Accounts Payable automatisieren: Lieferkettenresilienz und -effizienz stärken

Supply Chain Manager stehen seit langem vor Herausforderungen bei Accounts Payable und Procure-to-Pay (P2P) Prozessen. Trotz des digitalen Wandels in allen Branchen verlassen sich viele Organisationen immer noch auf manuelle, papierbasierte AP-Prozesse, um Rechnungen zu genehmigen und zu bezahlen. Dies schafft eine Reihe von Problemen: mangelnde Kontrolle über Zahlungszeitpunkte an Lieferanten, Rechnungsausnahmen, die wertvolle Mitarbeiterzeit binden, und schlechte Transparenz für den CFO sowie Lieferanten.

Indem Sie in Ihrer Organisation den AP-Prozess digitalisieren, können Sie den langsamen und fehleranfälligen Prozess eliminieren, der die Ursache vieler Probleme mit Ihren Lieferanten ist. Dabei können Sie Kosten senken, Cashflow optimieren, Echtzeit-Transparenz in ausstehende Verbindlichkeiten gewinnen und potenzielle Lieferkettenstörungen vorbeugen, bevor sie auftreten.

Von der Verbesserung der Rentabilität und Optimierung des Cashflows bis hin zur Schaffung einer stabileren Lieferkette – AP/P2P-Automatisierung liefert eine Reihe von Vorteilen für Supply Chain Manager. Folgend sind drei der überzeugendsten.

Rechnungsausnahmen eliminieren

In einer idealen Welt wären Rechnungsausnahmen selten. Aber für viele Organisationen, die noch auf veraltete AP-Prozesse setzen, ist das einfach nicht der Fall. Eine aktuelle Studie von Ardent Partners ergab, dass 62 % der AP-Profis zustimmen, dass Rechnungsausnahmen ihnen die größten Kopfschmerzen in ihrer täglichen Arbeit bereiten.

Nicht nur nehmen Rechnungsausnahmen viel Zeit in Anspruch, sie führen auch zu inkonsistenten Zahlungszyklen. Stellen Sie sich vor, Lieferantenrechnungen werden zurückgehalten, weil Waren nicht empfangen wurden und AP keinen Three-Way-Match durchführen kann. In diesem Szenario setzen viele Lieferanten Kunden auf Kreditstopp. Einige stoppen möglicherweise sogar ganz die Lieferung zusätzlicher Waren.

Selbst wenn es nicht so extrem kommt, werden Ihre Lieferanten nicht zeitnah bezahlt. Im Bestfall führt dies zu schlechten Lieferantenbeziehungen und Instabilität für jene, die in schwierigen Cash-Positionen stecken.

Frühzahler-Rabatt-Chancen skalieren

Während der globalen Pandemie hat nicht jedes Unternehmen denselben Schmerz gespürt. Diejenigen, die automatisierte Prozesse mit Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen hatten, konnten schnell auf Remote-Arbeit umstellen mit wenig Schwierigkeiten. Im AP-Bereich bedeutete das, dass Mitarbeiter Rechnungen von überall und in großem Maßstab bearbeiten konnten.

Traditionell war es kein Problem, wenn ein Finanzmanager Hunderte oder Tausende von Lieferanten früh bezahlen wollte, um einen Frühzahler-Rabatt zu nutzen. Andererseits, wenn Cashflow-Optimierung das Ziel war, war es einfach, die Zahlung bis zum letzten möglichen Tag innerhalb der Bedingungen zu planen.

Transparenz in AP- und P2P-Prozesse schaffen

Je mehr Transparenz Sie in Ihre Lieferkette haben, desto einfacher ist es, Cashflow vorherzusagen, potenzielle Störungen zu identifizieren, bevor sie eintreten, und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Aber wenn Sie auf papierbasierte Rechnungsworkflows angewiesen sind, ist es praktisch unmöglich, zu sehen, wo Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt stehen.

Indem Sie digitale Transformation in Ihre AP-Abteilung in Form von AP/P2P-Automatisierung bringen, gewinnen Sie 24/7-Transparenz in den gesamten Rechnungsprozess. Dies eliminiert Überraschungen, verbessert Business Intelligence und ermöglicht es Ihnen, Ihre Operationen kontinuierlich zu optimieren, indem Sie Echtzeit-Erkenntnisse nutzen.

Wenn Ihre Organisation noch papierbasierte AP-Workflows nutzt, ist es unmöglich, dass Ihre Lieferkette so effizient ist, wie sie sein könnte. Durch Investition in Tools, die den AP-Prozess automatisieren, können Sie eine digitale Verbindung zu Ihren Lieferanten schaffen, die es Ihnen ermöglicht,:

• Lieferkettenstörungen zu vermeiden, indem Sie Kreditstopps oder vollständige Lieferstopps umgehen.
• Lieferantendatenmanagement zu straffen, indem alle relevanten Daten (wie W-9 und Bankkontoinformationen) an einem Ort mit effizienten Reporting-Funktionen vorliegen.
• Lieferantenbeziehungen zu verbessern, indem Sie Lieferanten Transparenz in Zahlungsstatus geben und sicherstellen, dass sie pünktlich bezahlt werden.
• Effizienz in P2P-Prozessen zu steigern, indem Transaktionen digitalisiert werden, um Operationen zu straffen und menschlichen Fehler zu reduzieren.
• Rechnungsausnahmen zu eliminieren, um den Prozess weiter zu optimieren und sicherzustellen, dass AP, interne Käufer und Abteilungsleiter nur Zeit für wertschöpfende Aktivitäten aufwenden.

Am Ende ist AP-Automatisierung ein einfacher Weg, sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette effizient weiterläuft, während Produktivität und Rentabilität steigen.

Shan Haq ist Vice President of Corporate Strategy and Development bei Transcepta, einer cloud-basierten Procure-to-Pay-Plattform.