Der ultimative Leitfaden zur Auswahl der richtigen Asset-Management-Software

Angesichts der langen Liste an Vorteilen ist die Entscheidung, in Asset-Management-Software zu investieren, leicht gefallen. Die Herausforderung besteht jedoch darin, die Softwarelösung zu finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Genau wie bei jedem anderen Einkauf ist der Schlüssel eine gute Einkaufsliste.

Was auf Ihrer Checkliste stehen sollte

Beim Kauf von Asset-Management-Software sollte Ihre Liste mindestens folgende Punkte enthalten:

• Funktionen
• Benutzerfreundlichkeit
• Support
• Preis

Sie können diese Liste je nach Ihren spezifischen Umständen erweitern, aber sie sollte nicht kürzer sein. Das sind die wirklich entscheidenden Kriterien. Sehen wir uns an, warum.

Asset-Management-Funktionen, die Ihre Probleme lösen

Die Lösung mit den meisten Funktionen ist nicht automatisch die beste Wahl. Es gilt nicht „je mehr, desto besser“. Stattdessen benötigen Sie die richtige Kombination von Funktionen, die Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen.

Das ist vergleichbar mit dem Autokauf: Jedes Auto hat ein Radio, aber nur einige bieten Satellitenempfang und zusätzliche Subwoofer. Bevor Sie das Geld ausgeben, fragen Sie sich, wie wichtig Ihnen dieser zusätzliche Bass wirklich ist. Brauchen Sie wirklich elektrische Fensterheber auf den Rücksitzen, wenn dort ohnehin nur Einkäufe transportiert werden?

Ein konkretes Beispiel aus dem Asset Management: Bei mancher Tracking-Software wird jedes Asset einzeln erfasst – ideal für viele Branchen. Wenn Sie fünf Hydraulikpressen haben, muss jede als separates Asset getrackt werden. Aber was ist mit einer Schule, die 300 Exemplare desselben Lehrbuchs besitzt? Hier wäre es unsinnig, jedes Buch mit einer eigenen ID zu erfassen. Stattdessen ist ein Asset-Typ mit einstellbarer Menge die bessere Wahl.

Wie entscheiden Sie also, welche Funktionen „Must-haves“, welche „Nice-to-haves“ und welche überflüssig sind? Da Sie möglicherweise wenig direkte Erfahrung mit Asset-Management-Software haben, kann es schwierig sein, in Funktionskategorien zu denken. Gehen Sie stattdessen von dem aus, was Sie kennen: Denken Sie an die aktuellen Probleme, die Sie lösen möchten.

Füllen Sie die Lücken:

• Ich hasse es, wenn ________________________.
• Wenn nur ________________ nicht ______________ wäre, müsste ich nicht __________________.
• Es kostet uns viel Zeit und Energie, ____________________.

Indem Sie die zu lösenden Probleme kennen, erkennen Sie klarer, worauf Sie sich bei den Funktionen konzentrieren sollten. Das hilft auch im Gespräch mit Anbietern – deren erste Frage wird nämlich lauten: „Welche Probleme möchten Sie lösen?“ Gemeinsam können Sie so Ihre funktionalen Anforderungen bestimmen.

Asset-Management-Software, die einfach zu bedienen ist

Selbst wenn eine Software alle benötigten Funktionen bietet, ist sie möglicherweise nicht die richtige für Sie. Wenn Sie eine Funktion nicht schnell finden und einfach nutzen können, ist sie praktisch nicht existent – so nützlich wie ein Auto, dessen Schlüssel Sie nicht finden.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu beurteilen, prüfen Sie, ob alles dort ist, wo man es erwartet, und so aussieht, wie man es erwartet. Gutes Design eliminiert Rätselraten. Nehmen Sie eine gut gestaltete TV-Fernbedienung: Der Ein-/Ausschalter ist oben, meist rot. Die Lautstärketasten liegen nah beieinander und sind vertikal angeordnet. Sind sie horizontal oder weit auseinander, ist das schlechtes Design – sie sind nicht dort, wo man sie intuitiv sucht.

Gutes Design geht aber über das Vermeiden kleiner Frustrationen hinaus. Die Benutzerfreundlichkeit beeinflusst Ihr Projekt von Anfang bis Ende: Je schwieriger die Software zu erlernen ist, desto mehr Zeit und Geld investieren Sie in Schulungen. Das kostet nicht nur Geld, sondern frustriert auch das Wartungsteam. Frustration führt zu geringer Akzeptanz und niedrigen Adoptionsraten.

Asset-Management-Software mit dem richtigen Support

Sie investieren nicht nur in die Software, sondern auch in den Anbieter. In der Ära On-Premise-Software kauften Sie Lizenzen und kümmerten sich selbst um IT-Infrastruktur, Einrichtung und Wartung. Die Entscheidung basierte fast ausschließlich auf der Software. Moderne EAM-Software ist cloud-basiert – der Anbieter sollte sich um Hardware, Updates und Upgrades kümmern. Da die Beziehung langfristig ist, brauchen Sie einen Partner, der langfristig tragfähig ist.

Support erstreckt sich über die gesamte Laufzeit Ihres Abonnements. Sie benötigen einen Anbieter mit einem guten Schulungsprogramm: initiale Schulung beim Onboarding sowie Auffrischungs- und Fortgeschrittenenkurse später. Prüfen Sie, ob ein abgerundetes Supportsystem existiert: umfangreiche Artikel, Videos und ein formaler Prozess für Supportanfragen.

Asset-Management-Software zum richtigen Preis – denken Sie in ROI

Die Überschrift ist etwas irreführend. Statt an den Preis zu denken, sollten Sie in ROI (Return on Investment) denken. Der Grund für die Anschaffung ist ja, Geld zu sparen. Liefert die Software keinen Return on Investment, stimmt etwas nicht.

Neugierig, welche Zahlen Sie für die ROI-Berechnung benötigen? Hippo bietet einen praktischen ROI-Rechner.

Nächste Schritte

Gehen Sie nach oben zurück und füllen Sie die Lücken aus: Welche Probleme wollen Sie lösen? Kontaktieren Sie dann Anbieter und starten Sie den Prozess. Finden Sie heraus, wer die benötigten Funktionen bietet. Sehen Sie sich Demos an, um ein Gefühl für die Bedienung zu bekommen. Verstehen Sie, welche Assets Sie tracken und managen wollen – und ob vielleicht eine andere Software wie Flottenwartungssoftware besser passt. Prüfen Sie die Benutzerfreundlichkeit: Sie wollen eine aufgeräumte Oberfläche, auf der alles dort ist, wo Sie es erwarten. Fragen Sie nach Schulung und Support. Die entscheidende Frage: Ist dieser Anbieter in meinen Erfolg investiert? Und beim Preis: Denken Sie in ROI. Sie geben kein Geld aus, Sie sparen es. Aber Sie sollten eine Vorstellung davon haben, wie und wie viel.