Wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zum Gedeihen von Lieferketten beitragen kann

Supply-Chain-Manager stehen seit langem vor Herausforderungen, wenn es um Kreditoren- und Procure-to-Pay-Prozesse (P2P) geht. Trotz der Umstellung auf die Digitalisierung in allen Branchen verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf manuelle, papierbasierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse, um Rechnungen zu genehmigen und zu bezahlen. Dies führt zu einer Reihe von Problemen, wie z. B. fehlende Kontrolle über den Zeitpunkt von Zahlungen an Lieferanten, Rechnungsausnahmen, die wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nehmen, und schlechte Transparenz für den Finanzvorstand und Lieferanten.

Indem Sie den Kreditorenprozess Ihres Unternehmens auf die Digitalisierung umstellen, können Sie den langsamen und fehleranfälligen Prozess eliminieren, der die Ursache vieler Probleme mit Ihren Lieferanten ist. Auf diese Weise können Sie Kosten senken, den Cashflow optimieren, einen Echtzeit-Einblick in offene Verbindlichkeiten erhalten und potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette vermeiden, bevor sie auftreten.

Von der Verbesserung der Rentabilität über die Optimierung des Cashflows bis hin zur Schaffung einer stabileren Lieferkette bietet die AP/P2P-Automatisierung eine Reihe von Vorteilen für Supply-Chain-Manager. Im Folgenden sind drei der überzeugenderen aufgeführt.

Beseitigung von Rechnungsausnahmen. In einer idealen Welt wären Rechnungsausnahmen selten. Aber für viele Organisationen, die immer noch auf veraltete AP-Prozesse angewiesen sind, ist dies einfach nicht der Fall. Eine kürzlich von Ardent Partners durchgeführte Studie ergab, dass 62 % der Kreditorenbuchhalter zustimmen, dass Rechnungsausnahmen ihnen die größten Kopfschmerzen bei ihrer täglichen Arbeit bereiten.

Rechnungsausnahmen nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern führen auch zu inkonsistenten Zahlungszyklen. Stellen Sie sich vor, Lieferantenrechnungen werden zurückgestellt, weil die Waren nicht eingegangen sind und AP keinen Drei-Wege-Abgleich durchführen kann. In diesem Szenario setzen viele Lieferanten den Kunden eine Kreditsperre ein. Einige stellen möglicherweise sogar den Versand zusätzlicher Waren ganz ein.

Auch wenn es nicht so extrem wird, werden Ihre Lieferanten nicht rechtzeitig bezahlt. Im besten Fall führt dies zu schlechten Lieferantenbeziehungen und Instabilität für diejenigen, die sich in einer schwierigen Liquiditätsposition befinden.

Skalieren Sie Frühbucherrabatte. Während der globalen Pandemie hat nicht jedes Unternehmen den gleichen Schmerz erfahren. Diejenigen, die über automatisierte Prozesse mithilfe von Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen verfügten, konnten ohne Probleme schnell auf eine Remote-Belegschaft umstellen. Im Bereich Kreditorenbuchhaltung bedeutete dies, dass Mitarbeiter Rechnungen von überall und in großem Umfang bearbeiten konnten.

Traditionell war es kein Problem, wenn ein Finanzmanager Hunderte oder Tausende von Lieferanten vorzeitig bezahlen wollte, um von einem Frühzahlungsrabatt zu profitieren. Auf der anderen Seite, wenn die Optimierung des Cashflows das Ziel war, war es einfach, die Zahlung bis zum letztmöglichen Tag innerhalb der Fristen zu halten.

Geben Sie Einblick in AP- und P2P-Prozesse. Je mehr Transparenz Sie in Ihrer Lieferkette haben, desto einfacher ist es, den Cashflow vorherzusagen, potenzielle Störungen zu erkennen, bevor sie auftreten, und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie sich jedoch auf papierbasierte Abrechnungsworkflows verlassen, ist es praktisch unmöglich, den aktuellen Stand der Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt zu sehen.

Indem Sie die digitale Transformation in Form von AP/P2P-Automatisierung in Ihre Kreditorenbuchhaltung einbringen, erhalten Sie rund um die Uhr Einblick in den gesamten Rechnungsprozess. Dies vermeidet Überraschungen, verbessert die Business Intelligence und ermöglicht es Ihnen, Ihren Betrieb durch die Nutzung von Echtzeit-Einblicken kontinuierlich zu optimieren.

Wenn Ihr Unternehmen immer noch papierbasierte AP-Workflows verwendet, kann Ihre Lieferkette nicht so effizient wie möglich sein. Durch die Investition in Tools zur Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses können Sie eine digitale Verbindung zu Ihren Lieferanten herstellen, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Vermeiden Sie Unterbrechungen der Lieferkette durch Umgehung einer Kreditsperre oder einer vollständigen Abschaltung.
• Optimierung der Lieferantendatenverwaltung indem Sie alle relevanten Daten (wie W-9 und Bankkontoinformationen) an einem Ort mit effizienten Berichtsfunktionen haben.
• Lieferantenbeziehungen verbessern indem wir Lieferanten Einblick in den Zahlungsstatus geben und sicherstellen, dass sie pünktlich bezahlt werden.
• Effizienz in P2P-Prozessen steigern durch Digitalisierung von Transaktionen, um Abläufe zu rationalisieren und menschliche Fehler zu reduzieren.
• Rechnungsausnahmen eliminieren um den Prozess weiter zu optimieren und sicherzustellen, dass AP, interne Einkäufer und Abteilungsleiter ihre Zeit nur mit wertschöpfenden Aktivitäten verbringen.

Letztendlich ist die AP-Automatisierung eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette effizient weiterläuft und gleichzeitig die Produktivität und Rentabilität erhöht wird.

Shan Haq ist Vice President of Corporate Strategy and Development bei Transzepta , eine cloudbasierte Procure-to-Pay-Plattform.

Supply-Chain-Manager stehen seit langem vor Herausforderungen, wenn es um Kreditoren- und Procure-to-Pay-Prozesse (P2P) geht. Trotz der Umstellung auf die Digitalisierung in allen Branchen verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf manuelle, papierbasierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse, um Rechnungen zu genehmigen und zu bezahlen. Dies führt zu einer Reihe von Problemen, wie z. B. fehlende Kontrolle über den Zeitpunkt von Zahlungen an Lieferanten, Rechnungsausnahmen, die wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nehmen, und schlechte Transparenz für den Finanzvorstand und Lieferanten.

Indem Sie den Kreditorenprozess Ihres Unternehmens auf die Digitalisierung umstellen, können Sie den langsamen und fehleranfälligen Prozess eliminieren, der die Ursache vieler Probleme mit Ihren Lieferanten ist. Auf diese Weise können Sie Kosten senken, den Cashflow optimieren, einen Echtzeit-Einblick in offene Verbindlichkeiten erhalten und potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette vermeiden, bevor sie auftreten.

Von der Verbesserung der Rentabilität über die Optimierung des Cashflows bis hin zur Schaffung einer stabileren Lieferkette bietet die AP/P2P-Automatisierung eine Reihe von Vorteilen für Supply-Chain-Manager. Im Folgenden sind drei der überzeugenderen aufgeführt.

Beseitigung von Rechnungsausnahmen. In einer idealen Welt wären Rechnungsausnahmen selten. Aber für viele Organisationen, die immer noch auf veraltete AP-Prozesse angewiesen sind, ist dies einfach nicht der Fall. Eine kürzlich von Ardent Partners durchgeführte Studie ergab, dass 62 % der Kreditorenbuchhalter zustimmen, dass Rechnungsausnahmen ihnen die größten Kopfschmerzen bei ihrer täglichen Arbeit bereiten.

Rechnungsausnahmen nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern führen auch zu inkonsistenten Zahlungszyklen. Stellen Sie sich vor, Lieferantenrechnungen werden zurückgestellt, weil die Waren nicht eingegangen sind und AP keinen Drei-Wege-Abgleich durchführen kann. In diesem Szenario setzen viele Lieferanten den Kunden eine Kreditsperre ein. Einige stellen möglicherweise sogar den Versand zusätzlicher Waren ganz ein.

Auch wenn es nicht so extrem wird, werden Ihre Lieferanten nicht rechtzeitig bezahlt. Im besten Fall führt dies zu schlechten Lieferantenbeziehungen und Instabilität für diejenigen, die sich in einer schwierigen Liquiditätsposition befinden.

Skalieren Sie Frühbucherrabatte. Während der globalen Pandemie hat nicht jedes Unternehmen den gleichen Schmerz erfahren. Diejenigen, die über automatisierte Prozesse mithilfe von Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen verfügten, konnten ohne Probleme schnell auf eine Remote-Belegschaft umstellen. Im Bereich Kreditorenbuchhaltung bedeutete dies, dass Mitarbeiter Rechnungen von überall und in großem Umfang bearbeiten konnten.

Traditionell war es kein Problem, wenn ein Finanzmanager Hunderte oder Tausende von Lieferanten vorzeitig bezahlen wollte, um von einem Frühzahlungsrabatt zu profitieren. Auf der anderen Seite, wenn die Optimierung des Cashflows das Ziel war, war es einfach, die Zahlung bis zum letztmöglichen Tag innerhalb der Fristen zu halten.

Geben Sie Einblick in AP- und P2P-Prozesse. Je mehr Transparenz Sie in Ihrer Lieferkette haben, desto einfacher ist es, den Cashflow vorherzusagen, potenzielle Störungen zu erkennen, bevor sie auftreten, und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie sich jedoch auf papierbasierte Abrechnungsworkflows verlassen, ist es praktisch unmöglich, den aktuellen Stand der Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt zu sehen.

Indem Sie die digitale Transformation in Form von AP/P2P-Automatisierung in Ihre Kreditorenbuchhaltung einbringen, erhalten Sie rund um die Uhr Einblick in den gesamten Rechnungsprozess. Dies vermeidet Überraschungen, verbessert die Business Intelligence und ermöglicht es Ihnen, Ihren Betrieb durch die Nutzung von Echtzeit-Einblicken kontinuierlich zu optimieren.

Wenn Ihr Unternehmen immer noch papierbasierte AP-Workflows verwendet, kann Ihre Lieferkette nicht so effizient wie möglich sein. Durch die Investition in Tools zur Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses können Sie eine digitale Verbindung zu Ihren Lieferanten herstellen, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Vermeiden Sie Unterbrechungen der Lieferkette durch Umgehung einer Kreditsperre oder einer vollständigen Abschaltung.
• Optimierung der Lieferantendatenverwaltung indem Sie alle relevanten Daten (wie W-9 und Bankkontoinformationen) an einem Ort mit effizienten Berichtsfunktionen haben.
• Lieferantenbeziehungen verbessern indem wir Lieferanten Einblick in den Zahlungsstatus geben und sicherstellen, dass sie pünktlich bezahlt werden.
• Effizienz in P2P-Prozessen steigern durch Digitalisierung von Transaktionen, um Abläufe zu rationalisieren und menschliche Fehler zu reduzieren.
• Rechnungsausnahmen eliminieren um den Prozess weiter zu optimieren und sicherzustellen, dass AP, interne Einkäufer und Abteilungsleiter ihre Zeit nur mit wertschöpfenden Aktivitäten verbringen.

Letztendlich ist die AP-Automatisierung eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette effizient weiterläuft und gleichzeitig die Produktivität und Rentabilität erhöht wird.

Shan Haq ist Vice President of Corporate Strategy and Development bei Transzepta , eine cloudbasierte Procure-to-Pay-Plattform.