Diese Audits können Ihnen helfen, verlorenes Geld wiederherzustellen

Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, den Cashflow zu steigern und Risiken zu reduzieren. Eine oft übersehene Methode zur Reduzierung von Gewinnverlusten und zur Steigerung des Umsatzes ist die Verwendung von laufenden oder langjährigen Kreditoren-Recovery-Audits.

Innerhalb des AP-Prozesses treten im normalen Geschäftsverlauf auch in hochautomatisierten Umgebungen häufig Fehler auf. Zahlungsunstimmigkeiten und doppelte Zahlungen sind zwei häufige Probleme, die dazu führen, dass Bargeld durch die Ritzen rutscht, was zu unerwünschten Gewinnverlusten führt.

Ein AP-Recovery-Audit ermöglicht es Unternehmen, fälschlicherweise gezahlte Gelder zurückzufordern und Risiken zu identifizieren, um ein erneutes Auftreten von Leckagen zu verhindern und so ihre langfristige Finanzlage zu verbessern. Ein erfahrener externer Audit-Partner nutzt fortschrittliche Datenanalyse-Technologien und die Fähigkeit zur Outreach-Auskunft, um potenzielle Fehler bei Kreditorenbuchhaltungstransaktionen zu identifizieren.

Diese Prüfungspartner sind versiert darin, ein breites Netz zu spannen, um potenzielle Schadensfeststellungen zu maximieren. Dazu gehört eine sorgfältige Prüfung und das Durchforsten aller potenziellen Gültigkeitsansprüche. Wenn festgestellt wird, dass Ansprüche gültig sind, hilft der Prüfungspartner dabei, Gelder wiederzuerlangen, die andernfalls verloren gegangen wären, und verhindert, dass sich ähnliche Fehler wiederholen.

Wenn bereits ein AP-Wiederherstellungsaudit im Gange ist, sollten Unternehmen ihren Audit-Fußabdruck und das Timing des Auditzyklus berücksichtigen, um den Wert des Audits zu maximieren. Überlegungen zum Umfang können die Bestimmung der geografischen Reichweite, der Anzahl der Regionen oder Unternehmensbereiche und des Prüfungszeitraums umfassen.

Idealerweise sollten die zu überprüfenden Daten so vollständig wie möglich sein. Wenn das Audit globaler Natur ist, ziehen Sie in Erwägung, alle Regionen und Einrichtungen innerhalb der ausgewählten geografischen Region einzubeziehen. Dies maximiert die Möglichkeit, Überzahlungen zu erkennen und entgangenen Gewinn zurückzufordern.

Wenn das Audit ein Jahr oder länger nach den Transaktionsdaten stattfindet, besteht die Gefahr, dass Lieferantenkredite verschwinden, anderweitig vergeben oder versehentlich abgeschrieben werden. Durch die Verschiebung des Prüfungskalenders nach oben haben Unternehmen eine viel bessere Chance auf eine finanzielle Erholung. Es wird empfohlen, das Audit nicht später als 90 Tage nach dem Transaktionsdatum durchzuführen. Dadurch wird auch die Feedbackschleife geschlossen; Je länger Sie sich einer Prozesslücke nicht bewusst sind, desto größer ist das Potenzial für finanzielle Blutungen.

Eine weitere Möglichkeit für Unternehmen, mehr aus einer Prüfung herauszuholen, besteht darin, den Prüfungsumfang über Zahlungen hinaus zu erweitern. Zu den Erweiterungsbereichen gehören:

• Drittanbieter-Zahlungsanwendungen. Verstehen Sie, ob Zahlungen, die über Anwendungen von Drittanbietern getätigt wurden, wie z. B. P-Card-Käufe und befristete Arbeitsmittel, überprüft werden, um festzustellen, ob Lieferanten aus zwei verschiedenen Zahlungsquellen bezahlt wurden.
• Rabatte. Erfahren Sie, wie Rabatte verfolgt, verwaltet und abgeglichen werden. Berechnungen, die auf Daten basieren, die nicht ohne weiteres verfügbar sind, führen oft dazu, dass Unternehmen Rabatte verpassen.
• Preise. Vergleichen Sie Preisänderungsinformationen mit Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Dies ist bei häufigen Preisänderungsszenarien am hilfreichsten.
• Rückkehr. Überprüfen Sie den Prozess und die Transaktionen regelmäßig, um mögliche Wiedereinziehungen aufzuzeigen.

AP-Wiederherstellungsaudits tragen erheblich zum finanziellen Wohlergehen eines Unternehmens bei. Die Ergänzung durch Vertrags-Compliance-Audits und erweiterte Analysen ist jedoch der beste Weg, um Risiken zu reduzieren und den Geschäftswert im gesamten Source-to-Pay-Prozess (S2P) zu optimieren. Obwohl jede einzeln implementiert werden kann, maximieren sie kombiniert die Kapitalrendite, indem sie Daten und Erkenntnisse aus jeder Lösung nutzen.

Vertrags-Compliance-Audits

Ein Audit zur Einhaltung des Preisvertrags untersucht, ob den Unternehmen der richtige Preis in Rechnung gestellt oder die richtigen Rabatte gemäß den Lieferantenverträgen gewährt wurden. Diese Art von Audit kann Gebühren anhand von Unternehmensdaten neu berechnen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

Ein Compliance-Audit für kommerzielle Verträge überprüft Lieferantenverträge, um sicherzustellen, dass die vom Beschaffungsteam ausgehandelten Vorteile erhalten wurden. Wenn ein AP-Wiederherstellungsaudit nach Fehlern im Zahlungsprozess sucht, verwendet ein kommerzielles Compliance-Audit Unternehmens- und Lieferantendaten bei seiner Überprüfung. Zu den Datentypen gehören Lohnsätze oder Kostenzuschläge, Aufschlagsmultiplikatoren, Weiterleitungen und Gemeinkosten.

Erweiterte Analysen

Advanced Analytics kombiniert branchenführende Beratung mit proprietärer sicherer Technologie, um Unternehmen dabei zu helfen, schnell Erkenntnisse zu gewinnen, auf Ergebnisse zu reagieren und unterm Strich Ergebnisse zu erzielen. Durch die Kombination mit künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Data Science kann Advanced Analytics Einblicke bieten, die über das hinausgehen, was in herkömmlichen S2P-Audits zu finden ist. Dies wiederum kann finanzielle Gewinne identifizieren, die tief in Ihren Daten verborgen sind.

Obwohl viele Unternehmen über Überprüfungsprozesse verfügen, nutzen sie die ihnen zur Verfügung stehenden Daten oft nicht ausreichend aus. Obwohl es ein großartiges Werkzeug ist, das Sie in Ihrer Finanz-Toolbox haben sollten, können interne Überprüfungen allein nicht alles entdecken. Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie den maximalen Nutzen aus Ihrem Lieferkettenzyklus herausholen, ziehen Sie in Erwägung, Ihre Auditarbeit auszuweiten. Ein erfahrener externer S2P-Audit-Partner kann Mehrwert und Einblicke bieten, indem er ein Recovery-Audit, eine Vertrags-Compliance-Überprüfung oder eine Analyselösung implementiert.

Angie Holsen ist Regional Vice President of Commercial Compliance bei PRGX.