10 essenzielle RPA-Best-Practices von UiPath, Blue Prism & Kofax

RPA Best Practice Tipps: Achten Sie auf die drei Ts

Der Elefant im Wohnzimmer: RPA ausrollen

Es gibt eine Tendenz bei Unternehmen, RPA in kleinem Maßstab zu adoptieren, und dann aufzuhören: der Rollout kommt zum Stillstand. Das hat zu Behauptungen geführt, RPA sei überhypet; ein Grad an Zynismus.

Guy Kirkwood, UiPaths Chief Evangelist, drückte es so aus: „Organisationen und Implementierungspartner nutzen RPA als ersten Schritt auf der Digital-Transformation-Reise, weil es relativ schnell und billig ist. Sie sagen: ‚Wir nehmen Sie mit auf eine Digital-Transformation-Reise, fangen wir mit RPA an, um Kosten zu senken, Effizienz zu steigern und Sie in eine digitale Mindset zu bringen. Was aber passiert, ist, dass nach einer gewissen Zeit sie ins Stocken geraten. Sie haben einen Champion, der es durch eine Abteilung verbreitet, vielleicht mehrere, sagen wir Finance, HR und Procurement, aber wie bekommen wir es in den Kundenservice?‘“

Eine Reihe der RPA-Experten, mit denen wir sprachen, basierten ihren Rat darauf, wie man diese Herausforderung überwindet.

RPA Best Practice Tipp eins: Hüten Sie den Sirenengesang

Laut griechischer Mythologie lockten die Sirenen, Kreaturen mit dem Aussehen schöner Frauen, Seefahrer an, ihre Schiffe zu nah an das Ufer zu steuern, wo sie an den Felsen zerschellten.

RPA scheint so zu sein. Auf den ersten Blick ist es einfach zu bedienen, kann innerhalb einer Abteilung implementiert werden.

Jane Conroy, Customer Success Director bei Blue Prism, sagt, dass „es fast so ist, als dächten initiale Adopter, weil das Tool selbst so einfach zu bedienen ist, sie denken: ‚Wir haben es geschafft, wir wissen jetzt, was wir tun.‘ Und sie tun es nicht. Weil sie die Fundamente bauen müssen. Sie haben verstanden, dass sie ein Tool haben, das potenziell etwas tun könnte, aber sie müssen immer noch einen Business Case bauen.“

RPA Best Practice Tipp zwei: Machen Sie es nicht im Schatten

Chris Huff, Chief Strategy Officer bei Kofax, rät, die Belegschaft einzubeziehen, die es betrifft, die es empowert, von Anfang an. „Das ist Change Management 101“, sagt er, „aber es sind oft diese weichen Dinge, die verpasst werden, wenn Sie Automatisierung machen.“

Chris hat spezifischen Rat: Er schlug vor, ein kurzes 2,5-minütiges Video der Pilotphase aufzunehmen. „Beginnen Sie mit Interviews der involvierten Arbeiter ganz am Anfang; fragen Sie sie nach ihren Gedanken zur Automatisierung. Typischerweise lehnen sie sich zurück, verschränken die Arme und haben einen steifen Gesichtsausdruck, weil sie die Unsicherheit fürchten. ‚Wird mich das ersetzen, verliere ich meinen Job, kann ich nicht für meine Familie sorgen?‘ Dann, 45 bis 60 Sekunden rein, sprechen Sie mit denselben Leuten halbwegs durch den Pilot, typischerweise nach drei Wochen. Sie sehen oft, dass sie sich lockern und anfangen, über den Roboter zu sprechen, als wäre er wirklich ein Co-Worker und hilft ihnen, Action zu nehmen statt z. B. Daten zu sammeln. Dann spulen Sie vor zum Ende des Pilots; typischerweise sehen Sie dieselben Leute ‚sich vorlehnen, lächeln, weil wir gerade Stunden transaktionaler Arbeit wegrasiert haben, die sie nie tun wollten‘.“

RPA Best Practice Tipp drei: Centre of Excellence

Kofax’s Chris Huff hat seinen eigenen Rat, um das Rollout-Problem zu überwinden: „Designen Sie Ihr Centre of Excellence von Tag eins an.“ Für Chris liegt der Schlüssel in Vorbereitung, RPA zu diskutieren und wie es implementiert wird. „Wenn Sie anfangen, darüber zu reden, dann fangen Sie an, die Rollen und Verantwortlichkeiten zu identifizieren, die Menschen spielen müssen, und Sie fangen an, einen Implementierungsplan zu zeichnen“, sagt er. „Denken Sie nicht ‚oh, wir kommen in Phase zwei dazu‘, langfristige Herausforderungen ‚müssen absolut in Phase eins diskutiert werden.‘“

RPA Best Practice Tipp vier: Die drei Ts: Training, Training und Training

Blue Prisms Jane Conroy drückte es so aus: „Sie hätten nicht in Betracht gezogen, den Business Analyst darauf zu trainieren, wie man die Fähigkeiten eines automatisierten Tools versteht, weil sie es einfach als jede andere Applikation in IT sehen und es nicht ist. Es ist nicht dasselbe. Es ist sehr, sehr anders. Und Sie müssen fast einen kompletten Mindshift als Organisation haben, wenn Sie digitale Arbeiter in Ihrer Organisation aufbauen wollen.“

Heutzutage legen alle Key Player Wert auf Training – UiPaths Guy Kirkwood betont, dass es kostenlos ist. Nutzen Sie so viel Training wie Sie können.

RPA Best Practice Tipp fünf: Wie werden Sie das Tool nutzen?

„Das ist eine philosophische und kulturelle Sache mit jeder Corporation“, sagt Jon Theuerkauf, Chief Customer Advocate für Blue Prism. „Wenn ich Kunden berate, schlage ich vor, sie denken darüber nach, die Fähigkeiten, die Ihre menschliche Belegschaft heute hat, aber innerhalb einer digitalen Plattform zu reproduzieren.“

RPA Best Practice Tipp sechs: Wie werden Sie das Tool nutzen? Security und Skalierbarkeit des RPA-Produkts

Security wird ein immer größeres Issue, je mehr RPA über eine Company ausgerollt wird. Für Jon Theuerkauf sind Security und Skalierbarkeit verknüpft, „weil wenn Sie sicher sind, dann können Sie skalieren. Sie haben keine Probleme mit Ihrer Risk-Abteilung, Compliance-Abteilung, Audit-Abteilung, Ops-Abteilung. Niemand fragt, weil sie bereits komfortabel sind, dass dies ein sicheres Produkt ist und sich keine Sorgen machen müssen.“

RPA Best Practice Tipp sieben: Denken Sie über die Einfachheit nach, mit der das Tool in der Umgebung, in die Sie es setzen, konsumiert und genutzt werden kann

Zurück zu Blue Prisms Jon Theuerkauf: „Wenn Sie anfangen, all die extra Komponenten hinzuzufügen, die Sie hinzufügen müssen, um eine fully automated Solution zu machen, müssen Sie andere Bolt-Ons kaufen, der Cost geht hoch.“

RPA Best Practice Tipp acht: Arbeiten wie morgen

Kofax’s Chris Huff erklärt: „Es geht darum, von hier nach dort zu kommen – es geht darum, darauf hinzuarbeiten, wo Sie sein wollen. Es bindet ein an Digital Transformation – RPA anwenden, um die viel schnellere, flexiblere, offener für Veränderung Ethos zu adoptieren, die Digital Transformation unterstützt.

RPA Best Practice Tipp neun: Anders denken

Blue Prisms Jane Conroy sagt: „Bauen Sie den Business Case. Sehen Sie es strategisch. Sie müssen denken: Prozesse ändern sich, Organisationen ändern sich. Ist Ihr digitaler Arbeiter auf diese Veränderung vorbereitet? Also müssen Sie Ownership-Modelle anschauen. Sie müssen Cost to Implement und ebenso Cost to Service anschauen.

RPA Best Practice Tipp zehn: Experten konsultieren

UiPaths Guy Kirkwood sagt: „Wir beanspruchen nicht, alles zu wissen, deshalb empfehlen wir jedem, der RPA implementiert, einem Schritt-für-Schritt-Guide zur Implementierung zu folgen, produziert von Analystenfirma Everest Group.

„Everest hat eine unglaubliche Menge Zeit investiert, das RPA Playbook zu produzieren. Es ist technologie-agnostisch und bei weitem der beste Schritt-für-Schritt-Guide, von Pilot bis Pinnacle, wo es sich durch die Organisation verbreitet.“

Dieses Playbook ist kostenlos von UiPath erhältlich.