51 Expertentipps zu Methoden der Bestandskontrolle:Auswahl einer Methode zur Bestandskontrolle, Tipps zur Datenerfassung und -analyse sowie Umsetzung solider Richtlinien zur Bestandskontrolle

7. Auch wenn es nicht unbedingt eine Einheitsmethode für die Bestandskontrolle gibt, ist die Entwicklung eines klaren Bestandskontrollsystems und der damit verbundenen Richtlinien für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. „Um die verschiedenen Bestandsverwaltungstechniken zu verstehen, ist es wichtig zu wissen, warum sie wichtig sind.

• Erstens kann ein falsch verwalteter Bestand zu einer unnötigen Erhöhung des Betriebskapitals führen. Die überschüssigen Mittel hätten erfolgreich eingesetzt werden können, um die Wachstumsinitiativen oder Forschungs- und Entwicklungsbemühungen des Unternehmens voranzutreiben.
• Zweitens würde ein effektives Bestandsmanagement zu niedrigen Lagerkosten führen, was wiederum zu einer Steigerung der Unternehmensgewinne führt. Speicherplatz ist teuer; Wenn Sie in der Lage sind, Ihr Inventar gut zu verwalten und die Menge der zu lagernden Waren zu reduzieren, benötigen Sie weniger Platz, was wiederum zu niedrigen Mietkosten für das Lager führt.
• Drittens kann es Ihnen dabei helfen, Ihre Kunden zufriedenzustellen, indem Sie ihnen die Produkte, die sie benötigen, so schnell wie möglich zur Verfügung stellen. Eine schlechte Bestandsverwaltung führt zu einer geringeren Warenverfügbarkeit und längeren Lieferzeiten. Wenn Sie also diese Servicezufriedenheitssterne erhalten möchten, müssen Sie Ihr Inventar gut verwalten.
• Viertens können Waren, die über einen langen Zeitraum im Inventar gelagert werden, verderben. Dies führt zu unnötigen Overheads im Betrieb eines Unternehmens. Daher kann eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung Ihnen helfen, diese Kosten erheblich zu senken.
• Fünftens, wenn Sie Lagerbestände an verschiedenen Orten verstreut haben, benötigen Sie ein geeignetes System, um diese Lagerbestände auf der Grundlage von Angebot und Nachfrage zu verwalten. Inventarverwaltungstechniken können Ihnen dabei helfen, mehrere Inventare zu verwalten.“ – Laran Joseph, Inventory Management Techniques and Their Importance , Udemy-Blog; Twitter:@Udemy_Blog

8. Suchen Sie nach Schlüsselfunktionen, um Systeme zu bewerten, mit denen Sie den Bestand Ihres Unternehmens digital verwalten können. „Nein, wir meinen nicht, dass Sie Excel verwenden, um Ihr Inventar zu verfolgen. Wir beziehen uns auf eine Bestandsverwaltungslösung, die für Ihr Unternehmen geeignet ist. Nicht alle Programme auf dem Markt werden für jeden funktionieren, also verbringen Sie einige Zeit damit, die Features und Funktionen zu evaluieren, um sicherzustellen, dass sie sowohl Ihren Anforderungen als auch Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Hier sind einige großartige Tipps zur Bewertung eines Bestandsverwaltungssystems.

• Webbasiert: Eine webbasierte Lösung zu haben, wird sich als unschätzbar erweisen. Diese Art von Warenwirtschaftssystem ist häufig budgetfreundlicher, bietet mehr Funktionen und ist in der Regel einfacher zu implementieren.
• Mobiles Inventar: Können Sie Ihr Warenwirtschaftssystem unterwegs mitnehmen? Webbasiert zu sein ist nicht genug, also stellen Sie sicher, dass Ihr System mit iPad, iPhone, Android oder Windows Mobile kompatibel ist.
• Barcode-Integration: Barcodes ermöglichen es Ihnen, Dateneingabefehler zu reduzieren, Bestandskontrollprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Ihre täglichen Abläufe zu vereinfachen.
• Umrechnung der Maßeinheit: Die Verwendung eines Systems, das Ihre Einkaufsmaßeinheit versteht, unterscheidet sich oft von Ihrer Bestandsmaßeinheit. Sie können Ihr „Widget“ pro „Kiste“ bei Acme Supply kaufen, aber Sie können dasselbe „Widget“ in der Maßeinheit „jedes“ an Ihre Mitarbeiter ausgeben. Oft sehen Sie ein Szenario, in dem 50 „jeweils“ in einem bestellten „Fall“ enthalten sind. Es ist wichtig, dass Ihr Bestandsverwaltungssystem diesen Prozess kennt und versteht.
• Datenimport: Das anfängliche Importieren Ihrer Daten erspart Ihnen Stunden, wenn nicht Tage, in denen Sie alle Ihre Materialien von Hand eingeben müssen. Achten Sie darauf, diese Funktion zu überprüfen.
• Batch-Prozesse: Niemand muss immer wieder dieselbe Aufgabe ausführen; Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System Massentransaktionen oder Massenprozesse anbietet, um große Aufträge in einfach auszuführende Aufgaben zu verwandeln.
• Zyklus / Physische Zählungen: Irgendwann entspricht die Menge der Vorräte in Ihren Regalen nicht der Menge für diesen Artikel in Ihrer Bestandsverwaltungssoftware, daher muss die Zykluszählung oder physische Zählung Ihrer Vorräte schnell und einfach sein. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen ausgewählte System eine schnelle und einfache Möglichkeit bietet, diese Funktionen auszuführen.
• Warnungen und Benachrichtigungen: Bleiben Sie mit Low Par Alerts und anderen verschiedenen Systembenachrichtigungen automatisch auf dem Laufenden. Niemand mag Überraschungen und mit automatischen Benachrichtigungen werden Sie nie wieder überrascht.“ – 5 einfache Best Practices für eine großartige Bestandsverwaltung , Die Toolkit-Gruppe; Twitter:@TheToolkitGroup

Grundlagen der Bestandskontrolle
9. Ihr Warenwirtschaftssystem sollte mehrere Schlüsselelemente enthalten. „Jeder Ersatzteilbetrieb benötigt eine Art Bestandskontrollsystem, das die folgenden Schlüsselelemente beinhalten sollte:

• Er muss das Ersatzteilpersonal weit im Voraus warnen, dass ein Teil aus dem Lager zur Neige geht.
• Es muss den historischen Kaufpreis eines Teils auflisten, damit der Manager das Problem untersuchen und feststellen kann, ob diese Änderung auf eine Preiserhöhung oder auf eine falsche Abrechnung zurückzuführen ist, falls sich der Preis ändert.
• Es sollte Anbieter mit den besten Preisen auflisten.
• Es sollte frühere Nutzungsraten enthalten, damit der Manager die richtigen Lagerbestände bestimmen kann.
• Es sollte so wenig Schreibarbeit wie möglich erfordern, insbesondere von Mechanikern.“ – John Dolce, 15 Tips for Improving Your Inventory Control , Utility Fleet Professional; Twitter:@UtilityFleetPro

10. Machen Sie zuerst einen Plan und führen Sie ihn dann aus. „Bestandsverwaltung ist eine kontinuierliche, konzentrierte Anstrengung – und ein Prozess, der nicht nur auf Betriebsebene gehandhabt werden sollte. Ein erfolgreicher Bestandsplan sollte auch Ihre Marketing-, Katalog-, E-Commerce- und Merchandising-Abteilungen einbeziehen.
„Durch die Verwaltung Ihres Bestands anhand eines Master-Werbekalenders gewinnen alle:Ihr Einkaufsteam versteht, wann und wie viele Produkte zu kaufen sind, Ihre Erfüllung Der Dienstleister weiß, wann er zusätzliche Lagerfläche vorbereiten muss, und Ihre Contact-Center-Mitarbeiter können mit einem erhöhten Anrufvolumen rechnen.
„Fügen Sie Verkaufsprognosen der Vorjahre zu Ihrem Bestandskalender hinzu, um noch besser auf saisonale Nachfragespitzen vorbereitet zu sein.“ – Steve Warren, 4 Tipps für eine effektive Bestandsverwaltung , Multichannel-Händler; Twitter:@mcmerchant
11. Identifizieren Sie kritische Ersatzteile für den Wartungsbestand und stellen Sie sicher, dass sie jederzeit auf Lager sind. „Haben Sie Ihre kritischen Ersatzteile identifiziert? Kritische Ersatzteile =Lange Vorlaufzeit (4-6 Wochen) X Kritisch für Produktionsanlagen X Hohe Teilekosten. Diese Teile sind wie eine Lebensversicherung. Sie hoffen, dass Sie sie nie brauchen, aber wenn Sie sie brauchen, sollten sie besser im Regal stehen.“ – Verbesserung der Instandhaltungsinventarkontrolle , Marshall-Institut; Twitter:@Marshall_Inst
12. Sendungen sollten genau überprüft werden, da der Erhalt von Inventar ein wichtiger Verlustpunkt ist. „Ein wichtiger Verlustpunkt ist der Zeitpunkt des Wareneingangs. Für die Bestandsverwaltung ist eine genaue Überprüfung der Lieferscheine für Katalogsendungen erforderlich. Sie sollten die Artikel auch sorgfältig prüfen, bevor das Versandunternehmen abreist, falls Sie einen Schadensersatzanspruch geltend machen müssen. Jede Sendung sollte genau geprüft werden, dazu gehört auch das Zählen der Produkte und deren Vergleich mit dem Lieferschein. Abweichungen müssen notiert werden, und gegebenenfalls muss eine Reklamation bei dem für die Lieferung zuständigen Lieferanten eingereicht werden.“ – Verwalten Sie Ihren Lagerbestand , Kohl; Twitter:@KabbageInc

13. Weisen Sie dem richtigen Bestandsverwaltungsteam die Aufgabe zu, die Bestandskontrollprozesse Ihres Unternehmens zu übernehmen. „Wählen Sie die Personen aus, die für den gesamten Inventarprozess verantwortlich sind – einschließlich der Art und Weise, wie Produkte organisiert und empfangen werden. Suchen Sie nach vertrauenswürdigen Personen, die von Natur aus analytisch sind und sich nicht von ein wenig Mathematik einschüchtern lassen.“ – 7 Tipps zur Verbesserung des Lagerbestands Ihres Betriebs und zur Reduzierung von Lebensmittelverschwendung , Gordon-Nahrungsmitteldienst; Twitter:@GFSDelivers
14. Wie Inventar sollte einen einzigen Lagerort haben, mit Ausnahme eines Lagerplatzes, falls erforderlich. „Bringen Sie gleichartige Bestände an einem einzigen Lagerort zusammen. Dasselbe Teil sollte sich nicht in mehreren Lagerbereichen befinden, es sei denn, die physische Größe erfordert eine Einschränkung. Beschränken Sie in diesem Fall die verfügbaren Mengen auf ein Minimum und verschieben Sie den Rest an einen Ort, der nicht Teil des leicht zugänglichen Lagers ist (Standort mit Überbeständen).“ – Lagerverwaltungstipps für die physische Inventur , riteSoft
15. Eine erfolgreiche Bestandskontrolle findet das richtige Gleichgewicht zwischen den Kosten des Bestands und den Vorteilen des Bestands. „Erfolgreiches Bestandsmanagement beinhaltet ein Gleichgewicht zwischen den Kosten des Bestands und den Vorteilen des Bestands. Viele Kleinunternehmer sind sich der wahren Kosten der Lagerhaltung nicht voll bewusst, zu denen nicht nur die direkten Kosten für Lagerung, Versicherung und Steuern, sondern auch die im Lager gebundenen Geldkosten gehören. Dieser schmale Grat zwischen zu viel und zu wenig Lagerbestand ist nicht die einzige Sorge des Managers. Andere sind:

• Bereitstellung eines breiten Sortiments an Lagerbeständen – aber nicht zu geringe Streuung der sich schnell bewegenden;
• Steigerung des Lagerumschlags – ohne Abstriche beim Servicelevel;
• Halten Sie den Lagerbestand niedrig, ohne auf Service oder Leistung zu verzichten.
• Erzielung niedrigerer Preise durch Masseneinkäufe – aber nicht am Ende mit Lagerbeständen mit geringer Umschlagshäufigkeit; und
• Einen angemessenen Bestand zur Hand haben – aber nicht mit veralteten Artikeln erwischt werden.

„Der Grad des Erfolgs bei der Lösung dieser Bedenken ist für einige leichter einzuschätzen als für andere. Beispielsweise ist die Berechnung der Lagerumschlagsquote ein einfaches Maß für die Managementleistung. Dieser Wert gibt eine grobe Richtlinie an, anhand derer Manager Ziele setzen und die Leistung bewerten können, aber es muss beachtet werden, dass die Fluktuationsrate mit der Funktion des Inventars, der Art des Geschäfts und der Berechnung des Verhältnisses variiert (ob Umsatz oder Warenkosten). verkauft). Durchschnittliche Lagerumschlagszahlen für einzelne Branchen sind bei Fachverbänden erhältlich.“ – Bestandsverwaltung – Erfolgreiches Bestandsmanagement , IPSCMI

16. Das Inventar hat einen schlechten Ruf, ist aber eine kritische Funktion für Unternehmen in fast allen Branchen. „Seien wir ehrlich:Inventar hat einen schlechten Ruf, aber es ist die wesentliche Zutat für Unternehmen, um ihre Kundenanforderungen zu erfüllen. Sie müssen das haben, was ihre Zielkunden brauchen, um ihr Geschäft zu halten und die Konkurrenz zu schlagen. Diese letzte Tatsache ist der Grund, warum so viele Unternehmen sehr langsame oder „tote“ Bestände in den Regalen halten.
„Die Bestandsanforderungen in einem bestimmten Unternehmen variieren je nach Kundensupportanforderungen und der Art des Unternehmens, das ein Hersteller oder Einzelhändler ist , Großhändler oder E-Commerce-Unternehmen. Selbst innerhalb dieser allgemeinen Kanalkategorien gibt es erhebliche Unterschiede in der Bestandsverwaltung in den Bereichen Pharma/Medikamente, Lebensmittel, Bekleidung, allgemeine Handelswaren, Automobil, Elektronik, Baumaterialien und andere Arten von Unternehmen.
„Während Industrie und Dienstleistung Ebenen beeinflussen Lagerpraktiken, es gibt allgemeine geschäftliche Gründe, warum einige Unternehmen überschüssige Lagerbestände haben, wie z. B. Lieferketten- und Lieferantenrisiko und Unsicherheit; variable Kundennachfrage und Prognosegenauigkeit; Saisonalitätsnivellierung; Probleme mit der Vorlaufzeit; Preisabsicherung; Risiko, treue Kunden zu verlieren; und Marketing, um den Umsatz mit neuen Waren zu steigern.“ – Norm Saenz, Geschäftsführer bei St. Onge; Don Derewecki, ein leitender Berater bei St. Onge, Inventory Management 101:Time to revisit the policies , Logistikverwaltung; Twitter:@LogisticsMgmt
17. Eine schlechte Bestandskontrolle ist eigentlich ein Symptom für ein viel tiefer liegendes Problem, wie z. B. einen schlechten Wartungs- oder Facility-Management-Plan. „Ausfallzeit:Es ist ein Wort, das jeder Manager in der Wartungs- und Zuverlässigkeitsbranche fürchtet. Im besten Fall bedeutet dies einen Gewinnverlust. Im schlimmsten Fall bedeutet es den Verlust Ihres Arbeitsplatzes. Obwohl nicht alle Probleme, die Ausfallzeiten verursachen, vollständig vermeidbar sind, ist es hilfreich, die zu kennen, die es sind. In diesem Blogpost werden wir einige todsichere Wege untersuchen, um Ausfallzeiten mit ein paar Tipps zur Bestandskontrolle zu beseitigen.
„Vielleicht fragen Sie sich, was die Bestandskontrolle damit zu tun hat, ob ein Geschäft Ausfallzeiten hat oder nicht , worauf ich antworten würde:„viel.“ Eine schlechte Bestandskontrolle ist ein Symptom für ein viel tieferes Problem, nämlich einen schlechten Instandhaltungs- und/oder Facility-Management-Plan.
„Einer der wichtigsten Schritte zu jedem Instandhaltungsmanagementsystem ist, jedes Gerät zu kennen, das Ihnen unterstellt ist. Dazu gehören auch Informationen über die Maschinen, darunter das Alter jeder Einheit, wer der Verkäufer ist, die Kontaktinformationen des Verkäufers, die Lebenserwartung des Produkts, vorgeschlagene Wartungsverfahren … die Liste geht weiter und weiter.
“Durch Wissen Mit diesen wichtigen Informationen können Sie einen soliden Wartungsplan entwickeln, um sicherzustellen, dass Ihre Geräte weiterhin ordnungsgemäß funktionieren, und so dazu beitragen, ein mögliches zukünftiges Ausfallszenario zu vermeiden.“ – Lisa Richards, Banish Downtime with These Inventory Control Tips , MapCon; Twitter:@MAPCONtech
18. Die Bestandskontrolle ist trotz ihrer Bedeutung immer noch eine Funktion, die in einigen Umgebungen, wie z. B. in den Büros von Gesundheitsdienstleistern, veraltet ist. „Viele Büros haben kein Bestandskontrollsystem und erleben daher Lieferengpässe, die Last-Minute-Bestellungen zu Spitzenpreisen erforderlich machen. Die meisten Praxen können sich digitale Scanner-Steuerungssysteme nicht leisten oder haben nicht das Volumen, um sie zu unterstützen. Die Kosten der Ineffizienz des Arztes aufgrund fehlender Artikel sind oft höher als die Kosten für die Verbrauchsmaterialien.
„Das folgende manuelle System ist ein einfaches, benutzerfreundliches System, das die Kontrolle des Inventars in die Hände einer einzigen Person legt weiterhin ermöglicht es jedem im Büro, Verbrauchsmaterialien bei Bedarf zu verwenden, ohne sich vorher mit jemand anderem erkundigen zu müssen. Auf Wunsch können auch Untersysteme zur Ausstattung jedes Untersuchungsraums oder Arbeitsplatzes erstellt werden.
„Das System:

• Bestimmen Sie den Kaufzyklus für jeden Artikel (wie oft Sie ihn kaufen werden:wöchentlich, monatlich, vierteljährlich usw.) je nach Nutzung und Lagerfläche. Die meisten Büros sollten Verbrauchsmaterialien wöchentlich oder monatlich bestellen. Wenn Sie ein Untersystem für Untersuchungsräume oder Arbeitsplätze haben, gilt Ihr Zyklus für die Wiederauffüllung dieser Bereiche aus dem Versorgungsraum.
• Bestimmen Sie die Menge jedes Artikels, die normalerweise während jedes Kaufzyklus verwendet wird.
• Kaufen Sie zunächst genug von jedem Artikel, um zwei Kaufzyklen zu überstehen, und erstellen Sie zwei Bündel von jedem Artikel. Jedes Bündel sollte genug von jedem Artikel enthalten, um einen Kaufzyklus zu überstehen (mit Ausnahme von Artikeln mit Ablaufdatum oder saisonalen Artikeln wie Grippeimpfstoffen). Wickeln Sie jedes Bündel mit einem Stück Schnur oder einem Gummiband ein oder legen Sie jedes Bündel in eine separate Schachtel, einen Beutel oder einen anderen Behälter. Bringen Sie an jedem Paket ein wiederverwendbares Etikett an, das mit dem Artikelnamen, dem Lieferanten, dem zuletzt gezahlten Preis pro Einheit, dem Kaufzyklus, der Bestellmenge und der Anzahl der Paketartikel gekennzeichnet ist.
• Hängen Sie gut sichtbar einen Umschlag mit der Aufschrift „Umschlag nachbestellen. Tags hier anbringen“ im Vorratsraum.
• Wenn Material benötigt wird, kann jeder Mitarbeiter auf ein Bündel zugreifen, das Etikett entfernen und das Etikett in den Nachbestellungsumschlag werfen. Für das aufgerufene Element sollte ein vollständiges und ein Teilpaket übrig bleiben.
• Beauftragen Sie einen Sachbearbeiter für die Bestandskontrolle mit der Verarbeitung von Tags und Etiketten für die Bestandskontrolle und der Bestellung neuer Verbrauchsmaterialien gemäß dem Einkaufszyklus. Wenn Ihr Sachbearbeiter Nachschub online bestellt, dann lassen Sie ihn prüfen, ob der Online-Lieferant über eine Funktion verfügt, mit der Nachbestellungen in Höhe eines Ihrer Bündel schnell und einfach aufgegeben werden können.
• Wenn die Lieferungen eintreffen, sollte der Sachbearbeiter für die Bestandskontrolle der einzige sein, der die Lieferung öffnet, die Lieferrechnung mit der Originalbestellung vergleicht, um die Richtigkeit zu bestätigen, und die Artikel wegräumt.
• Bündeln Sie Artikel neu und bringen Sie das gebrauchte Etikett wieder am neuen Bündel an, um den Bestellzyklus abzuschließen.
• Platzieren Sie das neue Bündel von Artikeln hinter dem verbleibenden Bündel, das möglicherweise bereits geöffnet wurde, wenn die Nachfrage nach einem Artikel unerwartet stark angestiegen ist (z. B. um den Bestand zu wechseln).

„Sie können Lieferanten, Einkaufszyklen, Bestellmengen und Bündelgrößen jederzeit nach Bedarf ändern. Ändern Sie einfach die Tags, um die Änderungen widerzuspiegeln.“ – Keith Borglum, Q&A:Tipps, um Geld bei Verbrauchsmaterialien zu sparen und den Bestand zu kontrollieren , Netzwerk für moderne Medizin; Twitter:@MedEconomics

19. Kleine Unternehmen sollten die Notwendigkeit eines soliden Bestandskontrollsystems nicht ignorieren. Wenn Sie Methoden und Softwareanwendungen in Betracht ziehen, entscheiden Sie sich nicht für die kostengünstigste oder kostenlose Anwendung, sondern für ein System, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. „Sie denken vielleicht, dass Sie, da Ihr Unternehmen klein ist, nicht viel Zeit und Geld aufwenden müssen, um meinen Bestand im Auge zu behalten. Bei der Größe Ihres Unternehmens können Sie es einfach selbst im Auge behalten, ohne ein spezielles System einrichten zu müssen.
„Diese Denkweise könnte Sie in Schwierigkeiten bringen. Bestandsverwaltung umfasst mehr als nur das Zählen Ihres Bestands. Ein gutes Bestandsverwaltungssystem umfasst auch die Verfolgung des Bestands, während er an die Kunden versandt wird. Durch eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung können Sie erfahren, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht, damit Sie wissen, welche Sie mehr auf Lager haben und welche Artikel zum Verkauf in Betracht gezogen werden sollten, um sie zu bewegen. Wenn Sie vorhersagen können, was Kunden wünschen, können Sie sicherstellen, dass Sie über genügend Lagerbestände verfügen, sich verzweigen und ähnliche Produkte anbieten, die Menge an Produkten reduzieren, die sich nicht gut verkaufen, und möglicherweise die Margen durch Preiserhöhungen verbessern. All dies kann nicht nur den Umsatz steigern, sondern auch die Kosten senken und die Margen verbessern.
„Inventarverwaltungssoftware für kleine Unternehmen kann auch beim Cash-Management helfen. Indem Sie verstehen, welche Produkte verkauft werden, und dies nutzen, um Ihr Einkaufsverhalten auf Just-in-Time zu steuern, können Sie den Cash-Conversion-Zyklus für Ihr Unternehmen verkürzen. Ebenso können Sie durch die Eliminierung von Produkten und SKUs, die sich nicht verkaufen, die Menge an Bargeld reduzieren, die in Long-Cash-Conversion-Produkten gebunden ist. All dies ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Frage ist nicht „brauche ich ein Warenwirtschaftssystem“, sondern „wie viel Geld und Zeit soll ich investieren“. Dann müssen Sie auch an Wachstum denken. Ein späterer Systemwechsel kann sehr störend und schmerzhaft sein. Obwohl für Ihr kleines Unternehmen kostenlose Bestandsverwaltungssoftware verfügbar ist, ist dies möglicherweise nicht die beste langfristige Strategie. Kaufen Sie lieber eine Dienstleistung oder ein Produkt, das mit Ihnen wachsen kann.“ – Jegath, Tipps für Kleinunternehmer:Steigern Sie den Umsatz durch Bestandsverwaltungssoftware für Kleinunternehmen , Ordoro-Blog; Twitter:@ordoro
20. Instandhaltungsorganisationen geraten leicht in die Falle zu glauben, dass das richtige CMMS auch die Herausforderungen der Bestandskontrolle des Unternehmens lösen wird. Wartungssoftware automatisiert und vereinfacht jedoch nur Prozesse, die bereits effektiv sind. „Ein effektives Bestandsmanagement ist eine der besten Möglichkeiten, den ROI Ihrer CMMS-Implementierung zu beschleunigen. Die Bestandsverfolgung kann jedoch eine komplexe und entmutigende Aufgabe sein. Unternehmen müssen eine Vielzahl von Geräten sowie die Ersatzteile und Werkzeuge verfolgen, die zur ordnungsgemäßen Wartung dieser Geräte verwendet werden.
„Lange Zeit mussten Unternehmen die Bestandsverwaltung manuell durchführen. Die Schwierigkeit, Inventar in unterschiedlichen Mengen und mit unterschiedlichen Merkmalen zu verfolgen, wird noch größer, wenn manuelle Verfahren verwendet werden. Ein Bestandskontrollmodul kann die Bestandsverwaltung durch bessere Aufzeichnungen und automatisierte Berichterstattung vereinfachen. Leider werden Bestandsverwaltungsmodule oft zu wenig genutzt.
„Viele Wartungsmanager gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Bestandsverwaltung eine automatische Funktion von Wartungsmanagementsystemen ist, aber Wartungssoftware kann nur einen Prozess vereinfachen und automatisieren, der bereits effektiv ist.“ – Carol Owens, Tipps zur Vereinfachung der Bestandsverwaltung mit Wartungssteuerungssoftware , Business-Software.com; Twitter:@BiznessSoftware
21. Unabhängig davon, welche Bestandssysteme, Methoden und Richtlinien Sie anwenden, haben Sie immer einen Sicherungsplan, um die wertvollen Daten Ihres Unternehmens zu schützen. „Schützen Sie all Ihre harte Arbeit. Selbst das am besten organisierte High-Tech-Inventarsystem kann katastrophal entgleisen, wenn Sie keinen Backup-Plan haben. Was ist, wenn beispielsweise Ihr hochmoderner Computer gestohlen wird oder ein Feuer Ihre Einrichtung beschädigt und Ihre schriftlichen Aufzeichnungen zu einem Haufen Asche werden? Vermeiden Sie dieses katastrophale Szenario, indem Sie Ihr System auch an anderer Stelle sichern, vielleicht sogar auf einem Wechseldatenträger.“ – Stephanie Howard, Tipps zur Übernahme der Kontrolle über Ihre Manager, Lieferanten und Bestände , Groovv; Twitter:@GroovvSolutions

Data Collection and Analysis Tips for Effective Inventory Control

22. Find a way to evaluate what products are moving and what products are not. “One of the first ways to use your inventory information is to examine by product what is moving and what isn’t. Doing this on an ongoing basis will help identify products that may need to be discounted in order to replace them with faster selling items or in order to generate some cash. Studying your inventory, along with your sales patterns, should help you see trends in the sale of high-margin vs. low-margin items. You may also discover overlapping product lines that aren’t productive.” – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management , Funding Gates; Twitter:@FundingGates
23. Measurement is essential. You cannot control what you don’t measure. “Metrics are essential to a well-run supply chain. Metrics for their own sake, however, are worthless. The purpose of a metric is to drive change when the variable you are measuring trends in the wrong direction.
“A number of different metrics are useful for inventory management. Days supply by product and location based upon forecast is an excellent metric at the SKU level.
“When analyzing roll-up numbers for a product line, warehouse, or any other higher level, however, days supply is misleading because the lows cancel the highs and hide imbalances. At the higher level, inventory velocity is a much better measure of inventory health.
“No metric is useful, however, unless it is acted upon. Constant vigilance and early response to imbalances are the keys to ensuring best-practice inventory management.” – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management , Inbound Logistics; Twitter:@ILMagazine
24. Calculate your total costs. “It goes without saying that getting your inventory levels right is imperative, but what about the right quantities of your highest-performing brands and products? Maximizing sales of the goods with the most attractive margins can sometimes be tricky because of quantity discounts, special orders, and changes in wholesale prices (that you might not be aware of).
“It’s why looking carefully at total costs lets you know which products have the best margin, rather than just sell the fastest.
“Why calculate total costs?

• Focus on brands and vendors that yield the highest profits
• Find out which products perform the best by quantity margin
• Better manage discounts with a precise account of item cost” – Stephanie Braun, Fun Tips! 5 Ways To Improve Inventory Control Today , Lightspeed POS; Twitter:@LightspeedHQ

25. Track both inventory and sales data. “The old saying ‘you can’t improve what you can’t measure’ exemplifies the backbone of a sound inventory management system. If you haven’t yet started keeping thorough records, there’s no time like the present. As you create this records system, consider how it will accommodate the most vital inventory components:

• sales orders — documents comprising your customers’ purchase orders (requests for your product or service) in a format tailored for your business
• bills of materials — documents stating the inventory components (and hopefully labor) required to complete products or services
• work orders — if you’re involved in manufacturing, you’re probably familiar with these documents that include products’ details and their respective bills of materials

“You likely already have a system for recording transactions that includes sales orders (we hope). But most entrepreneurs haven’t taken the time to complete bills of materials, and for good reason:They are time-consuming. But, in the end, the benefits far outweigh the costs.
“Bills of materials are considerably easier to create for a retail storefront than for, say, a restaurant. In the food service industry, one sales order can relate to multiple bills of materials which, in turn, can require a few primary components and many others in small amounts. If you fall into the latter camp, determine the quantities of various invoice items needed for the appropriate bills of materials.” – Jesse Butts, How to Establish a Practical Inventory Management System , BizFilings; Twitter: @Toolkit
26. Check all stock inwards to account for errors in packing and other issues that may be missed if you simply assume the numbers match up. “The first focus should always be to check what actually gets delivered against what you have ordered from your supplier. It is so easy to assume that the numbers match up, but from talking to our customers we note that a good 1% to 2% of stock orders are incorrectly packed. If you just assume that you have the correct numbers of products when you add the inventory to your shelves you are liable to be short stocked when you receive a customer order. Another issue is that you might actually have more stock than you need and you won’t know when to reduce prices to move it or order more when you don’t need to.” – Stock Control and Inventory Management Tips , Cloud Fulfillment; Twitter:@CloudFulfillment
27. Centralize your data. “Regardless of how your inventory is set up physically, from a tracking perspective it should all be consolidated. This is especially the case if you have a web store and a physical one. Otherwise, you’ll appear disorganized and the process of buying could be confusing. As a bonus, being able to order online and either pick up or return in-store can seriously boost sales.” – 5 Tips for Streamlining Your Inventory Control Process , Blue Chip Inventory Service Int’l.; Twitter:@rodwalsh98

28. Inventory trends inform marketing plans. “Accurate inventory management incorporates what you know about customer and product demand from the past and present to (ideally) predict your best course of action in the future. A point of sale system can help quantify product level demand in tandem with recurring sales patterns, including those that fluctuate with some predictability (like seasonality, lifestyle occasions that impact your target audience and perhaps, local events).
“Optimize the value of such information by coupling your inventory management and marketing promotions to work together. For example, such insights can reveal potential opportunities to leverage quantity-based pricing vendors may offer, while at the same time empowering you to offset times of lower demand with promotions or ‘packaged’ deals that strategically drive sales, while moving the inventory that you acquired at a low cost.” – Kristen Gramigna, Keep Track of Your Precious Cargo:Tips for Inventory Management , Business.com; Twitter:@businessdotcom
29. Automate tracking with barcode labels and/or inventory management applications. “Another possible inventory management error is failure to track what you receive and what you sell. This can lead to losses, especially if you’re paying for products that are never showing up at your business, so some sort of tracking system is imperative. Automating the process with a barcode system and/or inventory management application is the smoothest way to handle this; note that the BizXpert app offers some useful inventory management features.
“Cycle counts are also recommended. Every day, pick a handful of items and count how many you have, comparing the number against what you have in your records. Pay special attention to big-selling and hot ticket items.” – Three Inventory Management Errors (And How to Avoid Them) , BizXpert; Twitter:@BizxpertApp
30. For many industries, including healthcare, inventory tends to follow the 80/20 rule. “Hospital inventory, like many things in life, often follows an 80/20 rule. 80% of the value of your inventory will be composed of just 20% of your actual product and most of those valuable items – whether they be assets, med-surg supplies, consignments or medication – fall into the departments of OR or Pharmacy. Plan your inventory efforts accordingly. Spend 80% of your time and energy optimizing the ordering and organization of the equipment, supplies and pharmaceutical products in these categories.” – Top 10 Tips for Hospital Inventory Management , Reliant Inventory Services 

31. Inventory budgeting is a critical component of effective inventory control. “Many organizations have an annual inventory budget and they are usually prepared well in advance before inventory is procured. Budgets should include the total cost of ownership to keep inventory on hand during that year’s account period. This includes materials cost, fixed operational costs, carrying costs, logistics costs, redistribution costs and additional miscellaneous costs that contribute to the total costs of ownership.” – Dan Dowling, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization , EazyStock Blog; Twitter:@EazyStock
32. When considering new inventory control software applications, be sure the cost is commensurate with functionality. “As you might expect, there are a lot of different types of inventory planning and control software out there. One of the biggest differences between many new solutions is whether they take advantage of cloud computing, or if they remain as locally installed software packages. For example, according to Inc.com , many providers of inventory control systems offer exclusively online, and full-service hybrid, versions of their software. The exclusively online versions are typically more limited in their functionality, while the full-service versions come with a higher price tag, but offer a greater number of services.” – Pat VanPutte, Inventory Control Systems Protect Your Bottom Line , NSA Computer Exchange Corp.; Twitter:@NSAComputerExch

Knowing Your Inventory and Your Company’s Needs
33. Don’t get caught with too much inventory. “Afraid of being caught short, it’s easy to spend too much on inventory, which can eat up working capital and erode profits. Warehousing isn’t free, of course, and inventory that sits on a shelf is subject to damage, depreciation, and even obsolescence. Old inventory can be very hard to move. Your options aren’t great,’ says Paul Huppertz, a logistics expert with The Progress Group, a supply chain consulting company based in Atlanta. ‘You may end up marking it down, selling to discounters, or shipping it to overseas liquidators.’
“To fix it: Start with some decent projections of how much supply you’ll need and when you’ll need it. The best gauge is what you’ve sold in the past. If you’ve sold 100 items per month for the past 12 months, chances are that you’ll need 100 this month. Then there’s seasonality:Do you usually see a fourth quarter spike with holiday sales? Or, if you’re in the home and garden business, do you see more activity in the spring selling season? ‘You can also identify and quantify less obvious patterns such as month-end spikes,’ says Huppertz.” – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management , Entrepreneur; Twitter:@lisagjournalist
34. You should be able to break down your inventory into three basic categories:safety, replenishment, and excess or obsolete stock. “This breakdown makes it easier to make sound decisions about appropriate levels for each of these three areas. It helps determine the minimum safety stock needed to provide an insurance policy against supply chain problems either from manufacturing glitches or distribution uncertainties so that customers get what they ordered. It’s useful for pinpointing the amount of inventory required to replenish deliveries every two weeks. And it helps companies find ways to avoid a backlog of excess or obsolete inventory.” – Pratap Mukharji, Sam Israelit, Francois Faelli, Thierry Catfolis and Raymond Tsang, Ten ways to improve inventory management , Bain &Company; Twitter:@BainAlerts

35. Even with the most sophisticated automated data collection systems, a regular inventory audit is still valuable for keeping precise tabs on your inventory. “Make sure to regularly, on a monthly basis if possible, audit your inventory to sufficiently keep track of all of your stock. Even with all of the great technology available to us, we need to keep track of items and orders. This will help you to understand what is really selling and what is dead stock. Getting rid of dead stock is key to running an efficient warehouse operation. All you have to do is create a list of every product you have on your shelves – simple really.” – 5 Helpful Tips for Easy Inventory Control , Personal Finance and Business Advisor
36. Don’t be afraid to re-evaluate your company’s inventory control needs. “At what point do you realize that your approach to inventory management needs to change?

37. A CMMS is the backbone of effective inventory management and control for facilities. “The CMMS is the backbone of inventory management and control. Besides the typical modules —work orders, equipment records, material stores inventory, project management, standard reports, work-scheduling databases — the CMMS query system can yield summary inventory reports that supervisors and managers need.
“When each work-order status indicates the material is available, the work order is ready to go, and the maintenance planner can schedule it with the confidence that a lack of materials will not delay the job. Managers also can monitor the trend of work orders awaiting material.
“With real-time inventory control, the need for physical inventory decreases, especially if entries are accurate and complete. Out-of-stock trends can alert the stores supervisor to specific items that need expediting before they lead to equipment downtime. Managers also can monitor inventory-valuation trends efficiently.” – Thomas A. Westerkamp, CMMS:Backbone of Inventory Management and Control , FacilitiesNet; Twitter:@Maintenance_Mag

38. Conduct a business assessment. “Assess business functions and processes in their current environment. Start with an understanding of the current order-to-delivery (OTD) process. Devising a future state while identifying gaps and improvement opportunities will set the momentum to accelerate change acceptance among the cross-functional teams involved, including sourcing, planning, commercial operations, stockroom and manufacturing. Key activities in this stage should include:

• Study “As-Is” planning and execution process within the OTD process . Aim to have an unbiased assessment of current processes and practices. Start by interviewing a representative set of stakeholders who perform the same job within each function of the OTD process. Follow up with brainstorming sessions that involve key stakeholders from each function, which will help them understand their upstream and downstream process and address any issues arising out of lack of clarity of roles and responsibilities. These stakeholders should also voice their opinion on the desired “As-Is” state to establish a baseline against which improvements can be measured, and to effectively manage change through shared responsibility among their teams. Organizations should also consider conducting lean workouts among a cross-functional team of subject matter and Six Sigma process experts to understand redundant and non-value-added steps in the process due to multiple hand-offs between various functions within the OTD process.
• Summarize findings and gaps in data, process and practices. One of the ways to effectively capture the gaps in material planning and execution practices is through self-evaluation score sheets. A score sheet typically enlists the various planning and execution categories, and asks the functional owners to score according to the importance and effectiveness of each practice. Typical scoring criteria used is 1 (low), 5 (medium) and 9 (high) to clearly differentiate high impact gaps from lesser ones.  For a more robust and objective view,  third party service provider can also assist with benchmarking current processes against some of the best run companies in the industry.
• Devise “To-Be” planning and execution OTD process. Resource and system limitations may warrant a “To-Be Intermediate” state before moving to the ideal state. The objective is to outline a streamlined, robust and sustainable process that is aligned to the overall objective of optimizing inventory, customer service levels and variable costs. Organizations then begin to migrate to ideal state once resource and system limitations are addressed.
• Communicate to the whole group the identified improvement opportunities and goals . One of the biggest challenges faced during assessment is change resistance. Data-based inferences and identification of change catalysts is the key to driving fast adoption of more easily implemented improvements. By seeing immediate results, stakeholders will be better engaged to support additional and more sweeping process changes.” – Mani Iyer, Senior Business Manager, Genpact, Inventory Optimization:Five Steps to Improve Process Effectiveness , IndustryWeek; Twitter:@IndustryWeek

39. Understand your sales cycle and customer buying patterns to gain a better understanding of your customers. Effective inventory control is essential for customer service. “Inventory control is a customer service issue. Successful inventory management involves striking that balance between not having enough inventories on hand and having too much.  Either you have the cost of excess inventory or the cost of a lost sale. It is painfully obvious which is lesser evil of the two.
“In order to conduct proper inventory control, you must have the ability to look at past sales and predict future demand. When forecasting your demand, you must learn from your past mistakes.  Previous marketing promotions must be tracked closely to measure the impact of sales increases. Understanding your sales cycle and customer buying patterns will help you gain a greater understanding of your customers.” – James Ellis of Central Oregon Community College, Inventory Control:An Essential Element of Good Customer Service , Cascade Business News; Twitter:@cascadebusnews
40. Effective inventory control can reduce harmful consequences from mishaps such as the use of outdated or expired materials, such as those used in pharmacy preparations. “Large pharmacies, especially compounding pharmacies, often produce “stores of unwanted chemicals” used in the preparation of prescriptions. These chemicals are known as “bulk compounding chemicals,” and include substances such as tar, phenol and sulfur. Between the chemicals used to prepare prescriptions, pharmacies must also keep track of the compounds and drug products that are ingredients of the final medications. Given the many materials and types of chemicals used and produced, it is especially important for managers to use chemical inventory management systems to organize and keep track of the chemicals that enter and leave a facility.
“As mentioned above, the NECC used expired ingredients in their medications, which likely exposed a number of patients to adverse effects. Additionally, chemicals were not properly labeled. Using a chemical inventory management system prevents such oversight and in all likelihood, NECC lacked such a system. For compounding pharmacies and other such companies which would greatly benefit from tracking chemical supplies, let’s examine three ways a chemical inventory management system can help improve life for both employees and customers:

• Accurate data: The FDA has promised to clamp down on compounding pharmacies as a result of 2012’s incident; however, a random inspection should not be a reason to stress when facilities have a best practices chemical inventory management system in place. Many systems have gone completely digital by using barcode labeling and even providing remote inventory control. In this way, researchers and pharmacists can easily update inventory records, thus providing accurate and real-time data on the chemicals in stock.

• Expiration no more: Expired medications can be dangerous for patients; however, monitoring the expiration dates for both the chemicals used to produce prescription drugs as well as the chemical components of these drugs can be overwhelming. With a chemical inventory management system, managers can easily monitor expiration dates remotely, thus uncovering new opportunities for saving money by ordering less of a minimally used chemical, for example.

• Promote a safety culture: The most damning evidence against the NECC was its inability to create a culture of safety, one in which clear standards and practices are present and individuals are aware of the locations and proper disposal of items. The absence of such a culture perhaps helped contribute to the contamination of medications and it is no wonder that 14 former NECC executives and technicians were indicted on federal charges related to the outbreak. By implementing a chemical management system, leaders help ensure that employees understand the importance of safety and may act accordingly to protect the interests of all.

“What occurred at the NECC proved to be a fatal flaw for the company. Though the presence of a chemical management system may not have prevented the outbreak, if such a system were in place and used in conjunction with a digital notebook capable of recording the results of sterility tests, for example, the likelihood that such a mistake could occur would have been much less.” – Lilian N., Eliminating Harmful Substances Before They Reach Patients with Chemical Inventory Management , Biovia; Twitter:@3dsBIOVIA

41. If your company must maintain inventory for equipment repairs, consider parts that can be used in a number of applications. “If you store clamps and couplings that can be used in a number of applications, you won’t need to keep as many in stock and space is reduced. Full transition couplings that fit pipes of varying types and sizes within your water or wastewater infrastructure save space and help you stay prepared for multiple scenarios. There are also products that have the versatility to either join or repair pipes.” – David Wheat, Simple Steps For Inventory Control , Municipal Sewer &Water; Twitter:@MSWmagazine

Creating Effective Inventory Control Policies
42. Creating clear policies and processes allows your company’s inventory control function to run like a well-oiled machine. “It can be an uphill battle keeping your company’s inventory effectively organized and managed. There are some subtle nuances that are easy to overlook but should ultimately not be ignored. Compass Technologies, which provides retail point-of-sale, wholesale and distribution services to its customers, offers some helpful advice for inventory and organization management.

1. Limit access to inventory. Only those who need to have their hands on inventory and inventory data should be allowed access.
2. Establish well defined, user-friendly storage and receipt management policies. Check lists and data tables.
3. Create an inventory system that utilizes multiple locations to replenish inventory from multiple sites – minimize distribution costs.
4. Clearly map and label inventory areas, easy to read and understand with item descriptions.
5. Track annual and seasonal regular inventory demand analysis. Use competitive data for start-up companies.
6. Track and document inventory processes, including reviews.
7. Inventory data base- GP and Add-On solutions.
8. Use inventory alerts to make management aware of stock limits.
9. Manage paperwork, purchase orders, receipts and inventory counts with GP for reporting.
10. Utilize software add-on solutions to further manage the inventory process.” – Hillary Horning, Compass Technologies, 10 Tips for Smooth and Accurate Inventory Organization and Management , ERPSoftware Blog; Twitter:@erpsoftwareblog

43. All items should have an SKU, barcode, and product specifications. “Similar to a driver’s license, every product needs to have a unique ID number known as a SKU (Stock Keeping Unit). A SKU is vital for internal use as there will be instances where a particular product needs to be found quickly and having an SKU will make it easy to find. Additionally, having a SKU is imperative because another company could have a product named “Black Pants” exactly like and resellers are dealing with multiple vendors, thus creating a need to differentiate between similar products.
“Second, when working with other companies such as resellers whether it be an independent e-commerce store, a brick and mortar store or a big-box chain, a universal barcode/UPC number will be expected. A UPC number is another form of a SKU, but instead it comes in the form of a barcode which can be scanned and identified through a live database powered by GS1. Be cautious not to purchase UPC numbers from anywhere but GS1 or a valid reseller. The whole point of a barcode is to be scanned and looked up via a database, so having a barcode that brings up a different product from another company causes a lot of confusion and could potentially lose customers.
“Finally, it is always good to have a system for listing all your products specifications. Those specifications should have at least the following:

• Product Name
• SKU Number
• UPC Number
• Description
• Color
• Size
• Price
• Weight
• Dimensions (depending on product)” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management , Small Biz Resources; Twitter:@SmallBiz_Help

44. Dedicated inventory control managers or other administrators should be tasked with handling the administrative tasks associated with inventory control, and these roles should be separate from accounting or finance departments. “There are many administrative tasks associated with stock control. Depending on the size and complexity of your business, they may be done as part of an administrator’s duties, or by a dedicated stock controller.
“For security reasons, it’s good practice to have different staff responsible for finance and stock.
“Typical paperwork to be processed includes:

• delivery and supplier notes for incoming goods
• purchase orders, receipts and credit notes
• returns notes
• requisitions and issue notes for outgoing goods

“Stock can tie up a large slice of your business capital, so accurate information about stock levels and values is essential for your company’s accounting.
“Figures should be checked systematically, either through a regular audit of stock – stocktaking – or an ongoing program of checking stock – rolling inventory.
“If the figures don’t add up, you need to investigate as there could be stock security problems or a failure in the system.

“Health and safety aspects of stock control are related to the nature of the stock itself. Issues such as where and how items are stored, how they are moved and who moves them might be significant – depending on what they are.

“You might have hazardous materials on your premises, goods that deteriorate with time or items that are very heavy or awkward to move.” – Stock Control and Inventory , Info Entrepreneurs; Twitter:@chambremontreal
45. Make inventory accuracy a higher priority than order fulfillment. “Raising the priority of accurate inventory is perhaps the most important, yet most difficult, step in inventory accuracy. Many inventory problems arise from pushing a transaction through the system with the intent of going back and fixing the numbers later. In the rush of other emergencies, however, we often forget to go back and correct the numbers in the system. This leads to missed production entries, negative lines of inventory, and a whole mess of other problems. Only by putting systems in place that will prevent an employee from moving forward without the necessary system transaction can you effectively keep accurate records of inventory.
“One example of success that my team recently implemented was changing our accounting system so that it will not process any shipment that contains more inventory than we have on hand. For example, if we’re trying to ship 15 of an item, but our system says we only have 5 in stock, then an alert will pop up and force us to fix the problem before moving forward. This helps us address problems before the product goes out the door. By forcing us to address missed production entries before the product leaves, our modified system helped us eliminate most of our major inventory issues.” – Alex Fuller, 10 Tips to Make Physical Inventory Counts Less Painful and More Accurate , Supply Chain Cowboy
46. Inventory management software is a valuable tool and superior to outdated spreadsheet methods. “Using the right tools for the job is a must. Many companies choose spreadsheets for inventory management software because it seems like the familiar and easy thing to do. Unfortunately, spreadsheets come with built-in risks:it’s far too easy to lose changes or accidentally delete a spreadsheet file. It’s also difficult for multiple people to synchronize their spreadsheets, which further increases the risk for error. Find a low-cost but effective software for managing your inventory, such as Peachtree or QuickBooks. Most organizations overlook these options for inventory management because they’re best known for their accounting features. However, they offer invaluable inventory management software features and a central database to streamline inventory operations, increase accuracy, and minimize the possibility of error.” – 5 Supply Chain Management Inventory Tips , Women’s Distributor Services (WDS); Twitter:@WDSJennifer

47. Optimizing inventory control requires continuous improvement. “One of the biggest things to note when striving to improve inventory management is that there is no safe place. Maintaining the right balance of inventory levels, properly organizing your warehouse for maximal efficiency, and ensuring that you have complete insight into your processes will go a long way in helping you improve effective inventory management however when you think you’ve succeeded, the worst thing you can do it sit back and relax. Taking a critical approach to operations, including inventory management, is fundamental to maintaining your competitive edge. Be sure to monitor costs as well as performance; if you see that inventory carrying costs are rising, maybe your forecasting isn’t as accurate as it could bet. If customer satisfaction falls, take a look at your order history. If you’re sending out incomplete orders, or items aren’t being sent to customers in a timely manner, dig a little bit deeper. By building the philosophy of continuous improvement into your organization and your inventory management strategy, you will be able to achieve greater efficiency and profitability.” – 3 Tips for Improved Inventory Management , NavX; Twitter:@NAVX_software
48. Cycle counts can be a useful alternative to stock-wide physical inventory counts. “Cycle-counts have become SOP with a growing number of mid-sized firms since more business software packages now provide this functionality. The benefits of employing a cycle-count regimen over periodic stock-wide physical counts are great. Cycle-counts are less disruptive to operations, offer greater specificity in determining what items should be counted and generally force greater discipline into the organization’s inventory management.” – Tips for Improved Inventory Control:Part 5/8 , TBS Automation Systems
49. Take steps to maximize both your profit and resources by involving team members and distributors in key processes. “There are many best practices that any Supply Chain Manager should follow, but a few of the strategies that tend to ensure maximizing not only profits but resources needed include:

• Working with your team and distributor to maximize service and savings; everyone should be clear on the expectations of the strategy you have defined.
• Once strategy is implemented continue consistent monitoring of purchasing behaviors. Many times a focus on efficiencies over time begins to become complacent resulting in overpayment for suppliers and an increase in overall supply chain costs.
• Understand the difference between “cost” and “price.” Many times, the manufacturer costs revealed for the savings analysis do not include the distributor mark-up, holding costs, or the freight costs. Also remember to keep in mind that being able to secure products through a manufacturer directly needs to apply to all of their products in that category, not just one of the more highly utilized items.
• Establish your ability to purchase in the lowest unit of measure. This will ensure that you are not over-ordering on products you may not use frequently or on any consistent basis.
• Be sure of what your GPO compliance requirements are. [This] includes not only volume in units, but may also include dollar-volume commitments. It is important to remember that reducing your pricing on actual supplies may interfere or require an amendment to your GPO agreement in order to maintain compliance. Many times hospitals secure agreements that include commitment to process a set dollar volume through the GPO base agreements that must be fulfilled to maximize the benefits of the entire portfolio.” –  Lori Pilla, Vice President, Amerinet Clinical Advantage and Supply Chain Optimization, Amerinet Inc., St. Louis, as quoted in More inventory management best practice tips , HPN Online; Twitter:@HPN_Online, @AmerinetInc

50. Follow best practices for conducting physical inventory counts. “Inventory accuracy is cornerstone to success. It is a bedrock topic to improving service levels, reducing lead times, increasing margins, improving efficiencies, reducing inventory levels….and the list goes on.  Although I recommend implementing cycle counting programs as a way to replace physical inventories, there are times when a physical inventory is a must. Thus, it is worth thinking about a few tips to successfully complete a physical inventory.

1. Prepare, prepare, and prepare: 80% of your success is in preparation. Organize the warehouse, clearly mark areas, label exceptions, complete and review system transactions, etc.
2. Stop/isolate movement: When you begin your physical count, stop all physical and system movements and transactions. This is a critical foundation – similar to building a house, if you start adding windows prior to finishing the walls, the house might begin to fall apart.
3. People and communication: Make sure the right people are in the right jobs for their skill sets. And, communicate, communicate, communicate. Make sure everyone has clear instructions, understands how to get questions answered, etc.
4. Manage the control desk: This is the term I’ll use for the team organizing and controlling the process – the Grand Central Station hub. Typically, this person/team keeps track of count sheets, makes sure everything “adds up”, answers questions and keeps the process moving.
5. Metrics/tracking progress: Putting the key metrics and vehicles in place to track progress is cornerstone to success. By reviewing these metrics, the leader can review progress, make adjustments as required and keep the process on track. Metrics also provide for a way to measure success.” – Lisa Anderson, Tips for Physical Inventory Success , LMA Consulting Group; Twitter:@LisaAndersonLMA

51. Give your employees tools that make them more efficient, which leads to more accurate inventory control. “Other than employees, inventory is a company’s largest asset. Reducing inventory levels and increasing inventory turns can lead to immediate savings on a company’s bottom line. Also, it’s important to consider the “landed cost” of your products. While your supplier may have a book price with bulk discounts, consider how much the product actually will cost you from the time you purchase it to the time it lands at your warehouse dock. Cargo fees, customs, and transportation add up quickly and can shrink profit margins. To navigate these challenges, consider these five tips:

• Reduce compounded safety stock: Most companies keep an extra cushion of inventory to account for unexpected demand. The problem is that when every vendor in a supply chain (raw material supplier, manufacturer, retailer) maintains that extra 5 percent to 10 percent of cushion, it adds up to unnecessary costs for each organization. The key is to communicate closely and often with your suppliers and trading partners to prevent overproduction and increased carrying cost for them. Find ways to collaborate and eliminate excess safety stock.
• Give employees tools to make them more efficient: In tough times, high-quality employees that you strive to retain can get burned out. They likely will absorb the duties of their more expendable colleagues. One way to keep them happier and more productive is to give them the technology tools that will make their jobs easier. Technology that automates tasks or offers predictive models about supply and demand will help reduce the manual aspects of their jobs, so they can focus on driving sales or broader strategies to help grow your business.
• Optimize your inventory: Simply said, you need to get rid of the inventory you don’t sell and get more of the inventory you do. The concept sounds straightforward but many small and midsize businesses have the wrong mix of inventory. While it may be painful to liquidate the inventory you spent precious resources to secure, having it take up warehouse space and require your team to manage it will cost you more in the long run. That space and mindshare could be spent on inventory that is hot and will turn over quicker, and that means more profit in your pocket. Take the short-term hit and implement a system that sheds products that don’t sell and invest in those that do.
• Focus on banner products: Growing up, there were just three kinds of soap at the grocery store:Dove, Dial, and Lava. Now a visit to the soap aisle could add another 15 minutes to a shopping trip because there are just too many choices. By adding variations to your product line versus introducing completely new and different products, you actually cannibalize your own sales and risk confusing customers to the point of apathy. Concentrate on your best products and create customer brand loyalty, which will create “customers for life” versus fickle ones.
• Manage to the future: Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.

“In times like these, it is key to stay positive but manage realistically, cutting short-term costs that you can afford to cut. The important thing is to understand which assets are mission-critical and which ones need to be shed. Properly managing the No. 1 or No. 2 asset of your company will allow you to cut expenses and increase sales.” – Bill Harrison, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , AllBusiness; Twitter:@AllBusiness_com

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