Die Rolle von Arbeitsanweisungen im Unternehmen

Arbeitsanweisungen sind das „How to do“ in der Branche

Arbeitsanweisungen spielen eine wesentliche Rolle für das Funktionieren einer Struktur. Schwerindustriestandorte wie Dienstleistungsunternehmen werden von allen Unternehmen genutzt. Nach den Prozessen, die den gesamten Produktionsablauf umrahmen, und im Kielwasser der Prozesse, die die Rollen jeder Person im Prozess definieren, kommen die Betriebsarten. Sie beschreiben über das Menü die Art jeder auszuführenden Aufgabe und die Schritte, die zu ihrer Fertigstellung erforderlich sind.

Arbeitsanweisungen sind daher die ersten Indikatoren für die Produktivität, Effizienz und Qualität eines Unternehmens.

Die Bedeutung von Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen beantworten eine grundlegende Frage in einem Kundenzufriedenheitsprozess:Wie wird das für den Kunden bereitgestellte Produkt oder die Dienstleistung hergestellt? Damit weisen sie auf eine ebenso wichtige Herausforderung für das Unternehmen hin:Jede Aufgabe zu dokumentieren und zu analysieren, um die gesamte Struktur produktiv und profitabel zu machen und gleichzeitig auf einem hohen Qualitätsniveau zu produzieren. In diesem Sinne sind Arbeitsanweisungen ein integraler Bestandteil des Wissensmanagements. Das Ziel hier ist es, die Fähigkeiten und Kenntnisse jedes Bedieners auf synoptische (Diagramme) oder textuelle Weise (Schritt-für-Schritt-Anleitungen) zu dokumentieren, um jede Aufgabe bestmöglich zu erfüllen.

Die Weitergabe von Wissen ist eines der Ergebnisse der Arbeitsanweisungen, die kontinuierliche Verbesserung ein anderes.

Arbeitsanweisungen:ein Qualitätsmanagement-Tool

Arbeitsanweisungen sind ein integraler Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems (QMS). Sie dokumentieren die zu erledigenden Aufgaben pro Position. Sie können sich aber auch quer erstrecken. In diesem Fall verwalten sie beispielsweise einen Arbeitsablauf von Aufgaben, die an verschiedenen Arbeitsplätzen ausgeführt werden. Dies wird als Bereich bezeichnet. Integriert im Rahmen eines Kaizen-Ansatzes werden Arbeitsanweisungen dann zu Werkzeugen der kontinuierlichen Verbesserung, die es jedem Bediener ermöglichen:

• Um seine Aufgabe effektiv zu erfüllen;
• Um die Relevanz jedes in den Arbeitsanweisungen definierten Schritts zu identifizieren;
• Um Verbesserungen vorzuschlagen;
• Um diese Verbesserungen zu dokumentieren.

Diese für das Unternehmen notwendige kontinuierliche Verbesserung und Überarbeitung von Arbeitsanweisungen muss jedoch methodisch erfolgen. Andernfalls kann es zu kontraproduktiven Ergebnissen kommen. Tatsächlich liegt die Schwäche jedes QMS in der schlechten Kontrolle der verschiedenen Versionen desselben Dokuments. Daher ist es wichtig, dass jedes Dokument einzigartig ist und durch ein Revisionssystem identifiziert wird, das es jedem ermöglicht, sicherzustellen, dass er an der neuesten Revision arbeitet.

Arbeitsanweisungen besser dokumentieren

Auch wenn die Versionierung heute dank des Aufkommens digitaler Technologien einfacher zu handhaben ist, ist das Problem schlechter Versionen von im Umlauf befindlichen Dokumenten noch lange nicht gelöst. Tatsächlich hindert die digitale Technologie die Bediener nicht daran, Arbeitsanweisungen auszudrucken und zu vergessen, sie zu vernichten, wenn eine neue Version verfügbar ist. Dadurch steigt das Risiko, eine veraltete oder besser geeignete Version zu verwenden. Ganz zu schweigen von den unvermeidlichen Anmerkungen, die Mitarbeiter auf ihren Arbeitsanweisungen machen. Sie bleiben auf ihre Arbeit beschränkt, während einige für die gesamte Struktur von Vorteil sein könnten ... Also wie man Arbeitsanweisungen erstellt ? Um dies zu bewältigen, müssen Unternehmen in der Lage sein, sich mit effektiven Betriebsartenmanagement-Lösungen auszustatten. Lösungen, die es einfach machen, Arbeitsanweisungen auszuführen, Updates zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass nur die neuesten Versionen in Umlauf sind …

Angesichts der Bedeutung von Arbeitsanweisungen für das Unternehmen ist klar, worum es geht:Sie erfordern die Implementierung von Lösungen, die es einfach machen, sie zu erstellen und zu verwalten. So gemeistert, werden die Arbeitsanweisungen es Unternehmen ermöglichen, das in ihnen enthaltene Wissen besser zu dokumentieren, aber auch ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

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