CMMS-Software erfolgreich implementieren: Ein bewährter Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Sie haben sich für CMMS-Software entschieden, um mehr Betriebszeit und besseres Tracking zu erreichen. Aber da Sie noch nie eine implementiert haben, kann der Prozess einschüchternd wirken. Die gute Nachricht: Das Team von Hippo hat viele erfolgreiche CMMS-Implementierungen durchgeführt. Wir sind hier, um zu helfen. So geht's.

Bei der CMMS-Software-Implementierung gibt es keine Garantien. Tatsächlich schätzen einige die Ausfallrate branchenübergreifend auf bis zu 80 %.

Welche Schritte können Sie unternehmen, um Erfolg zu sichern?

Laut Hippo-Implementierungsspezialistin Carla Prentice ist, wie Sie über Ihre Daten denken, genauso wichtig wie das, was Sie mit ihnen tun.

Bevor Sie Ihre CMMS-Implementierung überhaupt starten: Ändern Sie Ihre Denkweise zu Daten

Hier sind wichtige Schritte, die Sie sogar unternehmen können, bevor Sie sich vollständig für ein CMMS entschieden haben:

1. Beginnen Sie, Daten als wertvoll zu behandeln.
2. Entwickeln Sie Prozesse, um sie sicher aufzubewahren.
3. Versuchen Sie, sie für bessere Entscheidungsfindung zu nutzen.

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein großer Betrieb oder ein Kleinunternehmer sind, der mehrere Rollen jongliert – Sie können immer mit den Grundlagen beginnen. Suchen Sie all die alten Papier-O&M-Handbücher, Pläne und Garantien zusammen. Auch wenn Sie noch mit papier- oder tabellenbasierten Arbeitsaufträgen arbeiten, die langsam und fehleranfällig sein können, versuchen Sie, so viele Ihrer Daten wie möglich aufzubewahren. Bewahren Sie Ihre Unterlagen an einem Ort auf und sichern Sie diese Computerdateien. Gehen Sie dann Ihre Bedarfsaufträge durch und suchen Sie nach Trends. Beispielsweise: Wenn das Waschbecken im Badezimmer im dritten Stock alle drei Monate undicht wird, versuchen Sie, eine PM einzurichten, um es alle zweieinhalb Monate zu prüfen.

Die Arbeit mit diesen älteren Methoden ist frustrierend, aber sie hilft allen, die Rolle der Daten zu verstehen und zu schätzen, was sie liefern können.

Sobald Sie bereit sind, ein CMMS zu implementieren, geht es ganz um Vorausplanung und die richtige Reihenfolge.

Das richtige CMMS-Software-Implementierungsteam zusammenstellen

Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation müssen Sie die richtigen Personen in die Einrichtung der CMMS-Datenbank einbeziehen.

Nach der Arbeit an vielen Projekten ermutigt Carla Organisationen nun immer, Wege zu finden, Buy-in – interne Unterstützung für das Projekt – zu schaffen und zu fördern. Fragen Sie sich:

• Wer muss das Projekt unterstützen, damit es erfolgreich ist?
• Wer wird am schwierigsten zu überzeugen sein?
• Wie kann ich den Wert des Projekts für sie demonstrieren?

Bei der letzten Frage versuchen Sie, Ihren Pitch anzupassen. Im Gespräch mit Technikern fokussieren Sie sich darauf, wie ein gutes CMMS das Leben weniger stressig macht. Wenn Sie Arbeit im Voraus planen können, gibt es weniger Überraschungen, weil Sie kleine Probleme finden und beheben, bevor sie zu großen werden. Mit anderen Personen in der Organisation erklären Sie vielleicht, wie die Software hilft, Ausgaben zu verfolgen – immer der erste Schritt zur Kostensenkung.

In Carlas Erfahrung müssen leitende Techniker selten überzeugt werden. Der Mythos des „Oldtimers“, der Technologie scheut und sich weigert, sich zu ändern, ist genau das – ein Mythos. Tatsächlich sind leitende Techniker oft die besten Ansprechpartner zwischen Hippo und der Organisation. Sie kennen alles über die Einrichtung und sind begeistert davon, Workflows zu standardisieren und zu straffen.

Vor allem muss das Team ein Gefühl der Verantwortung für sowohl die Implementierung als auch die finale CMMS-Datenbank haben. Da sie diejenigen sind, die sie am Ende am meisten nutzen, müssen sie sicherstellen, dass sie ihre Workflows und Ziele widerspiegelt.

Und im nächsten Schritt machen sie genau das.

Entscheiden Sie, wie Sie die Daten in der CMMS-Software anordnen

Carla liebt Computerspiele, in denen man virtuelle Welten baut. Wenn sie mit Teams an der Einrichtung von Datenbanken arbeitet, möchte sie, dass sie sich vorstellen, mitzuspielen. „Ich bitte sie, sich vorzustellen, wie sie alles organisieren werden. Was ist das Fundament? Wie hängt alles zusammen?“

Eine Informationsarchitektur mit klarer Hierarchie entwerfen

Es lohnt sich, diese Begriffe zuerst zu definieren. Informationsarchitektur bedeutet nur, wie Sie Ihre Daten organisieren. Informationshierarchie bedeutet, wie Sie manche Daten als wichtiger behandeln.

Stellen Sie sich vor, Sie haben beschlossen, die Garage auszumisten. Wo ist der beste Platz für den Rasenmäher? Er sollte an der Hintertür stehen, weil man ihn dann leicht in den Garten schieben kann. Was ist mit dem Ersatzreifen-Wagenheber? Sie benutzen ihn selten, also kann er ganz hinten auf einem niedrigen Regal stehen. Jetzt ist er sicher aus dem Weg. Für jeden Gegenstand finden Sie einen Platz, der zu seiner Nutzung passt.

Im Grunde ist es dasselbe für Ihre Daten. Sie müssen Wege finden, sie so zu organisieren, dass es zu Ihrer Nutzung passt. Laut Carla treffen viele diese Entscheidungen basierend auf ihrer Branche. Beispielsweise fokussieren Hersteller auf Anlagen und Geräte. Hotels hingegen bevorzugen eine Architektur, die mehr auf Standorten basiert.

Carla ermutigt das Team, durch die Einrichtung zu gehen und darüber nachzudenken, wie sie ihre Daten organisieren werden. Nach Raum? Abteilung? Innerhalb eines Raums, werden sie die Anlagen in Produktionslinien unterteilen? Sollten sie jede Produktionslinie in diskrete Geräte weiter unterteilen? Das sind wichtige Entscheidungen, weil die Organisation der Daten beeinflusst, wie Sie Ihre Wartungsprogramme verfolgen.

Einen Namen für alles vergeben, was Sie warten und verfolgen müssen

Da Namen ein großer Teil der Architektur sind, beginnt Carla früh im Prozess damit, darüber zu sprechen. „Wir können Asset-IDs und Seriennummern verwenden, aber Sie müssen auch in Bezug auf den Endbenutzer denken. Wie werden sie wissen, dass sie am richtigen Gerät arbeiten?“

Sie möchte, dass das Implementierungsteam den Sprung schafft, vom Reden über „den Raum mit den drei Kesseln“ zu „Kessel Eins, Kessel Zwei und Kessel Drei“. Das scheint wirklich basic zu sein, und es ist es auch. Aber es ist auch kritisch. Wenn Sie Ihre Anlagen genau verfolgen wollen, brauchen Sie Wege, präzise über sie zu sprechen.

Denken Sie darüber so: Was ist das Erste, was ein Arzt in der Medizinschule lernt? Die Namen für alle Körperteile.

Carla hat viele Ideen, wie Sie erfolgreich sein können. Sie hat auch Ratschläge, wie Sie häufige Stolpersteine vermeiden.

Geben Sie sich eine angemessene Zeit für den Abschluss der CMMS-Implementierung

Wie lange es dauert, hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich:

• Branche
• Qualität der bestehenden Daten
• Anzahl der Anlagen und Geräte
• Größe des Implementierungsteams

Es hängt auch vom Alter der Geräte ab. Wenn Sie eine neuere Einrichtung mit modernen Geräten haben, ist es einfacher, Asset-IDs und Seriennummern zu finden. Oft können Sie digitale Handbücher und Schaltpläne direkt von der Herstellerwebsite herunterladen oder anfordern. Bei älteren Geräten muss jemand vielleicht herumlaufen und Namen von zerkratzten Typenschildern abschreiben.

Größe und Anzahl der Einrichtungen spielen ebenfalls eine Rolle. Carla gibt Beispiele an beiden Enden des Spektrums: ein einraumiger, kleinmaßstäblicher Fertigungsbetrieb vs. eine Gated Community mit vielen Gebäuden, die über mehrere Standorte verteilt sind.

Der Schlüssel ist, nicht zu hetzen und realistisch zu planen. Eine der wichtigen Arten, wie Carla Implementierungsteams hilft, ist die Zusammenarbeit bei der Festlegung realistischer Zeitpläne und erreichbarer Meilensteine.

Präventive Wartung und andere Programme entwickeln, nachdem Ihre Daten bereitstehen

Manchmal haben Organisationen einen bestehenden präventiven Wartungsplan, den sie als Basis für ihre CMMS-Datenbank nutzen möchten. Das Problem: Sie versuchen, in die falsche Richtung zu gehen.

Zuerst müssen Sie Ihre Anlagen, Geräte und Bestände in der Datenbank eingerichtet haben. Alles muss benannt und organisiert sein. Dann können Sie beginnen, geplante Inspektionen und Aufgaben einzurichten.

Sie können keine PM zur Inspektion einer Anlage planen, wenn diese Anlage keinen Namen im System hat. Es gibt keinen Weg, die zugehörigen Teile und Materialien der PM einzuschließen, wenn Sie den Bestand nicht zur Datenbank hinzugefügt haben.

Sie können ein präventives Wartungsprogramm als das Dach des Hauses betrachten, das Sie bauen. Es ist nicht möglich, das Dach zuerst zu machen.

Nächste Schritte

Einige Organisationen entscheiden sich, einen großen Teil der Arbeit selbst zu erledigen. Hippos Implementierungsspezialisten begleiten sie durch den Prozess, aber die Organisation erledigt die Beinarbeit beim Sammeln der Daten. Beispielsweise kann Carla schnell jedem beibringen, wie man Bilder hochlädt, damit jeder Datensatz ein Bild des zugehörigen Assets enthält. Aber es liegt an jemandem in der Organisation, zum Asset zu gehen, das Bild zu machen und es hochzuladen.

Für andere Organisationen macht es mehr Sinn, professionelle Auditoren vor Ort zu bringen, und Hippo bietet auch diese Option an. Aber der einzige Weg zu wissen, welche Option für Ihre spezifische Situation am besten funktioniert, ist, Kontakt aufzunehmen und sich zu vernetzen.

Je mehr wir über Ihre Herausforderungen und Ziele wissen, desto mehr können wir helfen.