Vertragsautomatisierung treibt digitale Transformation in Lieferketten voran

Die Fertigungs- und Logistikbranche stand während der COVID-19-Pandemie vor komplexen und sich schnell ändernden Bedingungen. US-Unternehmen befanden sich im frühen Jahr 2020 in unbekanntem Terrain, als der Ausbruch einsetzte. Lieferleitungen gerieten unter Spannung, als Unternehmen und Gesundheitsdienstleister eilig kritische Lieferungen wie persönliche Schutzausrüstung (PSA) organisierten.

Neun Monate später kämpfen Fertigungs- und Logistikunternehmen immer noch mit den logistischen Hürden von COVID-19, während sie gleichzeitig die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten. Auch jetzt bereitet sich die Frachtbranche darauf vor, täglich 9 Millionen Dosen der Pfizer- und Moderna-Impfstoffe in Kühlfahrzeugen auszuliefern. Um Sicherheitsherausforderungen zu bewältigen und persönlichen Kontakt so weit wie möglich zu begrenzen, müssen Fertigungs- und Logistikführer die digitale Transformation in der Lieferkette priorisieren. Die oberste Priorität für Führungskräfte ist der Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, während der Betrieb aufrechterhalten und Waren planmäßig geliefert werden. Technologie spielt eine bedeutende Rolle bei der Erreichung dieses Ziels und bei der Überwindung virusbedingter Störungen.

Herausforderungen durch Remote-Arbeit

Angeordneter Shutdowns und neue Arbeitssicherheitsanforderungen verursachten enorme Versandverzögerungen und große Lieferengpässe. Laut Daten von World CC (ehemals IACCM) waren 59 % der Unternehmen durch Lieferkettenprobleme gestört. Zudem stieg der Anteil der Unternehmen, die moderate bis schwere Auswirkungen auf die Vertragserfüllung erlitten, in den zwei Wochen zu Beginn der Pandemie von 37 % auf 60 %. Eines der Hauptprobleme, mit denen Logistikdienstleister beim Übergang zur Remote-Arbeit konfrontiert sind, ist die Verwaltung von Hunderttausenden digitaler Verträge. Große Lieferkettenunternehmen nutzen verschiedene Lösungen, um mehr als 100.000 Dokumente und Verträge zu verwalten, die Jahrzehnte von Arbeit abdecken. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Verträge erfüllt werden, während sie sich vor rechtlichen und regulatorischen Problemen schützen.

CLM-Plattformen als kritisches Werkzeug

Um den Übergang zur Remote-Arbeit zu unterstützen, sind Contract Lifecycle Management (CLM) Plattformen zu einem kritischen Werkzeug für die Digitalisierung von Verträgen in Lieferkettenorganisationen geworden. CLM stellt sicher, dass alle Lieferanteninformationen in einer einzigen zentralen Quelle der Wahrheit residieren. Darüber hinaus automatisieren CLM-Systeme Workflows und verfolgen Vertragsabläufe und -verlängerungen, sodass Organisationen den Vertragsgenehmigungsprozess beschleunigen und den Umsatz maximieren können.

Laut einer Umfrage von Oxford Economics ist die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wie Papierkram und Vertragsmanagement ein Top-Ziel für Führungskräfte in der Lieferkette. Zu einer Zeit, in der Geschäftsleiter nach Möglichkeiten suchen, Abläufe zu straffen und Kosten zu senken, kann eine CLM-Plattform den höchsten Return on Investment für Automatisierung in der Lieferkette bieten. Beispielsweise hat CLM einem der größten US-Lkw-Unternehmen ermöglicht, ein riesiges Volumen an Änderungen der Lieferantenbedingungen im Zusammenhang mit den Auswirkungen von COVID-19 zu überwachen. Durch die Einführung eines automatisierten CLM-Systems können Lieferkettenlösungsanbieter Angelegenheiten wie Verlängerungsdaten, benannte Vertragsparteien, Entschädigung und Frachtbedingungen effizienter verwalten.

Mehr als Effizienz: Transparenz und Rechenschaftspflicht

Über Effizienz und einfacheren Zugriff auf wichtige Dokumente hinaus hilft automatisiertes CLM Organisationen bei Vertragstransparenz und Rechenschaftspflicht. Es speichert Verträge und Aufzeichnungen in der Cloud, sodass sie bei Bedarf sicher von überall aus abgerufen werden können. CLM erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen und ermöglicht Mitarbeitern, digitale Dokumente in Echtzeit sicher zu teilen und zu verhandeln. Dies strafft Verkaufszyklen und reduziert Compliance-Risiken drastisch. Zum Beispiel kann automatisiertes CLM kennzeichnen, wenn eine Sendung verzögert wird, obwohl Vertragsbedingungen eine Lieferung bis zu einem bestimmten Datum vorschreiben, oder wenn der Lieferant finanziell haftbar ist. So kann der Lieferant die Lieferung beschleunigen, um die Frist einzuhalten, oder zumindest die andere Partei benachrichtigen, dass die Waren verspätet eintreffen.

Als Reaktion auf die Pandemie forderten Hersteller mehr Transparenz in die Lieferketten ihrer Lieferanten. Innovation hat sich in jedem Schritt der Lieferkette aufgrund der durch COVID-19 gestellten Herausforderungen beschleunigt. Mehr denn je wird Automatisierung auf vielen Aspekten der Lieferkette angewendet, um autonomer zu laufen. CLM bleibt ein zentraler Teil der digitalen Evolution der Lieferkette, indem es vertragliche Prozesse strafft.

Impfstoffverteilung als nächster Belastungstest

Mit Beginn der COVID-19-Impfstoffverteilung wird die Lieferkette erneut auf die Probe gestellt. Mit der richtigen Technologie und CLM-Tools zur Sendungsverfolgung, Überwachung von Lkw-Temperaturen und Verwaltung von Millionen von Lieferungen werden Frachtunternehmen in der Lage sein, Impfstoffe effektiv im ganzen Land zu verteilen.

Mit CLM haben Lieferkettenführer mehr Flexibilität, Verträge von jedem Standort aus zu prüfen und zu genehmigen, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Lieferkette in diesen turbulenten Zeiten am Laufen hält. Doch die Suche nach fähigen Lösungen kann ein massives Unterfangen sein. Lieferkettenanbieter, die an automatisiertem CLM interessiert sind, sollten ihre Suche bei einem Drittanbieter-Software-Rechercheunternehmen beginnen, idealerweise basierend auf echten Kundenerfahrungen. Diese Quellen liefern echte Informationen – kein Marketingsprech – zu sowohl Fähigkeiten als auch Kundenerfahrung, die Lieferkettenführer nutzen können, um den richtigen CLM-Anbieter zu identifizieren.

Colin Earl ist Chief Technology Officer von Agiloft.