6 Best Practices für effektives IT-Asset-Tracking

Unternehmen geben jedes Jahr Millionen aus, um ihre Mitarbeiter mit der technischen Ausrüstung auszustatten, die zur Unterstützung ihrer organisatorischen Aufgaben erforderlich ist. Ein Teil dieser Kosten besteht darin, abgenutzte oder veraltete Technologie zu ersetzen. Einige entstehen, weil Unternehmen die IT-Ressourcen nicht ordnungsgemäß nachverfolgen.
Wenn Sie den Überblick über IT-Geräte verlieren, kann Ihr Unternehmen am Ende Geld für Geräte oder Lizenzen ausgeben, die Sie bereits besitzen. Dinge geraten ins Wanken, wenn Mitarbeiter in Rollen wechseln, die andere Tools erfordern, oder das Unternehmen ganz verlassen. Außerdem kann man beim Aufrüsten der Ausrüstung eines Geschäftsbereichs leicht den Überblick verlieren.

Der beste Weg, um zu verhindern, dass das Unternehmen Geld durch unnötige Gerätekosten verliert, ist eine solide IT Asset-Tracking-Praktiken. Unternehmen profitieren von:

• Senkung der Wartungskosten
• Optimierung der Lizenznutzung
• Hilft Ihnen dabei, eine genauere Budgetierung zu erstellen
• Damit Sie Kaufentscheidungen für Soundgeräte treffen können
• Damit Sie auf Audits vorbereitet sind

Sie sind mit dem aktuellen IT-Asset-Tracking-Prozess Ihres Unternehmens nicht zufrieden? Entwickeln Sie mithilfe dieser Best Practices eine Lösung, die für Ihr Unternehmen geeignet ist.

1. Führen Sie eine gründliche Bestandsprüfung durch
2. Erfassen Sie alle relevanten Informationen
3. Planen Sie Asset-Lebenszyklen
4. Regeln aufstellen
5. Stellen Sie sicher, dass Sie konform sind
6. Finden Sie die richtige automatisierte Lösung

1. Führen Sie eine gründliche Bestandsprüfung durch

Die Vorstellung, jeden Vermögenswert in Ihrem Unternehmen ausfindig machen zu wollen, kann entmutigend sein. Wir sprechen nicht nur über Desktop-Computer. Sie müssen alle Tischtelefone, Mobilgeräte, persönlichen Drucker und sogar vom Unternehmen ausgegebenen Headsets lokalisieren, die derzeit in Ihrem Unternehmen verwendet werden.
Grenzen Sie die Dinge ein, indem Sie Programme verwenden, die bereits in Ihrer Software installiert sind, um Netzwerkressourcen zu lokalisieren. Zu den Methoden hierfür gehören:

• Windows-Geräte finden, die einen Domain-Scan durchführen
• Durchführen eines Netzwerkscans für Drucker, Linux-Computer, Macs, virtuelle Maschinen und Drucker
• Durchführen von Agenten-Scans in Ihrem Heimnetzwerk nach registrierter Software und anderen Elementen
• Ortung registrierter mobiler Geräte

Diese Schritte sollten Ihnen helfen, einen großen Teil Ihres Inventars zu identifizieren. Bestätigen Sie anschließend mit den Mitarbeitern, dass sie derzeit im Besitz bestimmter Vermögenswerte sind.

Zu lokalisierende IT-Ressourcen

• Server
• Tastaturen
• Maus
• Software und zugehörige Lizenzen
• Servicepakete
• Tabletten
• Smartphones
• Tischtelefone
• Arbeitsplätze
• Laptops
• Scanner
• Router
• Projektoren
• Tabletten

Beenden Sie das Ganze mit einer gründlichen Durchsuchung aller Assets, die möglicherweise offline oder nicht mit Software verbunden sind, die sie verfolgen kann, was auch dabei helfen kann, Schatten-IT-Hardware zu identifizieren.

2. Erfassen Sie alle relevanten Informationen

Sobald Sie alle Vermögenswerte Ihres Unternehmens lokalisiert haben, beginnen Sie damit, identifizierende Daten von jedem abzurufen. Zu den wichtigsten Informationen, die Sie sammeln sollten, gehören:

• Eine Beschreibung des Artikels
• Marken- und Modellnummern
• Wer der Hersteller ist
• Die Anschaffungskosten des Artikels
• Die Abteilung, in der sie sich derzeit befindet
• Der designierte Eigentümer
• Der Zustand des Artikels

Wenn diese Informationen vorhanden sind, können Manager und andere Führungskräfte den Bedarf an zusätzlicher Ausrüstung richtig einschätzen. Sie wissen, dass sie die Ausrüstung bereits im Haus haben oder ob sie tatsächlich gekauft werden muss.
Kennzeichnen Sie jeden Vermögenswert mit einem Tag, der einen eindeutigen Barcode mit allen relevanten Informationen enthält, die in Ihrer Softwarelösung zur Vermögensverfolgung gespeichert sind. Wenn Sie diesen Code scannen, erfahren Sie alles, was Sie über das Gerät wissen müssen. (Nützlicher Tipp:Wenn Diebstahl oder Manipulation ein Problem darstellen, können Sicherheitsetiketten dazu beitragen, diese Aktivitäten zu verhindern.)

3. Erstellen Sie Asset-Lebenszyklen

Welche Performance erwarten Sie von Ihrem Vermögen vom Kauf bis zur Pensionierung? Legen Sie diese Erwartungen in Etappen fest und weisen Sie jeder einen bestimmten Zustand zu. Verwenden Sie diese Rankings, um zu bewerten, wo Ihr Asset derzeit in dieser Methodik liegt.

Beispiel für Lebenszyklus-Mapping

• Asset anfordern
• Zum Kauf genehmigen
• Beziehen des Inhalts
• Installieren oder Bereitstellen des Assets (Software, Hardware, neues Telefon, Server)
• Nutzung des Vermögenswerts
• Speichern oder Reparieren des Vermögenswerts
• Zulassen, dass der Vermögenswert stillgelegt wird
• Veräußerung des Vermögenswerts

Der Lebenszyklus verschiedener Assets ist unterschiedlich. Manchmal werden Workstations für ein paar Monate für einen Auftragnehmer verwendet und dann eingelagert, bis sie wieder benötigt werden. Bestimmte Benutzer können auf eine andere Version der Software upgraden, wodurch die ältere Version für die Verwendung durch einen anderen Mitarbeiter freigegeben wird.
Verfolgen Sie den Austausch dieser Art sorgfältig. Lassen Sie in Zeiten der Veränderung oder des Übergangs nichts durchs Raster fallen.

4. Regeln aufstellen

Stellen Sie sicher, dass Sie über klare Verfahren verfügen, wenn es um das Auschecken, Zuweisen und Außerbetriebnehmen von Assets geht. Lassen Sie den Übergang von einer Abteilung zur anderen nicht zu, ohne eine Art von Standards durchzusetzen für:

• Wer übernimmt die Kontrolle über einen Vermögenswert
• Entscheidungen, ein Asset wieder an die IT zu übergeben
• Jeder, der Probleme mit dem Inhalt meldet
• Anfragen zur Außerbetriebnahme eines Assets

Erwägen Sie die Einrichtung einer speziellen Abteilung, die für diese Prozesse verantwortlich ist. Kleinere Unternehmen sollten dennoch bestimmten Mitarbeitern oder Bereichen Rollen für das IT-Asset-Tracking zuweisen.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie konform sind

Ein übersehener Aspekt bei der Nachverfolgung von IT-Assets ist die Sicherstellung, dass Elemente etablierten Standards entsprechen. Wann wurde Ihr Netzwerk das letzte Mal gründlich überprüft? Haben Sie eingesetzte Drittsoftware auf Sicherheitslücken untersucht? Wie sicher sind Sie, dass Sie Mobilgeräte verschlüsselt haben, um versehentliche oder absichtliche Übertragungen von Unternehmensdaten zu verhindern?
Ihr IT-Asset-Tracking-Prozess kann zu einem wertvollen Werkzeug für die Sicherheit Ihres Unternehmens werden. Führen Sie regelmäßige Audit-Inventarisierungen durch und machen Sie die Katalogisierung dieser Art von Informationen zu einem Teil Ihrer Standardverfahren.

6. Finden Sie die richtige automatisierte Lösung

Die Initiierung der Nachverfolgung von IT-Ressourcen mit manuellen Prozessen setzt Sie einem größeren Risiko menschlicher Fehler aus. Es ist auch schwieriger, den Status der Ausrüstung zwischen verschiedenen Abteilungen zu koordinieren. Durch den Einsatz eines automatisierten Prozesses können Sie Ihr Asset-Tracking in andere Unternehmenssysteme integrieren. Das Markieren wertvoller IT-Ressourcen bedeutet, dass sie einfach mit Barcode-Scannern gescannt werden können, wodurch menschliche Fehler vermieden und die Dokumentation beschleunigt werden.
Auf diese Weise können andere Bereiche Daten für ihre eigenen Zwecke wie das Abrufen von Berichten oder das Erstellen von Budgets einfach abrufen. Es erleichtert auch die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern, die für das Laden und Validieren von Asset-Daten verantwortlich sind.
Verbessern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens, indem Sie eine Art IT-Asset-Tracking-System implementieren. Sie sparen Ihrem Unternehmen Geld und helfen dabei, die Nutzung von Ressourcen im gesamten Unternehmen zu organisieren und zu optimieren.