Fünf Risiken durch ineffektives Vertragsmanagement

Laut einer Studie der International Association for Contract &Commercial Management (IACCM) verliert ein durchschnittliches Unternehmen etwa 10 % des Jahresumsatzes aufgrund schlechter Vertragsmanagementpraktiken.

In ihrem Wachstumsdrang sehen sich Unternehmen mit einem erhöhten Auftragsvolumen konfrontiert. Es ist ein großes Problem – bis es zu einem echten Problem wird. Wenn der Vertragsverwaltungsprozess einer Organisation inhärente Schwächen aufweist, bedeuten mehr Verträge mehr Chancen, dass diese Schwächen ein Problem verursachen.

Einige Probleme sind geringfügige Unannehmlichkeiten, andere werden zu ernsthaften Krisen. Im Jahr 2013 konnte Facebook einen Verstoß gegen seine Vertragsbedingungen durch Cambridge Analytica nicht feststellen, und die daraus resultierende Publizität ließ seine Aktien abstürzen und löschte 150 Milliarden US-Dollar an Marktwert innerhalb von 90 Minuten nach der Bekanntgabe der Ergebnisse.

Manchmal braucht es eine Krise, bis Führungskräfte die Risiken erkennen, die mit dem Betrieb ohne ein robustes Contract Lifecycle Management (CLM)-System verbunden sind. Laxe Zugriffskontrollen, verpasste Fristen, Compliance-Verstöße, ineffiziente Genehmigungsworkflows und ineffektive Berichterstattung können schwerwiegende Folgen haben. Ein schlechtes CLM kann auch zu einer subtilen, stetigen Erosion der Rentabilität führen. Laut einer Studie der International Association for Contract &Commercial Management (IACCM) verliert ein durchschnittliches Unternehmen etwa 10 % des Jahresumsatzes aufgrund schlechter Vertragsmanagementpraktiken. Bei typischen Gewinnmargen um die 10 % kann sogar eine Halbierung dieses Verlusts die Gewinnmargen um 50 % steigern.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die fünf Hauptrisiken, die durch ineffektive Vertragsprozesse entstehen:

1. Laxe Zugangskontrollen

Es scheint offensichtlich, dass nur Personen und Organisationen, die Zugriff auf Informationen benötigen, Zugriff haben sollten, aber viele Unternehmen formulieren Zugriffsbeschränkungen nicht genau. Übermäßiger Zugriff kann dazu führen, dass skrupellose Mitarbeiter Informationen misshandeln oder wertvolles geistiges Eigentum, Preisinformationen oder vertrauliche Kunden- und Mitarbeiterdaten mitnehmen. Weitaus mehr Organisationen haben unter Datendiebstahl durch ihre eigenen Mitarbeiter gelitten als durch externe Hacker.

Die beste CLM-Software von heute verhindert dies mit granularen Berechtigungskontrollen, die einen präzisen Ansichts- und Bearbeitungszugriff nach Benutzergruppen bieten, einschließlich dynamischer Filter, um den spezifischen Zugriffsanforderungen verschiedener Abteilungen, Abteilungen, Teams und Mitarbeiterklassifizierungen gerecht zu werden. Die besten Systeme ermöglichen eine umfassende Konfiguration von mehrschichtigen Zugriffskontrollen, die Daten sicher unterteilen, um den einzigartigen Anforderungen der Organisation gerecht zu werden.

2. Versäumte Fristen

Lizenzvereinbarungen schränken in der Regel den Zeitraum ein, in dem ein Unternehmen geistiges Eigentum einer anderen Partei nutzen kann. Lässt ein Unternehmen den Vertrag – versehentlich oder vorsätzlich – auslaufen, nutzt das Produkt aber weiter, geht es ein Haftungsrisiko ein. Wenn ein Unternehmen andererseits eine automatische Verlängerung einrichtet und diese aus den Augen verliert, zahlt das Unternehmen möglicherweise für einen Dienst, den es nicht mehr benötigt.

Auch ein Unternehmen, das geistiges Eigentum lizenziert, muss diese Zugriffsfenster im Auge behalten. Andernfalls verliert es jeden Tag Einnahmen, an denen es keinen Vertragsablauf bemerkt. Und wenn es Kunden bedient, die keine gültigen Supportverträge mehr haben, verliert es noch mehr.

Einige Vertragsmanagementsysteme helfen aktiv, diese Probleme zu vermeiden. Im Gegensatz zu denen, die nur über eine Repository-Funktionalität verfügen, können diese Lösungen Verträge proaktiv nachverfolgen und Mitarbeiter auf bevorstehende Fristen hinweisen, sodass das Unternehmen sein Geschäft schützen und Einnahmen optimieren kann.

3. Compliance-Fehler

Unternehmen wenden beträchtliche Ressourcen für Probleme wie unberechtigte Ausgaben und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf. Aber in vielen Fällen versäumen es die Menschen immer noch, vertragliche Verpflichtungen zeitnah zu erfüllen. Wie Facebook herausfand, ist es genauso wichtig, Möglichkeiten zur Nachverfolgung der Einhaltung von Vertragsbedingungen zu integrieren. Ein gut durchdachtes CLM-System erfordert, dass Verträge bestimmte Bedingungen erfüllen, während sie den Genehmigungsprozess durchlaufen, und kann auch Ereignisse und Aktionen protokollieren, während sie auftreten, wodurch die Compliance-Dokumentation automatisiert wird.

Für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hilft eine CLM-Lösung bei der Prüfung aktueller Verträge, um sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Klauseln in Bezug auf Datenschutz, Schiedsverfahren, Vertraulichkeit oder andere Vorschriften enthalten, die sich auf das Geschäft auswirken. Die Rechtsabteilung kann automatisch benachrichtigt werden, um Lücken zu füllen, die Verträge mit der entsprechenden Sprache zu aktualisieren und Drittunterzeichner zu kontaktieren.

Zur betrieblichen Compliance trägt eine CLM-Lösung dazu bei, dass Verträge Leistungsverpflichtungen klar definieren, die das System nachverfolgen und verwalten kann. Ein einfaches Beispiel sind Zahlungsbedingungen:Obwohl die meisten Unternehmen Fälligkeitsdaten in Verträgen mit Strafen für das Versäumen der Frist haben, verfolgen viele diese verspäteten Zahlungen nicht, geschweige denn, die Strafen durchzusetzen. Auf der Angebotsseite ist eine der häufigsten Formen der betrieblichen Nichteinhaltung die Überzahlung, weil Mengen- oder andere im Vertrag ausgehandelte Rabatte nicht im Auge behalten werden. Automated CLM verhindert, dass diese beiden Probleme auftreten.

4. Ineffizienter Genehmigungsworkflow

Probleme im Genehmigungs-Workflow können Geschäfte verzögern oder sogar zunichte machen. Wenn ein Genehmiger im Urlaub ist oder eine zeitkritische E-Mail nicht sieht, kann dies zeitkritische Geschäfte zum Scheitern bringen. Selbst wenn es keine explizite Frist gibt, verursachen Genehmigungsengpässe Unterbrechungen im Geschäftsablauf, die zu Frustration und entgangenen Geschäften führen.

Ein robustes Vertragsmanagementsystem reduziert Reibungsverluste, indem es das komplexe Routing von Vertragsgenehmigungen automatisiert, einschließlich sequenzieller, paralleler und bedingter Genehmigungen. Die besten Systeme stoßen Genehmigungsanfragen intelligent an, leiten sie weiter und eskalieren sie, um sicherzustellen, dass eine unbemerkte E-Mail oder ein Urlaub den Prozess nicht zum Stillstand bringt. Es ist das digitale Zeitalter, daher sind die durch Integrationen mit DocuSign und Adobe Sign bereitgestellten Funktionen für die gesetzliche elektronische Signatur nicht mehr optional.

Ein gutes Beispiel für ein Unternehmen, das Reibungsverluste in seinem Genehmigungsworkflow und Vertragsmanagementprozess insgesamt reduziert, ist das Golfunternehmen TaylorMade. Mit mehr als 6.000 zu verwaltenden hochsensiblen Verträgen bietet das CLM-System des Unternehmens eine automatische Benachrichtigung über Vertragsänderungen, Service Level Agreements und Compliance-Anforderungen. Anwälte können sich von ihren mobilen Geräten aus anmelden, um Verträge zu überprüfen, Kommentare abzugeben und sie innerhalb von Minuten digital zu unterzeichnen, sodass Verträge den Genehmigungszyklus ohne Verzögerung durchlaufen können.

5. Unwirksame Berichterstattung

Führungskräfte benötigen unternehmensspezifische, KPI-gesteuerte Berichte, die sie im Voraus über potenzielle Probleme informieren, bevor sie zu Katastrophen werden. Viele Vertragsverwaltungssoftware betonen die Repository- oder Content-Management-Funktion. Das Problem bei diesem Ansatz ist, dass Schwachstellen unentdeckt bleiben, bis ein Problem auftritt, wenn Daten nicht aktiv in umsetzbare Berichte umgewandelt werden.

Im Gegensatz dazu bietet die beste CLM-Software eine vollständig konfigurierbare Berichterstattung für alle Geschäftsinhaber. Beispielsweise möchte die Rechtsabteilung möglicherweise das Gesamtrisikoprofil aller Verträge einsehen und problematische Verträge kennzeichnen, das Betriebsteam möchte möglicherweise sehen, wie gut sich Verträge durch den Lebenszyklus bewegen, und Hindernisse hervorheben, und Vertriebsleiter sind möglicherweise an bevorstehenden Umsatzmöglichkeiten interessiert und wichtige Verträge, die zur Verlängerung anstehen.

Geschrieben von Colin Earl ist CEO von Agiloft, Inc.