Top 5 Risiken schlechten Vertragsmanagements und wie man sie vermeidet

Laut einer Studie der International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) verliert das durchschnittliche Unternehmen etwa 10 % des Jahresumsatzes aufgrund schlechter Vertragsmanagement-Praktiken.

Im Wachstumsrausch sehen sich Unternehmen mit einem erhöhten Vertragsvolumen konfrontiert. Das ist ein großartiges Problem – bis es ein echtes Problem wird. Wenn es inhärente Schwächen im Vertragsmanagement-Prozess einer Organisation gibt, bedeuten mehr Verträge mehr Chancen für diese Schwächen, Probleme zu verursachen.

Einige Probleme sind geringfügige Unannehmlichkeiten, andere entwickeln sich zu ernsten Krisen. 2013 versäumte Facebook, eine Verletzung seiner Vertragsbedingungen durch Cambridge Analytica zu erkennen, und die daraus resultierende Publicity ließ den Aktienkurs abstürzen, was innerhalb von 90 Minuten nach dem Ergebnisanruf 150 Milliarden Dollar Marktkapitalisierung vernichtete.

Manchmal braucht es eine Krise, damit Führungskräfte die Risiken eines Betriebs ohne robustes Contract Lifecycle Management (CLM) System wertschätzen. Lockerer Zugriff, verpasste Fristen, Compliance-Verstöße, ineffiziente Genehmigungs-Workflows und ineffektives Reporting können schwerwiegende Folgen haben. Schlechtes CLM kann auch eine subtile, stetige Erosion der Rentabilität verursachen. Laut IACCM-Forschung verliert das durchschnittliche Unternehmen etwa 10 % des Jahresumsatzes durch schlechtes Vertragsmanagement. Bei typischen Gewinnmargen von rund 10 % kann bereits die Halbierung dieses Verlusts die Gewinnmargen um 50 % steigern.

Sehen wir uns die fünf großen Risiken an, die durch ineffektive Vertragsprozesse ans Licht kommen:

1. Lockerer Zugriffskontrolle

Es scheint offensichtlich, dass nur Personen und Entitäten, die Zugriff auf Informationen benötigen, diesen auch haben sollten, aber viele Unternehmen definieren Zugriffsbeschränkungen nicht präzise. Übermäßiger Zugriff kann dazu führen, dass unredliche Mitarbeiter Informationen missbrauchen oder mit wertvollem IP, Preisinformationen oder vertraulichen Kunden- und Mitarbeiterdaten davonlaufen. Weit mehr Organisationen haben unter Datendiebstahl durch eigene Mitarbeiter gelitten als durch externe Hacker.

Heutige beste CLM-Software verhindert dies mit granularen Berechtigungskontrollen, die präzise Leserechte und Bearbeitungsrechte nach Benutzergruppen bereitstellen, einschließlich dynamischer Filter für die spezifischen Zugriffsbedürfnisse verschiedener Abteilungen, Divisionen, Teams und Mitarbeiterklassifikationen. Die besten Systeme erlauben umfangreiche Konfiguration mehrschichtiger Zugriffskontrollen, die Daten sicher kompartimentieren, um die einzigartigen Bedürfnisse der Organisation zu adressieren.

2. Verpasste Fristen

Lizenzvereinbarungen beschränken typischerweise die Zeit, die ein Unternehmen geistiges Eigentum einer anderen Partei nutzen darf. Wenn ein Unternehmen die Vereinbarung auslaufen lässt – versehentlich oder absichtlich – aber das Produkt weiter nutzt, setzt es sich Haftungsrisiken aus. Andererseits, wenn ein Unternehmen eine Auto-Verlängerung einrichtet und diese aus den Augen verliert, könnte es für einen Service zahlen, den es nicht mehr benötigt.

Ein Unternehmen, das IP lizenziert, muss auch diese Zugriffsfenster im Blick behalten. Andernfalls verliert es jeden Tag Umsatz, an dem es einen Vertragsablauf nicht bemerkt. Und wenn es Services an Kunden erbringt, die keine gültigen Supportverträge mehr haben, verliert es noch mehr.

Einige Vertragsmanagement-Systeme helfen aktiv, diese Probleme zu verhindern. Im Gegensatz zu solchen mit reiner Repository-Funktionalität können diese Lösungen Verträge proaktiv verfolgen und Mitarbeiter vor anstehenden Fristen warnen, sodass die Organisation ihr Geschäft schützen und Umsätze optimieren kann.

3. Compliance-Verstöße

Unternehmen investieren beträchtliche Ressourcen in Probleme wie wildes Ausgeben und regulatorische Compliance. Doch in vielen Fällen schaffen es Menschen trotzdem nicht, vertragliche Verpflichtungen rechtzeitig zu erfüllen. Wie Facebook entdeckte, ist die Einbindung von Wegen zur Verfolgung der Einhaltung von Vertragsbedingungen genauso kritisch. Ein gut durchdachtes CLM-System verlangt, dass Verträge spezifische Bedingungen erfüllen, während sie den Genehmigungsprozess durchlaufen, und kann Ereignisse und Aktionen protokollieren, sobald sie eintreten, wodurch Compliance-Dokumentation automatisiert wird.

Für regulatorische Compliance hilft eine CLM-Lösung, laufende Verträge zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie die geeigneten Klauseln zu Datenschutz, Schiedsgerichtsbarkeit, Vertraulichkeit oder anderen Vorschriften enthalten, die das Geschäft betreffen. Das Rechtsteam kann automatisch benachrichtigt werden, um Lücken zu füllen, Verträge mit der passenden Sprache zu aktualisieren und Drittunterzeichner zu kontaktieren.

Für operative Compliance hilft eine CLM-Lösung sicherzustellen, dass Verträge Leistungsverpflichtungen klar definieren, die das System verfolgen und verwalten kann. Ein einfaches Beispiel sind Zahlungsbedingungen: Obwohl die meisten Unternehmen Zahlungsfristen in Verträgen mit Strafen für Versäumnisse haben, versäumen es viele, diese verspäteten Zahlungen zu verfolgen, geschweige denn die Strafen durchzusetzen. Auf der Lieferantenseite ist eine der häufigsten Formen operativer Non-Compliance das Überzahlen aufgrund von nicht nachverfolgten Volumen- oder anderen im Vertrag verhandelten Rabatten. Automatisiertes CLM verhindert beide Probleme.

4. Ineffizienter Genehmigungs-Workflow

Genehmigungs-Workflow-Probleme können Deals verzögern und sogar zerstören. Wenn ein Genehmiger im Urlaub ist oder eine zeitkritische E-Mail nicht sieht, kann dies zeitkritische Deals zum Scheitern bringen. Auch ohne explizite Zeitfrist verursachen Genehmigungs-Engpässe Störungen im Deal-Flow, die zu Frustration und verlorenem Geschäft führen.

Ein robustes Vertragsmanagement-System reduziert Reibung durch Automatisierung komplexer Vertragsgenehmigungs-Routings, einschließlich sequenzieller, paralleler und bedingter Genehmigungen. Die besten Systeme stupsen, routen und eskalieren Genehmigungsanfragen intelligent, um sicherzustellen, dass eine unbeachtete E-Mail oder ein Urlaub den Prozess nicht zum Stillstand bringt. Es ist das digitale Zeitalter, daher ist die rechtliche E-Signatur-Fähigkeit durch Integrationen mit DocuSign und Adobe Sign nicht mehr optional.

Ein gutes Beispiel für ein Unternehmen, das Reibung in seinem Genehmigungs-Workflow und Vertragsmanagement-Prozess insgesamt reduziert, ist das Golf-Unternehmen TaylorMade. Mit mehr als 6.000 hochsensiblen Verträgen bietet das CLM-System des Unternehmens automatische Benachrichtigung bei Vertragsänderungen, Service-Level-Agreements und Compliance-Anforderungen. Anwälte können von mobilen Geräten aus einloggen, um Verträge zu prüfen, Kommentare zu machen und sie in Minuten digital zu unterzeichnen, sodass Verträge ohne Verzögerung durch den Genehmigungszyklus fortschreiten können.

5. Ineffektives Reporting

Führungskräfte benötigen unternehmensspezifische, KPI-gesteuerte Berichte, die ihnen frühzeitig vor potenziellen Problemen warnen, bevor diese zu Katastrophen werden. Viele Vertragsmanagement-Software betonen die Repository- oder Content-Management-Funktion. Das Problem bei diesem Ansatz: Wenn Daten nicht aktiv in umsetzbare Berichte umgewandelt werden, bleiben Schwachstellen unentdeckt, bis ein Problem auftritt.

Im Gegensatz dazu bietet die beste CLM-Software vollständig konfigurierbares Reporting über Geschäftsbereiche hinweg. Zum Beispiel möchte das Rechtsteam vielleicht das Gesamtrisikoprofil aller Verträge sehen und problematische kennzeichnen, das Operationsteam möchte sehen, wie gut Verträge durch den Lebenszyklus laufen und Hindernisse hervorheben, und Vertriebsleiter könnten an bevorstehenden Umsatzchancen und wichtigen Verträgen interessiert sein, die zur Verlängerung anstehen.

Geschrieben von Colin Earl, CEO von Agiloft, Inc.