Standardverfahren:Das Geheimnis einer ausfallsicheren SOP

Niemand wird behaupten, dass McDonald's den besten Burger der Welt macht. Warum kann es dann täglich 50 Millionen $ Burger verkaufen? Weil es überall und jederzeit den gleichen Burger liefern kann. Das ist die Magie einer Standard Operating Procedure (SOP), und sie funktioniert in jedem Unternehmen, wo sie richtig angewendet wird.
In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was ist ein Standardverfahren?
• Was sind die Vorteile einer SOP?
• Warum schöpfen so viele Abteilungen keinen Nutzen aus SOPs?
• Die einzige Sache, die Ihren Erfolg praktisch garantiert.
• Was sind andere gängige SOP-Formate?

Wie würde Ihre Abteilung wachsen, wenn Ihr Team jede Aufgabe präzise und schnell ausführen würde? Egal, ob Sie in einem kleinen oder großen Unternehmen arbeiten, lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie diese Vision zum Leben erwecken können.

Was ist ein Standardverfahren?

Definition

Eine Standard Operating Procedure (SOP) ist ein offizielles Dokument mit detaillierten Anweisungen, die die Durchführung einer bestimmten Aufgabe . beschreiben .

Organisationen verwenden es, um ihren Mitarbeitern zu helfen, konsistente Arbeit zu leisten.

Wenn der Gummi auf die Straße trifft

Ein Standardverfahren sagt Ihrem Team genau, was zu tun ist, wann und wie es zu tun ist.

Dies ist kein hochrangiges Verfahrensdokument. Die SOP befasst sich mit dem Kernstück der Arbeit (manchmal wörtlich) mit spezifischen Schritten, die wenig bis keinen Spielraum für Interpretationen oder Fehler lassen .

Wer verwendet Standardarbeitsanweisungen?

SOPs können in jeder Branche verwendet werden. Sie sind besonders wichtig für Unternehmen mit Aufgaben, die immer wieder erledigt werden . In diesen Fällen führt die Rationalisierung zu geringeren Kosten und höherem Output. Standardarbeitsanweisungen sind üblich in:

• Fertigung
• Wartung
• Gastronomie
• Callcenter
• Militär
• Und mehr.

Sie sollten ernsthaft erwägen, vorher SOPs für bestimmte Verfahren zu erstellen Wachstum Ihres Unternehmens, wenn Sie eine hohe Qualität beibehalten möchten.

Die Vorteile von Standardarbeitsanweisungen

Dumme Fehler vermeiden

Sich selbst überlassen, besteht kaum eine Chance, dass Ihre Crew eine Aufgabe auf die gleiche Weise erledigt wie Sie. Definiere den "richtigen" Weg  alles zu tun und jeden Mitarbeiter dazu zu bringen, wie dein bester Mitarbeiter zu arbeiten .

Der Kurve voraus sein

SOPs richten Teams darauf aus, Probleme zu vermeiden, anstatt zu reagieren zu ihnen. Sie sorgen dafür, dass nichts zwischen die Ritzen fällt.

Reaktive Wartung um 73,2 % reduzieren

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Liefern Sie, was Sie liefern sollen

Standardarbeitsanweisungen sind ein natürliches Qualitätsmanagementsystem, das sicherstellt, dass die Arbeit Ihres Teams jederzeit auf dem neuesten Stand ist. Dies hilft Ihnen, Verzögerungen und Arbeitswiederholungen zu vermeiden.

Bringen Sie alle auf die gleiche Seite

Fehlkommunikation kann auf zwei Arten passieren:

• Die Person, die spricht, verwendet möglicherweise die falschen Wörter.
• Die Person, die zuhört, könnte das missverstehen.

Das bedeutet, dass die einfache Bereitstellung einer einzigen, geprüften Informationsquelle Fehler um die Hälfte reduzieren könnte . Das führt zu enormen Einsparungen an Zeit und Ressourcen.

Den Arsch bedecken

Auch in gut geführten Einrichtungen geht etwas schief. Verhindere, dass dir die Schuld zufällt indem Sie beweisen, dass Sie SOPs haben – und dass diese SOPs befolgt werden. Es schützt auch das gesamte Unternehmen vor Geldstrafen und Rechtsstreitigkeiten.

Am wichtigsten ist, dass Sie Ihrem Team alle erforderlichen Informationen in einer detaillierten SOP zur Verfügung stellen Verhindern Sie Unfälle von vornherein . Das führt uns zu unserem nächsten Punkt.

Überlasse nichts dem Zufall

Es ist leicht, zu vergessen, Details zu erwähnen, wenn Sie an arbeitsreichen Tagen Aufgaben zuweisen. Das wird eine große Sache, wenn es sich bei diesen Details um Gesundheitswarnungen, Sicherheitsmaßnahmen oder Umweltgefahren handelt.

Damit Sie sich jedes Mal an jedes relevante Detail erinnern können, schreiben Sie sie mit SOPs einmal auf  und einfach anhängen  zu Aufgaben .

Besser trainieren

Mit Standardarbeitsanweisungen können Sie damit beginnen, neue Mitarbeiter auf geordnete Weise in ihre Jobs einzugliedern. Da die SOPs jederzeit zur Hand sind, können Neueinstellungen  früher selbstständig arbeiten , sodass erfahrene Fachkräfte sich auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren können.

Mit weniger mehr erreichen

Im Moment verschwenden Ihre Mitarbeiter Zeit damit, immer wieder dieselben Informationen aufzuspüren . Stattdessen kann Ihr Team diese Energie darauf lenken, die Arbeit zu erledigen. Durch die Bereitstellung von Aufgaben mit vollständigen, detaillierten Anweisungen werden durch die Standardisierung Ressourcen freigesetzt.

Kleine Änderungen, große Wirkung

Nachdem Sie einen Standard festgelegt haben, können Sie neue Methoden testen und Verbesserungen vornehmen .

Wenn alle Mitarbeiter anfangen, dieselbe Arbeit auf die gleiche Weise zu erledigen, werden sie sich sicher überlegen, wie es besser sein könnte, und sie werden es Sie wissen lassen. Wenn Sie diese experimentelle Denkweise nicht haben, kann das nach Klagen klingen. Wenn Sie ihre Vorschläge leicht umsetzen können, können Sie stattdessen diese Energie auf etwas Positives lenken . Oft summieren sich diese kleinen Änderungen schnell.

Sei vorbereitet

Eine Abteilung ohne Standardarbeitsanweisungen gerät in große Schwierigkeiten, wenn wichtige Mitarbeiter kündigen, in Rente gehen oder sogar in den Urlaub fahren. Das Team ist flexibler, wenn das Know-how aller an einem Ort verfügbar ist  (allgemein als „Single Source of Truth“ bezeichnet.) Sie können sich unabhängig von den Veränderungen gegenseitig trainieren und anpassen.

Bestimmungen für Dummies

Die wichtigste Weisung von allen ist das Gesetz. Wenn Vorschriften missverstanden oder missachtet werden, kann dies eine Katastrophe für das gesamte Unternehmen bedeuten. SOPs stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, dass er einhalten muss und wie er einhalten muss .

Mach dir einen Namen

Manager, die effiziente und effektive Leitabteilungen sind, die ohne Wachstumsschmerzen wachsen können. Gute Unternehmen vertrauen ihnen bessere Chancen an. Du bist in einer starken Position, um die Leiter hochzusteigen  wenn Ihre täglichen Abläufe bekannt und zuverlässig sind.

Glückliche Teams

SOPs machen Ihre Teammitglieder erfolgreich.

• Erwartungen:  Sie verstehen genau, was von ihnen erwartet wird.
• Unterstützung:  Sie wissen, wo sie die benötigten Ressourcen finden.
• Bestätigung: Du hörst ihre Wünsche und Verbesserungsvorschläge und reagierst darauf.
• Unabhängigkeit:  Sie müssen kein Mikromanagement durchführen.
• Auswirkung:  Sie sehen, dass ihre Arbeit die Abteilung voranbringt, anstatt verschwendet zu werden.

Warum ziehen manche Abteilungen keinen Nutzen aus ihren Standardarbeitsanweisungen?

An dieser Stelle denken Sie vielleicht:„Wenn wir bessere Arbeit schneller mit weniger Fehlern, Unfällen und Risiken erledigen können, warum verwenden wir dann nicht bereits Standardarbeitsanweisungen?!“

Tolle Frage! SOPs sind unschätzbare Werkzeuge, aber wie jedes Werkzeug können Sie sie falsch verwenden. Hier sind die häufigsten Fehler, die Teams davon abhalten, diesen Wert zu erschließen:

Zu beschäftigt

Dies ist der Hauptgrund, warum die meisten Teams scheitern. Sie sind zu beschäftigt mit der Arbeit und haben keine Zeit, sie zu dokumentieren , auch wenn es ihre Arbeit auf Dauer einfacher machen würde. Letztendlich behindern dringende, kurzfristige Bedürfnisse die langfristige Planung.

Aber lassen Sie sich nicht entmutigen. Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie das Schreiben von SOPs in Ihre Managementroutine integrieren.

Veraltete Informationen

SOPs verursachen zusätzliche Arbeit:Sie müssen sie pflegen. Falsche, unvollständige oder veraltete Anleitung  sind nicht viel besser, als gar keine Anleitung zu haben.

Falsche Zeit, falscher Ort

Selbst perfekte Anleitungen nützen nichts, wenn sie nicht verfügbar sind. Viel zu oft landen gut geschriebene SOPs in einem Ordner im Büro, während die Mitarbeiter, die sie brauchen, im Außendienst sind . Wenn die SOP in eine physische Form gebracht wird, ist es schwierig, sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Die Abteilung profitiert möglicherweise nicht von dem Aufwand, ihn zu erstellen.

Umständlich

Wenn Ihre SOP nicht einfach zu verwenden ist, wird sie überhaupt nicht verwendet. SOPs müssen so formatiert sein, dass sie verwendet werden  einfach —  sogar angenehm .

Wenn die Anweisungen ausgeschrieben sind, benötigen sie möglicherweise ein klares Inhaltsverzeichnis, farbcodierte Registerkarten und viele Überschriften, Zwischenüberschriften und Aufzählungspunkte.

Sie können die SOPs auch in den Arbeitsplatz selbst einbauen. Zum Beispiel:

• Hänge Poster mit der Anleitung direkt neben der Ausrüstung auf.
• Fügen Sie in Checklisten QR-Codes hinzu, die auf Websites mit hilfreichen Informationen verweisen.

Tatsächlich ist dieses Integrationsprinzip so wichtig, dass es eine Schlüsselrolle bei der Erstellung einer ausfallsicheren SOP spielt. Wir gehen darauf weiter unten ausführlich ein.

Mangel an Rechenschaftspflicht vor Ort

Es kostet Energie, Gewohnheiten zu ändern, und die Menschen tun dies normalerweise nur, wenn sie wissen, dass dies Konsequenzen haben wird. Jede SOP sollte einen Abschnitt enthalten, in dem erklärt wird, wie und wann die Arbeit in Bezug auf die SOP zu bewerten ist.

Mangelnde Zustimmung des Managements

Damit Mitarbeiter Standardarbeitsanweisungen ernst nehmen, müssen Sie sicherstellen, dass die SOP tatsächlich der Maßstab ist, den das Management bei der Bewertung der Arbeit verwendet . Wenn die Erwartungen des Managements an eine gute Arbeit nicht mit den Inhalten der SOP übereinstimmen, bedeutet dies eines von zwei Dingen:

• Die SOP ist falsch.
• Das Management versteht die Nuancen der Arbeitsumgebung nicht.

Glücklicherweise macht es die Übergabe einer gut geschriebenen SOP an das Management für sie einfacher, diese standardmäßig als Evaluierungstool ihrer Wahl zu verwenden, anstatt ihre eigenen zu erstellen.

In Stein gemeißelt

Die Anforderungen Ihrer Abteilung ändern sich ständig. Wenn Sie die Standardarbeitsanweisungen so geschrieben haben, dass die Aktualisierung viel Aufwand erfordert, haben Sie möglicherweise mehr Arbeit erstellt als gespart.

Beispiele für unflexible SOPs sind:

• Physische Kopien: Gedruckte Seiten, die aufgespürt und ausgetauscht werden müssen
• Seitenformatierung: Vollständig vollständiger, dichter Inhalt, bei dem das Hinzufügen von Informationen zu einer Seite das Layout auf allen folgenden Seiten beeinflusst (im Gegensatz zum Ersetzen einer einzelnen Seite)
• Inhaltsformatierung: „Wall of Text“-Wortschatz (im Gegensatz zu grafischen – mehr dazu später), der kleine Änderungen schwer zu erkennen macht
• Unangekündigt: Jede Änderung, die nicht auch in Meetings angekündigt und geschult wird
• Auswendiglernen: Verfahren, die bei der Ausführung der Arbeit nicht beachtet werden müssen (damit neue Informationen leicht übersehen werden)

Keine Sorge, es gibt gute Neuigkeiten!

Lassen Sie sich nicht entmutigen! Wenn Sie wissen, wie viele Standardverfahren nicht funktionieren, können Sie die Probleme stoppen, bevor sie beginnen.

So erstellen Sie ein ausfallsicheres Standardverfahren

Drei Dinge machen ein Standardverfahren praktisch kugelsicher:Machen Sie Ihre SOP digital , interaktiv und integriert.

1. Digital

Das Erstellen und Aktualisieren von SOPs ist schneller und einfacher  auf einer digitalen Plattform.

• Updates werden in Echtzeit an alle Teammitglieder verteilt.
• Multimedia-Anleitungen verwenden Text, Bilder und sogar Videos sowie Ein-Klick-Links zu anderen hilfreichen Inhalten.

2. Interaktiv

Machen Sie Ihre SOP und Ihre Checkliste gleichzeitig.

• Lass die Teammitglieder jeden Schritt abhaken, wenn sie ihn abgeschlossen haben.
• Alle Informationen für diesen Schritt liegen vor ihnen während sie die Arbeit erledigen .

3. Integriert

Erstellen Sie eine SOP, die  erledigt die Arbeit für Sie .

• Automatische Benachrichtigungen benachrichtigen Teammitglieder über Verfahrensaktualisierungen und ausstehende Aufgaben.
• Teammitglieder geben Daten in das Standardarbeitsverfahren selbst ein, das bei Bedarf zusätzliche Schritte auslöst.
• Erstellen Sie automatisch Berichte über die geleistete Arbeit. Verfolgen Sie Leistung, Ausfallzeiten, Inventar und mehr.

Kurz gesagt, Ihr Standardarbeitsablauf sieht nicht mehr wie ein Handbuch aus. Es wird das Werkzeug werden, das Ihr Team täglich verwendet, um zu wissen, wo, wann und was es zu tun ist, um zu wissen, wo es zu sein hat und wie es zu tun ist.

Sehen Sie es in Aktion:Beispiel für ein Standardverfahren

Achtung:In den folgenden Abschnitten werden Sie häufig das Wort „automatisch“ sehen. Das liegt daran, dass effektive Standardarbeitsanweisungen darauf ausgelegt sind, so viel Arbeit wie möglich zu vereinfachen.

Treffen Sie unseren Wartungsmanager

In diesem Beispiel ist ein Wartungsmanager – nennen wir ihn Joe – für seine gesamte Anlage sowie Produktionsanlagen im Wert von 2 Millionen US-Dollar verantwortlich. Joe muss mit seinem Team zusammenarbeiten, um die Ausrüstung so schnell wie möglich zu reparieren, wenn Probleme auftraten, da dem Unternehmen jeden Tag, an dem die Produktionslinie ausgefallen ist, 200.000 US-Dollar Umsatz verloren.

Noch wichtiger ist, dass Joe die Nutzungsdauer der Geräte verlängern möchte, damit es überhaupt keine Probleme gibt, und das erfordert eine regelmäßige vorbeugende Wartung (PM). Dies kann alles sein, von Sichtprüfungen bis hin zum Austausch von Filtern und Überprüfung des Ölstands.

Einrichten

Joe verwendet Limble CMMS, um alle seine SOPs zu speichern, damit sie digital, interaktiv und integriert sind. (Joe ist ein kluger Kerl.) Je nachdem, wie viel Zeit er hat, kann Joe entweder alle seine SOPs auf einmal erstellen oder er kann mit nur wenigen beginnen und SOPs nach Bedarf hinzufügen.

Alles auf einmal einrichten

Joe kann damit beginnen, jedes Gerät aufzulisten und hilfreiche Informationen beizufügen (Handbücher, Kontaktinformationen des Herstellers, Notizen usw.)

Für jedes Gerät kann Joe SOPs erstellen für:

• Routinewartung (Checklisten, Zeitpläne, automatische Zuweisungen usw.)
• Probleme melden (Einreichformulare)
• Arbeit zuweisen (Checklisten, automatische Zuweisungen usw.)
• Materialien bestellen SOPs (Inventar)

Er kann die SOPs auch verknüpfen, sodass sie sich automatisch gegenseitig auslösen können (dazu später mehr.)

Einrichten nach und nach

Wenn Joe beschäftigt ist – seien wir ehrlich, er ist es wahrscheinlich –, kann er ein Gerät eingeben und seine SOPs definieren, wenn ein Mitarbeiter das nächste Mal ein Problem meldet. Limble wird zu seiner neuen Art, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Da er jedoch Limble verwendet, kann eine Aufgabe, die er einmal erstellt hat, von diesem Tag an als Standardverfahren verwendet werden .

Um seine SOPs zu erstellen, muss Joe nur einen Datentyp auswählen (z. B. möchte er vielleicht, dass der Techniker ein Foto hochlädt oder den Schritt als erledigt markiert) und die Anweisung für diesen Schritt schreiben. Joe hat alle möglichen Datentypen zur Auswahl (auf die wir weiter unten eingehen werden).

Standardbetriebsverfahren für die routinemäßige Wartung

Es stellte sich heraus, dass Joe ziemlich beschäftigt ist, also begann er, die Standardarbeitsanweisungen für seine Maschinen zu erstellen, indem er nur ein paar Geräte in Limble eingab. Er hat einige SOPs zur vorbeugenden Wartung für Aufgaben erstellt, von denen er weiß, dass sie in der Regel ins Leere laufen. In diesem Fall sollte Joes Team jeden einmal im Monat absolvieren.

Standardverfahren zum Melden von Problemen

Joe möchte auch, dass die Mitarbeiter, die die Maschinen bedienen, bei der Meldung von Problemen SOPs befolgen. Daher erstellte er in Limble benutzerdefinierte Meldeformulare für die Geräte, zu denen die Bediener ihn am häufigsten anrufen.

Leider ist es üblich, dass die Betreiber Berichte einreichen, die vage sind oder wichtige Details auslassen. Limble fordert sie jetzt auf, alle . einzuschließen der erforderlichen Informationen.

Joe macht es diesen Bedienern leicht, auf die Formulare zuzugreifen, indem er den einzigartigen benutzerdefinierten QR-Code von Limble ausdruckt und sie direkt auf dem Bedienfeld des Bedieners aufzeichnet. Jetzt scannen sie es mit ihren Telefonen, beantworten ein paar Fragen und klicken zum Senden.

Immer den aktuellen Arbeitsstatus kennen

Als Joe am Donnerstagmorgen im Werk ankommt, sieht er sich die Liste der Arbeiten an, die an diesem Tag erledigt werden müssen, organisiert von dem Teammitglied, dem es zugewiesen wurde. Einige von ihnen haben alle ihre Arbeiten am Vortag erledigt und haben leere Listen. Einige Teammitglieder haben Aufgaben, die noch in Bearbeitung sind. Auf einen Blick kann Joe sehen, wer welche Jobs hat, an welchen Geräten sie arbeiten und wie der aktuelle Status ist.

Automatische Auslöser und Benachrichtigungen erledigen die Arbeit für Sie

Joe sieht auch, dass es eine neue herausragende Aufgabe gibt:Eine schnelle Inspektion des Förderbandes, um zu sehen, ob etwas abgenutzt oder lose ist. Limble hat diese Aufgabe basierend auf der routinemäßigen Wartung von SOP Joe erstellt, da es genau einen Monat her ist, seit sein Team die Checkliste zuletzt ausgefüllt hat. Mit zwei Klicks weist Joe Rick die Aufgabe zu.

Tatsächlich hatte Limble an diesem Morgen zwei Aufgaben erstellt, aber als Joe ursprünglich seine zweite SOP machte – die Abflüsse auf Verstopfungen überprüfen – hatte er Limble angewiesen, sie automatisch dem Klempner seines Teams zuzuweisen. Er könnte es bei Bedarf neu zuweisen, aber da es automatisch zugewiesen wurde, würde der Klempner selbst dann wissen, wenn Joe an diesem Morgen für einen Notfall gerufen worden wäre, um die Abflussarbeiten zu erledigen.

Alles zur Hand

Als Joe Rick die Aufgabe der Sichtprüfung zuwies, pingte Limble Ricks Telefon an, um ihn darüber zu informieren. Als Rick auf die Benachrichtigung klickte, wurde die vollständige SOP aufgerufen und er ging direkt zum Automaten.

Wenn Rick für einen Moment weggerufen wird, wartet die SOP in seiner Limble-Aufgabenliste auf ihn.

Multimedia-Standardverfahren

Rick scrollt die Anweisungen in Limble durch und weiß sofort, was zu tun ist. Das liegt daran, dass Joe jeden Schritt aufschrieb und Bilder von jedem Abschnitt des Förderbands beifügte. Es gibt sogar ein Video, das zeigt, wie die Seitenwände bei Bedarf entfernt werden.

Joe hat das Handbuch als PDF angehängt und auf der Website des Herstellers gibt es einen Link zum technischen Support, falls Rick ihn benötigt.

Die wahre Magie:Interaktives Standardverfahren

Umfassende Informationen erhalten

Rick liest nicht nur seine Checkliste durch. Er gibt die Daten für jeden Schritt direkt in Limble ein.

• Foto/Video: Aus Sicherheitsgründen erfordert diese SOP das Herunterfahren und Verriegeln der Ausrüstung, damit ein anderer Mitarbeiter die Ausrüstung nicht neu starten kann, während Rick sie inspiziert (genannt „Aussperren, Aushängen“). Limble fordert Rick auf, ein Bild des Schlosses hochzuladen, damit er nicht fortfahren kann, ohne diesen wichtigen Schritt getan zu haben. Das Aufnehmen und Hochladen des Bildes ist einfach, da Rick Limble sowieso auf seinem Telefon verwendet.
• Text/Nummer: Als nächstes fordert Limble Rick auf, den „Stundenzähler“ zu überprüfen und die Zahl einzugeben.
  • Es gibt ein weiteres Standardverfahren für die Wartung des Motors nach jeweils 5000 Betriebsstunden. Limble weist diese Aufgabe automatisch zu, wenn die Anzahl hoch genug ist. Aber heute ist es das nicht.
• Dropdown/Checkbox: Rick verwendet eine Ja/Nein-Dropdown-Liste, um anzugeben, ob der Gürtel ausgefranst aussieht.
  • In diesem Fall ist dies der Fall, also fordert Limble Rick auf, das Problem zu melden (füllt alle erforderlichen Felder aus) und sendet den Bericht an Joe.

Verknüpfen von Standardarbeitsanweisungen

Joe sieht, dass der Bericht über das Problem mit dem Förderband durchkommt. Er hat noch keine SOP für den Austausch ausgefranster Förderbänder erstellt, also springt er ein und erstellt schnell eine SOP-Vorlage.

Joe verknüpft diese SOP dann mit einigen anderen Prozessen, damit sie sie automatisch auslösen:

• Routinewartung> Arbeitsauftrag :Bei jeder zukünftigen Inspektion, bei der ausgefranste Riemen festgestellt werden, wird automatisch die neue SOP in den Auftrag zum Austausch des Riemens aufgenommen.

• Arbeitsauftrag> Materialien bestellen :Bei diesem Verfahren werden Ersatzteile aus dem Bestand verwendet, daher fügt Rick dieses Teil der Ausrüstungsdatei hinzu und notiert, wie viele derzeit auf Lager sind, wann nachbestellt und wie viele bestellt werden müssen. Mit anderen Worten, er erstellt eine Inventar-SOP.

Standardverfahren für die Materialbestellung

Als Joe die Bestands-SOP für Ersatzförderbänder erstellte, entschied er, dass das Werk mehr Bänder bestellen muss, sobald der aktuelle Bestand unter 10 fällt, und dass die Bestellung den Bestand auf 20 erhöhen sollte.

Tatsächlich befanden sich nur 10 Gürtel im Inventar. Als der Auftrag zum Austausch des aktuellen ausgefransten Gürtels abgeschlossen war, sank der Bestand auf 9 und Limble erstellte automatisch eine neue Aufgabe, um mehr zu bestellen. Bei einer größeren Anlage wäre die Aufgabe automatisch dem Einkauf oder dem Instandhaltungskoordinator zugewiesen worden. Joes Team ist jedoch nicht so groß, also hat er die SOP festgelegt, um alle Einkäufe sich selbst zuzuordnen.

Aktualisieren eines Standardverfahrens

Nachdem er die Inspektion ein paar Mal durchgeführt hatte, dachte Rick, es wäre effizienter, Öl hinzuzufügen, während er die Seitenwände sowieso abgenommen hatte, anstatt dies eine eigenständige Aufgabe zu sein. Er brachte seine Gedanken in dieselbe Form, die seine Kollegen zum Melden von Problemen verwenden, damit sie direkt an Joe weitergeleitet werden. Joe hielt dies für eine großartige Idee und fügte den Schritt einfach der Inspektions-SOP hinzu.

Unabhängig davon, wann Joe Änderungen vornimmt, Rick hat immer Zugriff auf die aktuellste Version .

Protokolle und Berichte

Ein paar Monate später hat Joe alle seine Geräte eingegeben und SOPs für jede Wartungsroutine erstellt. Limble protokolliert automatisch die gesamte Arbeit seines Teams im Arbeitsverlauf der Ausrüstung, und Joe kann in seinen Berichten sehen, welche Ausrüstung die meiste Zeit seines Teams beansprucht.

Sein Budget wurde erhöht, damit er eine veraltete 200.000-Dollar-Maschine ersetzen konnte. Er hatte jahrelang darum gebeten, und es wurde schließlich gewährt, weil er nachweisen konnte, dass das Unternehmen jährlich 50.000 US-Dollar für Teile und Arbeit ausgibt, um es am Leben zu erhalten, und selbst dann kostet die Ausfallzeit dem Unternehmen 600.000 US-Dollar Umsatzverlust pro Quartal.

Joe musste das nicht selbst berechnen und hoffte, dass das Management ihm glaubte. Es wurde automatisch (da ist wieder dieses Wort) für ihn basierend auf Aufgaben zusammengestellt, die nach seinen Standardarbeitsanweisungen erledigt wurden.

Sammeln Sie das Wissen der Teammitglieder

Beachten Sie, wie Joe durch die Erstellung seiner Standardarbeitsanweisungen bei Limble alles dokumentierte, was er in seiner jahrzehntelangen Tätigkeit im Unternehmen über die Ausrüstung gelernt hatte. Durch das Hinzufügen der Vorschläge seines Teams wurden die SOPs zum einzigen Datenspeicher für die Abteilung.

Jetzt nimmt sich Joes Team weniger Zeit mit Fragen, es ist einfacher für Joe, Urlaub zu nehmen, und es gibt viel weniger Angst davor, dass Joe in den nächsten 5 Jahren in Rente gehen will.

Mehr als ein Dokument

Damit sie Wirkung zeigt, muss eine SOP mehr sein als ein Dokument – ​​sie ist ein Management-Tool, das:

• Automatisiert:  Führt sich wiederholende Aufgaben und Kommunikation aus,
• Garantiert Gründlichkeit: Stellt sicher, dass nichts durch die Ritzen fällt,
• Gebt Einblick: Zeigt Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und Kostensenkung auf.

Es wird zu einer Plattform, die den Stakeholdern nicht nur sagt, was sie tun sollen – sie hilft ihnen dabei. Limble SOPs sind ausfallsicher, weil sie Abläufe in die tägliche Arbeit integrieren und auf allen Ebenen der Organisation einen Mehrwert bieten:

• Manager:  Optimiert die Verwaltungsarbeit
• Techniker:  Bietet klare Erwartungen
• Führungskräfte und Geschäftsinhaber:  Gibt Einblick in die finanziellen Stärken und Schwächen des Tagesgeschäfts

Mehr als du erwartet hast

Wenn Sie erwartet haben, nur Titelseiten und Inhaltsverzeichnisse kennenzulernen, war diese Einführung in die Standardverfahren möglicherweise eine Überraschung. Hoffentlich haben Sie den vollen Umfang dessen erkannt, was digitale, interaktive und integrierte SOPs in Limble für Ihr Unternehmen tun können:

Verwalte deine Ausrüstung und Einrichtungen

Limble wird zur einzigen Quelle für alle Informationen zu allen Vermögenswerten. So können Sie die Geräte in jeder Phase ihres Lebenszyklus optimal nutzen.

Entlasten Sie Ihre Arbeitsbelastung

Limble erstellt automatisch Aufgaben (komplett mit SOPs) basierend auf einer Vielzahl von Triggern. Dank des benutzerfreundlichen Layouts und der Aufgabenverteilung verringert sich der Zeitaufwand für die Verwaltung von von Stunden auf Sekunden.

Qualitätsgarantie

Limble ist ein Qualitätskontroll-/Qualitätssicherungssystem, das die Leistung Ihres Teams konstant hält und potenzielle Probleme aufdeckt, bevor sie auftreten.

Inventar optimieren

Limble verfolgt die Nutzung und löst Käufe aus, wenn der Lagerbestand unter die von Ihnen festgelegten Grenzen fällt. Mit den richtigen Teilen in der Hand werden Sie Ihre Ausrüstung schneller reparieren.

Nagelkonformität

Limble stellt sicher, dass geregelte Arbeit:

• geplant für
• abgeschlossen
• aufgenommen

speichert dann die Genehmigungshistorie mit:

• Unterschriftserfassung
• Zeitstempel
• Multimedia-Verifizierung

Leistung belohnen

Limble zeichnet die Arbeit aller Teammitglieder auf, sodass Sie Leistungsträger belohnen und rückständige Teammitglieder zur Aufgabe machen können. (Teilen Sie Metriken mit dem gesamten Team, um einen positiven Gruppendruck zu erzielen.)

Planen Sie für die Zukunft

Limble steht allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung, sodass das Team nicht zu sehr vom Know-how einer Person abhängig ist. Die Abteilung kann ungeachtet sich ständig ändernder Umstände reibungslos weiterarbeiten.

Andere gängige Arten von Standardarbeitsanweisungen

Wenn Sie sich für die alte Schule entscheiden, stehen Ihnen verschiedene Arten von SOPs zur Auswahl. In den folgenden Abschnitten diskutieren wir die Vor- und Nachteile der einzelnen SOP-Dokumenttypen.

1) Schrittweises Verfahren

Eine Schritt-für-Schritt-SOP ist die einfachste Methode. Wie der Name schon sagt, funktioniert es wie eine einfache Checkliste Schrittanweisungen, die jede Aktion beschreiben, die ein Mitarbeiter ausführen muss, um die anstehende Aufgabe zu erledigen.

Wann eine Schritt-für-Schritt-SOP verwendet werden sollte: Verwenden Sie diese Art von SOP, wenn die Aufgabe einfach ist und immer auf die gleiche Weise ausgeführt werden sollte.

Vorteile:

• Einfach zu verstehen, zu erstellen und zu verwenden.
• Ideal für Routineaufgaben.

Nachteile:

• Gilt nicht für komplexe Prozesse oder solche, die eine Entscheidungsfindung erfordern.

2) Hierarchisches Standardverfahren

A hierarchical SOP is a better choice for complex procedures that need more structure and additional information. It provides further details within each step . While a step-by-step SOP may list steps 1, 2, and 3, etc., this would also include hierarchical steps 1a and 1b; 2a and 2b, then 3a and 3b. It can also come in the form of a checklist or bullet point list.

For example, let’s imagine that a new employee needs to sign up for benefits online. If step 1 tells them to create an account, step 1a may give directions on creating a username while step 1b will guide them to create a unique password before proceeding.

When to use a hierarchical SOP:  Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.

Pros:

• They provide additional information while keeping things simple.
• Each step provides the background and context for the next one, so there’s no need for lengthy explanations.

Nachteile:

• Updating hierarchical SOPs can be time-consuming, especially if the change in one step means you have to make changes in other steps.
• Not a good fit for any business process that requires decision making.

3) Flowchart standard operating procedure

Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.

When to use a flowchart SOP:  Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.

Vorteile:

• They are great for understanding the big picture behind complex processes.
• They minimize confusion for staff when deciding how to proceed.
• Flowcharts make it easy to improve business processes. It is easy to see ways to combine or rearrange steps. In the end, you can reduce waste, eliminate bottlenecks, get more done, optimize the amount of time needed for the desired outcome, and so on.
• They are a great choice for processes where the outcomes can be hard to predict, such as customer service calls.

Nachteile:

• Updating flowchart SOPs can be a serious hassle. If you make a bigger change, you may have to redraw the entire flowchart or a substantial part of it.
• Long flowcharts can look clumsy and messy, making it difficult for users to understand and follow through. They need to be well-thought-out and structured to be useful.

4) Management standard operating procedure

In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.

For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.

A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.

When to use a management SOP:  These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.

Vorteile:

• They get rid of the problem of conflicting procedures and help ensure that all SOPs comply with best practices.
• They speed up the SOP creation process by using a template. Having a management SOP takes out the guesswork, and saves your staff from having to memorize all the steps for creating SOPs from scratch every time.

Cons: 

They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.

How to structure an SOP document?

Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):

Title page

Includes:

• Procedure’s name (for example, “Air Conditioning Unit:Changing the air filter”)
• Unique SOP ID number
• Date created or updated
• Department or team the SOP applies to
• Names and signatures of everyone involved in creating the SOP

Revision history

Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.

Table of contents

Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.

Purpose and scope

Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.

Roles and responsibilities

Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.

Procedures

The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.

Health and safety information

SOPs for industrial processes must include:

Resources

• Safety warnings
• Protective gear
• Steps for avoiding hazards

A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.

Glossary

Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.

Approval signatures

Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.

Steps for writing effective standard operating procedure

To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:

• Be prepared for change management:  Introducing changes can be difficult. Clarify your company’s goals and explain why you need SOPs. This will give your team the drive to keep going if they run into obstacles along the way.
• Select processes you want to standardize:  Avoid the distraction of trying to create an SOP for every single procedure in your company. Focus on the core processes and those activities that impact health and safety, quality, and the bottom line.
• Organize the SOP team:  Select a team that will be accountable for creating the document and meeting deadlines. Don’t forget that, sooner or later, you’re going to need input from people that will be using these procedures.

Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.

1) Decide on the scope of your SOP

For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:

• How important the topic is to your operations (such as health and safety considerations).
• The intended audience for the SOP you plan to write (for instance, an SOP for new employees would likely require more information than one for more experienced staff).
• The complexity of the business process itself.

2) Collect necessary information

Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.

Consider including this vital information:

• Schematics or instruction booklets, and OEM manuals.
• Required equipment, gadgets, materials, and tools needed to execute a specific task.
• Personal protective equipment (PPE).
• Potential safety hazards and safety warnings need to be mentioned.
• List of the actual steps in the task workflow.
• The number of people required to complete the job.
• Any additional details that need to be included to successfully execute the task.

The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.

After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:

• routine maintenance tasks
• commonly executed repairs and troubleshooting processes
• what to do in the case of emergency maintenance
• procedures for submitting maintenance tickets, reviewing work requests, scheduling planned and unplanned maintenance work
• taking and returning tools and parts from inventory
• quality control and other specific tasks

3) Choose an SOP type

Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.

4) Write the first draft

With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.

5) Distribute and review the first draft

The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.

6)  Publish and implement the SOP

We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.

7) Staff training

To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.

A few standard operating procedure examples from the industrial space

Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.

Standard operating procedure example #1:Determining silt concentration

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Standard operating procedure example #2:Performing prechecks on gas forklift

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Standard operating procedure example #3:Testing tanks for vessel entry

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One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.

Fast-track your team with digital, interactive, integrated standard operating procedures

Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .

Still don’t think you have time?

Not ready to implement full-scale standard operating procedures? Maintenance professionals can still move their departments forward with a smart preventive maintenance plan. Save yourself days of work with this free download.