Transformation des Beschaffungsprozesses durch Robotik

Menschen sind seit dem Mittelalter von der Automatisierung fasziniert.

Der erste große Schritt in Richtung Automatisierung in der Menschheitsgeschichte war die Erfindung des Rads, das den Transport in bisher unvorstellbarer Weise verbessert. Ein schneller Vorlauf in die Gegenwart und die Automatisierung in Betrieb, Fertigung, Finanzen und Marketing haben zu erheblichen Produktivitätssteigerungen geführt. Wohin geht die Technologie von hier aus? Robotic Process Automation (RPA) bietet die Antwort.

In modernen Organisationen besteht die Lieferkette aus einem Portfolio dedizierter Softwareanwendungen, die spezielle Funktionen ausführen. Die Gewährleistung einer reibungslosen Interaktion zwischen ihnen ist ein häufiges Problem. RPA kann Unternehmen dabei unterstützen, eine berührungslose Zusammenarbeit zwischen wichtigen Anwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Transportmanagement, Lagerverwaltung, Planung, Beschaffung und Produktmanagement zu erreichen.

Sourcing- und Beschaffungsbenutzer interagieren mit vielen dieser Systeme und greifen auf externe Datenpunkte zurück, um fundierte Entscheidungen bezüglich Produktmenge, Preis und Standort zu treffen. Das Beschaffungsteam investiert oft viel Zeit in die Datensammlung und -analyse, was sich direkt auf die Prozesszykluszeit auswirkt. In einer Gartner-Umfrage aus dem Jahr 2019 zu Sourcing, Beschaffung und Lieferantenmanagement wurden zu den kritischen Themen bei der Technologiebeschaffung direkte (sofortige) Kosteneinsparungen, Auswirkungen von Geschäftsergebnissen, effektive Verhandlungen, Kostenvermeidung und Bearbeitungszeit gehört. RPA kann erheblich dazu beitragen, Beschaffungsherausforderungen in all diesen Bereichen zu lösen.

Ein Gartner-Bericht zum Thema IT aus dem Jahr 2020 Kostenoptimierung ergab, dass die Einführung oder Erweiterung der Automatisierung Unternehmen helfen kann, 10 bis 15 % Nettoeinsparungen bei der laufenden IT zu erzielen. Projektkosten für Dienstleistungen. Organisationen können ihre vorhandene IT beibehalten. Architektur und profitiert gleichzeitig von gesteigerten Produktivitätsgewinnen durch RPA. Die Technologie kann durch optimierte Produktstrategien eine verbesserte Kapitalrendite für bestehende digitale Produkte gewährleisten.

Der Bestandsabgleich durch RPA kann multinationalen Unternehmen helfen, die Abgleichszykluszeit um mehr als 70 % zu reduzieren. Beispielsweise hat ein großes globales Logistikunternehmen RPA für die Betriebstransformation implementiert, um eine hervorragende Lieferkette zu erreichen.

Durch die schnelle digitale Transformation von Supply-Chain-Funktionen erweist sich RPA als eines der wichtigsten Werkzeuge zur Produktivitätssteigerung. Laut Fortune Business Insights wird der weltweite Markt für RPA voraussichtlich ein beträchtliches Wachstum verzeichnen und bis 2027 6,10 Milliarden US-Dollar erreichen. In der Lieferkette eines modernen Unternehmens kann RPA durch die Transformation der meisten Prozesse der Beschaffungsfunktion verborgene Werte aufdecken. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Bereiche aufgeführt, in denen Unternehmen unmittelbare RPA-Vorteile erzielen können.

Autonome Ausgabenanalyse . Die Sammlung von Ausgaben und die Kategorieanalyse sind ein Schlüsselbereich, in dem RPA helfen kann, indem Daten aus verschiedenen Quellen automatisch gesammelt werden. Auf organisatorischer Ebene kann RPA dabei helfen, detaillierte Berichte aus ERP-Anwendungen sowie manuellen Dateien wie PDFs und Excel-Tabellen zu erstellen. RPA kann auch vorhandene lokal entwickelte Tools integrieren, die ein Unternehmen möglicherweise zur Ausführung von Beschaffungsprozessen verwendet. Durch die automatische Erfassung von Ausgabendaten können „Bots“ auch detaillierte automatische Bewertungen der Ausgabenchancen basierend auf definierten Richtlinien ermöglichen.

Marktanalyse und optimierte Spotkäufe. Ein Bot kann problemlos Informationen von mehreren Websites und Dokumenten sammeln, die regelmäßig monatlich oder wöchentlich von externen Datenanbietern aktualisiert werden. Ein Marktanalyse-Dashboard kann diese gesammelten Informationen verwenden, ohne dass Quelldaten aktualisiert oder überprüft werden müssen. Einkaufsmanager können mit Bots sogar Spot-Buy-Aufträge platzieren, die basierend auf Marktforschungen die besten verfügbaren Verkäufer und Preise auf dem Markt ermitteln. RPA kann den Aufwand für die Suche im Internet und anderen Quellen erheblich reduzieren.

Automatisches Benchmarking und berührungslose Leistungsüberwachung . RPA kann die automatische Datenerfassung ermöglichen, um Dashboards für Key Performance Indicators (KPI) zu füllen, und es Unternehmen ermöglichen, Benchmarking-Übungen ohne menschliches Eingreifen durchzuführen. Es kann auch dabei helfen, automatisch Daten aus mehreren Anwendungen (einschließlich E-Mail) zu sammeln. Wenn ein Benutzer Daten per E-Mail bereitstellen möchte, kann RPA dabei helfen, E-Mail-Eingaben in das KPI-Dashboard zu integrieren und die Beschaffungserfahrung und die Zufriedenheit der Stakeholder zu verbessern.

Verwaltung von Bestellanforderungen (PR) und Bestellungen (PO) und Lieferantenidentifikation. Ein Bot kann Daten von PRs sammeln und den Produktkatalog nach verfügbaren Artikeln durchsuchen. Ist ein Artikel nicht verfügbar, kann der Bot im Internet nach Lieferanten suchen und Vorschläge für mögliche Anbieter-Matches machen. RPA kann sogar dabei helfen, Gespräche zu initiieren und mehrere Lieferanten nach Produktverfügbarkeit mit vorläufigen Preisangeboten per E-Mail oder SMS abzufragen. Ein Bot kann den gesamten Prozess der Produktidentifikation, Marktforschung und des Lieferantenbeziehungsmanagements verwalten, was den Beschaffungsmanagern viel Zeit einräumt. Neben regelmäßigen Benachrichtigungen und Berichten, die vom ERP zur PR- und Bestellinitiierung gesendet werden, kann RPA dabei helfen, benutzerdefinierte Berichte auf Kategorie- oder Produktebene zu erstellen.

Auto-Boarding von Lieferanten und Erstellung von Lieferantenstammdaten. Das Onboarding von Lieferanten und die Erstellung von Lieferanten sind in vielen Unternehmen im Allgemeinen eine zeitaufwändige manuelle Aufgabe. Mit einem RPA-Bot kann der automatische Anbietererstellungsprozess ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden. Ein Bot kann jederzeit Stammdaten zu Unternehmensanwendungen hinzufügen.

Kundenspezifisches Lieferantenaudit. Bots können dabei helfen, benutzerdefinierte Berichte für einen bestimmten Lieferanten zu erstellen, um laufende Verträge, Schadenverfolgung und Vertragskonformität zu überwachen. Basierend auf definierten Richtlinien können Bots automatisch per E-Mail oder SMS an bestimmte Anbieter erinnern. Bots mit E-Mail-Fähigkeit können auch für festgelegte Kriterien oder Ausnahmen automatische Updates in der Mailbox oder SMS direkt bereitstellen.

*Datenschätzungen für Organisationen mit Reifegradstufe 3 und 4 gemäß TCS Process Excellence Framework

RPA entwickelt sich schnell zu einem integralen Bestandteil der Beschaffungsorganisation und wird sich weiterentwickeln und reifen. Einmal mit der Geschäftsstrategie in Einklang gebracht, kann RPA in kurzer Zeit außergewöhnliche, nachhaltige Ergebnisse liefern.

Bakul Sharma und Mudit Bansal sind Berater in der Global Supply Chain Practice von Tata Consultancy Services.