Asset-Tracking-Software:Lokalisieren und verfolgen Sie Ihre Assets genau

Sie haben sich für die Asset-Tracking-Software entschieden. Das ist eine kluge Entscheidung, denn es gibt viele Vorteile.

Was ist Asset-Tracking-Software?

Eine Asset-Tracking-Software bietet Benutzern Möglichkeiten, den Standort von physisch markierten Assets digital zu verfolgen. Es speichert auch Asset-Informationen und Bestandsdaten und kann Manager benachrichtigen, wenn der Ersatzteilbestand niedrig ist.

Die Verwendung von Software zur Nachverfolgung dieser Assets kann hilfreich sein:

• Stellen Sie sicher, dass geplante Wartungsarbeiten rechtzeitig abgeschlossen werden
• Richten Sie Warnungen und Benachrichtigungen ein, damit die entsprechenden Mitarbeiter automatisch Aufgaben zugewiesen werden, wenn neue Arbeitsaufträge erstellt werden
• Verfolgen Sie den Lebenszyklus von Assets. Informationen über Gerätezustand, Alter und mehr werden im System erfasst und gespeichert
• Erstellen Sie Berichte und berechnen Sie die Abschreibung von Maschinen

Warum Menschen Asset-Tracking-Software verwenden:

Der zeitaufwändigste Aspekt bei der Einrichtung eines vorbeugenden Wartungsprogramms besteht darin, eine Einrichtung zu durchlaufen und eine Bestandsaufnahme aller relevanten Anlagen zu erstellen. Die Verwendung von Asset-Tracking-Software hilft Ihnen dabei

• Bestandsverwaltung: Benutzer geben Daten ein, um physische Werkzeuge, Softwarelizenzen und Verträge zu verfolgen. Die resultierende Datenbank vereinfacht die Prüfung. Daten zum Einsteigen von Assets und Check-in- oder Check-out-Funktionen tragen dazu bei, Verluste zu vermeiden und regelmäßige Updates zu fördern.
• Asset-Lifecycle-Management: Benachrichtigen Sie Benutzer über obligatorische oder hilfreiche Software-Updates. Verwalten Sie die Veräußerung von Vermögenswerten. Benachrichtigen Sie die Beteiligten, wenn es an der Zeit ist, Verträge zu kündigen oder zu erneuern.
• Zentraler Helpdesk: Erstellen Sie einen digitalen Papierpfad, um Akquisitionen, Anfragen, Aktualisierungen, Lizenzverwaltung, Compliance, Optimierungsbedarf und mehr zu verfolgen.

Zusätzlich hilft Ihnen die Nachverfolgung fester und mobiler Anlagen:

Finden Sie Ihre Assets schnell, genau dann, wenn Sie sie brauchen

Asset-Tracking-Software kann Ihnen sagen, wo sich etwas befindet oder, mit einem einfachen Check-in/Check-out-System, wer es hat oder zuletzt hatte. Es ist das gleiche Binärsystem, das von Ihrer lokalen Bibliothek verwendet wird. Jedes Buch wird als „in“ oder „out“ erfasst, und wenn es out ist, weiß das System auch, wer es hat. Im Facility Management können Check-in/Check-out-Systeme für gemeinsam genutzte Assets eingerichtet werden. Zum Beispiel die Tablets, die Techniker während ihrer Schichten mit sich führen, um auf CMMS-Software zuzugreifen. Die Fähigkeit, „Verantwortung zu prüfen“, verlängert die Lebensdauer bestimmter Arten von Vermögenswerten; Jeder ist ein bisschen vorsichtiger, wenn er weiß, dass sein Name an das letzte Mal angehängt ist, als etwas verwendet wurde.

Treffen Sie Entscheidungen darüber, welche Assets Sie in Zukunft kaufen möchten

Leiht sich das Front Office ständig den Beamer der IT-Abteilung aus? Hat die Wartungsabteilung in den letzten sechs Monaten Geld für eine Schweißanlage ausgegeben, die nicht überprüft wurde? Das Verfolgen von Assets sagt Ihnen mehr als nur, wo sich die Dinge befinden. Es zeigt Ihnen, wo sie gewesen sind, und Unternehmen können diese Informationen nutzen, um bessere Entscheidungen über die Vermögenswerte zu treffen, in die sie in Zukunft investieren möchten.

Kontrollieren Sie Ihr Vermögen mit schnellen, genauen Zählungen

Um im Anlagenmanagement erfolgreich zu sein, müssen Sie aktuelle Aufzeichnungen über die Teile führen, die die Wartungsabteilung auf Lager hat. Die manuelle Bestandsverfolgung ist ein langsamer und fehleranfälliger Prozess. Und es ist nicht schwer zu verstehen, warum. Denken Sie an Ihre eigene Küche. Stellen Sie sich jetzt die Müllschublade vor. Es ist diejenige voller kleiner, selten nützlicher, meist wertloser Gegenstände. Wie lange würden Sie brauchen, um eine Bestandsaufnahme zu erstellen, ohne Fehler zu machen? Stellen Sie sich vor, Sie müssten jeden losen Kabelbinder und all diese Plastiklaschen zum Verschließen von Brottüten manuell inspizieren und aufschreiben. Aber mit der Asset-Tracking-Software müssen Sie nur jeden Artikel scannen und fertig.

Aber das wissen Sie alles, denn Sie haben sich bereits für die Asset Management Software entschieden.

Sie wissen auch, je früher Sie anfangen, desto besser. Denn je kleiner die Anzahl der Assets, mit denen Sie beginnen, desto schneller können Sie sie alle in das System aufnehmen. Und Ihr Unternehmen wächst, was mehr Vermögenswerte bedeutet, was bedeutet, je länger Sie warten, desto länger wird der Prozess dauern.

Wussten Sie, dass Asset Maintenance Management Ihrem Unternehmen Geld spart? Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Blog über 4 Möglichkeiten, wie Asset Maintenance Management Ihrem Unternehmen Geld spart.

Aber zuerst gibt es eine weitere wichtige Entscheidung zu treffen. Sie müssen entscheiden, welche Art von Tags Sie verwenden möchten. Es stehen einige zur Auswahl, aber nur eine wird Ihren spezifischen Anforderungen am besten gerecht.

Asset-Tracking mit Barcodes

Mit einer langen und beeindruckenden Geschichte sind Strichcodes und Strichcode-Lesegeräte oft das, woran die Leute denken, wenn sie an „Vermögensverfolgung“ denken.

Der Einstieg ist einfach, da Scanner und Tags immer günstiger werden. Tatsächlich können Sie wahrscheinlich Ihre eigenen Tags drucken, und die meisten modernen Smartphones und Tablets arbeiten mit ihren eingebauten Kameras als Lesegeräte. Wenn Sie etwas Robusteres als einen Papieraufkleber benötigen, können Sie auch Anhänger kaufen, die für rauere Umgebungen ausgelegt sind, einschließlich solcher aus strapazierfähigem Kunststoff und Metall.

Aber das Barcode-System ist nicht perfekt, das kennen Sie bereits aus eigener Erfahrung an der Self-Checkout-Linie im Supermarkt. Es kann schwierig sein, die Lesegeräte zum Laufen zu bringen, insbesondere wenn der Barcode beschädigt wurde. Manchmal macht sogar eine kleine Verzerrung einen Barcode unlesbar. Am Ende muss man oft nur ein bisschen Händchen dafür entwickeln. Ist Ihnen aufgefallen, dass Kassierer, die viel Erfahrung mit der Technologie haben, nie Probleme zu haben scheinen?

Abgesehen von den kleinen Frustrationen gibt es gute Gründe, warum Barcodes so verbreitet sind. Die Technik ist zuverlässig und kostengünstig. Die Leute verwenden es, weil es funktioniert und sie sich damit wohlfühlen.

Asset-Tracking mit RFID

RFID-Tags (Radio Frequency Identification) haben mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen Barcodes, sind jedoch mit Kompromissen verbunden.

Barcodes können nur wenige Informationen enthalten, was bei Verwendung einer Cloud-basierten EAM-Software normalerweise kein Problem darstellt. Alle Informationen zu jedem Asset werden ohnehin online gespeichert. Aber in Umgebungen, in denen der Internetzugang unerschwinglich ist, wird diese Einschränkung zu einem größeren Problem. RFID-Tags können jedoch viel mehr Informationen speichern als Barcodes, was sie zu einer besseren Wahl an abgelegenen Orten macht. Beispielsweise können kritische Serviceinformationen auf dem Tag selbst gespeichert werden, was ein computerbasiertes Offline-Wartungsmanagement ermöglicht. Die Tags können auch so eingerichtet werden, dass Sie sie nicht nur lesen, sondern auch beschreiben können, was viele Möglichkeiten eröffnet. Beispielsweise könnte ein Tag Ihnen mitteilen, wann es zuletzt gescannt wurde.

Da die RFID-Technologie Funkfrequenzen verwendet, benötigen Scanner keine direkte Sichtverbindung. Tatsächlich müssen ein Scanner und ein Tag nicht einmal nahe beieinander sein. Die Entfernung hängt von der Größe und dem spezifischen Typ des Tags ab, aber Scanner können mit kleinen, kostengünstigen Tags aus einer Entfernung von bis zu 300 Fuß kommunizieren. Dies macht das Scannen von Tags für Techniker viel einfacher und ermöglicht Ihnen auch, die Tags besser zu schützen; Der Scanner benötigt keine Sichtverbindung, sodass Sie die Tags sicher unter schützenden Kunststoffabdeckungen aufbewahren können.

RFID-Tags sind auch schneller als herkömmliche Barcodes, da Sie mehrere gleichzeitig scannen können. Erinnern Sie sich an die Müllschublade in Ihrer Küche, die Sie inventarisieren wollten? Mit Barcodes müssten Sie jeden Artikel aufnehmen und lesen. Mit RFID-Tags könnten Sie alle Tags auf einmal scannen, von der anderen Seite des Raums.

Ein häufigeres Arbeitsplatzbeispiel wären die Möbel in einem Bürogebäude. Mit Barcodes müssten Sie herumlaufen und jedes Asset lesen, und das könnte bedeuten, unter Schreibtische zu kriechen und Stühle umzudrehen, um nach Barcode-Aufklebern zu suchen. Mit RFID-Tags könnten Sie an der Tür jedes Büros stehen und alle Tags gleichzeitig scannen.

Wenn Sie sich für RFID-Tags entscheiden, müssen Sie sich nach passiven und aktiven Versionen umsehen. Passive RFID-Tags werden schnell von den Scannern mit Strom versorgt; sie haben keine eigenen Machtquellen. Dies senkt ihre Kosten, ermöglicht es ihnen, kleiner zu sein, und verlängert ihre Lebensdauer. Aber sich auf externe Stromversorgung zu verlassen, verkürzt tendenziell auch die Entfernung, aus der sie gescannt werden können. Aktive Tags enthalten ihre eigene Stromversorgung, wodurch sie über größere Entfernungen senden können. Es gibt jedoch einen Kompromiss. Wie bei fast allem mit einem internen Netzteil ist die Lebensdauer begrenzter. Da aktive RFID-Tags letztendlich größer sind und mehr kosten, sind sie im Allgemeinen besser für größere Anlagen geeignet.

RFID-Tags sind großartig, aber nicht perfekt. Die Tags und die Scanner kosten viel mehr als Barcode-Geräte. Auch wenn Sie viele Scanner oder Tags haben, die gleichzeitig nahe beieinander senden oder empfangen, können die Funksignale kollidieren. Es gibt Möglichkeiten, dieses Problem zu umgehen, aber es ist etwas, das im Auge behalten werden muss. Außerdem gab es seit der Einführung der Technologie anhaltende Sicherheitsbedenken. Tags können mehr Daten enthalten als Barcodes, aber es reicht immer noch nicht aus, um eine Verschlüsselung zu ermöglichen. Das bedeutet, dass unter Umständen jeder mit entsprechender Ausrüstung die Tags scannen kann.

Also, was ist das richtige Asset-Tracking-Tag für mich?

Wie bei jeder Technologie gibt es auch bei Barcode- und RFID-Tags Vor- und Nachteile. Wenn Sie über Ihre Vermögenswerte, Einrichtungen, Arbeitsabläufe und Ihr Budget nachdenken, können Sie die für Sie am besten geeignete auswählen.

Ein Teil des Entscheidungsprozesses sollte das Gespräch mit Ihrem CMMS-Anbieter sein. Sie sind nicht nur Fachexperten, sondern können Ihnen auch sagen, wie Sie ihre Software am besten mit verschiedenen Arten von Tags verwenden.

Wir verstehen, dass die Suche nach einer neuen Asset-Tracking-Software überwältigend sein kann. Online-Verzeichnisse wie Software Advice und Capterra helfen Tausenden von Facility Managern bei der Auswahl der richtigen Asset-Tracking-Software für ihr Unternehmen. Lesen Sie den Käuferleitfaden von Software Advice und machen Sie sich mit den allgemeinen Funktionen einer Asset-Tracking-Software sowie den Faktoren vertraut, die Käufer beim Kauf berücksichtigen sollten.