Zehn Best-Practice-Tipps für RPA:Ansichten von UiPath, Blue Prism und Kofax

Best-Practice-Tipp für RPA:Achten Sie auf die drei Ts

Der Elefant im Wohnzimmer:Einführung von RPA

Es besteht die Tendenz, dass Unternehmen RPA in geringem Umfang einführen und dann aufhören:Die Einführung kommt zum Erliegen. Dies hat zu Behauptungen geführt, dass RPA überbewertet wird; ein gewisses Maß an Zynismus.

Der Chief Evangelist von Guy Kirkwood UiPath drückte es so aus:„Organisationen und Implementierungspartner nutzen RPA als ersten Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation, weil es relativ schnell und kostengünstig ist. Sie sagen:„Wir nehmen Sie mit auf eine Reise der digitalen Transformation, lassen Sie uns RPA nutzen, um damit zu beginnen, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und Sie zu einer digitalen Denkweise zu bringen. Was jedoch passiert, ist, dass sie nach einer gewissen Zeit ins Stocken geraten. Sie haben einen Verfechter, der es auf eine Abteilung verteilt, vielleicht mehrere, sagen wir Finanzen, Personalwesen und Beschaffung, aber wie bringen wir es in den Kundenservice?“

Eine Reihe von RPA-Experten, mit denen wir gesprochen haben, haben ihre Ratschläge zur Bewältigung dieser Herausforderung gegeben.

RPA-Best-Practice-Tipp eins:Hüten Sie sich vor dem Sirenenruf

Der griechischen Mythologie zufolge lockten die Sirenen, Kreaturen mit dem Aussehen schöner Frauen, Seeleute dazu, ihre Schiffe zu nahe an die Küste zu steuern, wo ihre Schiffe auf den Felsen zermalmt wurden.

RPA scheint so zu sein. Auf den ersten Blick ist es einfach zu bedienen und kann innerhalb einer Abteilung implementiert werden.

Jane Conroy, Customer Success Director bei Blue Prism, sagt:„Es ist fast so, als würden Erstanwender denken, dass sie denken, dass wir es erreicht haben und wissen, was wir jetzt tun, weil das Tool selbst so einfach zu bedienen ist. Und das tun sie nicht. Denn sie müssen die Grundlagen schaffen. Sie haben verstanden, dass sie ein Tool haben, mit dem sie möglicherweise etwas anfangen können, aber sie müssen noch einen Business Case erstellen.“

RPA-Best-Practice-Tipp zwei:Tun Sie es nicht im Schatten

Chris Huff, Chief Strategy Officer bei Kofax, rät, dass Sie von Anfang an die Belegschaft einbeziehen, diejenigen, auf die es Auswirkungen haben wird, die es befähigen wird. „Das ist Änderungsmanagement 101“, sagt er, „aber es sind oft diese weichen Dinge, die bei der Automatisierung übersehen werden.“

Chris hat einen konkreten Rat:Er schlug vor, ein kurzes zweieinhalbminütiges Video zu erstellen, das die Pilotphase aufzeichnet. „Beginnen Sie gleich zu Beginn mit der Befragung der am Projekt beteiligten Mitarbeiter; Fragen Sie sie nach ihren Gedanken zur Automatisierung. Normalerweise lehnten sie sich zurück, verschränkten die Arme und machten einen steifen Gesichtsausdruck, weil sie Angst vor der Ungewissheit hatten. „Wird das mich ersetzen, werde ich meinen Job verlieren, werde ich nicht mehr in der Lage sein, für meine Familie zu sorgen?“ Sprechen Sie dann nach 45 bis 60 Sekunden mit den gleichen Leuten, normalerweise nach der Hälfte des Pilotfilms nach drei oder so wochen. Sie sehen oft, dass sie lockerer geworden sind und anfangen, über den Roboter zu sprechen, als wäre er wirklich ein Mitarbeiter und er hilft ihnen, indem er ihnen erlaubt, Maßnahmen zu ergreifen, anstatt beispielsweise Daten zu sammeln. Dann Vorwärtswind bis zum Ende des Piloten; Typischerweise sieht man dieselben Leute „sich vorbeugen und lächeln, weil ‚wir gerade Stunden an Transaktionsarbeit eingespart haben‘, die sie nie machen wollten“

RPA-Best-Practice-Tipp drei:Kompetenzzentrum

Chris Huff von Kofax hat seinen eigenen Rat, um das Rollout-Problem zu lösen, nämlich „vom ersten Tag an sein Kompetenzzentrum zu gestalten“. Für Chris liegt der Schlüssel in der Vorbereitung, in der Diskussion über RPA und wie es implementiert wird. „Wenn man anfängt, darüber zu sprechen, beginnt man, die Rollen und Verantwortlichkeiten zu identifizieren, die die Leute übernehmen müssen, und man beginnt, einen Umsetzungsplan zu entwerfen“, sagt er. „Denken Sie nicht „oh, dazu kommen wir in Phase zwei, längerfristige Herausforderungen müssen unbedingt in Phase eins besprochen werden.“

RPA-Best-Practice-Tipp vier:die drei Ts:Training, Training und Training

Jane Conroy von Blue Prism drückte es so aus:„Sie hätten nicht in Betracht gezogen, den Business Analysten darin zu schulen, wie man die Fähigkeiten eines automatisierten Tools versteht, weil sie es genauso sehen wie jede andere Anwendung in der IT und es nicht ist . Es ist nicht das gleiche. Es ist sehr, sehr unterschiedlich. Und Sie müssen als Unternehmen fast komplett umdenken, wenn Sie diese Digital Worker in Ihrem Unternehmen aufbauen wollen.“

Heutzutage legen alle wichtigen Akteure Wert auf Training – Guy Kirkwood von UiPath betont, dass es kostenlos ist. Nutzen Sie das Training so gut Sie können.

RPA-Best-Practice-Tipp fünf:Wie werden Sie das Tool verwenden?

„Das ist bei jedem Unternehmen eine philosophische und kulturelle Sache“, sagt Jon Theuerkauf, Chief Customer Advocate bei Blue Prism. „Wenn ich Kunden berate, schlage ich vor, dass sie darüber nachdenken, die Fähigkeiten zu reproduzieren, die Ihre menschlichen Arbeitskräfte heute haben, aber innerhalb einer digitalen Plattform.“

RPA-Best-Practice-Tipp sechs:Wie werden Sie das Tool verwenden? Sicherheit und Skalierbarkeit des RPA-Produkts

Sicherheit wird zu einem immer größeren Problem, wenn RPA in einem Unternehmen eingeführt wird. Für Jon Theuerkauf gehören Sicherheit und Skalierbarkeit zusammen, „denn wenn man sicher ist, kann man skalieren. Sie haben keine Probleme mit Ihrer Risikoabteilung, Ihrer Compliance-Abteilung, Ihrer Audit-Abteilung, Ihrer Betriebsabteilung. Niemand fragt, weil sie sich bereits sicher sind, dass dies ein sicheres Produkt ist, und sich darüber keine Sorgen machen müssen.“

RPA-Best-Practice-Tipp sieben:Denken Sie darüber nach, wie einfach das Tool in der Umgebung, in der Sie es einsetzen, genutzt und verwendet werden kann

Zurück zu Jon Theuerkauf von Blue Prism:„Wenn Sie anfangen, all die zusätzlichen Komponenten hinzuzufügen, die Sie hinzufügen müssen, um eine vollautomatisierte Lösung zu erstellen, müssen Sie weitere Erweiterungen kaufen, die Kosten steigen.“

RPA-Best-Practice-Tipp acht:Arbeiten wie morgen

Chris Huff von Kofax erklärt:„Es geht darum, von hier nach dort zu kommen – es geht darum, dorthin zu arbeiten, wo man sein möchte. Es knüpft an die digitale Transformation an – die Anwendung von RPA, um das viel schnellere, flexiblere und offenere Ethos für Veränderungen zu übernehmen, das die digitale Transformation unterstützt.

RPA-Best-Practice-Tipp neun:Denken Sie anders

Jane Conroy von Blue Prism sagt:„Bauen Sie den Business Case auf. Betrachten Sie es strategisch. Sie müssen denken, dass sich Prozesse ändern, Organisationen sich ändern. Ist Ihr Digital Worker auf diesen Wandel vorbereitet? Man muss sich also auch mit Eigentumsmodellen befassen. Sie müssen sowohl Ihre Implementierungskosten als auch Ihre Servicekosten berücksichtigen.

RPA-Best-Practice-Tipp zehn:Konsultieren Sie Experten

Guy Kirkwood von UiPath sagt:„Wir maßen uns nicht an, alles zu wissen, weshalb wir jedem empfehlen, der RPA implementiert, sich an eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung zu halten, die von der Analystenfirma Everest Group erstellt wurde.

„Everest hat unglaublich viel Zeit damit verbracht, das RPA-Spielbuch zu erstellen. Es ist technologieunabhängig und bei weitem die beste Schritt-für-Schritt-Anleitung, vom Pilotprojekt bis zur Spitze, wo es in der gesamten Organisation verbreitet wird.“

Dieses Playbook ist kostenlos bei UiPath erhältlich