Sind Sie ITAR-konform? Leitfaden zu ITAR-Compliance und -Vorschriften

Exportbestimmungen sind eine wichtige Überlegung für jedes US-Unternehmen, das Waren international versendet. Für Unternehmen, die in verteidigungsbezogenen Branchen und militärischen Anwendungen tätig sind, ist der Bedarf an angemessener Aufsicht und Kontrolle sogar noch größer. In den letzten Jahren wurden viele Schritte unternommen, um Vorschriften zu entwickeln, um die Öffentlichkeit und Unternehmen besser vor Geschäften mit fragwürdigen Organisationen zu schützen. Eine der größten Auswirkungen war die Umsetzung der International Traffic in Arms Regulations (ITAR). Diese Richtlinien wurden zu Beginn des 21. Jahrhunderts drastisch erweitert, als der globale Handel immer komplexer wurde und die Notwendigkeit, den Transport von Verteidigungsgütern sicher zu kontrollieren, zunahm.

Die ITAR-Vorschriften enthalten eine Reihe von Artikeln, die von vielen verwandten Organisationen verfasst wurden. Ein Beispiel sind die EAR (Export Administration Regulations), die vom US-Handelsministerium verwaltet werden und für Sendungen aller kontrollierten Artikel gelten. Sie sind weniger streng und weniger spezifisch als ITAR, schreiben aber dennoch Exportbestimmungen vor, die berücksichtigt werden müssen.

Zu verstehen, wie all diese Vorschriften funktionieren sollen und was Sie tun müssen, um die Einhaltung sicherzustellen, kann einschüchternd sein. Da die ITAR-Vorschriften für alle ausgewiesenen kontrollierten Artikel für die gesamte Lieferkette gelten, ist es außerdem möglich, einige Aspekte der Kontrolle zu übersehen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick darüber, was ITAR ist und wie es funktionieren soll, sowie einige wichtige Überlegungen, die Sie treffen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation die vollständige Einhaltung der Vorschriften gewährleisten kann. Laden Sie unsere ITAR-Compliance-Checkliste herunter, um eine Aufschlüsselung aller wesentlichen Schritte zum Erreichen und Aufrechterhalten der ITAR-Compliance zu erhalten.

Weitere Informationen zur ITAR-Konformität finden Sie unter:

• Was ist ITAR?
• ITAR-Bestimmungen
• Wer muss ITAR-konform sein?
• Informationen zur ITAR-Zertifizierung
• Best Practices für die ITAR-Compliance
• Zusätzliche Ressourcen zur ITAR-Konformität

Was ist ITAR?

ITAR ist eine Reihe von Exportkontrollanforderungen (22 CFR 120-130), die geschaffen wurden, um die Bewegung, den Verkauf oder die Weitergabe von Verteidigungstechnologie zu schützen und zu verhindern, dass sie in die Hände fremder Länder oder Parteien gelangt, die sie verwenden könnten böswillige Zwecke. Diese Regierungsvorschriften werden vom Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) im Außenministerium verwaltet. Die ursprüngliche Richtlinie für diese Kontrollen der Ausfuhr und vorübergehenden Einfuhr von Militärgütern wurde als Arms Export Control Act (AECA) geschaffen.

Der Geltungsbereich des ITAR wird durch die Dienstleistungen, Artikel und Technologien abgedeckt, die für militärische Zwecke bestimmt sind und in der U.S. Munitions List (USML) aufgeführt sind. Jede Organisation oder Einheit, die einen in der USML aufgeführten Artikel kontrolliert, muss ITAR-konform sein und sich über zukünftige Änderungen der Anforderungen auf dem Laufenden halten. Die primäre Kontrolle erfolgt über Exportlizenzen, die die Erlaubnis der US-Regierung erteilen, diese Waren an ausländische Unternehmen oder Parteien zu transportieren oder zu verkaufen.

Angesichts der Schwere dieser Vorschriften sind potenzielle Bußgelder und weitere Strafen bei Entdeckung von Verstößen möglich. Der ITAR ist auf der Website des U.S. Department of State als elektronische Veröffentlichung verfügbar und wird auch jedes Jahr in einer aktualisierten gedruckten Ausgabe herausgegeben. Der Leitfaden bietet einen Überblick über ITAR und einige wichtige betriebliche Überlegungen.

ITAR-Vorschriften

Die USML enthält 21 Kategorien von Artikeln und Dienstleistungen, die als Teil der AECA definiert sind. Bitte beachten Sie, dass diese Liste nicht auf bestimmte Waren beschränkt ist, sondern auch zugehörige technische Daten wie Designs und Baupläne enthält. Die Überprüfung ist ein wichtiger erster Schritt, um sich mit dem Prozess der Beschränkung des erforderlichen Zugriffs und der Aufrechterhaltung angemessener Kontrollen vertraut zu machen.

Die Gegenstände, die die meiste Kontrolle erlangen, werden als signifikante militärische Ausrüstung (SME) bezeichnet und umfassen Gegenstände wie Panzer, Sprengstoffe und andere mit offensichtlich militärischer Verwendung. Die USML hebt diese Elemente hervor, die von allen Stellen, die mit ihnen arbeiten, besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Alle Hersteller, Lieferanten, Importeure, Exporteure und Makler, die mit in der USML aufgeführten Artikeln und Dienstleistungen handeln, müssen sich beim DDTC registrieren. Der Registrierungsprozess selbst bestimmt nicht die Einhaltung – für deren Kontrolle letztendlich Sie verantwortlich sind –, aber es ist eine Voraussetzung, um bestimmte Lizenzen oder Genehmigungen für den Verkehr kontrollierter Waren zu erhalten.

Exportlizenz (DSP-5) – Dieses Formular ist der erste Schritt, um die Ausfuhr oder vorübergehende Einfuhr von kontrollierten Gütern zu arrangieren, die in der USML in ITAR aufgeführt sind. Diese Lizenz gewährt grundlegende Rechte zum Export von Waren und dient auch als Vehikel zur Abwicklung der folgenden Vereinbarungen durch das DDTC. Eine wichtige Überprüfung, die im Rahmen der DSP-5-Bewerbung durchgeführt wird, besteht darin, Bewerber auf der Grundlage von Geschäften mit sanktionierten oder mit einem Embargo belegten Ländern zu überprüfen. Die US-Regierung stellt eine konsolidierte Screening-Liste der eingeschränkten Länder zur Verfügung, die eine Liste aus den separaten Listen zusammenstellt, die unter anderem vom Außenministerium, dem Finanzministerium und dem Handelsministerium geführt werden. Es dient als gute Referenz für eine schnelle Überprüfung, aber es liegt in der Verantwortung des Antragstellers, die einzelnen Listen im Detail zu überprüfen. Wenn ein Antrag eingereicht wird, der eine Interaktion mit einer dieser Organisationen beabsichtigt, wird er mit ziemlicher Sicherheit abgelehnt.

Technische Unterstützungsvereinbarung (TAA) – Diese Vereinbarung umfasst den Austausch von technischen Informationen oder Kenntnissen in Bezug auf einen von ITAR kontrollierten Artikel. Beispiele können Anweisungen für die Wartung eines Artikels, Reparaturen oder Modifikationen sein. Der Umfang dieses technischen Austauschs, der eine TAA erfordert, versteht sich als urheberrechtlich geschützt und geht über normale Marketing- und bereits verfügbare öffentliche Informationen hinaus. Ihre Organisation ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle Personen, die mit den kontrollierten Artikeln in Verbindung stehen, über die ITAR-Vorschriften informiert werden, einschließlich aller Subunternehmer oder Berater.

Manufacturing License Agreement (MLA) – Dieses Dokument ermöglicht es einem ausländischen Unternehmen, eine Fertigung im Zusammenhang mit einem unter ITAR kontrollierten Artikel bereitzustellen. Diese Vereinbarung umfasst auch den Export von technischen Daten im Zusammenhang mit der Herstellung, wie sie für die kontrollierten Artikel erforderlich sind.

Lager- und Vertriebsvereinbarung (WDA) – Die WDA dient als primäres Mittel zur Einrichtung eines Lagers oder Vertriebszentrums in einem fremden Land für einen ITAR-kontrollierten Artikel, der aus den USA exportiert werden soll. Die Regionen für den beabsichtigten Verkauf sind in diesem Fall sehr wichtig, um sicherzustellen, dass Artikel nicht dort landen sanktionierte/Embargogebiete.

Wer muss ITAR-konform sein?

Wie bereits erwähnt, gilt ITAR für alle Unternehmen, die Geschäfte jeglicher Art im Zusammenhang mit kontrollierten Artikeln tätigen, die in der USML aufgeführt sind. Dies umfasst die Artikel selbst sowie alle damit verbundenen Dienste oder Daten. Die gesamte Lieferkette für den Artikel muss berücksichtigt werden, zusätzlich zu allen unterstützenden Drittanbietern und Beratern. Darüber hinaus gilt der Anwendungsbereich von ITAR über militärische und staatliche Stellen hinaus und gilt für einzelne Organisationen, die in diesen kontrollierten Gebieten Geschäfte tätigen.

Das Verstehen und Sicherstellen der ITAR-Konformität ist eine zentrale Verantwortung für jede Organisation, die an der Lieferung dieser kontrollierten Artikel beteiligt ist. Bei ITAR-Verstößen werden potenziell schwerwiegende Strafen verhängt, darunter zivilrechtliche Geldbußen von bis zu 500.000 USD, strafrechtliche Geldbußen von bis zu 1.000.000 USD und Gefängnisstrafen von bis zu 10 Jahren pro Fall. Schlimmer noch, die US-Regierung hat die Befugnis, Ihrem Unternehmen alle damit verbundenen künftigen Import- und Exportaktivitäten zu verbieten.

ITAR-Zertifizierung verstehen

In erster Linie erkennt der DDTC keinerlei ITAR-Zertifizierungen an. Es gibt zwar Berater und Einrichtungen, die Zertifizierungsdienste anbieten, aber eine Zertifizierung bringt Ihrem Unternehmen keinen Vorteil. Davon abgesehen könnte es einen klaren Vorteil haben, die Dienste eines Drittanbieters in Anspruch zu nehmen, um Ihrem Team dabei zu helfen, sich durch die oft komplexen Vorschriften zu navigieren und einen klaren Weg zur Einhaltung zu gewährleisten.

Anstatt sich auf eine Zertifizierung selbst zu konzentrieren, wird empfohlen, die Vorschriften und spezifischen Compliance-Bereiche, die von Ihrem Betrieb erwartet werden, vollständig zu überprüfen. Sobald Sie einen klaren Umfang der betroffenen Artikel basierend auf der USML und den Arten von Aktivitäten (Herstellung, Service, Export usw.) haben, die Ihr Unternehmen und verbundene Partner durchführen werden, können Sie alle erforderlichen Änderungen vornehmen und eine DDTC-Registrierung beantragen und erhalten ordnungsgemäße Genehmigungen, um die Einhaltung sicherzustellen.

Best Practices für die ITAR-Compliance

Basierend auf den Artikeln 22 CFR 120-130, die die ITAR-Vorschriften umreißen, gibt es eine Reihe von Bereichen, die überprüft werden müssen, um die Einhaltung sicherzustellen. Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen zur Erfüllung der Anforderungen:

Umgang mit technischen Daten – Die technischen Daten zu kontrollierten Artikeln, die in der USML aufgeführt sind, können weitreichend sein und Informationen wie Forschungsergebnisse, Herstellungsinformationen, Designs und Spezifikationen umfassen. Aus diesem Grund sollten Sie angeben, welche Informationen sensibler und proprietärer Natur sind, und angemessene Beschränkungen für den Zugriff darauf durch Verschlüsselung, Firewalls usw. einrichten. Ebenfalls wichtig zu berücksichtigen sind alle Medien, die sensible Daten enthalten, und alle virtuellen Hosting-Anbieter, die Sie verwenden . Denken Sie daran, dass es in der Verantwortung Ihrer Organisation liegt, die ITAR-Konformität für die Datenkontrolle zu erreichen.

Exportmanagementsystem (EMS) – Eine der nützlichsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, bevor Sie Genehmigungen für den Export von kontrollierten Artikeln beantragen, besteht darin, ein UMS zu erstellen oder, falls Sie bereits eines haben, sicherzustellen, dass es die spezifischen ITAR-Anforderungen erfüllt. Dieses System bietet Ihnen einen Ort für die Verwaltung und Verfolgung all dieser Exportanforderungen und richtet Ihr Team auf die richtige Dokumentation, Schulung und Sensibilisierung aus, die zur Vermeidung von Fehlern erforderlich sind. Eine gründliche Kenntnis darüber, was Ihre Produkte sind, wie sie klassifiziert sind und wohin sie versandt werden, ist unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften zu erreichen.

Verwaltung kontrollierter Artikel – Abgesehen von der ordnungsgemäßen Verfolgung technischer Daten und Informationen ist es auch wichtig, ein umfassendes Verständnis der Handhabung, Bewegung und Lagerung Ihrer physischen Gegenstände zu haben. Da die gesamte Lieferkette für alle kontrollierten Artikel betroffen ist, möchten Sie alle beteiligten Teile genau verstehen und ordnungsgemäße Zugangskontrollen in Ihren Gebäuden aufrechterhalten, z. B. Zugangsausweise für eingeschränkte Bereiche und angemessene physische Sicherheitsmaßnahmen. Darüber hinaus sollten Sie in Ihrer gesamten Einrichtung und insbesondere auf allen ITAR-Artikeln selbst eine klare und dauerhafte Kennzeichnung beibehalten.

In der heutigen Verteidigungsindustrie sind UID-Etiketten (Unique Identification) eine gängige Lösung zur Kennzeichnung kontrollierter Gegenstände. UID-Etiketten bieten eine sichere und dauerhafte Markierung, die die ITAR-Anforderungen erfüllt und während der erwarteten Lebensdauer des Artikels lesbar bleiben kann. Wie Sie Ihr Lager, Ihre Büros und Ihre Fertigung organisieren, ist besonders wichtig, wenn es um ITAR-kontrollierte Artikel geht.

Vermeiden Sie DSP-5-Exportlizenzanwendungsfehler – Bei der Einreichung eines ersten DSP-5-Antrags müssen die korrekten Informationen eingegeben werden, um Verzögerungen bei der Bearbeitung oder Ablehnungen zu vermeiden. Die Bearbeitung eines Antrags kann unter normalen Umständen zwischen einem oder zwei Monaten dauern, Verzögerungen können jedoch viel länger dauern. Ein häufiger Fehler ist das Einschließen von Verweisen auf Vorschriften oder Gesetze außerhalb der USA. Da das Dokument nur für US-Exportinteressen gilt, sollten Sie alle internationalen Vorschriften in separaten Vereinbarungen direkt mit diesen Parteien abdecken. Ein weiteres häufiges Problem besteht darin, dass nicht alle relevanten ausländischen und inländischen Endbenutzer und alle Unterlizenznehmer im richtigen Teil des Formulars korrekt identifiziert werden. Dies ist eine besonders wichtige Information, da die Endverwendungsziele für alle kontrollierten Artikel genau geprüft werden.

Die ITAR-Erwartungen sind hochgradig organisiert. Mit einem klaren Verständnis Ihrer Verantwortlichkeiten als verbundene Organisation können Sie Compliance in allen Bereichen sicherstellen. Die Überprüfung der USML und die Registrierung beim DDTC, falls erforderlich, sind wichtige erste Schritte, die helfen können, genau zu klären, was getan werden muss. Die Zusammenarbeit mit externen Beratern und Auftragnehmern, die sich umfassend mit ITAR auskennen, kann Ihnen dabei helfen, einen soliden Aktionsplan für die Einrichtung eines UMS und die Durchführung vollständig konformer Exporte zu erstellen. Und die Einrichtung eines Nachverfolgungssystems mit DoD-zugelassenen UID-Etiketten, die Vorschriften wie MIL-STD-130 und STANAG 2290 entsprechen, hilft Ihnen, eine strengere Kontrolle zu behalten, indem Sie kontrollierte Vermögenswerte in der gesamten Lieferkette nachverfolgen.

Das Erreichen von Compliance ist von entscheidender Bedeutung, und die Aufrechterhaltung ist noch wichtiger. Best Practices und Schulungen auf dem Laufenden zu halten, ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter wachsam bleiben und sich für den Prozess engagieren. Ihre vertraulichen Informationen sind besonders wichtig, und es ist von entscheidender Bedeutung, die erforderlichen Kontrollen für den Standort von Assets und den Datenzugriff zu haben. Ein ITAR-konformer Betrieb muss nicht übermäßig kompliziert sein, und wenn Sie Ihre Bemühungen auf die richtigen Bereiche konzentrieren, können Sie ein optimiertes und effizientes Kontrollsystem für Ihr Unternehmen erstellen. Laden Sie unsere einfach zu befolgende ITAR-Compliance-Checkliste herunter, um Schritt für Schritt alles aufzuschlüsseln, was Sie tun müssen, um die ITAR-Compliance zu erreichen und aufrechtzuerhalten.

Zusätzliche Ressourcen zur ITAR-Konformität

Weitere Informationen zur ITAR-Compliance und verwandten Themen finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• Fünf Tipps zur Vermeidung kostspieliger ITAR-Verstöße
• Was ist ITAR-Compliance?
• Richtlinien für ITAR-, EAR- und DFARS-Compliance-Anforderungen
• 4 Tipps für das ITAR-Compliance-Training
• 5 Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen ITAR-Technologieübertragungszettel verhindern kann
• NEI ITAR 101 Webinar für Anfänger und erfahrene Praktiker
• Was ist ITAR und seine Rolle in der Fertigung?
• ERP hilft Rüstungsherstellern bei der Erfüllung der ITAR-Konformität
• ITAR-Bestimmungen, die Sie kennen müssen
• ITAR-Bußgelder können Ihr Unternehmen lahmlegen