Die 5 wichtigsten Überlegungen zum Asset Maintenance Management für die Hochschulbildung

In den letzten Jahren ist die Notwendigkeit eines effektiven Vermögensverwaltungsmanagements für die Hochschulbildung immer deutlicher geworden. Im letzten Jahr mussten sich Colleges und Universitäten auf der ganzen Welt an die COVID-19-Pandemie anpassen und neue Wege finden, ihre Kurse, Mitarbeiter und Vermögenswerte zu verwalten. Der große Übergang zu Online-Lernen und Remote-Klassenzimmern hat für viele Institutionen zu erhöhten Kosten und erheblichem Planungsaufwand geführt. Da die Einschreibung von Studenten im Grundstudium in den USA voraussichtlich stetig zunehmen und bis 2029 17 Millionen Studenten erreichen wird, ist es für Schulen von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass sie über die besten Systeme und Geräte verfügen, um der Nachfrage gerecht zu werden.

Um eine qualitativ hochwertige Bildung zu bieten, erwerben die meisten Schulen ständig neue Ressourcen, die ihnen helfen, eine umfassendere und vernetztere Lernerfahrung zu bieten. Ein wesentlicher Bestandteil jedes Campus- oder Schuleinrichtungsprogramms ist das Asset-Instandhaltungsmanagement. Einige der Vorteile eines organisierten Systems umfassen eine verbesserte langfristige Planung, geringere Ausrüstungs- und Wartungskosten sowie eine verbesserte Sichtbarkeit. In diesem Beitrag werden wir fünf Best Practices untersuchen, die Sie für Ihr Asset-Maintenance-Management-Programm berücksichtigen sollten.

1. Erstellen Sie einen vereinfachten Asset-Checkout-Prozess

Sowohl Lehrer als auch Schüler benötigen Zugriff auf eine Vielzahl von Schulmaterialien, darunter Bücher, Computer, A/V-Geräte und Zubehör. Die Einrichtung eines einfachen und effektiven Checkout-Prozesses ist der beste Weg, um verliehene Vermögenswerte richtig und effizient zu verfolgen. Wenn Sie wissen, wo sich Ihre Vermögenswerte befinden und wer sie hat, können Sie Wartungsarbeiten viel einfacher koordinieren und die Wahrscheinlichkeit von verlorenen oder gestohlenen Vermögenswerten verringern. Ein Checkout-Prozess ist auch eine geringere Belastung für die Lehrer, da sie die Schülerorientierungsarbeit zu Beginn des neuen Unterrichts abschließen. Das Anbringen eines dedizierten Facility-Barcode-Tags an jedem Asset kann Ihren Prozess weiter rationalisieren und das An- und Abmelden von Artikeln im System vereinfachen.

2. Vernachlässigen Sie nicht die vorbeugende Anlagenwartung

Selbst mit einem gut strukturierten Wartungsprogramm für Ihre Institution besteht immer noch ein klarer Bedarf an angemessener Planung. Geräteausfälle und unerwartete Reparaturen können sowohl Zeit als auch Geld kosten und eine zusätzliche Belastung für Personal und Budget darstellen. Die Verwendung eines dedizierten EAM- oder ähnlichen Systems ermöglicht Ihnen nicht nur die Verfolgung Ihrer Kosten, sondern bietet auch ein schönes Format für die Planung und Verfolgung Ihrer Wartungsaktivitäten.

Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass die vorbeugende Wartung genauso wichtig ist wie andere Formen der Gerätewartung. Ein formelles Asset-Management-Programm sollte eine regelmäßige Berichterstattung beinhalten, die es Mitarbeitern und Management ermöglicht, aktuelle Daten zu überprüfen und festzustellen, ob Verbesserungen erforderlich sind. Diese Überprüfungen können auch dazu beitragen sicherzustellen, dass wichtige Vermögenswerte und Ausrüstung für bevorstehende Veranstaltungen und Sonderprojekte verfügbar sind.

3. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für das Asset Management

Der durchschnittliche Schul- oder Hochschulcampus muss viele verschiedene Arten von Vermögenswerten verwalten. Dazu können Möbel, audiovisuelle Systeme, Kommunikationsgeräte wie Telefone, Computergeräte wie Laptops, Drucker und Faxgeräte sowie Gebäude- und Einrichtungsgegenstände wie Beleuchtung und HLK-Geräte gehören. Um die Arbeit Ihrer Mitarbeiter, des IT-Teams und des Wartungspersonals zu koordinieren, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten für jede Rolle oder Abteilung definieren. Jeder Vermögenswert hat je nach Art, Alter und Nutzungsgrad einen einzigartigen Wartungsbedarf. Durch die Definition dieser Verantwortlichkeiten und die Zuweisung von Arbeit über ein elektronisches System ist es selbst einem schlanken Team möglich, eine große Anzahl von Assets zu unterstützen.

4. Achten Sie auf digitale Assets

Ein Großteil des Unterrichtsmaterials wird heute digital bereitgestellt, einschließlich virtueller Klassen, Aufgaben und Zeitpläne. Viele Studenten benötigen außerdem Zugang zu verschiedenen Softwareplattformen, die möglicherweise von der Institution selbst verwaltet werden. Es ist wichtig, alle Softwarelizenzinformationen in Ihrem Asset-Management-System nachzuverfolgen.

Diese digitalen Assets können oft übersehen werden, aber es gibt potenzielle Kosteneinsparungen, die verpasst werden könnten. Wenn Sie beispielsweise Lizenzverlängerungen zusammen in einer größeren Menge koordinieren, kann dies zu einem zusätzlichen Mengenrabatt führen. Digital Asset Tracking kann IT-Mitarbeitern auch dabei helfen, neue Software-Updates auf den vielen Computern von Mitarbeitern und Studenten zu verwalten, die an das Netzwerk angeschlossen sind.

5. Wenden Sie Best Practices für die Notfallplanung an

Die Wartung kann nach einem Ereignis, das die Schulaktivitäten stört, zu einer wichtigen Priorität werden. Dies gilt nicht nur für Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Stromausfälle, sondern auch für völlig unerwartete Umstände wie die COVID-19-Pandemie. Ihr Wartungsplan sollte potenzielle Gefahren berücksichtigen und angemessene Maßnahmen enthalten. Es ist hilfreich, ein organisiertes Notfallplanungsteam zu bilden, das verschiedene Szenarien überprüfen kann.

Übergänge sind während eines normalen Schuljahres schwer genug, können aber noch schwieriger werden, wenn es zu größeren Störungen kommt. Dies geschah erst letztes Jahr, als viele Bildungseinrichtungen praktisch über Nacht gezwungen waren, in eine abgelegene Schulumgebung überzugehen. Institutionen, die bereits über einen organisierten Vermögensverwaltungsplan verfügten, hatten den Vorteil, dass sie ihre Arbeitsaktivitäten besser organisiert koordinieren konnten.

Heutige Schulen müssen eine Vielzahl unterschiedlicher digitaler, physischer und institutioneller Assets verwalten. Die Befolgung der Best Practices für das Asset-Wartungsmanagement für die Hochschulbildung in diesem Beitrag kann dazu beitragen, Geräteausfälle und den notwendigen Ersatz verlorener Gegenstände zu vermeiden. Ein effektives Wartungsmanagementprogramm sollte organisiert, transparent und in der Lage sein, geplante und ungeplante Aktivitäten zu handhaben. Mit der richtigen Planung, einschließlich der Verwendung von langlebigen Anlagen-Asset-Management-Tags und Asset-Management- und Wartungssoftwarelösungen, kann eine Schule den Verwaltungsaufwand für ihre Lehrer und andere Mitarbeiter verringern, damit sie sich auf ihre Schüler konzentrieren und eine qualitativ hochwertige Bildung bieten können.