Leitfaden zum Facility Management:Betriebs- und Managementstrategien, Projektmanagement, Führung und mehr

Facility Management oder FM ist eine breite Disziplin, die eine Vielzahl von Branchen umfasst, von der Lebensmittel- bis zur Technologie-, Fertigungs- und E-Commerce-Branche und darüber hinaus. Aber obwohl sich der Kern jedes Unternehmens völlig von dem seiner engsten Konkurrenz unterscheiden kann, sind erfolgreiche Facility-Management-Praktiken leicht von Unternehmen zu Unternehmen austauschbar. Tatsächlich ist es eine der wenigen Berufsbezeichnungen, die im Grunde in jedem zu finden ist kleine bis große Organisationen, einschließlich öffentlicher Einrichtungen, wie Schulen und Krankenhäuser, bis hin zu privaten Unternehmen, wie solchen, die ihre Bestände in Lagern verwalten.

Aber abgesehen von den wechselseitigen Tendenzen müssen Facility-Management-Verfahren und -Techniken für das Unternehmen hochspezialisiert sein in denen sie verwendet werden. Da die Disziplin komplexe Besonderheiten abdeckt, einschließlich Business-Continuity-Planung und sogar Brandschutz, ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über seine Facility-Management-Verfahren bietet.
In diesem Leitfaden besprechen wir:

• Die Kernkompetenzen des Facility Managements
• Betriebs- und Verwaltungsstrategien
• Projektmanagement für optimierte Einrichtungen
• Beste Führungspraktiken für Facility Manager
• Zusätzliche Ressourcen zum Facility Management

Die Kernkompetenzen des Facility Managements

Laut der International Facilities Management Association (IFMA) ist Facility Management eine interdisziplinäre Praxis, die „die Koordination von Menschen, Ort, Prozess und Technologie berücksichtigt“. Aufgeschlüsselt bedeutet dies, dass ein Facility Manager für den Erfolg aller Facetten der Einrichtung verantwortlich ist, einschließlich Organisation, Sicherheit und Wartung sowie der wichtigsten alltäglichen Betriebspraktiken.
Es mag wie eine überwältigende Aufgabe erscheinen, eine Person oder ein kleines Team einzustellen – und es ist eine überwältigende Aufgabe – aber was wichtig ist, ist die Tatsache, dass Facility Management nur ein Aspekt dessen ist, was ein gesundes Unternehmen ausmacht. Einfach ausgedrückt müssen alle erforderlichen Abteilungen mit Facility Managern zusammenarbeiten, um den Gesamterfolg eines Unternehmens aufzubauen.
Hier ist, was die Disziplin Facility Management umfasst – und warum schlechtes Management leicht zum Untergang eines Unternehmens führen kann:

• Sicherheit –  Es ist die Aufgabe des Facility-Management-Teams, die Sicherheit aller Mitarbeiter und Kunden zu gewährleisten, die sich in der Immobilie aufhalten. Diese Verantwortung umfasst alle möglichen Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsfragen, insbesondere solche, die das Gebäude und seine Ausrüstung betreffen. Andernfalls kann es zu ernsthaften Problemen in Form von Bußgeldern, entgangenen Geschäften oder sogar strafrechtlicher Verfolgung kommen, wenn davon ausgegangen wird, dass die Fahrlässigkeit des Managers oder des Unternehmens zu Opfern oder dauerhaften Umweltschäden geführt hat. Feuer zum Beispiel steht normalerweise ganz oben auf dem Radar von Facility Managern, weil es sich um eine vermeidbare Tragödie handelt, die bei ausreichender Vorbereitung Leben und wertvolles Inventar retten kann. Ein gründliches Facility-Management-Team kann sein Unternehmen am besten schützen, indem es garantiert, dass alle Teile der Einrichtung auf dem neuesten Stand sind, seine Mitarbeiter gut geschult sind und alle Genehmigungen und Zertifikate vollständig gültig sind. Diese Funktion umfasst alles von der sicheren und effizienten Beleuchtung bis hin zur Bodenbelagsauswahl.
• Sicherheit –  In Bezug auf die Bedeutung steht die Anlagensicherheit an zweiter Stelle, ein weiteres wichtiges Puzzleteil, auf das sich das Facility-Management-Team verantworten muss. Obwohl größere Unternehmen oder solche mit besonders teurem Inventar oder Ausrüstung die kluge Entscheidung treffen könnten, ihre Sicherheitsanforderungen in Form einer Privatfirma auszulagern, ist es immer noch die Rolle des Facility Managers, sicherzustellen, dass die Firma kompetent arbeitet. Technologische Fortschritte wie Biometrie und Wearables machen es möglich, eine strenge Zugangskontrolle für Hochsicherheitsbereiche aufrechtzuerhalten, aber es liegt an den Facility Managern, über diese Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben und intelligente Investitionen in Sicherheitstechnologie zu tätigen. Neben der allgemeinen Sicherheit ist es auch wichtig, dass das Facility-Management-Team über das technologische Know-how verfügt, um seine teuerste Hardware zu schützen und zu warten. Diese Rolle ist von entscheidender Bedeutung, da sie doppelt bestätigt, dass Vermögenswerte genauso gut geschützt sind wie die Sicherheit der Gemeinschaft.
• Wartung und Inspektionen –  Unabhängig vom Fokus der Organisation ist eines der sorglosesten Dinge, die ein Facility-Management-Team tun kann, bei seinen Gebäudewartungspflichten nachzulassen. Jeder Teil des Gebäudes, einschließlich installierter Maschinen wie HVAC-Systeme, muss vom Facility Management Team gewartet werden. Da einige Einrichtungen unzählige Elemente enthalten, die regelmäßig gewartet werden müssen, hilft die Aufstellung und Einhaltung strenger Wartungspläne sicherzustellen, dass alle beweglichen und dauerhaften Teile der Einrichtung auf dem neuesten Stand bleiben und auch in Zukunft funktionieren. Neben der allgemeinen Wartung sind auch Inspektionen etwas, auf das Facility-Management-Teams immer vorbereitet sein müssen. Sie können das Unternehmen vorbereiten, indem sie bei Bedarf interne Inspektionen auf die vielen formalen behördlichen Inspektionen durchführen, die jährlich anfallen können. Natürlich muss das Team auch jede größere Änderung der Hardware, des Lagerbestands oder der Kapazität der Einrichtung berücksichtigen – und es muss auch alle Gesetzesänderungen im Auge behalten, die sich auf die aktuellen Verfahren auswirken könnten.
• Geschäftskontinuitätsplanung –  Ein Teil der Führung eines effektiven Facility-Management-Teams bedeutet, für „Worst-Case-Szenarien“ zu planen. Das bedeutet, dass sich jedes Team mit den erforderlichen Befugnissen zusammensetzen muss, um einen Plan zu entwickeln, falls eine Katastrophe eintritt und das Unternehmen es sich nicht leisten kann, den Betrieb einzustellen. Nehmen wir zum Beispiel an, eine Volkshochschule erleidet einen Großbrand und die Behörden sehen das gesamte Hauptgebäude als Totalschaden an. Die Volkshochschule befindet sich derzeit mitten in einem Semester, das sie nicht abbrechen kann – eine Situation, in der eine vorherige Planung der Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung ist. Wenn dies in dem oben genannten Szenario geschehen wäre, hätte das Facility-Management-Team bereits alternative Standorte gefunden, um Kurse abzuhalten und die Verwaltungsaufgaben der Organisation zu erledigen. Neben dem neuen Veranstaltungsort hätte das Team bereits einen soliden Plan für die Sicherheits-, Wartungs- und Hardwareanforderungen der temporären Einrichtung erstellt.
• Tägliche Betriebsaufgaben –  Abgesehen davon, dass sie als Sicherheitsbeauftragte für die Einrichtung dienen, ist es auch wichtig, dass die Facility-Management-Teams so organisiert sind, dass sie die inhärenten täglichen Herausforderungen bewältigen können, die auftreten können. Je nach Organisationsstruktur kann dies alles bedeuten, von der Reparatur eines undichten Dachs in der Damentoilette bis hin zur Reparatur eines verklemmten Faxgeräts.

Unabhängig von der Größe der Organisation ist es entscheidend, dass die Vorgesetzten eine Einrichtung einbringen Manager, der ein zuverlässiges, kompetentes Team einstellen oder auslagern kann. Und da nicht jedes Unternehmen mit sicherheitsbewussten Personen besetzt ist, ist es die Aufgabe dieses Managers, als Fürsprecher für die Mitarbeiter und/oder Kunden zu fungieren, die ihre Einrichtung besetzen. Dieses Maß an Hartnäckigkeit und Liebe zum Detail im Facility-Management-Spektrum ist notwendig – tatsächlich kann es ein Unternehmen oder sogar ein Leben retten.

Betriebs- und Managementstrategien

Die derzeit vorsitzende globale Facility-Management-Organisation, die International Facility Management Association, fordert diese Führungskräfte auf, einen taktischeren und klügeren Ansatz zu verfolgen, wenn es darum geht, die Zukunft ihrer Geschäftsimmobilien zu schützen.
Im IFMA-Strategic Anlagenplanung Whitepaper fordert die Organisation Facility Manager auf, SFP (Strategic Facility Planning) durchzuführen, da dies „hilft, Fehler, Verzögerungen, Enttäuschungen und Kundenunzufriedenheit zu vermeiden“. Zusätzlich zu den oben genannten sicherheits- und wartungsintensiven Verantwortlichkeiten möchte die IFMA, dass Manager beginnen, über ihre normalen Pflichten hinauszublicken, damit sie die Effizienz ihrer Organisationen besser unterstützen können.
Um dies effektiv zu tun, müssen Manager zwei Dinge zusammenstellen :1) ein strategischer Anlagenplan und 2) ein Masterplan für die Anlage. Werfen wir einen Blick darauf, wie jeder einzelne die Gesamtproduktivität des Unternehmens verbessern kann:

• Strategischer Einrichtungsplan (SFP) –  Um ein umfassendes SFP zu erstellen, fordert die IFMA Manager dringend auf, sich zunächst mit drei sehr wichtigen Dingen vertraut zu machen:den Grundwerten oder sich ändernden Werten der Organisation und wie die Einrichtungen die Werte widerspiegeln müssen, die Erstellung einer eingehenden Analyse der Einrichtung , einschließlich Standort, Kapazität und Zustand, und schließlich ein grundlegendes Verständnis dafür, wie die Ziele der Organisation das Hoch- oder Herunterfahren von Einrichtungen beeinflussen könnten. Wenn der Manager jeden einzelnen dieser Benchmarks mit den entsprechenden Abteilungen bestätigen und einen Weg finden kann, die Ambitionen seiner Organisation zu unterstützen, während er effektive tägliche Praktiken durchführt, dann fungiert er als wirklich „strategisches“ Unterstützungssystem. Diese Mischung aus „aktuell“ und „zukünftig“ ermöglicht es allen beteiligten Parteien, sich so effektiv wie möglich mit Veränderungen auseinanderzusetzen, sobald sie eintreten.
• Anlagen-Masterplan –  Jeder Facility Manager sollte bereits ständig den Masterplan seiner Einrichtung überarbeiten, ein Rahmenwerk, das sich mit den „physischen Umgebungen, die die Gebäude beinhalten“, befasst, aber das bedeutet nicht, dass jeder so umfassend ist, wie er sein könnte. Schauen wir uns an, was für ein ganzheitlicher Masterplan, der sowohl die täglichen Aufgaben als auch die zukünftige Raumnutzung berücksichtigt, analysiert.

Folgendes sollte ein Gebäude-Masterplan enthalten:

1. Zonierung, Regulierung, Covenant-Bewertungen
2. Weltraumstandards/Benchmark-Beschreibungen
3. Raumnutzungsprogramm
4. Workflow-Analysen
5. Technische Bewertung und Plan
6. Pläne blockieren, anpassen oder stapeln
7. Konzeptgeländeplan oder Campusplan
8. Architektonische Bildkonzepte
9. Langfristiger Wartungsplan
10. Bauschätzungen
11. Phasen- oder Ablaufplan (die Abfolge oder Projekte)

Sobald ein Facility Manager die nötige Fußarbeit leistet, um mit allen Abteilungen in Kontakt zu treten, die Einfluss auf seine Einrichtung haben, sind sie besser gerüstet, um ihre Organisation bei zukünftigen profitablen Schritten zu unterstützen.

Projektmanagement für optimierte Einrichtungen

Da der Name des Spiels für Facility Manager Sicherheit, Wartung und Planung lautet, überrascht es Sie sicherlich nicht, dass der Manager auch eine Wäscheliste mit Projekten entwickeln und ausführen muss, um sicherzustellen, dass alles am und im Gebäude reibungslos läuft .
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Projektmanagementtaktiken die Gesamteffizienz einer Einrichtung optimieren können:

• Die Erstellung von Projektzeitplänen, die sowohl den Umfang als auch den Budgetbedarf enthalten
• Beratung aller Arbeitnehmer, einschließlich Angestellter und Berater, zu Entwicklung und Arbeitsfortschritt
• Pflege transparenter Datenbanken zu jedem einzelnen Projekt, um sicherzustellen, dass Vorgesetzte in Echtzeit über Änderungen des Zeitplans, des Budgets oder der Arbeitskräfte informiert werden
• Die Zusammenstellung umfassender Schulungspläne, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ordnungsgemäß für eventuell auftretende regulatorische Änderungen zertifiziert sind
• Durchführung von Budgetschätzungen für alle vorgeschlagenen Bauprojekte
• Koordinieren von Service- oder Wartungs-Upgrades für die Systeme der Einrichtung
• Führen Sie Besprechungen durch und holen Sie die Genehmigung für notwendige Raumänderungen ein, die für die Modernisierung des Raums erforderlich sein könnten
• Entwicklung interner Auditprozesse, um sicherzustellen, dass alle geltenden gesetzlichen Standards erfüllt werden, einschließlich der neuen ISO 41001, Facility Management – ​​Management Systems – Requirements with Guidance for Use

Screenshot über ISO

Natürlich müssen zuerst alle Probleme der Infrastruktur angegangen werden ist von größter Bedeutung, um die Sicherheit der Einrichtung zu gewährleisten.

Beste Führungspraktiken für Facility Manager

Wie Sie bereits vermutet haben, ist Facility Management eine große, oft komplexe Aufgabe, die einen starken, zukunftsorientierten und vor allem verantwortungsvollen erfordert Führungskraft, die die Bedürfnisse ihrer Einrichtung möglichst ganzheitlich betrachtet. Zusätzlich zu diesen Qualitäten verfügen die am besten informierten Manager entweder über jahrelange und vielfältige Branchenerfahrung oder haben einen spezialisierten Abschluss in der Disziplin erworben. Weiterbildung ist in diesem Bereich ebenfalls üblich, und es gibt eine Reihe von Facility Management-Kursen, die Facility Managern helfen können, über aktuelle Trends und Best Practices auf dem Laufenden zu bleiben.

So, jetzt haben wir eine Vorstellung davon, wie ein versierter Facility Manager auf dem Papier aussehen könnte , sehen wir uns die effektivsten Führungspraktiken an, die sie implementieren können, um die Sicherheit und Effizienz ihrer Organisation zu gewährleisten:

• Sie sind in Bezug auf die Zukunft auf derselben Seite wie die Vorgesetzten –  Wie in diesem Leitfaden erwähnt, bedeutet ein leistungsfähiger Facility Manager zu sein, in die Zukunft zu blicken. Von der Erstellung von Business-Continuity-Plänen im Katastrophenfall bis hin zur Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikationslinie mit anderen Abteilungen weiß der Manager, dass er nur dann eine echte Führungskraft sein wird, wenn seine Einrichtung und sein Personal bereit sind, mit den Veränderungen fertig zu werden.
• Sie wissen, wie man plant und budgetiert –  Facility Manager kennen den aktuellen Wert jedes Teils der Infrastruktur ihrer Einrichtung – und wie viel es kosten wird, sie aufzurüsten. Sie haben auch ein genaues Verständnis dafür, wie ihr Haushaltsbedarf in Zukunft schwanken und fließen könnte, sodass sie den zuständigen Stellen Haushaltsänderungen genau vorschlagen können.
• Sie haben ein Gespür für die Entwicklung eines großartigen Teams –  Abhängig von den spezifischen Bedürfnissen der Organisation kann der Facility Manager für die Einstellung und Schulung der Facility-Mitarbeiter, Auftragnehmer oder sogar Berater verantwortlich sein. Das bedeutet, dass der Manager ein angeborenes Verständnis für die Pflichten und Einschränkungen jeder Position haben muss und wie sie am besten zusammenarbeiten können, um das leistungsfähigste Team zu bilden. Denken Sie daran, dass diese Teammitglieder letztendlich die Kontrolle über die Sicherheit und den Schutz der Einrichtung haben, sehr wichtige Aufgaben, die eine Organisation in Bezug auf die Haftung beschädigen können, wenn etwas schief gehen sollte.
• Sie sind bereit zuzuhören –  Es ist nur natürlich, dass Facility Manager frustriert sind, wenn Vorgesetzte große Schichten fordern, die möglicherweise physisch von der Einrichtung getrennt sind, aber das bedeutet nicht, dass sie falsch sind . Dynamische Führungskräfte arbeiten mit allen Abteilungen zusammen, indem sie sich ihre Vorschläge und Ideen anhören. Auf diese Weise schaffen sie eine offene, sichere Kommunikationslinie, die unabhängig vom Ergebnis die Beziehungen zwischen den Abteilungen stärkt.

Facility Management ist eine herausfordernde Aufgabe, die immer komplexer wird, da der technologische Fortschritt alte Prozesse in neue, optimierte Ansätze umwandelt. Die besten Facility Manager wissen genau, wie man Investitionen in intelligente Technologie, die die Effizienz steigern, mit der Minimierung von Risiken (z. B. Steuer- und Sicherheitsrisiken) in Einklang bringt, um das Endergebnis positiv zu beeinflussen. Kurz gesagt, Facility Management ist heute das Rückgrat des Betriebs in einer Vielzahl von Branchen.

Zusätzliche Ressourcen zum Facility Management

Weitere Informationen zu den besten Facility-Management-Praktiken finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• IFMA-Wissensbibliothek
• Die Essenz von Facility Management und Führung
• Neudefinition der Executive View of Facility Management
• Nachfolgeplanung für Facility Manager
• 6 Wege zur Kostenführerschaft im Facility Management
• 6 Wesentliche Merkmale von Facility Managern
• Eine kurze Geschichte des Facility Managements
• Facility-Management-Schulung
• Wie wichtig ist Facility Management?
• Die 10 wichtigsten Gründe, warum Ihr Unternehmen einen Facility-Management-Experten wie Sie braucht

Produkte und Tracking-Lösungen von Camcode:

• Positionsetiketten für Lagerregale
• Barcode-Etiketten
• Lagerortetiketten
• UID-Tags
• Inventarsteuerungs-Tags
• Gangbeschilderung im Lager
• Ausrüstungsetiketten aus Metall
• Lagerschilder
• Benutzerdefinierte Folienetiketten