Essenzielle Asset-Wartungsstrategien für Hochschulen

In den letzten Jahren ist der Bedarf an effektivem Asset-Wartungsmanagement für Hochschulen zunehmend deutlich geworden. Im vergangenen Jahr mussten Colleges und Universitäten weltweit auf die COVID-19-Pandemie reagieren und neue Wege finden, ihre Kurse, Mitarbeiter und Assets zu managen. Der große Übergang zu Online-Lernen und Remote-Klassenzimmern führte zu erhöhten Kosten und erheblichem Planungsaufwand für viele Institutionen. Mit einer prognostizierten stetigen Zunahme der Undergraduate-Einschreibungen in den USA auf 17 Millionen Studierende bis 2029 ist es entscheidend, dass Schulen die besten Systeme und Ausrüstungen haben, um der Nachfrage gerecht zu werden.

Um qualitativ hochwertige Bildung zu bieten, beschaffen die meisten Schulen ständig neue Assets, um ein umfassenderes und vernetzteres Lernerlebnis zu ermöglichen. Ein wesentlicher Teil jedes Campus- oder Schul-Facility-Programms ist Asset-Wartungsmanagement. Zu den Vorteilen eines organisierten Systems gehören verbesserte langfristige Planung, reduzierte Ausrüstungs- und Instandhaltungskosten sowie verbesserte Transparenz. In diesem Beitrag erkunden wir fünf Best Practices für Ihr Asset-Wartungsmanagement-Programm.

1. Vereinfachten Asset-Ausleihprozess erstellen

Sowohl Dozenten als auch Studierende benötigen Zugriff auf vielfältige Schulmaterialien einschließlich Bücher, Computer, A/V-Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien. Die Einrichtung eines einfachen und effektiven Ausleihprozesses ist der beste Weg, um verliehene Assets ordnungsgemäß und effizient zu tracken. Zu wissen, wo sich Ihre Assets befinden und wer sie hat, erleichtert die Koordination von Wartungsarbeiten erheblich und verringert die Wahrscheinlichkeit verlorener oder gestohlener Assets. Ein Ausleihprozess entlastet auch Dozenten bei der Studierendenorientierung zu Beginn neuer Kurse. Das Anbringen eines dedizierten Facility-Barcode-Tags auf jedem Asset kann Ihren Prozess weiter straffen und das Ein- und Ausbuchen von Artikeln ins System erleichtern.

2. Präventive Asset-Wartung nicht vernachlässigen

Selbst mit einem gut strukturierten Wartungsprogramm für Ihre Institution besteht weiterhin ein klarer Bedarf an ordnungsgemäßer Planung. Geräteausfälle und unerwartete Reparaturen kosten sowohl Zeit als auch Geld und schaffen zusätzliche Belastung für Mitarbeiter und Budgets. Der Einsatz eines dedizierten EAM oder ähnlichen Systems ermöglicht nicht nur die Kostenverfolgung, sondern bietet auch ein übersichtliches Format für die Planung und Verfolgung Ihrer Wartungsaktivitäten.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass präventive Wartung genauso wichtig ist wie andere Formen der Gerätepflege. Ein formales Asset-Management-Programm sollte regelmäßiges Reporting beinhalten, das es Mitarbeitern und Management erlaubt, aktuelle Daten zu prüfen und zu bestimmen, ob Verbesserungen nötig sind. Diese Überprüfungen können auch sicherstellen, dass essenzielle Assets und Ausrüstung für bevorstehende Veranstaltungen und Sonderprojekte verfügbar sind.

3. Klare Asset-Management-Verantwortlichkeiten definieren

Der durchschnittliche Schul- oder Campus-Campus hat viele verschiedene Asset-Typen zu managen. Dazu können Möbel, Audio-Visuelle Systeme, Kommunikationsausrüstung wie Telefone, Computerausrüstung wie Laptops, Drucker und Faxgeräte sowie Gebäude- und Facility-Assets wie Beleuchtung und HLK-Ausrüstung gehören. Um die Arbeit unter Ihren Mitarbeitern, IT-Team und Wartungspersonal zu koordinieren, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten für jede Rolle oder Abteilung definieren. Jedes Asset hat einzigartige Wartungsbedürfnisse basierend auf Typ, Alter und Nutzungsgrad. Durch die Definition dieser Verantwortlichkeiten und die Zuweisung von Arbeit über ein elektronisches System ist es möglich, dass selbst ein schlankes Team eine große Anzahl von Assets unterstützt.

4. Digitale Assets beachten

Ein Großteil des Bildungsmaterials wird heute digital bereitgestellt, einschließlich virtueller Kurse, Aufgaben und Zeitpläne. Viele Studierende benötigen auch Zugriff auf verschiedene Softwareplattformen, die von der Institution selbst verwaltet werden. Es ist wichtig, Softwarelizenzinformationen in Ihrem Asset-Management-System zu tracken.

Diese digitalen Assets werden oft übersehen, aber es gibt potenzielle Kosteneinsparungen, die verpasst werden könnten. Beispielsweise kann die Koordinierung von Lizenzverlängerungen als größere Menge für zusätzliche Volumenrabatte qualifizieren. Digitales Asset-Tracking kann auch IT-Mitarbeitern helfen, neue Software-Updates über die vielen Mitarbeiter- und Studentencomputer zu managen, die mit dem Netzwerk verbunden sind.

5. Best Practices der Notfallplanung anwenden

Wartung kann nach einem Ereignis, das Schulaktivitäten stört, zur großen Priorität werden. Dies gilt nicht nur für Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Stromausfälle, sondern auch für völlig unerwartete Umstände wie die COVID-19-Pandemie. Ihr Wartungsplan sollte potenzielle Gefahren berücksichtigen und angemessene Reaktionen beinhalten. Es ist hilfreich, ein organisiertes Notfallplanungsteam zu schaffen, das verschiedene Szenarien prüft.

Übergänge sind in einem normalen Schuljahr schon herausfordernd, werden aber noch schwieriger bei größeren Störungen. Dies trat gerade im vergangenen Jahr auf, als viele Bildungseinrichtungen praktisch über Nacht auf eine Remote-Schulumgebung umstellen mussten. Institutionen, die bereits über einen organisierten Asset-Wartungsmanagement-Plan verfügten, hatten den Vorteil, ihre Arbeitsaktivitäten organisierter koordinieren zu können.

Heutige Schulen müssen eine Vielzahl unterschiedlicher digitaler, physischer und institutioneller Assets managen. Die Best Practices für Asset-Wartungsmanagement in der Hochschulbildung aus diesem Beitrag können helfen, Geräteausfälle und notwendige Ersatzbeschaffungen für verlorene Gegenstände zu verhindern. Ein effektives Wartungsmanagement-Programm sollte organisiert, transparent und fähig sein, geplante und ungeplante Aktivitäten zu bewältigen. Mit ordnungsgemäßer Planung – einschließlich der Nutzung langlebiger Facility Asset Management Tags und Asset-Management- und Wartungssoftware-Lösungen – kann eine Schule den administrativen Aufwand für Lehrkräfte und anderes Personal reduzieren, damit sie sich auf ihre Studierenden konzentrieren und qualitativ hochwertige Bildung bieten können.