Asset-Tracking-Software: Präzise Echtzeit-Asset-Lokalisierung und -Management

Sie haben sich für Asset-Tracking-Software entschieden. Kluge Wahl – die Vorteile sind zahlreich.

Was ist Asset-Tracking-Software?

Asset-Tracking-Software ermöglicht digitale Verfolgung physisch getaggter Asset-Standorte. Sie speichert Asset-Informationen und Bestandsdaten und warnt Manager, wenn Ersatzteilbestände niedrig sind.

Softwaregestütztes Tracking hilft bei:

• Sicherstellung termingerechter geplanter Wartung
• Einrichtung von Alerts/Notifications, damit passendes Personal automatisch bei neuen Arbeitsaufträgen zugewiesen wird
• Verfolgung des Asset-Lebenszyklus – Gerätezustand, Alter etc. werden erfasst und gespeichert
• Berichte erstellen und Maschinenabschreibung berechnen

Warum Asset-Tracking-Software nutzen:

Der zeitaufwendigste Teil beim Aufbau eines PM-Programms ist die Bestandsaufnahme aller relevanter Assets in der Anlage. Asset-Tracking-Software unterstützt bei:

• Bestandsmanagement: Nutzer erfassen Daten zu physischen Tools, Softwarelizenzen, Verträgen. Die Datenbank vereinfacht Audits. Asset-Onboarding-Daten und Check-in/out-Features verhindern Verlust und fördern regelmäßige Updates.
• Asset-Lebenszyklus-Management: Benachrichtigung über obligatorische/nützliche Software-Updates. Asset-Entsorgung managen. Stakeholder alerten bei Vertragsverlängerung/-kündigung.
• Zentrale Helpdesk-Funktion: Digitaler Papierkorb für Erwerb, Anfragen, Updates, Lizenzmanagement, Compliance, Optimierungsbedarf u. v. m.

Zusätzlich hilft Tracking fixer und mobiler Assets:

Assets schnell finden, genau dann, wenn Sie sie brauchen

Asset-Tracking-Software sagt, wo etwas ist – oder bei Check-in/out-System, wer es hat oder zuletzt hatte. Gleiches Binärsystem wie in Ihrer Bibliothek: Jedes Buch „in“ oder „out“, bei „out“ weiß das System, wer es hat. Im Facility Management können Check-in/out-Systeme für geteilte Assets eingerichtet werden – z. B. Tablets, die Techniker während Schichten für CMMS-Zugriff tragen. „Audit-Verantwortung“ verlängert Lebensdauer bestimmter Assets; jeder ist vorsichtiger, wenn sein Name mit der letzten Nutzung verknüpft ist.

Bessere Entscheidungen über zukünftige Asset-Anschaffungen

Leiht das Front-Office ständig den Projektor der IT? Hat die Wartung ein Schweißgerät gekauft, das seit sechs Monaten nicht ausgeliehen wurde? Asset-Tracking verrät mehr als nur Standorte – es zeigt Nutzungsverläufe. Unternehmen nutzen diese Infos für bessere Investitionsentscheidungen.

Assets mit schnellen, präzisen Inventuren kontrollieren

Erfolgreiches Asset-Management erfordert aktuelle Bestandsaufzeichnungen der Wartungsabteilung. Manuelles Tracking ist langsam und fehleranfällig. Denken Sie an Ihre Küchen-Schublade: Wie lange für fehlerfreie Inventur jedes Kabelbinders, jedes Brotbeutelclips? Mit Asset-Tracking-Software: jedes Item scannen – fertig.

Das wissen Sie, weil Sie sich bereits für Asset-Management-Software entschieden haben. Sie wissen auch: Je früher Sie starten, desto besser. Je weniger Assets am Anfang, desto schneller sind alle im System. Ihr Unternehmen wächst = mehr Assets = je länger Sie warten, desto länger der Prozess.

Wussten Sie, dass Asset-Wartungsmanagement Geld spart? Mehr in unserem Blog „4 Wege, wie Asset-Wartungsmanagement Ihre Organisation Geld spart“.

Aber zuerst: Entscheidung für Tag-Typ. Ein paar zur Wahl, nur einer passt optimal zu Ihren Bedürfnissen.

Asset-Tracking mit Barcodes

Barcodes und -scanner haben lange Geschichte – oft erste Assoziation bei „Asset-Tracking“.

Einstieg einfach: Scanner und Tags zunehmend günstig. Eigene Tags druckbar, moderne Smartphones/Tablets funktionieren als Reader via Kamera. Für raue Umgebungen: robuste Tags aus Kunststoff/Metall.

Aber Barcodes nicht perfekt – kennen Sie aus Supermarkt-Self-Checkout. Lesen kann schwierig sein, besonders bei beschädigten Codes. Schon kleine Verzerrung macht Code unlesbar. Oft nur Übungssache – Kassierer haben keine Probleme.

Trotz kleiner Frustrationen gute Gründe für Barcode-Verbreitung: Technologie zuverlässig, günstig. Nutzen, weil es funktioniert und vertraut ist.

Asset-Tracking mit RFID

Radio Frequency Identification (RFID)-Tags haben Vorteile gegenüber Barcodes, aber Trade-offs.

Barcodes speichern wenig Info – meist kein Problem bei Cloud-EAM, da alle Infos online liegen. In Umgebungen mit teurem/begrenztem Internetzugriff wird Limit problematisch. RFID-Tags speichern deutlich mehr – besser für Remote-Standorte. Kritische Service-Infos können auf Tag selbst gespeichert werden, ermöglichen Offline-Wartungsmanagement. Tags können lesen und schreiben – z. B. letzter Scan-Zeitpunkt.

RFID nutzt Funkfrequenzen: Scanner brauchen keine direkte Sichtverbindung. Tag und Scanner müssen nicht nah beieinander sein. Distanz hängt von Tag-Größe/Typ ab – bis 300 ft bei kleinen, günstigen Tags. Erleichtert Scannen, schützt Tags (unter Plastikabdeckungen).

RFID schneller als Barcodes: mehrere Tags gleichzeitig scannen. Küchen-Schublade: Barcodes = jedes Item einzeln scannen; RFID = alle Tags gleichzeitig, quer durch Raum. Büro-Möbel: Barcodes = jedes Asset ablaufen, unter Schreibtischen kriechen; RFID = an Tür stehen, alle Tags gleichzeitig scannen.

Bei RFID-Wahl: passive vs. aktive Versionen. Passive RFID beziehen Energie vom Scanner – keine eigene Stromquelle. Günstiger, kleiner, längere Lebensdauer. Externe Energie verkürzt Scan-Distanz. Aktive Tags haben eigene Stromversorgung – größere Reichweite. Trade-off: begrenzte Lebensdauer durch interne Batterie. Größer, teurer – besser für große Assets.

RFID toll, aber nicht perfekt: Tags und Scanner teurer als Barcode-Equipment. Viele Scanner/Tags nah beieinander → Funksignalkollisionen. Lösbar, aber beachten. Sicherheitsbedenken seit Einführung: Tags halten mehr Daten als Barcodes, aber nicht genug für Verschlüsselung. Unter bestimmten Umständen kann jeder mit passendem Equipment Tags scannen.

Welches Asset-Tracking-Tag ist das richtige für mich?

Wie bei jeder Technologie: Vor- und Nachteile bei Barcode und RFID. Über Assets, Anlagen, Workflows, Budget nachdenken hilft bei Wahl.

Teil der Entscheidung: Mit CMMS-Anbieter sprechen. Sie sind Fachexperten und sagen, wie ihre Software am besten mit verschiedenen Tag-Typen funktioniert.

Neue Asset-Tracking-Software zu finden, kann überwältigen. Online-Verzeichnisse wie Software Advice und Capterra helfen Tausenden Facility Managern bei der passenden Wahl. Buyers Guide von Software Advice lesen: gängige Fähigkeiten, Kaufkriterien.