Herausforderungen bei der Aktualisierung papierbasierter Arbeitsanweisungen in modernen Industrien

Schlüsselelement der industriellen Dokumentation ist die Betriebsart die grundlegende Unterstützung, die es Bedienern ermöglicht, bei der Ausführung der ihren jeweiligen Jobs innewohnenden Aufgaben geleitet zu werden. Es ist daher vital für das Unternehmen, dass diese Dokumente nicht nur perfekt klar und lesbar, sondern auch frei von Fehlern sind, die zu Nichtkonformitäten bei der Ausführung von Operationen führen würden.

Aktualisierung von Papier-Arbeitsanweisungen: Zeit- und Energieverschwendung

Da sich das Umfeld, in dem das Unternehmen agiert, weiterentwickelt und dynamischer wird, muss auch die Art und Weise, wie es operiert und produziert, sich anpassen. Arbeitsanweisungen können nicht in der Zeit eingefroren bleiben, da sie sich an das Eintreffen neuer Faktoren anpassen müssen: neue Normen, neue Werkzeuge, neue Prozesse, neue Anforderungen etc. Zudem können Fehler oder Quellen von Ineffizienz und Nichtkonformität in diesen Arbeitsanweisungen festgestellt werden, sobald sie im Feld angewendet werden.

Es sind daher regelmäßige Änderungen an diesen Betriebsverfahren erforderlich, was bedeutet, dass sie jedes Mal aktualisiert werden müssen. Dies ist jedoch offensichtlich ein ernstes Problem bei traditionellen papierbasierten Medien.

Das bedeutet, dass alle Exemplare der alten Versionen (die nicht aktuell sind) der Arbeitsanweisungen aus dem Verkehr gezogen werden müssen, um sicherzustellen, dass kein Mitarbeiter sie noch zur Ausführung seiner Arbeit verwendet. Der nächste Schritt ist der Nachdruck der Medien, dann die Sicherstellung, dass alle Bediener die aktualisierten Dokumente nach Validierung durch die verschiedenen betroffenen Akteure (Produktionsleiter, Qualitätsleiter, Bediener, die auch an diesen Aktualisierungen beteiligt sein können…) erhalten. All dies mobilisiert Ressourcen (materiell und menschlich), Energie und Zeit.

Es ist daher unmöglich, Papierdokumente zu aktualisieren, ohne dass ein gewisser Abfall anfällt, ganz zu schweigen von den Umweltfolgen, da Papier zwar recycelbar ist, aber ein beträchtliches Potenzial an Abfall darstellt.

Schwierigkeiten bei Dokumentenmanagement und -sicherheit

Da Unternehmensdokumentation archiviert werden muss, kann man sich leicht das Volumen der zu speichernden und zu verwaltenden Dokumente vorstellen, während sie sich ansammeln. Sie erfordern einen dedizierten Raum mit erheblichen materiellen Ressourcen (Schränke, Aktenschränke, Schutz vor Abnutzung etc.) und organisatorischen Ressourcen.

Die Aktualisierung von Arbeitsanweisungen wirft auch ein Sicherheits- und Vertraulichkeitsproblem auf. Sicherheitsproblem besteht, da jedes Papiermedium bei Unfall, Fehlhandhabung oder Katastrophe (Brand, Überschwemmung…) wahrscheinlich verändert oder sogar zerstört wird. Was die Vertraulichkeit betrifft, so bestehen Bedenken hinsichtlich möglicher Datenlecks an Wettbewerber, da Papierdokumente versteckt und missbraucht werden können.

Probleme, denen die Digitalisierung Lösungen bringt. Wenn sie ordnungsgemäß gesichert sind, sind digitalisierte Betriebsverfahren weniger anfällig für dieses Offenlegungsrisiko. Zudem können Arbeitsanweisungen, die auf digitalen Medien gespeichert und zugänglich sind, nicht auf die gleiche Weise verloren gehen oder zerstört werden wie Papierdokumente. Entmaterialisierung erleichtert auch die Bereitstellung neuer, geänderter und aktualisierter Dokumente. Diese werden automatisch und schnell an die von Bedienern im Feld verwendeten Terminals übermittelt.

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