Facility Management meistern: Bewährte Strategien für Betrieb, Führung und Projektmanagement

Facility Management (FM) ist eine breit gefächerte Disziplin, die diverse Branchen umfasst – von Lebensmitteln über Technologie, Fertigung bis E-Commerce und darüber hinaus. Obwohl der Kern jedes Business völlig anders sein mag als der seiner engsten Konkurrenz, sind erfolgreiche Facility-Management-Praktiken problemlos von Unternehmen zu Unternehmen übertragbar. Tatsächlich ist es einer der wenigen Jobtitel, der in praktisch jeder kleinen bis großen Organisation zu finden ist – einschließlich öffentlicher Einrichtungen wie Schulen und Krankenhäusern bis hin zu privaten Unternehmen, die ihr Inventar in Lagern verwalten.

Trotz dieser gegenseitigen Übertragbarkeit müssen Facility-Management-Verfahren und -Techniken hochspezialisiert für das jeweilige Business sein. Da die Disziplin komplexe Spezifika abdeckt – Business Continuity Planning, Brandschutz etc. –, ist es entscheidend, dass Ihre Organisation einen ganzheitlichen Blick auf ihre FM-Verfahren wirft.
In diesem Leitfaden behandeln wir:

• Kernkompetenzen des Facility Managements
• Operations- und Management-Strategien
• Projektmanagement für straffe Facilities
• Beste Führungspraktiken für Facility Manager
• Zusätzliche Ressourcen zum Facility Management

Kernkompetenzen des Facility Managements

Laut International Facilities Management Association (IFMA) ist Facility Management eine interdisziplinäre Praxis, die „die Koordination von Menschen, Ort, Prozess und Technologie berücksichtigt“. Aufgeschlüsselt bedeutet das: Ein Facility Manager ist verantwortlich für den Erfolg aller Facetten der Facility – Organisation, Sicherheit, Security, Wartung sowie zentrale tägliche operative Praktiken.
Das mag nach überwältigender Aufgabe für eine Person oder ein kleines Team klingen – und es ist überwältigend. Wichtig zu erinnern: Facility Management ist nur ein Aspekt eines gesunden Business. Einfach gesagt: Alle notwendigen Abteilungen müssen mit Facility Managern zusammenarbeiten, um den Gesamterfolg des Unternehmens zu sichern.
Hier ist, was die Disziplin umfasst – und warum schlechtes Management leicht zum Untergang der Organisation führen kann:

• Sicherheit – Der FM-Team obliegt die Sicherheit aller Mitarbeiter und Kunden auf dem Gelände. Diese Verantwortung erstreckt sich auf alle Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsfragen, besonders jene, die Gebäude und Equipment betreffen. Versäumnisse können schwerwiegende Folgen haben: Bußgelder, Geschäftsverlust, sogar Strafverfolgung, wenn Fahrlässigkeit zu Verletzungen oder bleibenden Umweltschäden führte. Brandschutz steht meist ganz oben auf dem Radar, da es eine vermeidbare Tragödie ist, die bei ausreichender Vorbereitung Leben und wertvolles Inventar retten kann. Ein gründliches FM-Team schützt sein Unternehmen am besten, indem es garantiert, dass alle Facility-Teile up-to-code sind, Mitarbeiter gut geschult sind und alle Genehmigungen und Zertifikate voll gültig sind. Diese Funktion umfasst alles – von sicherer, effizienter Beleuchtung bis zu Bodenbelagswahl.
• Security – An zweiter Stelle der Wichtigkeit nach Sicherheit steht Facility Security – ein weiteres Puzzleteil, für das das FM-Team verantwortlich ist. Zwar mögen größere Unternehmen oder solche mit besonders wertvollem Inventar/Equipment die kluge Wahl treffen, Security an eine private Firma auszulagern, doch es bleibt Rolle des Facility Managers, sicherzustellen, dass die Firma kompetent agiert. Technologische Fortschritte wie Biometrie und Wearables ermöglichen strikte Zutrittskontrolle für Hochsicherheitsbereiche, aber Facility Manager müssen diese Entwicklungen im Blick behalten und smarte Security-Technologie-Investitionen tätigen. Neben allgemeiner Sicherheit ist es auch wichtig, dass das FM-Team das technologische Know-how hat, sein teuerstes Hardware zu schützen und zu warten. Diese Rolle ist doppelt wichtig: Sie bestätigt, dass Assets genauso eng geschützt werden wie die Sicherheit der Gemeinschaft.
• Wartung und Inspektionen – Unabhängig vom Fokus der Organisation: Eines der nachlässigsten Dinge, die ein FM-Team tun kann, ist, bei Gebäude-Wartung nachzulassen. Jeder Teil des Gebäudes – einschließlich installierter Maschinen wie HVAC-Systeme – muss vom FM-Team gewartet werden. Da einige Facilities unzählige Elemente mit regelmäßiger Wartung enthalten, helfen strikte Wartungspläne, alle beweglichen und festen Teile der Facility aktuell und funktionsfähig in die Zukunft zu halten. Neben allgemeiner Wartung sind Inspektionen etwas, auf das FM-Teams immer vorbereitet sein müssen. Sie können das Business durch interne Inspektionen (nach Bedarf) auf die vielen formalen regulatorischen Inspektionen vorbereiten, die jährlich anfallen. Natürlich muss das Team auch jeden größeren Hardware-Wechsel, Inventar-Level-Änderung oder Kapazitätsänderung berücksichtigen – und alle Gesetzesänderungen im Auge behalten, die aktuelle Verfahren beeinflussen könnten.
• Business Continuity Planning – Teil effektiver FM-Führung bedeutet, „Worst-Case-Szenarien“ zu planen. Jedes Team muss sich mit der Führung zusammensetzen, um einen Plan für den Fall zu erstellen, dass Katastrophe eintritt und das Business sich keinen Betriebsstillstand leisten kann. Beispiel: Ein Community College erleidet einen Großbrand, Behörden erklären Hauptgebäude zum Totalverlust. Das College ist mitten im Semester, das nicht abgebrochen werden kann – hier ist vorheriges Business Continuity Planning entscheidend. Wäre dies im genannten Szenario geschehen, hätte das FM-Team bereits alternative Standorte für Unterricht und Verwaltungsaufgaben identifiziert. Neben neuem Standort hätte das Team bereits einen soliden Plan für Security, Wartung und Hardware-Bedarf der temporären Facility.
• Tägliche operative Aufgaben – Zusätzlich zu Rolle als Safety- und Security-Liaison ist es wichtig, dass FM-Teams organisiert sind, um inhärente tägliche Herausforderungen zu bewältigen. Je nach Organisationsstruktur kann das alles bedeuten – von der Reparatur eines undichten Dachs im Damen-WC bis hin zum Beheben eines verklemmten Faxgeräts.

Unabhängig von Organisationsgröße ist es entscheidend, dass die Führung einen Facility Manager einstellt, der ein zuverlässiges, kompetentes Team einstellt oder auslagert. Und da nicht jedes Unternehmen mit sicherheitsbewussten Individuen gefüllt ist, ist es Aufgabe dieses Managers, als Anwalt für die Arbeiter und/oder Kunden zu agieren, die ihre Facility belegen. Diese Hartnäckigkeit und Detailgenauigkeit im FM-Spektrum ist notwendig – sie kann ein Business oder sogar ein Leben retten.

Operations- und Management-Strategien

Die aktuell führende globale FM-Organisation, die International Facility Management Association, fordert diese Leader auf, einen taktischeren und scharfsinnigeren Ansatz beim Schutz der Zukunft ihrer Business-Immobilien zu verfolgen.
Im IFMA-Whitepaper Strategic Facility Planning ruft die Organisation Facility Manager auf, SFP (Strategic Facility Planning) durchzuführen, da es „Fehler, Verzögerungen, Enttäuschungen und Kundenunzufriedenheit vermeidet“. Neben den genannten sicherheits- und wartungslastigen Verantwortlichkeiten will die IFMA, dass Manager über ihre normalen Pflichten hinausblicken, um die Effizienz ihrer Organisationen besser zu unterstützen.
Um dies effektiv zu tun, müssen Manager zwei Dinge zusammenstellen: 1) einen strategischen Facility-Plan und 2) einen Masterplan für die Facility. Sehen wir, wie jeder die Gesamtproduktivität stärken kann:

• Strategic Facility Plan (SFP) – Für einen umfassenden SFP drängt die IFMA Manager, sich zunächst mit drei entscheidenden Dingen vertraut zu machen: den Kernwerten oder sich ändernden Werten der Organisation und wie Facilities diese widerspiegeln müssen, der Erstellung einer tiefgehenden Analyse der Facility – Standort, Kapazität, Zustand – und schließlich einem grundlegenden Verständnis, wie die Organisationsziele zu Hoch- oder Herunterfahren der Facilities führen könnten. Wenn der Manager jeden dieser Benchmarks mit den zuständigen Abteilungen bestätigen und einen Weg finden kann, die Ambitionen der Organisation zu unterstützen, während er effektive Tagespraktiken ausführt, agiert er als wahrhaft „strategisches“ Unterstützungssystem. Diese Mischung aus „Gegenwart“ und „Zukunft“ ermöglicht allen Beteiligten, Veränderungen im effektivsten Maße zu bewältigen.
• Facility Master Plan – Jeder Facility Manager sollte bereits ständig den Masterplan seiner Facility überarbeiten – ein Framework, das die „physischen Umgebungen, die die Gebäude umfassen“, betrachtet. Doch das bedeutet nicht, dass jeder so umfassend ist, wie er sein könnte. Sehen wir, was ein ganzheitlicher Masterplan beinhalten sollte, der sowohl Tagesaufgaben als auch zukünftige Flächennutzungsanalysen berücksichtigt.

Ein Facility Master Plan sollte enthalten:

1. Zonierung, Regulierung, Covenant-Assessments
2. Flächenstandards/Benchmarks-Beschreibungen
3. Programm der Flächennutzung
4. Workflow-Analysen
5. Engineering-Assessment und -Plan
6. Block-, Fit- oder Stacking-Pläne
7. Konzept-Site-Plan oder Campus-Plan
8. Architektonische Bildkonzepte
9. Langfristiger Wartungsplan
10. Kostenschätzungen für Bau
11. Phasing- oder Sequenzierungsplan (Projekt-Reihenfolge)

Sobald ein Facility Manager die nötige Vorarbeit leistet, um Kontakt zu allen Abteilungen aufzunehmen, die ihre Facility beeinflussen, ist er besser gerüstet, die Organisation bei profitablen zukünftigen Schritten zu unterstützen.

Projektmanagement für straffe Facilities

Da Sicherheit, Wartung und Planung das Kerngeschäft von Facility Managern sind, überrascht es nicht, dass der Manager auch eine lange Liste von Projekten entwickeln und ausführen muss, um sicherzustellen, dass alles auf und im Gebäude reibungslos läuft.
Hier sind Beispiele, wie Projektmanagement-Taktiken die Gesamteffizienz einer Facility straffen können:

• Etablierung von Projektzeitplänen inkl. Scope und Budgetbedarf
• Beratung aller Arbeiter – Mitarbeiter und Consultants – zu Entwicklung und Arbeitsfortschritt
• Führung transparenter Datenbanken zu jedem Projekt, um Leadership über Änderungen an Zeitplan, Budget, Personal in Echtzeit zu informieren
• Zusammenstellung umfassender Schulungspläne, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter für regulatorische Änderungen zertifiziert sind
• Budgetschätzungen für alle vorgeschlagenen Bauprojekte
• Koordination von Service- oder Wartungs-Upgrades für Facility-Systeme
• Meetings abhalten und Genehmigungen für notwendige Flächenänderungen einholen, die für Modernisierung nötig sein könnten
• Entwicklung interner Audit-Prozesse, um Einhaltung aller anwendbaren regulatorischen Standards zu gewährleisten, einschließlich neuem ISO 41001, Facility management – Management systems – Requirements with guidance for use

Screenshot via ISO

Natürlich ist die Priorisierung aller Infrastruktur-Fragen zuerst oberstes Gebot für Sicherheit und Security der Facility.

Beste Führungspraktiken für Facility Manager

Wie Sie bereits erahnt haben, ist Facility Management ein großer, oft komplexer Job, der einen starken, vorausschauenden und vor allem verantwortungsvollen Leader erfordert, der die Bedürfnisse der Facility so ganzheitlich wie möglich denkt. Neben diesen Qualitäten verfügen die bestinformierten Manager entweder über jahrelange diverse Branchenerfahrung oder einen spezialisierten Abschluss in der Disziplin. Weiterbildung ist im Feld üblich – es gibt diverse FM-Kurse, die Manager auf dem Laufenden halten zu aktuellen Trends und Best Practices.

Nun, da wir eine Vorstellung haben, wie ein adäquater Facility Manager „auf dem Papier“ aussieht, tauchen wir in die effektivsten Führungspraktiken ein, die sie implementieren können, um Sicherheit und Effizienz ihrer Organisation zu garantieren:

• Sie sind mit der Führung auf derselben Seite bezüglich der Zukunft – Wie im gesamten Leitfaden erwähnt: Mächtiger Facility Manager bedeutet, in die Zukunft zu blicken. Von Business Continuity Plans im Katastrophenfall bis zu offener Kommunikationslinie mit anderen Abteilungen – der Manager versteht, dass er nur ein wahrer Leader ist, wenn Facility und Staff bereit sind, mit Veränderungen mitzugehen.
• Sie wissen, wie man plant und budgetiert – Facility Manager kennen den aktuellen Wert jedes Teils ihrer Facility-Infrastruktur – und was Upgrades kosten. Sie haben auch ein akutes Verständnis, wie sich ihre Budgetbedarfe künftig entwickeln, um Budgetänderungen der Führung präzise vorzuschlagen.
• Sie haben ein Gespür für Teamentwicklung – Je nach spezifischen Bedürfnissen der Organisation könnte der Facility Manager für Einstellung und Training von Facility-Arbeitern, Contractors oder Consultants verantwortlich sein. Das erfordert ein angeborenes Verständnis der Aufgaben und Restriktionen jeder Position und wie sie am besten zusammenwirken, um das fähigste Team zu formen. Denken Sie daran: Diese Teammitglieder kontrollieren letztlich Sicherheit und Security der Facility – extrem wichtige Jobs, die eine Organisation in Haftungsfragen brechen können, wenn etwas schiefgeht.
• Sie sind bereit zuzuhören – Es ist natürlich, dass Facility Manager frustriert sind, wenn Führung große Änderungen fordert, physisch aber vom Facility-Geschehen entfernt ist. Doch das heißt nicht, dass sie falsch liegen. Dynamische Leader kollaborieren mit allen Abteilungen, indem sie Vorschläge und Ideen anhören. Dadurch schaffen sie eine offene, sichere Kommunikationslinie, die – egal wie das Ergebnis ausfällt – die abteilungsübergreifenden Beziehungen stärkt.

Facility Management ist ein fordernder Job, der zunehmend komplexer wird, da technologische Fortschritte alte Prozesse in neuere, straffere Ansätze verwandeln. Die besten Facility Manager verstehen genau, wie sie smarte Technologie-Investitionen, die Effizienz steigern, mit Risikominimierung (z. B. finanziellen und Sicherheitsrisiken) in Einklang bringen – für positiven Einfluss auf das Endergebnis. Kurz gesagt: Facility Management ist das Rückgrat der Operations in einer Vielzahl von Branchen heute.

Zusätzliche Ressourcen zum Facility Management

Für weitere Informationen zu Best Practices im Facility Management besuchen Sie folgende Ressourcen:

• IFMA Knowledge Library
• The Essence of Facilities Management and Leadership
• Redefining the Executive View of Facility Management
• Succession Planning for Facilities Managers
• 6 Ways to Drive Cost Leadership in Facility Management
• 6 Essential Characteristics of Facility Managers
• A Brief History of Facilities Management
• Facilities Management Training
• How Important is Facilities Management?
• Top 10 Reasons Your Company Needs a Facilities Management Professional Like You

Produkte und Tracking-Lösungen von Camcode:

• Warehouse Rack Location Labels
• Barcode Labels
• Warehouse Location Labels
• UID Tags
• Inventory Control Tags
• Warehouse Aisle Signage
• Metal Equipment Tags
• Warehouse Signs
• Custom Foil Labels