Die Automatisierung von Verträgen ist ein wichtiger Schritt zur Entwicklung der digitalen Lieferkette

Die Fertigungs- und Logistikbranche ist während der COVID-19-Pandemie mit komplexen und sich schnell ändernden Bedingungen konfrontiert. Als der Ausbruch Anfang 2020 ausbrach, befanden sich Unternehmen in den USA auf Neuland. Die Lieferlinien wurden angespannt, als Unternehmen und Gesundheitsdienstleister sich bemühten, wichtige Vorräte wie persönliche Schutzausrüstung (PSA) zu liefern.

Neun Monate später bemühen sich Fertigungs- und Logistikunternehmen immer noch, die logistischen Hürden von COVID-19 zu überwinden und gleichzeitig die Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Schon jetzt bereitet sich die Frachtindustrie darauf vor, täglich 9 Millionen Pfizer- und Moderna-Impfstoffe in Kühlfahrzeugen zu liefern. Um Sicherheitsherausforderungen zu meistern und den persönlichen Kontakt so weit wie möglich zu begrenzen, müssen Fertigungs- und Logistikleiter der digitalen Transformation in der Lieferkette Priorität einräumen. Oberste Priorität für Führungskräfte hat der Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter bei gleichzeitigem fristgerechten Betrieb und Lieferung der Waren. Technologie spielt eine wichtige Rolle, um dieses Ziel zu erreichen und durch das Virus verursachte Störungen zu überwinden.

Verordnete Stillstände und neue Anforderungen an die Arbeitssicherheit führten zu enormen Versandverzögerungen und großen Lieferengpässen. Laut Daten von World CC (ehemals IACCM) wurden 59 % der Unternehmen durch Lieferkettenprobleme gestört. Darüber hinaus ist der Prozentsatz der Unternehmen, die mäßige bis schwere Auswirkungen auf die Vertragsleistung haben, in den zwei Wochen zu Beginn der Pandemie von 37 % auf 60 % gestiegen.

Eine der größten Herausforderungen für Logistikdienstleister bei der Umstellung auf Remote-Arbeit ist die Verwaltung Hunderttausender digitaler Verträge. Große Lieferkettenunternehmen verwenden verschiedene Lösungen, um mehr als 100.000 Dokumente und Verträge zu verwalten, die jahrzehntelange Arbeit abdecken. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Verträge erfüllt werden und sich gleichzeitig vor rechtlichen und regulatorischen Problemen schützen.

Um den Übergang zur Remote-Arbeit zu erleichtern, sind Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattformen zu einem wichtigen Werkzeug für die Digitalisierung von Verträgen in Lieferkettenorganisationen geworden. CLM stellt sicher, dass sich alle Anbieterinformationen in einer zentralen Quelle der Wahrheit befinden. Darüber hinaus automatisieren CLM-Systeme Arbeitsabläufe und verfolgen Vertragsabläufe und -verlängerungen, sodass Unternehmen den Vertragsgenehmigungsprozess beschleunigen und den Umsatz maximieren können.

Laut einer Umfrage von Oxford Economics ist die Automatisierung von Routineaufgaben wie Papierkram und Vertragsmanagement ein oberstes Ziel für Führungskräfte in der Lieferkette. In einer Zeit, in der Unternehmensführer den Betrieb rationalisieren und Kosten senken möchten, bietet eine CLM-Plattform möglicherweise den höchsten Return on Investment für die Automatisierung in der Lieferkette. CLM hat es beispielsweise einem der größten US-amerikanischen Speditionsunternehmen ermöglicht, eine Vielzahl von Änderungen der Lieferantenbedingungen im Zusammenhang mit den Auswirkungen von COVID-19 zu überwachen. Durch die Einführung eines automatisierten CLM-Systems können Anbieter von Lieferkettenlösungen Angelegenheiten wie Verlängerungstermine, benannte Gegenparteien, Schadenersatz und Frachtbedingungen effizienter verwalten.

Neben Effizienz und einfacherem Zugriff auf wichtige Dokumente hilft automatisiertes CLM Unternehmen bei der Vertragstransparenz und Verantwortlichkeit. Es speichert Verträge und Aufzeichnungen in der Cloud, sodass sie bei Bedarf von überall sicher abgerufen werden können. CLM erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen und ermöglicht es Mitarbeitern, digitale Dokumente in Echtzeit sicher auszutauschen und zu verhandeln. Dies rationalisiert die Verkaufszyklen und reduziert gleichzeitig das Compliance-Risiko drastisch. Automatisiertes CLM kann beispielsweise kennzeichnen, wenn sich eine Sendung verspätet, die Vertragsbedingungen eine Zustellung bis zu einem bestimmten Datum vorsehen oder der Lieferant finanziell haftbar ist. Auf diese Weise kann der Lieferant die Lieferung beschleunigen, um die Frist einzuhalten, oder zumindest der Gegenpartei mitteilen, dass die Ware verspätet geliefert wird.

Als Reaktion auf die Pandemie haben Hersteller mehr Transparenz in den Lieferketten ihrer Lieferanten gefordert. Aufgrund der Herausforderungen durch COVID-19 hat sich die Innovation in jedem Schritt in der Lieferkette beschleunigt. Automatisierung wird mehr denn je in vielen Aspekten der Lieferkette angewendet, um autonomer zu arbeiten. CLM bleibt ein wichtiger Bestandteil der digitalen Evolution der Lieferkette, indem es Vertragsprozesse rationalisiert.

Während die Verteilung des COVID-19-Impfstoffs beginnt, wird die Lieferkette erneut getestet. Mit der richtigen Technologie und CLM-Tools zur Verfolgung von Sendungen, Überwachung der LKW-Temperaturen und Verwaltung von Millionen von Lieferungen können Frachtunternehmen Impfstoffe im ganzen Land effektiv liefern.

Mit CLM haben Supply-Chain-Führungskräfte mehr Flexibilität, Verträge von jedem Standort aus zu prüfen und zu genehmigen, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Lieferkette in diesen turbulenten Zeiten am Laufen hält. Doch die Suche nach fähigen Lösungen kann ein gewaltiges Unterfangen sein. Supply-Chain-Anbieter, die an automatisiertem CLM interessiert sind, sollten ihre Suche bei einem externen Softwareforschungsunternehmen beginnen, vorzugsweise basierend auf echten Kundenerfahrungen. Diese Quellen liefern echte Informationen, keine Marketingsprache, sowohl zu Fähigkeiten als auch zu Kundenerfahrungen, die Supply-Chain-Führungskräfte nutzen können, um den richtigen CLM-Anbieter zu finden.

Colin Earl ist Chief Technology Officer von Agiloft .