Die Schlüsselkomponenten guter Kommunikation in Krisen

Wenn Sie im Supply-Chain-Management tätig sind, überdenken Sie wahrscheinlich einige Ihrer eigenen Kontinuitätspläne, um mögliche Schwachstellen abzusichern. Während Sie dies tun, sollten Sie sich unter anderem Ihren Krisenkommunikationsprozess ansehen.

Ein guter Betriebsplan spricht nicht für sich selbst. Unternehmen brauchen einen proaktiven und effektiven Kommunikationsprozess, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter dort sind, wo sie sein müssen, tun, was sie tun müssen und wissen, was sie wissen müssen, damit alles funktioniert.

Intern und extern müssen die richtigen Personen vor oder beim Auftreten von Problemen benachrichtigt und dann über die Lösung des Problems informiert werden. Andernfalls verschlimmern externer Druck in Verbindung mit einem schlechten Informationsfluss die ohnehin angespannte Situation nur noch.

Kommunikationsbereitschaft

Ein guter Krisenkommunikationsprozess ist umfassend und auf das Unternehmen zugeschnitten, aber es gibt einige wichtige Überlegungen, die jeder, der für das Lieferkettenmanagement verantwortlich ist, im Auge behalten sollte:

• Verfügen Sie über einen Krisenkommunikationsplan, der innerhalb der ersten Stunde nach Bekanntwerden einer möglichen oder unmittelbar bevorstehenden Krise umsetzbar ist.
• Stellen Sie sicher, dass der Krisenkommunikationsplan Aufgaben des Kommunikationsteams enthält, zu denen Mitglieder der Organisation gehören, die normalerweise nicht mit Kommunikationsangelegenheiten befasst sind. Dies ist wichtig für die Informationsbeschaffung, Situationsüberwachung und schnelle Entscheidungsfindung.
• Benennen Sie lange vor einer Krise einen Kapitän des Krisenkommunikationsteams. Dies muss nicht der CEO oder sogar der Leiter der Kommunikation sein, sondern jemand, der die Bereitschaft zur Krisenkommunikation zu jeder Zeit vorantreibt.
• Ein Verfahren zur Benennung eines Sprechers haben. Manchmal könnte es der CEO sein, während es manchmal jemand sein könnte, der der Situation viel näher ist. Dies sind zwar situative Entscheidungen, aber es sollte Kriterien dafür geben. Die kritische Notwendigkeit besteht hier darin, die Konsistenz der Nachricht durch die Konsistenz der Stimme sicherzustellen. Ihre wichtigsten Interessengruppen müssen Informationen konsistent von einer Quelle beziehen, die sie in Bezug auf das Thema für glaubwürdig halten.
• Erstellen Sie ein System zum Sammeln und Überprüfen von Informationen und zum Erstellen wichtiger Nachrichten für jedes Publikum.
• Bewahren Sie aktuelle Systeme und Kontaktinformationen für alle wichtigen Interessengruppen auf, damit Sie sie jederzeit erreichen können.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Infrastruktur für die Implementierung der Krisenkommunikation so ausgelegt ist, dass sie die Leistungsfähigkeit aller erforderlichen Kommunikationskanäle nutzt, von Notfalltexten und E-Mails bis hin zu Nachrichten in den Medien und Posts in sozialen Medien. In nicht wenigen Fällen sind nach wie vor altmodische Telefonketten und persönliche Treffen erforderlich.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Sprecher und Entscheidungsträger lange vor der Umsetzung einer Krisenkommunikationsreaktion geschult werden. Es nützt einer Organisation wenig, wenn ein Krisenkommunikationsplan erstellt, genehmigt und verstaut wird, um nur dann vergessen zu werden, wenn er gebraucht wird.

Tim O'Brien ist Gründer des in Pittsburgh ansässigen Unternehmens für Unternehmenskommunikation O'Brien Communications.