Die Opportunitätskosten der Nichtautomatisierung

Wenn es eine Sache gibt, die ich in den letzten fünf Jahren des Aufbaus, der Leitung, der Skalierung und der Bereitstellung von Beratungsunterstützung für Automatisierungsprogramme gelernt habe, dann dies:Es gibt Opportunitätskosten, wenn man nicht automatisiert. Die Erfahrung hat mich gelehrt, dass die Risiken und Kosten des Wartens auf die Automatisierung von Prozessen die wahrgenommenen Vorteile des Wartens auf den Abschluss anderer Initiativen bei weitem überwiegen.

Viel zu oft begehen gut gemeinte Leiter von Automatisierungszentren (CoE) und Unternehmenssponsoren den kostspieligen Fehler, sich zuletzt auf die Automatisierung zu konzentrieren. Die Überlegung lautet:„Zunächst stabilisieren wir die Prozesse mit Menschen und automatisieren dann am Ende.“

In diesem Artikel werde ich einen konträren Standpunkt einnehmen und argumentieren, dass jeder neue oder sich ändernde Prozess von Anfang an automatisiert gestaltet werden sollte. Jeder leitende Sponsor, Geschäftsbereichsleiter und Automatisierungsprogrammleiter sollte sich auf die Priorität und Dringlichkeit der Automatisierung einigen, um dem Unternehmen zu helfen, seine kurz- und langfristigen Ziele zu erreichen.

Laut einem Artikel von Gartner Insights hat ein durchschnittliches Unternehmen in den letzten drei Jahren fünf große unternehmensweite organisatorische Veränderungen durchlaufen, wobei fast 75 % davon ausgehen, dass sich die Zahl der großen Veränderungsinitiativen in den nächsten drei Jahren vervielfachen wird. Dieser unvermeidliche und ständige Wandel hilft Unternehmen, in einer sich ständig verändernden Markt- und Wettbewerbslandschaft erfolgreich zu sein. Die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse so früh wie möglich ist ein Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen, ganz einfach.

Stable-State-Prozesse existieren selten

Wenn ein neuer Prozess für die Ausführung durch Menschen entworfen wird, ist es nie überraschend, wenn der Prozess geändert werden muss, um neue Geschäftsanforderungen zu erfüllen, oder wenn er im Laufe der Zeit optimiert wird. Alles, von den einzelnen zu befolgenden Schritten, den verwendeten Systemen und der Erfahrung der beteiligten Personen, wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln.

Automatisierung und insbesondere Robotic Process Automation (RPA) können dazu beitragen, Prozessänderungen auf weniger störende Weise zu beschleunigen.

Stellen Sie sich zum Beispiel eine Organisation vor, die weiß, dass sie ihre Onboarding-Plattform für Humanressourcen (HR) in einigen Monaten ändern wird. Einige mögen argumentieren, dass es am besten ist, zu warten, bis der Systemaustausch abgeschlossen ist, der neue Onboarding-Prozess vollständig definiert und ausgeführt wurde, um alle Probleme zu lösen, und dann eine Automatisierung in Betracht gezogen werden sollte.

Dieser Ansatz ist jedoch mit Kosten verbunden, die von den Leitern der Geschäftsbereiche ernsthaft in Betracht gezogen werden müssen. Bei diesem Ansatz arbeitet das Unternehmen monatelang mit einem suboptimalen Prozess, während es auf einen Systemaustausch wartet. Ich würde diesen Ansatz „Automation last“ nennen, und die klare Unterscheidung zwischen diesem Ansatz und einem „Automation first“-Ansatz ist unten dargestellt.

Die Mentalität der letzten Automatisierung stellt ein besonders hohes Risiko für das Unternehmen dar, wenn es zwischen jetzt und der Inbetriebnahme des Systems erhebliche Volumenänderungen gibt, die das Unternehmen mit eingeschränkten Optionen belassen würden. Wenn es in diesem Beispiel eine große Einstellungsinitiative des Unternehmens zur Unterstützung einer Geschäftseinheit geben würde, würde der Onboarding-Prozess unter Druck geraten und die Organisation müsste zusätzliche Ressourcen einstellen, um das Volumen zu bewältigen, oder die Überstunden auf die bestehenden übertragen Mitarbeiter.

Darüber hinaus kann es andere Risiken und Probleme mit dem aktuellen Statusprozess geben, die der Systemaustausch speziell angehen würde, wie schwache Risikokontrollen, Datenlücken und die Unfähigkeit, neue Geschäftsanforderungen zu bewältigen.

RPA-Lösungen können schnell vor dem Systemaustausch erstellt und bereitgestellt werden und einen schnellen ROI erzielen, während noch mehr Kapazitäten von Fachexperten (KMU) freigesetzt werden, um sich auf anstehende Initiativen zu konzentrieren.

In diesem HR-Onboarding-Beispiel könnte RPA schnell für Aktivitäten wie das Initiieren der Kontoeinrichtung, Systemzugriffsanfragen, Hardwarebeschaffung, Schulungsanmeldung, direkte Vorgesetztenbenachrichtigungen und Erinnerungen eingerichtet werden, zusätzlich zur Prüfung unvollständiger Schritte. Kurzfristig kann das Unternehmen Kapazitäten freisetzen oder sogar Volumensteigerungen mit der sofortigen Skalierung bewältigen, die die Automatisierung bietet. Wenn der Systemaustausch vorhanden ist, kann die RPA-Plattform einfach und schnell aktualisiert werden, um eine Verbindung zum neuen System herzustellen, und die Umschulung der HR-Mitarbeiter wird eingeschränkt (oder vollständig vermieden).

Es gibt einen menschlichen Tribut, wenn die Automatisierung die letzte Station ist

Laut McKinsey &Company geben 73 % der von Veränderungen betroffenen Mitarbeiter an, unter mäßigem bis hohem Stressniveau zu leiden. Das Warten auf die Automatisierung eines Prozesses nach einer bevorstehenden Änderung an einem System erhöht die Belastung der Mitarbeiter und kann zu Mitarbeiterstress beitragen. Ein Mitarbeiter muss mindestens zwei Runden des Änderungsmanagements durchlaufen.

Erstens muss der Mitarbeiter das Änderungsmanagement einmal durchlaufen, wenn die Systemänderung stattfindet, um zu erfahren, wie sich die Schritte des Prozesses geändert haben, und lernen, wie das neue System zu verwenden ist. Oft erfordert das Durchlaufen dieser Runde viel Zeit, um sich in das neue System einzuarbeiten.

Die zweite Runde des Änderungsmanagements findet nach dem Go-Live des Systems statt, wenn die Automatisierung endlich aufgebaut ist, um Schritte des Prozesses auszuführen. In dieser Runde müssen die Mitarbeiter nun lernen, welche Schritte die Roboter machen und welche Interaktionen zwischen ihnen und den Robotern bestehen. Ein System und einen Prozess erlernen zu müssen, nur um dieses Wissen für einen kurzen Zeitraum zu nutzen, ist frustrierend für Mitarbeiter und verschwenderisch für die Organisation.

Der einfachste Weg für den Mitarbeiter besteht darin, eine einzige Runde des Änderungsmanagements durchzuführen, indem er jetzt Automatisierung in den Prozess einführt und dann alle Änderungen am Prozess verwaltet, einschließlich der Änderung der zugrunde liegenden Systeme, indem er die vom Roboter ausgeführten Schritte anpasst.

Einige werden sagen, dass diese Codeänderungen für den Softwareroboter mit Kosten verbunden sind, aber die Organisation nimmt diese Änderung nur an einer Stelle vor. Während die Organisation im aktuellen Zustand viel mehr in Kapazität und Opportunitätskosten investieren würde, um Schulungen und Kommunikation für Dutzende oder sogar Hunderte von Mitarbeitern zu verwalten. Darüber hinaus besteht bei jedem Änderungsmanagement mit Mitarbeitern ein Risiko für den Gesamtprozess aufgrund fehlender Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem neuen System.

Zu beachten ist auch, dass es mit RPA möglich ist, Änderungen an der Automatisierung schnell und kostengünstig vorzunehmen.

Jedes Unternehmen sollte sich fragen, was weniger störend und zeitaufwändig ist:das Durchführen einer Codeänderung an einer einzelnen Automatisierung oder das Änderungsmanagement mit Dutzenden (oder mehr) Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen.

Zeitgebundene Gelegenheiten

Timing spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg oder Misserfolg jeder Organisation. In einer zunehmend wettbewerbsorientierten Welt ist es notwendig, strategische Entscheidungen treffen und schnell handeln zu können. Es gibt Organisationen in der gleichen Branche und dem gleichen Sektor wie Ihr Unternehmen, die aktiv Roboter in allen Geschäftsbereichen des Unternehmens einsetzen. Diese Organisationen haben strategische Ziele, auf die sie abzielen, wie z. B. Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Verbesserung der Kundenzufriedenheit, Bindung von Mitarbeitern, Reduzierung von Risiken und Bereitstellung von Kapazitäten, um eine zeitlich begrenzte Chance sowie eine langfristige Skalierung zu ergreifen.

In der Vergangenheit bestand die einzige Möglichkeit, eine kurzfristige Gelegenheit zu nutzen, bei der schnell Kapazität benötigt wurde, darin, Auftragnehmer einzustellen, schnell einzustellen oder Mitarbeiter so viele Überstunden wie möglich machen zu lassen. Mit der Automatisierung haben Unternehmen jetzt sofortige Skalierung mit einsatzbereiten Robotern.

Das beste Beispiel, das ich in letzter Zeit dafür gesehen habe, waren die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie. Mengenschwankungen traten in nahezu allen Branchen auf. Kredite für Kleinunternehmen, Refinanzierung von Eigenheimen, Online-Bestellungen, Lieferdienste und mobile Dienste sind nur einige Beispiele, bei denen Unternehmen in diesen Bereichen an den Rand gedrängt wurden, da sie Prozessvolumina hatten, die sie angesichts der Größe und Geschwindigkeit ihrer menschlichen Belegschaft nicht bewältigen konnten . Die Organisationen, die bereits über Roboter verfügten, die ihre kritischen Prozesse unterstützten, konnten die Gelegenheit ergreifen, die andere nicht hatten.

Quelle

Dieses Muster ist nicht auf globale Pandemien beschränkt. Es gibt viele externe Faktoren, die das Volumen für Ihr Unternehmen plötzlich verändern könnten, wie in der obigen Grafik dargestellt. Es wäre sinnvoll, dass Ihr Unternehmen darauf abzielt, alle Prozesse zu automatisieren, die für den Geschäftsbetrieb kritisch sind und deren Volumen im Laufe der Zeit wahrscheinlich zunehmen wird. Dies schützt Ihr Unternehmen vor dem Risiko, eine zeitgebundene Gelegenheit nicht ergreifen zu können. Darüber hinaus gibt es fortlaufende Vorteile der Skalierung mit Automatisierung, da die Volumina im Laufe der Zeit allmählich zunehmen.

Die Zeit für die Automatisierung ist jetzt

Warum warten Sie mit der Automatisierung Ihrer geschäftskritischen Prozesse? Wie ich in diesem Blog-Beitrag erklärt habe, stellen Sie durch frühzeitiges Handeln sicher, dass Sie:

• Sind auf kurzfristige und langfristige Volumensteigerungen ohne Unterbrechung vorbereitet

• Können kurzfristig Vorteile erlangen, indem sie Kapazitäten von Ihren wertvollen Mitarbeitern freisetzen

• Reduzieren Sie den Umfang des Änderungsmanagements für Ihre Mitarbeiter

Indem Sie auf die Automatisierung der Stabilität warten, die möglicherweise nie eintreten wird, setzen Sie Ihrem Unternehmen möglicherweise einen Wettbewerbsnachteil.

Systemersetzungen, Prozessoptimierungen und die Verlagerung von Ressourcen werden in Ihrem Unternehmen konstant sein, daher müssen Sie jetzt die Automatisierung integrieren, um Ihre strategischen Geschäftsziele schnell zu erreichen.

Wir haben während der „UiPath Live ausführlich mit Branchenführern über dieses Thema gesprochen :It's Time To Automate"-Ereignis. Sie haben es verpasst? Sie können immer noch auf die Aufzeichnung zugreifen.