Warum Automatisierung aufzuschieben teurer ist: Die versteckte Opportunitätskosten

Wenn es eine Sache gibt, die ich in den letzten fünf Jahren beim Aufbau, Leiten, Skalieren und Beraten von Automatisierungsprogrammen gelernt habe, dann diese: Es gibt Opportunitätskosten, wenn man nicht automatisiert. Erfahrung hat mich gelehrt, dass die Risiken und Kosten des Wartens auf Prozessautomatisierung jeden wahrgenommenen Nutzen des Wartens auf andere Initiativen bei weitem überwiegen.

Viel zu oft machen gut gemeinte Automation Center of Excellence (CoE) Leader und Business Sponsors den kostspieligen Fehler, Automatisierung zuletzt zu fokussieren. Das Denken lautet: „Zuerst stabilisieren wir die Prozesse mit Menschen und automatisieren dann am Ende.“

In diesem Artikel nehme ich einen konträren Standpunkt ein und argumentiere: Jeder neue oder sich ändernde Prozess sollte von Anfang an mit Automatisierung designed werden. Jeder Executive Sponsor, Business Unit Leader und Automatisierungsprogramm-Leader sollte sich auf die Priorität und Dringlichkeit von Automatisierung einigen, um dem Business zu helfen, seine kurz- und langfristigen Ziele zu erreichen.

Laut einem Gartner Insights Artikel hat das durchschnittliche Unternehmen in den letzten drei Jahren fünf große unternehmensweite organisatorische Veränderungen durchlaufen – mit fast 75 %, die erwarten, die Anzahl großer Change-Initiativen in den nächsten drei Jahren zu vervielfachen. Dieser unvermeidliche, konstante Wandel hilft Organisationen, in einem sich stetig wandelnden Markt und Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu sein. Geschäftsprozesse so früh wie möglich zu automatisieren, ist ein Wettbewerbsvorteil für Ihr Business – schlicht und einfach.

Stabile Prozesse existieren selten

Wenn ein neuer Prozess für menschliche Ausführung designed wird, ist es nie eine Überraschung, wenn der Prozess sich ändern muss, um neue Business-Anforderungen zu erfüllen, oder über die Zeit optimiert wird. Alles – von den einzelnen zu befolgenden Steps, den genutzten Systemen bis zur Erfahrung der involvierten Menschen – wird sich über Zeit weiterentwickeln.

Automatisierung, speziell Robotic Process Automation (RPA), kann helfen, Prozessänderungen weniger disruptiv zu beschleunigen.

Beispiel: Stellen Sie sich eine Organisation vor, die weiß, dass sie ihre HR-Onboarding-Plattform in einigen Monaten wechseln wird. Manche argumentieren, es sei am besten, bis zum Abschluss des Systemwechsels zu warten, bis der neue Onboarding-Prozess vollständig definiert und ausgeführt wurde, um Issues auszuarbeiten – und erst dann Automatisierung in Betracht zu ziehen.

Doch dieser Ansatz hat Kosten, die Business Unit Leader ernst nehmen müssen. Mit diesem Ansatz operiert die Organisation monatelang mit einem suboptimalen Prozess, während sie auf den Systemwechsel wartet. Ich nenne diesen Ansatz „Automation Last“ – und der klare Unterschied zu einem „Automation First“-Ansatz ist unten dargestellt.

Die Automation-Last-Mentalität ist besonders risikoreich für die Organisation, wenn es signifikante Volumenänderungen zwischen jetzt und dem Go-Live des Systems gibt – was die Organisation mit begrenzten Optionen zurücklässt. In diesem Beispiel: Würde das Unternehmen eine große Einstellungsinitiative starten, um einen Business Unit zu unterstützen, stünde der Onboarding-Prozess unter Druck – die Organisation müsste zusätzliche Ressourcen einstellen oder Überlast auf bestehende Mitarbeiter legen.

Zusätzlich können weitere Risiken und Issues im Current-State-Prozess bestehen, die der Systemwechsel spezifisch adressieren würde – wie schwache Risikokontrollen, Datenlücken und Unfähigkeit, neue Business-Anforderungen zu handhaben.

RPA-Lösungen können schnell gebaut und deployed werden, vor dem Systemwechsel, und schnellen ROI erzielen, während sie noch mehr Subject Matter Expert (SME)-Kapazität für kommende Initiativen freisetzen.

In diesem HR-Onboarding-Beispiel könnte RPA schnell für Aktivitäten wie Account-Setup-Initiierung, Systemzugangsanfragen, Hardware-Beschaffung, Trainingseinschreibung, direkte Manager-Benachrichtigungen und -Erinnerungen sowie Audit unvollständiger Schritte eingesetzt werden. Kurzfristig kann die Organisation Kapazität freisetzen oder sogar Volumensteigerungen mit der instantanen Skalierbarkeit der Automatisierung bewältigen. Wenn der Systemwechsel da ist, kann die RPA-Plattform einfach und schnell aktualisiert werden, um sich mit dem neuen System zu verbinden – und das Retraining der HR-Mitarbeiter wird begrenzter (oder ganz vermieden).

Es gibt einen menschlichen Tribut, wenn Automatisierung die letzte Station ist

Laut McKinsey & Company berichten 73 % der von Change betroffenen Mitarbeiter über moderate bis hohe Stresslevel. Warten mit der Automatisierung eines Prozesses vor einem anstehenden Systemwechsel erhöht die Belastung für Mitarbeiter und kann zu Mitarbeiterstress beitragen. Ein Mitarbeiter muss mindestens zwei Runden Change Management durchlaufen.

Erstens: Der Mitarbeiter muss Change Management einmal durchlaufen, wenn der Systemwechsel stattfindet – lernen, wie sich die Prozessschritte geändert haben und wie man das neue System nutzt. Oft erfordert diese Runde dedizierte Zeit für Training im neuen System.

Runde zwei des Change Managements passiert post Go-Live des Systems, wenn Automatisierung endlich gebaut wird, um Prozessschritte auszuführen. In dieser Runde müssen Mitarbeiter nun lernen, welche Schritte die Roboter übernehmen und welche Interaktionen zwischen ihnen und den Robotern bestehen. Ein System und Prozess lernen zu müssen, nur um dieses Wissen kurz zu nutzen, ist frustrierend für Mitarbeiter und verschwenderisch für die Organisation.

Der einfachste Pfad für den Mitarbeiter: Eine einzige Runde Change Management, indem man Automatisierung jetzt in den Prozess einführt und dann alle Änderungen am Prozess – inkl. Wechsel der zugrundeliegenden Systeme – durch Anpassung der Roboter-Schritte managt.

Manche sagen, es gebe Kosten für diese Code-Änderungen am Software-Roboter. Aber die Organisation macht diese Änderung nur an einer Stelle. Im Current State würde die Organisation weit mehr in Kapazität und Opportunitätskosten investieren – für Training und Kommunikation für Dutzende oder hunderte Mitarbeiter. Zudem birgt jedes Change Management mit Menschen Risiko für den Gesamtprozess durch mangelndes Wissen und Erfahrung im Navigieren des neuen Systems.

Es muss auch angemerkt werden: Mit RPA ist es möglich, Änderungen an Automatisierungen schnell und kostengünstig vorzunehmen.

Jede Organisation sollte sich fragen: Was ist weniger disruptiv und zeitintensiv – ein Code-Change an einer einzelnen Automatisierung oder Change Management mit Dutzenden (oder mehr) Mitarbeitern in Ihrer Organisation?

Zeitgebundene Chancen

Timing spielt eine wichtige Rolle für Erfolg oder Misserfolg jeder Organisation. Strategische Entscheidungen treffen und schnelles Handeln zu können, ist in einer zunehmend kompetitiven Welt nötig. Es gibt Organisationen in derselben Branche und Sektor wie Ihrem Unternehmen, die aktiv Roboter in jeder Business Unit im gesamten Enterprise deployen. Diese Organisationen haben strategische Ziele im Visier: Effizienz steigern, Kosten senken, Kundenzufriedenheit verbessern, Mitarbeiter halten, Risiko reduzieren, Kapazität schaffen für zeitgebundene Chancen sowie langfristige Skalierung.

Früher war die einzige Option, eine nahende Chance zu nutzen, wo schnell Kapazität nötig war: Contractors onbordieren, Rapid Hiring betreiben oder Mitarbeiter so viel Overstunden wie möglich machen lassen. Mit Automatisierung haben Organisationen jetzt instantane Skalierung mit Roboter, die bereitstehen.

Das beste Beispiel, das ich kürzlich gesehen habe, waren die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie. Volumenschwankungen traten in fast jeder Branche auf. Kleine Unternehmensdarlehen, Immobilienrefinanzierung, Online-Bestellungen, Lieferdienste und Mobile Services sind nur einige Beispiele, wo Organisationen in diesen Feldern an ihre Grenzen gestoßen wurden – weil sie Prozessvolumen hatten, die sie mit der Größe und Geschwindigkeit ihrer menschlichen Belegschaft nicht bewältigen konnten. Organisationen, die bereits Roboter bei kritischen Prozessen im Einsatz hatten, konnten Chancen nutzen, die andere nicht konnten.

Dieses Muster ist nicht auf globale Pandemien beschränkt. Viele externe Faktoren könnten das Volumen für Ihre Organisation plötzlich verschieben, wie in der Grafik oben gezeigt. Es wäre sinnvoll, dass Ihre Organisation alle Prozesse, die kritisch für den Geschäftsbetrieb sind und wahrscheinlich Volumensteigerungen über Zeit haben, automatisiert. Das schützt Ihre Organisation vor dem Risiko, eine zeitgebundene Chance nicht nutzen zu können. Zusätzlich gibt es laufende Vorteile der Skalierung mit Automatisierung, während Volumen graduell über Zeit steigt.

Die Zeit zu automatisieren ist jetzt

Warum warten Sie, Ihre geschäftskritischen Prozesse zu automatisieren? Wie in diesem Blogpost erklärt, wird frühes Automatisieren sicherstellen, dass Sie:

• Auf kurz- und langfristige Volumensteigerungen ohne Disruption vorbereitet sind
• Nahezu sofortige Vorteile durch Freisetzung von Kapazität Ihrer wertvollen Mitarbeiter erzielen
• Die Menge an Change Management für Ihre Mitarbeiter reduzieren

Indem Sie auf Stabilität warten, um zu automatisieren – was vielleicht nie kommt – setzen Sie Ihre Organisation potenziell in einen Wettbewerbsnachteil.

Systemersetzungen, Prozessoptimierungen und Ressourcenverschiebungen werden in Ihrer Organisation konstant sein – Sie müssen Automatisierung jetzt integrieren, um Ihre strategischen Business-Ziele schnell zu erreichen.

Wir haben mit Branchenführern ausführlich über dieses Thema beim „UiPath Live: It's Time To Automate“ Event gesprochen. Verpasst? Sie können die Aufzeichnung noch abrufen.