Skalieren von RPA:Bevor Sie Prozesse automatisieren, verbessern Sie sie

Möglicherweise haben sich RPA-Anbieter zu sehr auf die Nachfrage statt auf das Angebot konzentriert. Sobald die Dienstleister das Unternehmen verlassen, sind die Unternehmen auf sich selbst gestellt, oft mit wenig internen Talenten.

Wenn wir bei der Arbeit unseren täglichen Aufgaben nachgehen, halten wir nicht oft inne und denken darüber nach, wie unsere Rolle entstanden ist oder warum wir es so tun, wie wir es tun.

Aber es ist ziemlich interessant; Tatsächlich ist die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, das Ergebnis jahrhundertelanger Überlegungen darüber, wie wir am besten vorgehen sollten.

Von Adam Smiths „Arbeitsteilung“ bis zu Motorolas „Six Sigma“ wurden unsere Arbeitsprozesse unzähligen Überarbeitungen unterzogen.

Neue Arbeitsgesetze, wirtschaftliche Faktoren und sich ständig weiterentwickelnde Technologien bedeuten auch, dass unsere Prozesse in einem ständigen Wandel funktionieren und sich bei Bedarf anpassen müssen.

Robotic Process Automation (RPA) ist einer der neuesten Change Agents, der unsere arbeitsbezogenen Prozesse neu definiert. Obwohl es viel Hype um RPA gibt, sind seine Vorteile – wenn sie richtig angewendet werden – sehr aufregend. In erster Linie verspricht RPA, rudimentäre regelbasierte Prozesse zu digitalisieren, damit sich die Mitarbeiter auf komplexere Aufgaben konzentrieren können; Natürlich ist es zu einem echten Segen für den Backoffice-Betrieb geworden. Daher wächst das Interesse von Unternehmen exponentiell. Im Jahr 2018 erreichte der globale RPA-Markt laut Zahlen von HFS Research 1,7 Milliarden US-Dollar.

Fehler beim Starten

HFS Research hat jedoch in Zusammenarbeit mit KPMG eine weitere Studie durchgeführt, um zu verstehen, wie sich RPA-Engagements zwischen Unternehmen tatsächlich entwickeln:Es sind nicht nur Regenbögen und Einhörner.

Laut HFS ist RPA trotz der milliardenschweren Anbieterbewertungen immer noch ein im Entstehen begriffener Markt, und die Einführungsstrategien greifen nicht, da nur 13 % der RPA-Initiativen von Unternehmen im gesamten Unternehmen an Umfang gewinnen.

Das Problem bei der Skalierung von RPA ist vielschichtig; Organisationen kämpfen mit einem Mangel an erfahrenen Talenten; Sie verstehen die erforderlichen Technologien nicht und sie bewerten Prozesse nicht, bevor sie automatisiert werden.

Das Schuldspiel

Vielleicht haben sich RPA-Anbieter zu sehr auf die Nachfrage und nicht auf das Angebot konzentriert; Auch wenn die Dienstleister das Unternehmen verlassen, sind die Unternehmen sich selbst überlassen, oft mit wenig internen Talenten.

Offensichtlich wollen RPA-Anbieter mit den Vorteilen ihrer Lösungen werben, aber man kommt nicht umhin zu bemerken, dass gewisse Mythologien entstanden sind. Laut Elena Christopher – Research Vice President, Industrieforschung und RPA bei HFS Research – ist es derzeit ein großer Hype um RPA, es ist an der Zeit, davon zu profitieren.

„Obwohl Sie kurzfristig Vorteile aus RPA ziehen können, kann es auch zu einer Art Catch-22 werden“, erklärte Christopher. „Wenn alle Anbieter und Unternehmen nur die Automatisierung einführen und sie auf manuelle Prozesse schlagen und den Prozess nicht wirklich ändern, können Sie das sicher ziemlich schnell zum Laufen bringen, aber es ist vielleicht überhaupt nicht das, was Sie wollen. Wenn Sie andererseits etwas länger brauchen, um darüber nachzudenken, was Sie erreichen möchten, erzielen Sie einen besseren Return on Investment.“

Anbieter verfolgen möglicherweise auch einen zu sehr standardisierten Ansatz und denken im Bereich der Automatisierung von Prozessen, in denen sie normalerweise gut sind. Stattdessen sollten Anbieter über Probleme nachdenken, die nur bei ihren Kunden auftreten.

Wenn es jedoch darum geht, welche Prozesse automatisiert werden sollen, müssen laut Christopher die Unternehmen selbst am Steuer sitzen.

„Es ist das Unternehmen, nicht der Anbieter, der am meisten über die Prozesse weiß“, erklärte sie. „Sie sind also wirklich diejenigen, die beurteilen müssen, ob ein Prozess in Ordnung ist oder ob es ein Problem damit gibt.

„Ein Dienstleister kann definitiv die richtigen Tools und Impulse mitbringen, um bei der Identifizierung zu helfen, aber es ist das Unternehmen, das wirklich an den Tisch treten und identifizieren muss, welche Prozesse die richtigen Kandidaten für die Automatisierung sind.“

Ineffizienzen automatisieren

Laut Christopher scheint es, dass Unternehmen in der Eile, RPA einzuführen, möglicherweise keinen integrierten Ansatz für die Automatisierung verfolgen und Prozesse nicht umfassend untersuchen, bevor sie sie automatisieren.

„Ich habe gehört, dass viele Unternehmen dies tatsächlich zugeben“, sagte Christopher. „Vor einem unserer letzten Roundtables zu intelligenter Automatisierung ging ich durch den Raum und sprach mit verschiedenen Führungskräften, und viele von ihnen gaben zu, dass sie sich am Anfang Prozesse anschauten und sagten:‚Lass uns einfach etwas Automatisierung eintauschen‘, dann stellen sie fest, dass ihnen nur eine andere Art von Arbeitnehmer übrig bleibt, die dieselbe Arbeit verrichtet.“

Es scheint, dass Unternehmen mit einer Lösung vorangehen, bevor sie das Problem identifizieren. „Automatisierung sollte als Chance gesehen werden, dramatische Prozessverbesserungen voranzutreiben“, fügte Christopher hinzu.

Prozesse bewerten

Das ist natürlich keine Kleinigkeit. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind ein multinationaler Produzent und möchten Ihren Order-to-Cash-Prozess verbessern. Von der Auftragserfassung über die Warenlieferung bis hin zum Zahlungseingang ist es ein riesiges Projekt. Bevor Sie automatisieren, müssen Sie viel herausfinden; Wo sind die Durchlaufzeiten zwischen Lieferung und Rechnungsstellung zu hoch und warum? An welchen Stellen ist manuelle und zeitintensive Nacharbeit erforderlich? Wie oft kommt es zu unnötigen Liefersperren und Auftragsstornierungen?

Im Gespräch mit Information Age teilte Alex Rinke, CEO von Celonis, dem Process-Mining-Technologieunternehmen, einige seiner Erkenntnisse mit; seine firma hilft unternehmen, schlechte prozesse anzugehen. In seiner Zeit hat er von vielen gescheiterten RPA-Initiativen gehört; und das liegt oft daran, dass Unternehmen ihre Ineffizienzen nicht verstehen, bevor sie die Automatisierung implementieren.

Celonis arbeitet auch mit allen großen Namen im Bereich RPA zusammen:Automation Anywhere, Blue Prism und UiPath, um nur einige zu nennen.

Laut Rinke kann Process Mining, eine Art Data Mining, das Muster in Ereignisprotokolldaten identifiziert, Unternehmen dabei helfen, einen strategischeren Ansatz für die Automatisierung zu verfolgen. "Es hilft wirklich, Aktivitäten zu visualisieren", sagte er. „Es hilft zu verstehen, wie Prozesse korrelieren; es erstellt eine Karte dessen, was Mitarbeiter tun und wo sie stecken bleiben.“

Durch die Bewertung der Prozesse seien Unternehmen in der Lage, die Vor- und Nachteile der Automatisierung auszugleichen, so Rinke. und besser zur Entwicklung von Bots übergehen.

„Unser Kunde Vodafone konnte die Automatisierung in seiner Buchhaltung erfolgreich steigern“, so Rinke.

Mit 446 Millionen Kunden ist Vodafone eines der größten Telekommunikationsunternehmen der Welt und verarbeitet natürlich Hunderttausende von Transaktionsdaten. Mit Process Mining hat Vodafone einige große Erfolge erzielt, im Rahmen seiner Initiative „Berührungslose Rechnungsautomatisierung“ ist die Rechnungsautomatisierungsrate von etwa 13 % auf etwa 40 % gestiegen (Zahlen von März 2018).

„Das geht nicht nur mit RPA allein, sondern man muss genau hinschauen und dann strategisch die notwendigen Maßnahmen implizieren“, erklärt Rinke.

Während RPA-Anbieter und -Partner wie Celonis hilfreiche Tools und vorkonfigurierte Apps bereitstellen können, müssen Unternehmen jedoch auch ihr eigenes Fachwissen entwickeln und anwenden, um Prozesse wirklich zu verstehen.

Das Interpretieren von Prozessen und das Erfassen von Ereignissen erfordert technisches Know-how, daher müssen Unternehmen wirklich ihre Datenexpertise einbringen.

Es ist ebenfalls sehr wichtig, RPA angemessen zu besetzen und ein gewisses Engagement hinter einem daten- und erkenntnisgestützten Ansatz zur Verarbeitung von Informationen und zur Änderung zu gewinnen. Sie müssen sie sammeln und sagen:„Das gehört jetzt zu Ihrem Job“, sonst werden Sie Schwierigkeiten haben, RPA erfolgreich zu skalieren.