Wie Arbeitsanweisungen Effizienz und Compliance in Ihrem Unternehmen vorantreiben

Arbeitsanweisungen sind das „Wie man es macht“ in der Industrie

Arbeitsanweisungen spielen eine wesentliche Rolle im Funktionieren einer Struktur. Schwere Industriestandorte wie Dienstleistungsunternehmen werden von allen Unternehmen genutzt. Nach den Prozessen, die die gesamte Produktionssequenz rahmen, und im Gefolge der Prozesse, die die Rolle jedes Einzelnen im Prozess definieren, kommen die Betriebsarten. Sie beschreiben im Detail die Art jeder auszuführenden Aufgabe und die an ihrer Fertigstellung beteiligten Schritte.

Arbeitsanweisungen sind daher die ersten Markierungen für Produktivität, Effizienz und Qualität eines Unternehmens.

Die Bedeutung von Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen beantworten eine fundamentale Frage in einem Kundenzufriedenheitsprozess: Wie wird das dem Kunden gelieferte Produkt oder die Dienstleistung produziert? Dabei heben sie eine ebenso wichtige Herausforderung für das Unternehmen hervor: Jede Aufgabe zu dokumentieren und zu analysieren, um die gesamte Struktur produktiv und profitabel zu machen, während auf hohem Qualitätsniveau produziert wird. In diesem Sinne sind Arbeitsanweisungen ein integraler Bestandteil des Wissensmanagements. Ziel ist es, die Fähigkeiten und das Wissen jedes Bedieners synoptisch (Diagramme) oder textuell (Schritt-für-Schritt-Anweisungen) zu dokumentieren, um jede Aufgabe bestmöglich zu erledigen.

Die Wissensvermittlung ist eines der Ergebnisse der Arbeitsanweisungen, kontinuierliche Verbesserung ist eine andere.

Arbeitsanweisungen: Ein Qualitätsmanagement-Tool

Arbeitsanweisungen sind ein integraler Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems (QMS). Sie dokumentieren die an jedem Arbeitsplatz auszuführenden Aufgaben. Sie können sich jedoch auch transversal erstrecken. In diesem Fall verwalten sie beispielsweise einen Workflow von Aufgaben, die an verschiedenen Arbeitsplätzen ausgeführt werden. Dies nennt man einen Arbeitsgang. Integriert in den Rahmen eines Kaizen-Ansatzes werden Arbeitsanweisungen dann zu kontinuierlichen Verbesserungswerkzeugen, die es jedem Bediener ermöglichen:

• Seine Aufgabe effektiv zu erledigen;
• Die Relevanz jedes in den Arbeitsanweisungen definierten Schritts zu identifizieren;
• Verbesserungen vorzuschlagen;
• Diese Verbesserungen zu dokumentieren.

Diese kontinuierliche Verbesserung und Überarbeitung der Arbeitsanweisungen, die für das Unternehmen notwendig sind, muss dennoch methodisch durchgeführt werden. Andernfalls könnte dies zu gegenläufigen Ergebnissen führen. Tatsächlich liegt die Schwäche jedes QMS in der schlechten Kontrolle der verschiedenen Versionen desselben Dokuments. Es ist daher unerlässlich, dass jedes Dokument einzigartig und durch ein Revisionssystem identifiziert wird, das es jedem ermöglicht, sicherzustellen, dass er an der neuesten Revision arbeitet.

Arbeitsanweisungen besser dokumentieren

Selbst wenn heutzutage, dank des Aufkommens digitaler Technologie, Versionierung leichter verwaltet wird, ist das Problem schlechter Dokumentversionen im Umlauf bei weitem nicht gelöst. Tatsächlich verhindert digitale Technologie nicht, dass Bediener Arbeitsanweisungen ausdrucken und vergessen, sie zu vernichten, wenn eine neue Version verfügbar ist. Dies erhöht das Risiko, eine veraltete oder weniger geeignete Version zu verwenden. Ganz zu schweigen von den unvermeidlichen Anmerkungen, die Mitarbeiter auf ihren Arbeitsanweisungen machen. Sie bleiben auf ihre Arbeitsplätze beschränkt, während einige für die gesamte Struktur nützlich sein könnten… Wie also Arbeitsanweisungen erstellen? Um dies zu überwinden, müssen Unternehmen in der Lage sein, sich mit effektiven Betriebsarten-Management-Lösungen auszustatten. Lösungen, die es einfach machen, Arbeitsanweisungen durchzuführen, Updates zu verwalten und sicherzustellen, dass nur die neuesten Revisionen im Umlauf sind…

Angesichts der Bedeutung von Arbeitsanweisungen für das Unternehmen sind die Einsätze klar: Sie erfordern die Implementierung von Lösungen, die es einfach machen, sie zu erstellen und zu verwalten. So beherrscht, werden Arbeitsanweisungen Unternehmen ermöglichen, das Wissen in ihnen besser zu dokumentieren, aber auch ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

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