Vorteile eines Automatisierungsbetriebsmodells (Teil 1)

Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel ist der erste einer dreiteiligen Serie.

Wenn ich mit Kunden spreche, werde ich oft um praktische Ratschläge gebeten, wie man schnell und erfolgreich durch die frühen Phasen der Nutzung von Robotic Process Automation (RPA) vorankommt. Führungskräfte, die in großem Umfang operieren möchten (wo die unternehmensweiten Vorteile am wirkungsvollsten sind), stellen sich in der Regel die folgenden drei Fragen:

• „Wie fangen wir auf dem richtigen Weg an, um schnell zu skalieren?“

• „Welche Ressourcen benötigen wir, um autark zu sein?“

• „Wie sollten wir uns organisieren, um mit Automatisierung erfolgreich zu sein?“

Damit Unternehmen die erwarteten Vorteile aus ihren Automatisierungsprogrammen ziehen können, ist es wichtig, eine Strategie für jede der oben genannten Fragen zu haben. Diese Fragen und viele mehr werden letztendlich durch ein Automatisierungsbetriebsmodell beantwortet die für jede Organisation einzigartig ist.

Einfach ausgedrückt:Um die Automatisierung effektiv zu skalieren, benötigen Sie ein Automatisierungsbetriebsmodell (keine Sorge, ich werde in dieser Blogserie behandeln, was das bedeutet und wie das geht).

Das Automatisierungsbetriebsmodell bietet einen umfassenden Überblick über die zu treffenden Programmverwaltungsentscheidungen, z. B. Rollen und Verantwortlichkeiten, Governance und Infrastrukturverwaltung.

Wir werden einige dieser wichtigen Entscheidungen berücksichtigen, wenn Sie in dieser dreiteiligen Serie Ihr eigenes, einzigartiges Automatisierungsbetriebsmodell erstellen. Teil eins (dieser Artikel) stellt vier Phasen vor, die viele Unternehmen durchlaufen, um eine Automatisierung in großem Maßstab zu erreichen, und untersucht die Frage „Wo sollen wir anfangen?“. Die Teile zwei und drei dieser Serie werden jede Phase weiter untersuchen, um die Ressourcen, das Sponsoring durch die Geschäftsleitung und die erforderlichen Finanzierungsgründe zu berücksichtigen, wenn das Betriebsmodell der Automatisierung ausgereift ist.

Start to scale:Die vier Automatisierungsstufen

Die meisten Unternehmen durchlaufen auf ihrem Weg zur erfolgreichen Skalierung der Automatisierung vier Phasen (wie im folgenden Diagramm dargestellt). Während sich das Automatisierungsprogramm eines Unternehmens durch diese Phasen bewegt, werden sich der leitende Sponsor, die Quellen der Automatisierungspipeline und die Finanzierungsbegründung ändern. Infolgedessen wird der Anwendungsbereich des Automatisierungsbetriebsmodells ausgereift.

Stufe 1 – Beweisen

In der Erprobungsphase beginnen die für die Automatisierung identifizierten ersten Prozesse, die Automatisierungstechnologie zu erproben und einen Sponsor für den Wert zu entwickeln. Dies geschieht im Allgemeinen in einer einzigen Abteilung mit weniger als 10 Software-Robotern, da die anfänglichen Prozesse sicherstellen sollen, dass RPA in ihrer spezifischen Umgebung „funktioniert“. Einige Organisationen können in dieser Phase bis zu drei Monate benötigen, während andere ein Pilotprojekt viel schneller durchlaufen (manchmal innerhalb weniger Wochen).

Phase 2 - Etablieren

In dieser Automatisierungsphase liegt der Schwerpunkt auf der Produktion und Bereitstellung mehrerer Prozesse – typischerweise innerhalb einer einzelnen Geschäftseinheit. Diese Phase kann drei bis sechs Monate dauern. An diesem Punkt kann das Risiko einer Stagnation bestehen, wenn die Automatisierungspipeline hauptsächlich von einer Geschäftseinheit bezogen wird und das RPA-Bewusstsein im gesamten Unternehmen begrenzt ist. Wenn der Leiter der Geschäftseinheit die Organisation nicht zur Rechenschaft zieht und dafür verantwortlich macht, mit der Automatisierung ein beträchtliches Geschäftsergebnis zu erkennen und zu erzielen, wird es außerdem schwierig, Potenzial aufzuzeigen.

Das Automatisierungsbetriebsmodell jeder Organisation wird Iterationen durchlaufen, um den richtigen Ansatz für Schlüsselelemente wie Organisationsstruktur, Aufnahmestrategie, Governance, Risikokontrolle und Änderungsmanagement zu finden.

Stufe 3 - Erweitern

In dieser Phase ist das Automatisierungsbetriebsmodell vollständig definiert und legt einen standardisierten Ansatz für die Integration zusätzlicher Geschäftseinheiten fest. Diese Phase kann ein bis drei Jahre dauern, da die vollen Vorteile von RPA auf der Führungsebene verstanden werden und mehrere Geschäftsbereiche sich für die Automatisierung in großem Umfang engagieren. In der Expansionsphase sind Key Performance Indicators (KPIs) gut definiert und gemessen.

Angesichts der Tatsache, dass sich die Entwickler im Kompetenzzentrum für Automatisierung (CoE) auf Möglichkeiten mit hohem ROI konzentrieren werden, wird deutlich, dass die Organisation ihre Mitarbeiter weiterbilden muss, um viele einfache, auf Teamebene und personalisierte Automatisierungsmöglichkeiten anzugehen. Zur Weiterbildung von Mitarbeitern gehört es, einigen Mitarbeitern dabei zu helfen, Citizen Developer zu werden, um Automatisierungen für ihre jeweiligen Teams, Abteilungen oder für sich selbst zu erstellen.

Tiefer tauchen: Ist Ihr Unternehmen bereit, den wachsenden Bedarf an Automatisierungskompetenzen zu decken?

Stufe 4 - Waage

In dieser Phase ist das CoE in der Lage, mithilfe einer Kombination von Technologien anspruchsvolle Automatisierungen zu erstellen, um die Kundenanforderungen im gesamten Unternehmen zu erfüllen. Die Idee „ein Roboter für jede Person“ hat sich durchgesetzt und Business Champions sind im gesamten Unternehmen verteilt, um die Einführung von RPA zu unterstützen. Bürgerentwickler bieten eine von Mitarbeitern geleitete Bottom-up-Automatisierung von Aufgaben und einfachere Prozesse. In der Skalierungsphase ist der Executive Sponsor ein CEO oder Chief Financial Officer (CFO) und RPA ist jetzt eine Säule der gesamten digitalen Transformationsprogramme.

Diese frühen Phasen – vom Start bis zur Skalierung – sind die kritischen Wendepunkte, wenn sich der Umfang der Automatisierung im „Automation First“-Reifemodell (siehe unten) von der Abteilung auf die gesamte Organisation verlagert.

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Wenden wir uns nun der Frage zu, „wie fange ich an?“

Einstieg auf dem richtigen Weg (um die Automatisierung schnell skalieren zu können)

Wir haben bereits darüber geschrieben, die richtigen Prozesse für die Automatisierung zu identifizieren, daher liegt der Schwerpunkt hier auf der Erstellung einer mehrjährigen Roadmap, indem die breiteste Gruppe von Mitarbeitern mit einem transparenten Prozess zur Priorisierung potenzieller Automatisierungen eingebunden wird. Es ist wichtig, dass dieses „Prozessaufnahme“-Element eines Automatisierungsbetriebsmodells für Ihr Unternehmen benutzerdefiniert ist, um Ihre Kultur und Ihren Ansatz zur Berechnung des Return on Investment (ROI) zu respektieren.

Die Aufnahme von Automatisierungsprozessen ist der spezifische Ansatz, den Ihr Unternehmen verfolgen wird, um Automatisierungskandidaten zu entdecken und zu priorisieren. Für Ihr Programm zur Aufnahme von Automatisierungsprozessen sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Geschäftsengagement :Aus wie vielen Bereichen der Organisation können Sie Automatisierungsideen beziehen?

• Priorisierung :Welches Ranking-System werden Sie verwenden, um einen Automatisierungskandidaten anderen vorzuziehen? Wie trägt jede Gelegenheit dazu bei, die Top-down-Geschäftsergebnisziele zu erreichen?

• Rückstand :Wie viele Automatisierungsmöglichkeiten wurden eingereicht, aber nicht bewertet?

• Durchsatz :Wie lange dauert es, bis eine eingereichte Automatisierungsidee bewertet, entwickelt und bereitgestellt wird?

• Abwanderung :Wie oft werden Automatisierungsideen bewertet, aber letztendlich nicht für die Entwicklung vorangetrieben?

• Vom CoE ausgewählte vs. mitarbeitergesteuerte Automatisierungen :Wie viele Gelegenheiten rangieren nicht hoch genug im Vergleich zu den Zielen, um vom CoE für die Automatisierung priorisiert zu werden? Wie werden diese geschäftlichen Probleme gelöst (z. B. Bürgerentwicklung)?

Sie müssen nicht selbst herausfinden, wie Sie die oben genannten Punkte ausführen. Mit einem Tool wie UiPath Automation Hub können Sie „RPA-Ideen per Crowdsourcing sammeln, priorisieren und verwalten sowie bürgergeführte Automatisierungen validieren und teilen.“

Ziel ist es, mehrjährige Automatisierungs-Roadmaps für die meisten Abteilungen in der Organisation erstellen zu können. Der Ansatz entwickelt sich normalerweise durch die vier Phasen, die zuvor in diesem Artikel beschrieben wurden.

Die meisten Organisationen, die mit RPA beginnen, durchlaufen erfolgreich eine Erprobungsphase, um die Technologie mit einer ersten Gruppe von Personen zu testen, die eine bestimmte Reihe von Anwendungsfällen innerhalb einer Abteilung hatten und sich für eine Erweiterung einsetzen. Nachdem es jedoch positive frühe Ergebnisse gibt und das endlose Automatisierungspotenzial offensichtlich ist, besteht immer noch das Risiko einer Stagnation oder eines Scheiterns (wie in der folgenden Grafik dargestellt).

Um auf der angestrebten Linie der Automatisierungsbeschleunigung in der obigen Grafik zu bleiben, wenden Unternehmen normalerweise zwei Ansätze zum Aufbau einer robusten Automatisierungspipeline an:

1. Ein Top-Down-Ansatz die die Priorität des CoE für unbeaufsichtigte Roboter leitet. In diesem Modell haben Führungskräfte und Business-Transformationsteams in der Regel große Transformationsprojekte, die die Prioritäten für die Aufnahme der Automatisierung in das CoE festlegen. Die Top-down-Automatisierungserkennung kann auch von UiPath Process Mining oder Prozessexperten (SMEs) unterstützt werden, um die Anzahl der manuellen Schritte in einem Prozess, Problemumgehungen und die Anzahl der Ausnahmen von einem Prozess zu verstehen.

2. Ein Bottom-up-Ansatz Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Automatisierungsideen einzureichen und selbst zu bewerten, die vom CoE oder über ihren eigenen digitalen Assistenten mithilfe von beaufsichtigter Automatisierung geliefert werden sollen. Diese mitarbeitergesteuerten Automatisierungen sind wichtig, wenn die Top-Down-Automatisierungserkennung nicht ausreicht, um RPA zu skalieren, da ein zentralisiertes CoE nicht alle erforderlichen Automatisierungen alleine entwickeln kann.

Anmerkung der Redaktion: Falls Sie mit nicht vertraut sind beaufsichtigte und unbeaufsichtigte Roboter , dieses kurze Video erklärt den Unterschied:

Beim Bottom-up-Ansatz dokumentieren einzelne Mitarbeiter einen Prozess mit einem Tool wie UiPath Task Capture und reichen ihre Ideen zur Entwicklung durch RPA-Entwickler über Tools wie UiPath Automation Hub ein.

Verwandter Artikel: Ein Roboter für jeden Menschen:Die nächste Welle der persönlichen Produktivität

Ein neuer Kunde demonstriert, wie eine schnelle Skalierung dramatische Auswirkungen auf das Geschäft haben kann. Dieser High-Tech-Hersteller hatte nur ein begrenztes Engagement in RPA, wollte aber den Umsatz verdoppeln und gleichzeitig die Mitarbeiterzahl relativ konstant halten. Um das angestrebte Umsatzwachstum zu erreichen, betrachteten sie RPA als eine Möglichkeit, die Betriebskosten in Vertriebs-, allgemeinen und Verwaltungsfunktionen zu kontrollieren und gleichzeitig die Investitionen in Forschung und Entwicklung drastisch zu erhöhen.

Der Kunde nutzt RPA als Grundlage für sein digitales Upskilling-Programm für zukunftssichere Karrieren. In nur wenigen Monaten nach der Entwicklung ihres Automatisierungsbetriebsmodells arbeiten sie nun im großen Maßstab und automatisieren jeden Monat mehr als 30 neue Prozesse. Sie investierten beträchtlich in die Prozessaufnahme, indem sie weltweit über 40 Workshops mit Mitarbeitern abhielten, die zu einer geprüften Pipeline von 200 Automatisierungen führten, von denen prognostiziert wird, dass sie über 250.000 Stunden manueller Arbeit einsparen werden.

Darüber hinaus hat der CFO durch die frühzeitige Investition in ein automatisiertes Betriebsmodell jetzt das Vertrauen in die Strenge der Software-Bots, um 70 % der Funktionen zu übernehmen, die zuvor bei einem Business Process Outsourcer (BPO) lagen. Dies gibt dem Finanzteam mehr Kontrolle über die Verbesserung von Finanzmetriken, wie z. B. tägliche Außenstände, um die Wertschöpfung voranzutreiben.

In Teil zwei dieser Serie konzentrieren wir uns auf die nächste kritische Komponente, nämlich über die richtigen Ressourcen und das Sponsoring durch Führungskräfte zu verfügen.

Teil drei dieser Serie wird alle Programmelemente unter einem Automatisierungsbetriebsmodell zusammenführen, um die Frage zu beantworten:„Wie sollten wir uns organisieren, um erfolgreich zu sein?“ Bleiben Sie dran für diese kommenden Artikel!