6 bewährte Strategien für präzises IT-Asset-Management

Unternehmen geben jährlich Millionen aus, um ihre Mitarbeiter mit der technischen Ausrüstung auszustatten, die zur Unterstützung ihrer organisatorischen Rollen nötig ist. Ein Teil dieser Kosten entfällt auf Ersatz verschlissener oder veralteter Technologie. Ein anderer Teil entsteht, weil Unternehmen kein ordentliches IT-Asset-Tracking betreiben.
Den Überblick über IT-Equipment zu verlieren, bedeutet, dass Ihre Organisation am Ende Geld für Equipment oder Lizenzen ausgibt, die sie bereits besitzt. Dinge gehen verloren, wenn Mitarbeiter in Rollen wechseln, die andere Tools erfordern, oder das Unternehmen ganz verlassen. Auch bei Upgrades der von einem Geschäftsbereich genutzten Ausrüstung ist es leicht, den Überblick zu verlieren.

Der beste Weg, das Unternehmen vor unnötigen Equipment-Kosten zu bewahren, ist die Befolgung solider IT-Asset-Tracking-Praktiken. Unternehmen profitieren durch:

• Reduzierung der Wartungskosten
• Optimierung der Lizenznutzung
• Präzisere Budgetierung
• Fundierte Equipment-Beschaffungsentscheidungen
• Audit-Bereitschaft

Nicht zufrieden mit Ihrem aktuellen IT-Asset-Tracking-Prozess? Entwickeln Sie eine auf Ihre Organisation zugeschnittene Lösung mit diesen Best Practices.

1. Gründliches Inventar-Audit durchführen
2. Alle relevanten Informationen erfassen
3. Asset-Lebenszyklen abbilden
4. Regeln aufstellen
5. Compliance sicherstellen
6. Passende automatisierte Lösung finden

1. Gründliches Inventar-Audit durchführen

Die Idee, jeden Asset in Ihrem Unternehmen zu lokalisieren, kann einschüchternd wirken. Wir reden nicht nur von Desktop-Computern. Sie müssen jedes Tischtelefon, Mobilgerät, persönlichen Drucker und sogar firmeneigene Headsets finden, die aktuell in Ihrer Organisation im Einsatz sind.
Eingrenzen durch Nutzung bereits installierter Software-Programme zur Lokalisierung von Netzwerk-Assets. Methoden dazu:

• Windows-Geräte via Domain-Scan finden
• Netzwerk-Scan für Drucker, Linux-Computer, Macs, VMs, Drucker durchführen
• Agent-Scans im Heimnetz für registrierte Software und andere Items durchführen
• Registrierte Mobilgeräte orten

Diese Schritte sollten einen großen Teil Ihres Inventars identifizieren. Nachfolgend durch Bestätigung bei Mitarbeitern, dass sie spezifische Assets aktuell besitzen.

Zu lokalisierende IT-Assets

• Server
• Tastaturen
• Mäuse
• Software und zugehörige Lizenzen
• Service Packs
• Tablets
• Smartphones
• Tischtelefone
• Workstations
• Laptops
• Scanner
• Router
• Projektoren
• Tablets

Abschließend einen Floor-to-Floor-Sweep für Assets durchführen, die offline sein könnten oder nicht an trackbare Software angebunden sind – dies hilft auch, Shadow-IT-Hardware zu identifizieren.

2. Alle relevanten Informationen erfassen

Sobald Sie jedes Asset Ihres Unternehmens lokalisiert haben, ziehen Sie identifizierende Daten von jedem. Wichtigste Informationen:

• Beschreibung des Artikels
• Hersteller- und Modellnummern
• Hersteller
• Anschaffungskosten
• Aktuelle Abteilung
• Zugewiesener Owner
• Zustand des Artikels

Diese Informationen ermöglichen Managern und Führungskräften, zusätzliche Equipment-Bedarfe korrekt zu bewerten. Sie wissen, ob Equipment bereits im Haus ist oder tatsächlich beschafft werden muss.
Jedes Asset mit einem Tag versehen, der einen einzigartigen Barcode enthält, alle relevanten Infos in Ihrer Asset-Tracking-Software gespeichert. Scannen dieses Codes verrät alles, was Sie über das Equipment wissen müssen. (Nützlicher Tipp: Wenn Diebstahl oder Manipulation ein Thema sind, können Security-Tags diese Aktivitäten abschrecken.)

3. Asset-Lebenszyklen abbilden

Welche Performance erwarten Sie von Ihrem Asset vom Kauf bis zur Ausmusterung? Legen Sie diese Erwartungen in Phasen fest und weisen Sie jedem einen spezifischen Status zu. Nutzen Sie diese Rankings, um zu bewerten, wo Ihr Asset aktuell in dieser Methodik steht.

Beispiel für Lebenszyklus-Mapping

• Asset anfordern
• Kauf genehmigen
• Asset beschaffen
• Asset installieren oder deployen (Software, Hardware, neues Telefon, Server)
• Asset nutzen
• Asset lagern oder reparieren
• Asset in Ruhestand versetzen
• Asset entsorgen

Lebenszyklen verschiedener Assets variieren. Manchmal werden Workstations für wenige Monate für einen Contractor genutzt, dann gelagert, bis sie wieder gebraucht werden. Bestimmte Nutzer upgraden auf neuere Softwareversion, wodurch ältere Version für anderen Mitarbeiter frei wird.
Solche Austausche sorgfältig tracken. Lassen Sie nichts in Phasen des Wandels oder Übergangs durch die Ritzen fallen.

4. Regeln aufstellen

Stellen Sie klare Verfahren für Ausleihe, Zuweisung und Außerbetriebnahme von Assets sicher. Erlauben Sie keinen Abteilungswechsel ohne Durchsetzung von Standards bei:

• Wer Kontrolle über ein Asset übernimmt
• Entscheidungen, ein Asset an IT zurückzugeben
• Jeder, der Probleme mit dem Asset meldet
• Anfragen zur Außerbetriebnahme eines Assets

Erwägen Sie, eine spezifische Abteilung für diese Prozesse zu benennen. Kleinere Unternehmen sollten dennoch Rollen für IT-Asset-Tracking bestimmten Mitarbeitern oder Bereichen zuweisen.

5. Compliance sicherstellen

Ein oft übersehener Aspekt des IT-Asset-Trackings ist die Sicherstellung, dass Items etablierte Standards erfüllen. Wann erhielt Ihr Netzwerk letzte gründliche Inspektion? Haben Sie Drittsoftware auf Sicherheitslücken geprüft? Wie sicher sind Sie, dass Mobilgeräte verschlüsselt sind, um versehentliche oder absichtliche Übertragung von Firmendaten zu verhindern?
Ihr IT-Asset-Tracking-Prozess kann zu einem wertvollen Werkzeug werden, um Ihre Organisation sicher zu halten. Initiieren Sie periodische Audit-Inventuren und machen Sie die Katalogisierung dieser Informationen zu Standardverfahren.

6. Passende automatisierte Lösung finden

IT-Asset-Tracking mit manuellen Prozessen zu starten, erhöht das Risiko menschlicher Fehler. Auch die Koordination des Equipment-Status zwischen Abteilungen ist schwieriger. Ein automatisierter Prozess erlaubt Integration Ihres Asset-Trackings mit anderen Unternehmenssystemen. Das Taggen wertvoller IT-Assets ermöglicht einfaches Scannen mit Barcode-Scannern – eliminiert menschliche Fehler und beschleunigt Dokumentation.
Dies erlaubt anderen Bereichen, Daten für eigene Zwecke einfach abzurufen – z. B. Reports ziehen oder Budgets erstellen. Es erleichtert auch Collaboration mit Teammitgliedern, die für Laden und Validieren von Asset-Daten verantwortlich sind.
Steigern Sie die Effizienz Ihrer Organisation durch Implementierung eines IT-Asset-Tracking-Systems. Sie sparen Ihrem Unternehmen Geld und helfen, die Nutzung von Assets im gesamten Unternehmen zu organisieren und zu straffen.