General Ledger Daten und Kategorien des Unternehmens abzugleichen. Achten Sie auf multiple Systeme und die Unternehmensstruktur, behalten Sie jüngste Mergers oder Acquisitions im Auge. Das ist eine Zahl, bei der Sie sicher sein müssen, besonders wenn Sie sie im Kreis von Executives erwähnen. Dies sollte als fundamentale Regel für alle folgenden Spend-Analytics-Metriken gelten.

Mit Total Vendor Spend müssen Sie sich fragen: Wie groß ist der Kuchen? Wie viele Unternehmen deckt er ab, und wie viele Systems of Record? Wie schwer war es, ihn zu bekommen?

Diese Antworten helfen Ihnen, die Komplexitäten zu verstehen, die Procurement navigieren muss, um seine Ziele zu erreichen, und wie schwierig es sein könnte, Policies gegen die Organisation anzuwenden.

Wenn Sie wirklich beeindrucken wollen, sollten Sie auch wissen, wie diese Zahl als Prozentsatz des Umsatzes Ihrer Organisation dasteht und wie das im Branchenvergleich abschneidet.

Direct vs. Indirect Spend

In einfachsten Begriffen: Direct Spend bezieht sich auf Einkäufe, die direkt in die Produkte Ihres Unternehmens eingehen, Indirect auf solche, die das nicht tun. In Manufacturing und Retail weit verstanden, aber in anderen Branchen, besonders Services, schwerer zu definieren. Wenn Ihr Unternehmen seine Kundenverpflichtungen via Subcontracting erfüllt oder ein Vendor-Produkt direkt an Ihre Kunden weiterverkauft, sollten Sie dies als Direct Expense betrachten. Direct Spend muss sorgfältiger gesourct werden, in enger Zusammenarbeit mit Produktdesignern, kann aber große Chancen bei der Betrachtung der Supply Chain bieten (Lean/Six Sigma Ansätze liefern oft großartige Ergebnisse). Es ist sehr wichtig, dass Ihr Procurement- und Sourcing-Team die Auswirkungen ihrer Entscheidungen auf die Qualität des Produkts versteht, das Sie Ihren Kunden liefern.

Indirect Spend ist der Bereich, in dem Sie substantielle Savings-Challenges angehen können – die Dinge, die Ihr Unternehmen kauft, um seinen Betrieb zu unterstützen. Das ist oft weniger branchenspezifisch und reif für Savings, wenn Sie den Marketplace nutzen. Versuchen Sie, nicht nur auf den strategischen Spend zu fokussieren, sondern schauen Sie bis ganz nach unten im Report zu Ihrem Tail Spend – die 20 Prozent des Spends, die meist über 80 Prozent Ihrer Vendors verteilt sind.

Bottom Line: Sie sollten verstehen, welcher Prozentsatz Ihres Spends Direct und Indirect ist, und in der Lage sein, alle folgenden Metriken für beide aufzuschlüsseln.

Influenceable und Managed Spend

Influenceable Spend ist Spend, den Procurement verändern kann – durch Verhandlung, Wahl anderer Supplier oder Änderung der Nachfrage. Das ist primär eine organisatorische Entscheidung, die stark zwischen Unternehmen und Leadership variiert. Darlehenszahlungen, Miet- oder Leasingzahlungen, Mitarbeitererstattungen, Spenden, Porto, Steuern und mehr können in Bereiche fallen, die Leadership als „out of bounds“ für Procurement markiert hat. Manchmal ist das ein überraschendes Gespräch, wo Annahmen teuer werden können.

Managed Spend ist der Spend, den Procurement tatsächlich in der Hand hat. Das wird meist als Spend under Contract definiert, aber wirklich repräsentiert es jede Transaktion, bei der Procurement im Sourcing oder in der Verhandlung involviert war.

Strategic Suppliers

Strategic Suppliers sind eine Kombination aus Ihren höchsten-Spend-Suppliers und denen, von denen Ihr Unternehmen abhängt, um Produkte oder Services an seine Kunden zu liefern. Sie sollten vertraut sein mit dem Total Spend, den bereitgestellten Commodities, der Anzahl der Abteilungen, die von den Suppliers kaufen, und – am wichtigsten – dem Risiko, das diese Suppliers für den Betrieb Ihres Unternehmens darstellen. Das sind die Supplier, deren Performance wirklich für Operationen, Sicherheit und Reputation Ihrer Organisation zählt.

Mindestens sollten Sie die Supplier reviewen, die 80 Prozent Ihrer Einkäufe liefern. Sie könnten überrascht sein, wie wenige das sind. Von dort aus engagieren Sie sich mit Ihren Risk- oder Business-Continuity-Partnern, um zu verstehen, wie sie über Supplier Risk denken und wen sie als die kritischsten Supplier für jede Organisation oder Business Unit betrachten.

Tail Spend

Auf der anderen Seite Ihrer Strategic Suppliers Daten liegt der Tail. Diese Einkäufe repräsentieren nur 20 Prozent Ihres Spends, aber oft 80 Prozent oder mehr Ihrer Vendor Count. Der Tail kann sowohl ein Productivity Killer als auch eine großartige Möglichkeit sein, Geld zu sparen. Gibt es einen Weg für Sie, Ihr Tail Spend Management besser zu automatisieren und Supplier zu konsolidieren? Tail Spend ist ein großartiger Ort, um nach Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen.

Fragen an sich selbst: Wie arbeitet Ihr Unternehmen aktuell daran, dies zu managen? Nutzt es Kataloge, und wenn ja, treiben sie tatsächlich Kosten runter? Wie viel Zeit wird damit verbracht, „Papier zu schieben“, um diese Small-Dollar-Transaktionen zu managen?

Gute Daten können Unternehmen helfen, bis zu 12 Prozent bei ihrem Tail Spend zu sparen. Aber unabhängig von Ihrem Spend-Bereich: Das Verständnis der Top Spend Analytics und Metriken wird Ihnen ermöglichen, intelligentere Einkaufsentscheidungen zu treffen und Risiken zu mindern.

Erin McFarlane ist Head of Strategy and Execution für Fairmarkit.