Erschließung des Potenzials von Earned Value Management

Earned Value Management (EVM), das den Vergleich geplanter Budgets mit den tatsächlichen Kosten und der geleisteten Arbeit beinhaltet, ist seit über einem halben Jahrhundert eine Kerntechnik des Projektmanagements. Durch die Kombination von Projektumfang, Zeit und Kosten wurde es nach dem Polaris-Atomprogramm der US-Marine bekannt, das eine wesentliche Verbesserung der Projektkostenrechnung in den Verträgen des US-Verteidigungsministeriums auslöste.

Serviceniederlassungen und militärische Auftragnehmer verwenden heute eine oder mehrere hochentwickelte Methoden, um einen Projektplan zu entwickeln, den geplanten Arbeiten Wertmetriken zuzuweisen und Regeln zur Quantifizierung abgeschlossener Arbeiten festzulegen und sie an Liquiditätsereignisse oder Zahlungen zu knüpfen. Da EVM ein effektives Werkzeug zur Verwaltung unternehmensweiter Projekte ist, haben einige Organisationen ein EVM-Programm implementiert, um die interne Effizienz und Verantwortlichkeit zu steigern. Andere, die an einer DoD-Lieferkette teilnehmen, sind möglicherweise vertraglich verpflichtet, EVM-Berichte durchzuführen.

Da die Berichtsanforderungen für jede Behörde, jeden Dienstzweig oder jeden Vertrag spezifisch sein können, wird Unternehmenssoftware unerlässlich, um Unternehmen dabei zu unterstützen, EVM-Praktiken entsprechend ihren Umständen umzusetzen – selbst wenn sie für mehrere Regierungsbehörden arbeiten.

Stellen Sie die Kontinuität des Projektmanagements sicher

EVM-Programme reichen von einfachen internen Prozessen für die termin- und budgetgerechte Projektabwicklung bis hin zu komplexen mehrjährigen Vereinbarungen für die Systementwicklung oder die Lebenszykluserhaltung. Ein Unternehmen muss sich überlegen, wie geschäftskritisch die granulareren Elemente des Projektmanagements und der Kostenrechnung sind. Nicht alle Unternehmen benötigen das gleiche Maß an strenger Budgetierung und Prognose oder Kosten- und Fortschrittserfassung.

Projektmanagement ist ein Werkzeug, das Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Betriebsabläufe unterstützt. Wenn kein detaillierter Ausgabenplan erforderlich ist, funktioniert einfaches Projektmanagement ohne Budgetierung und Prognose. Obwohl es Grauzonen gibt, gibt es in diesem Kontinuum einige deutliche Zwischenstopps:

Verteidigungsorientierte Lösungen. Einige Unternehmenssoftwarelösungen wurden speziell unter Berücksichtigung der EVM-Anforderungen von Verteidigungsunternehmen entwickelt, bei denen Benutzer kontrollierte Budgets und laufende Prognosen oder Schätzungen bis zum Abschluss (ETCs) erstellen können. Die prognostizierten Beträge können auf Materialien basieren, die für die Lieferung von Endartikeln an einen Kunden erforderlich sind, geplanten Ressourcenstunden und manuellen Eingaben.

Prognosewerte können linear über die Projektlaufzeit geplant, über beliebig viele geometrische Kurven verteilt oder in bestimmten Zeiträumen manuell eingegeben werden. Die Software kann genaue Kosten für unterstützende Maßnahmen wie Engineering oder Projektmanagement sowie Produktionskosten für Einkauf und Fertigung anhand ihrer spezifischen Projektstrukturpläne (PSP) erfassen. Darüber hinaus kann jedes PSP-Element den Fortschritt abrufen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist.

Richtig konfiguriert kann Projekt-ERP EVM-Metriken mit minimalem menschlichem Eingreifen automatisieren und Unternehmen eine Vorstellung davon geben, wie sie ihr Budget einhalten, ohne dass es mehr Aufwand gibt, als normale Funktionen in der Software wie Einkauf und Zeitabrechnung auszuführen.

Projektmanagement-Software. Eigenständige Projektmanagement-Software hat ihre Vor- und Nachteile für EVM. Es ermöglicht Unternehmen, sowohl die Kosten als auch die Zeitplanleistung zu messen und bietet Tools zur Analyse und Präsentation von Leistungsdaten im Vergleich zu Budget und Zeitplan. Der Nachteil ist jedoch, dass sich diese Daten in einem separaten Silo von der Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) befinden, die das Unternehmenssystem zur Aufzeichnung von Geschäftstransaktionen darstellt und in das zentrale Berichtswesen für leitende Entscheidungsträger einfließen.

Projekt ERP. ERP-Software mag sich im Bereich der Serienfertigung entwickelt haben, aber einige ERP-Produkte haben sich zu stärker projektorientierten Geschäftsmodellen verlagert. Project ERP erfüllt die Anforderungen von Umgebungen wie Auftragsfertigung, Forschung und Entwicklung, Anlageninfrastrukturprojekte und Konstruktion oder Entwicklung neuer Produkte. Es wird durch andere ERP-Funktionalitäten wie Planung, Kostenerfassung und Terminplanung unterstützt. Diese integrierte Lösung ist ausgereifter und bietet mehr Vorteile als eigenständige Projektmanagement-Software.

Mit Project ERP-Produkten können Sie ein Projekt während seines Lebenszyklus effektiv verwalten, flexible Arbeitspakete oder PSP entwickeln, Budgets erstellen (einschließlich geplanter Stunden/Kosten/Umsatz), verschiedene Kosten/Stunden/Umsatzwerte erfassen, Aktivitäten planen und kontrollieren und Support leisten Dienstleistungen wie Engineering und Verwaltung, neben vielen anderen Funktionen.

Aber Projekt-ERP hat Grenzen. Viele dieser Lösungen werden die Kosten gleichmäßig über die Dauer des Projekts kalendarisieren, es sei denn, sie sind speziell für eine andere Leistung konfiguriert. Ein Unternehmen sollte nicht davon ausgehen, dass es diesen Teil der Software lizenziert hat oder alle seine Anforderungen erfüllt, nur weil sein ERP-Anbieter EVM-Funktionen anbietet. Wenn es einen kalendermäßigen Ausgabenplan und Werkzeuge zur Berechnung und Planung von Teilen benötigt, die zum richtigen Zeitpunkt gebaut werden, muss es harte Fragen stellen, um sicherzustellen, dass es diese Vorteile erhält.

Berücksichtigen Sie die spezifischen Anforderungen

Selbst unter den Auftragnehmern der Bundesregierung benötigen viele Unternehmen möglicherweise nicht diesen Grad an Raffinesse, da sie eine strenge Planung erfordern, bei der Ausgaben und Einnahmen so eng an bestimmte Monate gebunden sind. Derzeit ist es üblich, dass Unternehmen eigenständige Software wie Microsoft Project verwenden, um Projektinformationen zu verwalten. Einige verwenden keine spezielle Projektsoftware und verfolgen stattdessen die Ergebnisse in Tabellenkalkulationen. Diese Methode ist nicht ausgereift, aber solche Unternehmen können stattdessen einfach Kundenprojekte oder Programmverwaltungsaktivitäten mit einer weniger komplexen ERP-Projektlösung verwalten.

Unternehmen mit höheren Anforderungen benötigen möglicherweise die Prognosefunktionen einer EVM-ERP-Lösung, die es ihnen ermöglicht, Kalender zu erstellen, zu budgetieren und neu zu prognostizieren. Dies würde eine Revisionskontrolle zusätzlich zu einer klaren Ansicht des kalenderisierten Budgets bieten.

Vermeiden Sie häufige Auswahlfehler

Fehler treten häufig auf, wenn Führungsteams ihre EVM-Softwareanforderungen definieren, Lösungen evaluieren und schließlich implementieren. Der erste ist, dass falsche Annahmen gemacht werden. Unternehmen treffen oft Annahmen, die ihrer Meinung nach funktionieren sollten. Sie gehen beispielsweise davon aus, dass sie einen kalendermäßigen Kostenplan erhalten, obwohl dies möglicherweise nicht der Fall ist. Selbst wenn die Software in der Lage ist, die Kosten zu berechnen und zu planen, dass Teile zum richtigen Zeitpunkt gebaut werden, garantiert sie nicht, dass die prognostizierten Kosten in den richtigen Zeiträumen oder den korrekten Werten für diese Zeiträume liegen. Unternehmen müssen diese Anforderung in ihren Anwendungsbereich einbeziehen. Nur weil ein Projektmanagement-Modul eine Aktivität plant, gehen Sie nicht davon aus, dass es die Kosten im gewünschten Zeitraum budgetiert.

Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie die Grundlagen von EVM verstehen und wissen, wie die Software darauf reagiert. Viele haben spezifische und einzigartige Meinungen zu EVM-Anforderungen, und es ist nützlich, sich das Quellmaterial zu diesen Anforderungen noch einmal anzusehen. Es ist möglich, dass die Software Anforderungen effektiv erfüllen kann, die sich von der derzeitigen Praxis unterscheiden. Beachten Sie dies bei der Bewertung von Angeboten.

Drittens ist es wichtig, die Einnahmen aus Investitionen als Ergebnis der Automatisierung von EVM-Prozessen zu berücksichtigen. Ein EVM-System kann über die Dauer eines ERP-Projekts nicht wertschöpfende Arbeit eliminieren. Sobald ein PSP in der Software eingerichtet ist, können Sie diese Vorlage einfach kopieren und Bedarfe für neue Projekte eingeben. Auf diese Weise können Sie einen Schritt zurücktreten und den Rest der ERP- und Planungsfunktionalität ihren Weg gehen lassen, indem Sie Informationen in Projekten über andere Funktionen in der Anwendung sammeln. Dieser unkomplizierte Ansatz zur Verwendung von ERP-Projekten bietet das Potenzial, erhebliche Vorteile zu erzielen, ohne in ein komplexeres Setup zu investieren.

Kennen Sie Ihre Ziele und Erwartungen

Es kommt darauf an, dass wichtige Unternehmen verstehen, wie viele Details hinter EVM benötigt werden, und dass sie ihre aktuellen Anforderungen und ihren Bedarf abwägen. Es gibt keine einzelne Software, die alle Unternehmensziele erfüllt, aber eine ausgereifte Lösung kann Sie näher bringen. Was Unternehmen jedoch berücksichtigen müssen, ist, wie viel Zeit, Energie und Investitionen sie benötigen, um ihre Erwartungen zu erfüllen.

Christopher Cummings ist Anwendungsanalyst für Nordamerika bei IFS.