Wie Sie aufhören, Ihren Ausgaben hinterherzujagen

Da die Einkaufsabteilungen der Unternehmen immer schlanker geworden sind und die Einkäufer aufgefordert wurden, mit weniger mehr zu erreichen, liegt es auf der Hand, dass Sonderausgaben mit relativ geringem Ausgabenvolumen tendenziell nicht die gleiche Aufmerksamkeit erhalten, wie sie es tun würden wenn die Beschaffungsressourcen robuster wären.

Ein niedriges Ausgabevolumen bedeutet jedoch nicht unbedingt einen Mangel an Einsparmöglichkeiten, da diese weniger verwalteten Kategorien in der Regel die Orte sind, an denen die Lieferantenmargen am höchsten sind.

Dies ist einer der Kosten der schlanken Beschaffung:die Unfähigkeit, auf gute Gelegenheiten in bestimmten Kategorien von Restausgaben zu reagieren.

Für den Betrieb einer Anlage müssen der Uniformdienst, der Abfalltransporteur und der Schädlingsbekämpfer regelmäßig erscheinen. Dies ist nicht verhandelbar. Uniformen müssen abgegeben werden. Abfall muss abtransportiert werden. Schädlinge müssen bekämpft werden. Wenn der Vertrag daher ausläuft, gibt es einen Moment, der dazu neigt, die interne Trägheit des Unternehmens zu überwinden, die normalerweise in diesen Bereichen vorherrscht.

In diesen kurzen Momenten stehen diese Ausgaben der unteren Ebene ganz oben auf der Prioritätenliste eines vielbeschäftigten Käufers, obwohl dieser Fokus in einer schlanken Beschaffungsabteilung nie lange anhält. Schon bald wird eine neue Vereinbarung unterzeichnet oder eine Verlängerung gewährt, und der Käufer kann sich wieder auf höhere Prioritäten konzentrieren.

Die Strategie, wenn man sie so nennen kann, ist völlig reaktiv:Ein drohender Vertragsablauf verlangt Aufmerksamkeit. Es wird eine neue Verpflichtung eingegangen. Dann wandert die Aufmerksamkeit woanders hin, bis sie wieder gefordert wird.

Wenn es um diese typischerweise schlecht verwalteten Ausgaben geht, ist die interne Trägheit des Unternehmens die größte Wettbewerbsquelle. Das Versäumnis, Uniformen, Abfalltransporte oder Schädlingsbekämpfung zu sichern, kann auf Werksebene eine Katastrophe sein, aber niemand wird zu einem Kürbis, wenn er nicht nächste Woche 30 oder 40 % bei diesen Dienstleistungen spart – selbst wenn dies durchaus möglich ist Also.

In schlanken Beschaffungsabteilungen arbeiten viele Einkäufer nur an dem, was zu jedem Zeitpunkt völlig unverhandelbar ist, und es fehlt ihnen für den Großteil ihres Ausgabenportfolios alles andere als eine reaktionäre Strategie.

Wenn ein Geschäft auf Kategoriemanagerebene verloren geht, lautet die Ausrede:„Ich arbeite an MRO, Energie oder Logistik, also kann ich mir das jetzt unmöglich ansehen.“ Was übersetzt bedeutet:„Ich habe keine Strategie für die Dinge, an denen ich derzeit nicht aktiv arbeite.“

GuV-Eigentümer, Einkaufsleiter und Finanzmanager sollten den Mitgliedern des Einkaufsteams die folgenden zwei Fragen stellen:

1. In welche Kategorien steckst du gerade tief?
2. Was ist Ihre Strategie für die Kategorien, in die Sie nicht tief eintauchen?

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie von der Antwort auf Nummer 2 nicht sonderlich beeindruckt sein werden, und es kann ein lehrbarer Moment entstehen.

Es wird oft gesagt, dass Sie Ihren Job gut machen können, indem Sie in Ihren wichtigsten Kategorien gute Arbeit leisten. Aber um in deinem Job großartig zu sein, bedarf es einer Strategie für dein gesamtes Portfolio – sogar für die Kategorien, an denen du derzeit nicht aktiv arbeitest.

Ihre Lieferanten wissen, dass Sie schlank sind, was Sie zur Zielscheibe macht. In Umgebungen, in denen von der Beschaffung immer mehr verlangt wird, mit weniger mehr zu erreichen, muss eine Strategie für alle Ausgaben – nicht nur Ihre derzeit höchsten Prioritätskategorien – unverhandelbar sein.

Beachten Sie beim Identifizieren der Kategorien, für die eine Strategie erforderlich ist, Folgendes:Nur weil ein Käufer nicht „aktiv an einer bestimmten Ausgabe arbeitet“, bedeutet das nicht, dass er keine wertvolle Zeit mit dieser Kategorie verliert.

Wenn es um Ablenkungen geht, sind nicht alle Ausgaben gleich, und der Bereich der Sonderausgaben wird von einigen besonders ablenkenden Kategorien bewohnt. Wenn gemietete Uniformen nicht in Werk 16 zurückgegeben werden, wird das Problem an Ihren Käufer eskaliert. Werk 11 beschwert sich über Gebühren für „Container-Überfüllung“ auf seinen Entsorgungsrechnungen, und Ihr Käufer wird in den Streit hineingezogen. Der Schädlingsbekämpfungsanbieter von Plant 5 sagt, dass der Standort eine Begasung in Höhe von 200.000 US-Dollar benötigt. Ist es wirklich? Und sind die Kosten richtig?

Ihr Käufer hat an keiner dieser Kategorien „gearbeitet“. Aber all die Ablenkungen beeinträchtigen mit Sicherheit die Produktivität bei den Initiativen mit höherer Priorität, die tatsächlich „auf ihrem Radar“ sind.

Mit der richtigen Strategie können Sie nicht nur in diesen Kategorien Geld sparen. Sie können auch die Produktivität Ihres Teams steigern, indem Sie die ständigen Ablenkungen, die von diesen Ausgaben ausgehen, reduzieren.

Hier ist die Sache mit vielen dieser „unter dem Radar“ ausgegebenen Ausgaben:Sie sind per Definition heimlich. Sie greifen an, wenn Sie nicht hinsehen. Und wie wir besprochen haben, steht nicht nur Ihr Endergebnis unter Beschuss, sondern auch die kostbare Zeit und der Missionsfokus Ihres Teams. Daher wird jede Strategie, die es versäumt, Abwehrmechanismen gegen diese kontinuierlichen Angriffe einzubauen, unzureichend sein.

Effektives Contracting allein wird in diesen Kategorien nie ausreichen. Selbst ein optimaler Vertrag kann weder die gesamten Bemühungen eines Lieferanten zur Erhöhung der Ausgaben abwehren, noch kann er verhindern, dass Ablenkungen auf Feldebene die Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen. Es sind keine besseren Verträge, die Sie brauchen (obwohl Sie diese möglicherweise auch brauchen), sondern bessere Strategien.

Die Welt des Spesenmanagements bietet eine Vielzahl von Lösungen für überlastete Einkaufsabteilungen, die unter dem Druck stehen, Einsparungen zu erzielen. Prüfen Sie Ihre Optionen, aber seien Sie vorsichtig:Viele der angebotenen „Lösungen“ lösen die ärgerlichsten, anhaltenden Probleme mit komplexen Ausgabenkategorien nicht, und Sie werden mit denselben Ablenkungen und derselben Erosion des Gewinns konfrontiert du hast immer ausgehalten.

Ihre Strategie kann nicht bei der Beschaffung und dem Abschluss von Geschäften enden. Bei vielen Fehlausgaben wird jede Strategie, die Beschaffung ohne Management anbietet, das Ziel verfehlen und Sie exponiert zurücklassen. Mit der richtigen Strategie können Sie jedoch schnelle Erfolge erzielen und gleichzeitig hartnäckige Problembereiche für Ihr Unternehmen lösen. Vielleicht kannst du dann endlich aufhören, deinen Schwanz zu jagen.

Rich Ham ist CEO von Fine Tune.