50 Tipps und Best Practices für die Bestandsverwaltung von Assets

Wenn Sie Erfahrung mit der Bestandsverwaltung haben, wissen Sie, wie wichtig es ist, jeden einzelnen Artikel als Vermögenswert  zu betrachten sowohl für die Gesundheit als auch für den Lebensunterhalt Ihres Unternehmens, egal ob Sie ein Fortune 500- oder ein kleines Unternehmen sind. Und es sind nicht nur die SKUs, die Ihr Lager füllen, sondern auch die wertvollen Ausrüstungen, Geräte und anderen Vermögenswerte, auf die Sie sich für den täglichen Betrieb verlassen, die effektiv nachverfolgt und verwaltet werden müssen.

Es mag wie ein grundlegendes Konzept erscheinen, dem alle Unternehmen folgen, aber wenn man bedenkt, dass satte 46 % der KMUs sich entweder ausschließlich auf die manuelle Bestandsverwaltung verlassen – oder den Bestand überhaupt nicht verfolgen – ist es leicht zu verstehen, warum die Bestandsverwaltung eine ist anhaltendes Hot-Button-Problem für Unternehmen aus vielen Branchen.

Glücklicherweise stehen viele erprobte und wahre Ressourcen zur Verfügung, die selbst den „nackten Knochen“ des Betriebs dabei helfen können, effizient und mit geringen Vorabinvestitionen in die Welt der Bestandsverwaltung überzugehen. Wir haben die Ratschläge der Behörden zu diesem Thema durchforstet, damit wir Ihnen die 50 wichtigsten Tipps und Best Practices für Bestandsanlagen präsentieren können, die heute angeboten werden. Unten finden Sie Zitate direkt aus diesen Expertenressourcen, bequem nach Kategorien geordnet.

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• Tipps zur Implementierung von Asset-Inventarisierungsplänen
• Best Practices für die Bestandsverwaltung von Assets
• Schulungstipps zum Asset-Inventar
• Tipps zur Bestandsverwaltung von IT-Assets

Tipps zur Implementierung von Bestandsplänen

1. Nehmen Sie sich Zeit, um alle Assets zu definieren. „Die Definition von Vermögenswerten, die dann durch einen Auswahlprozess gefiltert werden können, ist möglicherweise nicht so einfach, wie es scheint. Aus einer erweiterten Sicht des Asset Managements gibt es verschiedene Ebenen, auf denen ein Asset verwaltet werden kann. Auf einer grundlegenden Ebene werden Vermögenswerte einzeln betrachtet. Dies ist der einfachste und am leichtesten verständliche Ansatz.

„Assets können auch in Bezug auf Systeme definiert und betrachtet werden. Beispiele für Asset-Systeme können Netzwerke, Produktionslinien oder Anlagensysteme (HLK, Abwasser, Druckluft) sein. Und schließlich kann eine dritte erweiterte Ansicht Vermögensportfolios definieren. Beispiele sind Klassen von Bohrinseln, Geschäftseinheiten, Immobilien und kommunale Infrastruktur.“ – Entwicklung von Vermögensverwaltungsplänen , Uptime Magazine via Life Cycle Engineering; Twitter: @uptime

2. Überdenken und/oder etablieren Sie Ihre Verarbeitungs- und Erfüllungspraktiken. „Die Anzahl der Bestellungen ist der wichtigste Faktor für ein Unternehmen, da sie den Umsatz darstellt. Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über geeignete Systeme, um diese Aufträge zu handhaben, zu verarbeiten und zu erfüllen. Am besten erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die erledigt werden müssen, um eine Bestellung vollständig zu bearbeiten und zu erfüllen.“ – Raad Mobrem, 6 Tipps für die Bestandsverwaltung , SmallBiz-Ressourcen; Twitter: @Small_BizHelp

3. Stellen Sie vor der Implementierung von Software sicher, dass Sie mit sauberen Daten beginnen. „Als wir anfingen, unsere Bestandsverwaltungssoftware zu verwenden, importierten wir vorhandene Daten. Als der Prozess abgeschlossen war, stellte ich fest, dass wir viele Ungereimtheiten hatten, wie z. B. 20 verschiedene Produktnamen für dasselbe Dokumentenkameramodell. Wenn wir uns die Zeit genommen hätten, unsere Daten zu sortieren und zu bereinigen, wären uns diese Diskrepanzen aufgefallen. Es hätte uns viele Kopfschmerzen erspart, denn jetzt müssen wir all diese Daten noch einmal durchgehen und bereinigen, damit unsere Bestandsberichte konsistent und genau sind.“ – 5 Tipps für die Erstellung eines erfolgreichen Asset Inventory Management-Programms in Ihrem Distrikt Hayes-Softwaresysteme; Twitter: @HayesSoftware

4. Wenden Sie kostengünstige Managementtechniken an. „Verwalten Sie Ihr Vermögen proaktiv oder reaktiv? In den meisten Fällen ist proaktives Management langfristig kostengünstiger als reaktives Management. Wenn Sie beispielsweise warten, bis sich auf einer Ihrer Straßen ein schlimmes Schlagloch befindet, bevor Sie die Straßenwartung durchführen, können Sie am Ende mehr Geld ausgeben, als wenn Sie die Straßenwartung im Laufe der Zeit proaktiv durchführen. Sie praktizieren kosteneffizientes Management, wenn Sie während des gesamten Lebenszyklus der Anlage zum richtigen Zeitpunkt die kostengünstigste Wartung, Reparatur oder den kostengünstigsten Austausch durchführen.“ – 5 Schritte zum Aufbau eines effektiven Vermögensverwaltungsplans und einer Vermögensplanung , Asset Works; Twitter: @AssetWorks

5. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Überschneidung von Assets und Inventar. „Gelegentlich überschneiden sich Vermögenswerte und Inventar innerhalb desselben Unternehmens. Einige Unternehmen verwenden Asset-Management-Lösungen, um Geräte (wie Server, Ölpumpen oder schwere Maschinen) für Service und Wartung zu verfolgen und zu verwalten, die sie bereits an Kunden geliefert haben. In diesem Fall wird ein Endverbrauchsartikel, der während der Produktion und des Verkaufs mit einer Bestandsverwaltungslösung verfolgt wurde, jetzt mit einer Asset-Management-Lösung verfolgt.

„Sowohl die Bestandsverfolgung als auch die Bestandsverwaltung sind entscheidende Anwendungen für Unternehmen, die versuchen, Kosten einzudämmen und die Produktion zu verbessern. Den Unterschied zwischen diesen Vorgängen und den Systemen zu kennen, die sie verbessern können, wird Unternehmen dabei helfen, ihre einzigartigen Herausforderungen besser anzugehen und zu bewältigen.“ – Was ist der Unterschied zwischen Bestandsverwaltung und Bestandsverfolgung , Lowry-Lösungen; Twitter:@lowrysolutions

6. Legen Sie Sicherheitsstufen fest und werten Sie sie neu aus, wenn sich das Geschäft ändert. „Die Bestandsverwaltung wird durch das Herunterladen von Bestandssoftware vereinfacht. Sie können Sicherheitsbestände für jedes Ihrer Produkte festlegen. Dies ist von Natur aus die Mindestmenge an Lagerbeständen, die Sie jederzeit zur Hand haben müssen, um keinen Verkauf zu verpassen. Wenn Ihr Lagerbestand fällt oder sich diesen Sicherheitsniveaus nähert, werden Sie benachrichtigt, um mehr zu bestellen. Gerade bei saisonalen Produkten ist es wichtig, dass dies überarbeitet wird. Sie müssen ihre Sicherheitsbestände anpassen, damit Sie nicht zu viele Lagerbestände vorrätig haben, insbesondere in Märkten, die anfällig für Marktschwankungen sind.“ – 4 Best Practices für die Bestandsverwaltung , entfesselt; Twitter:@unleashedteam

7. Erstellen – und verifizieren – Sie Ihre strategischen Standorte. „Vergewissern Sie sich vor Ihrem Inventartag, dass für alle Teile in Ihrem Inventar ein Standort in Ihrem Inventarverwaltungssystem aufgeführt ist. Sie sollten auch sicherstellen, dass diese Speicherorte korrekt sind.

„Wenn ein Teil an zwei Standorten aufbewahrt wird, stellen Sie sicher, dass Ihr Bestandsverwaltungssystem dies anzeigt. Dieser Schritt stellt sicher, dass Bestandszähler nicht herumlaufen und versuchen, ein Teil zu finden, oder, noch schlimmer, eine falsche Zählung markieren, weil sie das Teil nicht finden können. Die Überprüfung der Lagerplätze während der Zykluszählung erleichtert diese Aufgabe am Ende des Jahres.“ – Tipps für eine erfolgreiche jährliche Inventur , AssetWorks; Twitter:@assetworks

8. Gute Asset-Inventarmanagement-Praktiken werden Ihnen Geld sparen. „ Wenn Sie über ein solides Bestandssystem verfügen, wissen Sie genau, wie viele Produkte Sie haben, und basierend auf den Verkäufen können Sie prognostizieren, wann Sie aufgebraucht sind, und sicherstellen, dass Sie sie rechtzeitig ersetzen. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass Sie keine Umsätze verlieren (entscheidend für den Cashflow), sondern ermöglicht es Ihnen auch, im Voraus zu planen, mehr zu kaufen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie genügend Bargeld beiseite gelegt haben.“ – Cassandra Campbell, Warnung:Sie verlieren Geld, wenn Sie diese 8 Bestandsverwaltungstechniken nicht verwenden , Shopify-Blogs; Twitter:@shopify

9. Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Bestandskorrekturen aufzuzeichnen. „Nach einer Bestandsaufnahme müssen Sie möglicherweise die Produktmenge in Ihrem System ändern, um sie an Ihre Zählung anzupassen. Der beste Weg, dies zu tun, ist eine Aktienkorrektur, indem Sie diese Tipps befolgen:

• Wählen Sie sinnvolle Kosten  — Wenn Sie Inventar hinzufügen, müssen Sie einen Einstandspreis eingeben. Aber bei Bestandskorrekturen haben Sie keine Lieferantenrechnungen, die die Kosten zeigen, also wählen Sie eine sinnvolle Zahl.
• Verwenden Sie einen separaten Buchungscode  — Wenn Ihr System dies unterstützt, hilft Ihnen die Verwendung separater Buchhaltungscodes dabei, Gewinne (mehr Bestand, keine Rechnung) und Verluste (weniger Bestand, kein Verkauf) zu sehen, die aus Bestandskorrekturen resultieren.“ – 12 Tipps zur Kontrolle der Bestands- und Lagerverwaltung , Hellperle; Twitter:@BrightpearlHQ

10. Stellen Sie einen Loss-Prevention-Plan auf, der maßgeschneidert für Ihren Betrieb ist. „Hinter jeder von der Gruppe identifizierten Erfolgsgeschichte zur Vermeidung oder Reduzierung von Bestandsverlusten stehen gute Verlustdaten. Zeitnahe, genaue und umsetzbare Daten, die allen richtigen Stakeholdern zur Verfügung stehen, aufgeschlüsselt nach Artikel und Filiale, führen zu einer verbesserten Zusammenarbeit, mehr richtigen Maßnahmen und ermöglichen die kontinuierliche Verfolgung von Ergebnissen und Leistungstrends. Heutzutage ist die einzige Möglichkeit, diese Daten zu erhalten, die regelmäßige Zyklenzählung im Geschäft. Die Hoffnung ist, dass die Smart-Shelf-Technologie, einschließlich der Radiofrequenz-Identifikation (RFID), morgen diese Sichtbarkeit schneller, zu viel geringeren Kosten und mit einem höheren Maß an Genauigkeit bereitstellen wird.“ – Colin Peacock, 15 Best Practices für die Vermeidung von Bestandsverlusten , LPM-Insider; Twitter:@lpmag

11. Treffen Sie Entscheidungen, die Ihren ROI maximieren. „Asset Management hilft Unternehmen dabei, die Rendite jeder Investition zu maximieren. Wenn Sie sich auf Asset Management verlassen, um Kaufentscheidungen zu treffen und den Überblick über die laufende Wartung zu behalten, können Sie Ihre teuren Assets länger nutzen.

„Darüber hinaus werden Arbeitsabläufe durch die Verbesserung der Asset-Nutzung in der gesamten Belegschaft effizienter und die Produktion gesteigert. Die Beseitigung oder Reduzierung von Verschwendung durch verlorene oder gestohlene Vermögenswerte wird ebenfalls reduziert. Schließlich ermöglicht Asset Management die effiziente Planung gemeinsam genutzter Assets über Teams und Abteilungen hinweg, wodurch die Notwendigkeit reduziert wird, unnötigerweise doppelte Assets zu kaufen.“ – 4 Ziele für die Vermögensverwaltung , Kameracode; Twitter:@camcode

12. Investieren Sie in Big Data-Technologie und implementieren Sie sie. „Tools wie Handscanner und RFID-Tags können Ihnen dabei helfen, Ungenauigkeiten schnell zu erkennen und zu korrigieren. Schließlich sind Informationen für jedes erfolgreiche Vermögensverwaltungsprogramm von entscheidender Bedeutung. Bevor Sie sich für Software oder Ausrüstung entscheiden, müssen Sie Verfahren zur Überwachung und Bewertung der Ausrüstung entwickeln und implementieren. Sobald Sie ein neues Asset-Management-System implementiert haben, ist es notwendig, das gewählte Softwaresystem kontinuierlich zu evaluieren und zu überwachen, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert und den etablierten Managementverfahren entspricht. Dazu gehört die Entwicklung von Mechanismen zur Erkennung und Korrektur von Datenungenauigkeiten.“ – Ryan Ayers, Asset-Management für Ihr Bauunternehmen , Business.com; Twitter:@businessdotcom

Best Practices für die Bestandsverwaltung von Assets

13. Integrieren Sie alle Verwaltungssysteme. „Um Ihre Ersatzteilbestellung, Rücksendungen, Abrechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren, ist es wichtig, sich anzusehen, wie Ihr Flottenmanagement und andere Softwaresysteme miteinander verbunden sind. Die Integration stellt auch die Datengenauigkeit sicher und reduziert die Anforderungen an Verwaltungs-, Finanz- und anderes Personal, in einigen Fällen sogar an den Personalbedarf.“ – Lynne White, Die richtigen Teile bei Bedarf zur Hand zu haben, ist entscheidend für jeden erfolgreichen Workshop , Chevin; Twitter:@chevintweet

14. Finden Sie Möglichkeiten zur Automatisierung Ihres Asset-Inventars. „Einige Softwarelösungen für die Netzwerkverwaltung können Netzwerkressourcen erkennen, zuordnen und Inventare erstellen, die automatisch aktualisiert werden, um Änderungen in der Gerätekonfiguration und im Status widerzuspiegeln, und die Informationen dem Administrator durch gut organisierte Ansichten und umfassende Berichte präsentieren.

„Wichtig ist, dass die Tools mit einer Vielzahl von Technologien und Protokollen funktionieren – ARP, SNMP, SSH, Virtual Infrastructure Management, IP-Adressierung, ICMP, LLDP, WMI und Telnet –, um automatisch umfassende Geräteinformationen über Router hinweg zu erkennen, zu lokalisieren und zu sammeln. Drucker, Switches, Server und Firewalls.“ – Bewährte Verfahren zur Bestandsaufnahme , WhatsUp Gold

15. Etablieren Sie eiserne Inventar-KPIs. „Inventar-KPIs messen Ihre Leistung in einem bestimmten Bereich über einen bestimmten Zeitraum im Hinblick auf ein bestimmtes Ziel. Sie helfen, das Rätselraten zu beseitigen, indem sie Ihnen klare Meilensteine ​​geben, die Sie jede Woche, jedes Quartal oder jedes Jahr erreichen müssen. Mit ihnen verfügen Sie über die Daten, die Sie benötigen, um intelligente, strategische Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.“ – 10 Best Practices für die Bestandsverwaltung zur Verbesserung Ihres Unternehmens , Liebe Systeme; Twitter:@DearInventory

16. Ergreifen spezielle Sicherheitsmaßnahmen für Ihre Teileabteilung. „Stellen Sie sicher, dass im Teilelager wirksame Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Mehrere kritische Praktiken sollten berücksichtigt werden. Die Beschränkung des Zugriffs auf den Teilelagerbestand ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Bestandsgenauigkeit. Verabschieden Sie eine Richtlinie, dass Teilebestände „verboten“ sind und nur Mitarbeiter der Ersatzteilabteilung Zugriff haben.

„Der erste Weg, dies zu gewährleisten, besteht darin, physische Sicherheitsmaßnahmen wie Teilezähler zu ergreifen, die Mitarbeiter daran hindern, Lagerorte zu betreten und erforderliche Teile zu entnehmen. Wenn jeder Zugriff hat, kann dies schnell zu ungenauen Teilebeständen führen. Die zweite Praxis, die dabei hilft, dieses Ziel zu erreichen, besteht darin, Überwachungskamerasysteme zu installieren und damit zu beginnen, Zugangsausweise zu Ein- und Ausstiegspunkten zu nutzen.“ – Brian Barry, 7 Best Practices für die Bestandsverwaltung von Ersatzteilen , F.CurtisBarry &Company; Twitter:@FCurtisBarryCo

17. Entwickeln Sie ein Inventarunterstützungssystem das für Ihre Situation gemacht ist. „Optimiertes Inventar erfordert häufig erfasste Datenpunkte und
Entwicklung des betreffenden Inventars auf der Grundlage dieser Messungen
in Echtzeit. Ein Entscheidungsunterstützungssystem, das Best-Practice-Methoden beinhaltet, gibt Bestandsmanagern ein leistungsstarkes Werkzeug an die Hand, um ihre
Geschäftsziele zu verwalten und ihre Teams deutlich effektiver zu machen.“ – 12 Best Practices für die Bestandsoptimierung , Oniqua; Twitter:@oniquaanalytics

18. Entwickeln Sie einen Lagerplan, der gut zu Ihrem Lager passt. „Normalerweise stellt man sich Lagerhäuser als Orte vor, an denen Waren und Waren aufbewahrt werden, bis sie verteilt werden. Lager sind in der Tat komplexe Immobilienanlagen, die Zugang (wie Schienen, Wasser und Straßen), Sicherheit, IT-Technologie, Temperaturkontrolle sowie Lebenszyklus- und
Supply-Chain-Management erfordern. Diese Faktoren beeinflussen, wie Agenturen das Lager als Immobilienvermögenswert für aktuelle und zukünftige Missions- und Programmanforderungen bewerten und analysieren. Reduzierungsstrategien für Lager müssen die Funktionen berücksichtigen, die von den in den Lagern gelagerten Materialien unterstützt werden, die Lieferkette, die benötigt wird, um das Lager so effizient wie möglich zu nutzen, Business Intelligence in Echtzeit und die technologischen Fortschritte, die weniger Ressourcen erfordern um die Mission zu unterstützen.“ – Weißbuch zu Best Practices für die Lagerverwaltung , General Services Administration Office of Government-wide Policy; Twitter:@USGSA

19. Priorisieren Sie Ihre Nachfrageaktionsplanung. „Die Fähigkeit, die Nachfrage vorauszusehen und vorherzusagen, ermöglicht die Maximierung von Kosteneinsparungen. In Bezug auf die Bestandsverwaltung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die minimalen und maximalen Lagerbestände festzulegen. Lagerbestände, die nicht genutzt werden, sind aufgrund der anfallenden Kosten für Handhabung und Überwachung sowie der zusätzlichen Lagerkosten kostspielig.“ – Was ist Bestandsverwaltung und -kontrolle? , Amcap; Twitter:@amcapaus

20. Investieren Sie nur in Technologie, die Echtzeitanalysen bietet. „Sobald Sie über minutenaktuelle Informationen zu Lagerbeständen und Erfüllungsstatus verfügen, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Lieferkette kontinuierlich zu analysieren, um
eine rentable Bedarfsdeckung sicherzustellen. Werden unzureichende Lagerbestände zu Service-Level-Bußgeldern oder Umsatzeinbußen führen? Werden Überbestände zu einem Anstieg des veralteten
Bestands führen? Fazit:Was ist die profitabelste Reaktion auf eine bestimmte Lagersituation? Das gibt Planern Echtzeit-Sichtbarkeit, unterstützt durch ausgefeilte Analysen, die gleichzeitig aus all Ihren verfügbaren
Daten im Netz schöpfen.“ – 4 Best Practices für agiles Bestandsmanagement , Informationen; Twitter:@info

21. Entwickeln eines intelligenten und konsistenten Auditplans für die am wenigsten erwarteten Szenarien. „Andere Probleme, die auftreten können und für einen Wirtschaftsprüfer von Bedeutung sind, umfassen den Zeitpunkt der Bestandsbeobachtung. Die Beobachtungen finden in der Regel Ende Oktober oder Ende Dezember statt. Aufgrund von Feiertagen am Jahresende und/oder Wetterproblemen finden Bestandsbeobachtungen normalerweise im Oktober statt. Wenn der Kunde jedoch anfälliger für Betrug/Manipulation ist und dafür berüchtigt ist, können Wirtschaftsprüfer Ende Dezember auftauchen, um zuverlässigere Daten zu erhalten.

„Ein weiteres Problem ist, ob der Prüfer einen Spezialisten hinzuziehen oder externe Tests durchführen muss, um sicherzustellen, dass der Bestand im Lager echt ist. Beispielsweise ist es bei einigen Waren wie Schmuck, Getreide oder anderen Hightech-Produkten ungewöhnlich, dass der reguläre Prüfer zwischen echten und gefälschten Waren unterscheidet. Auditoren möchten möglicherweise einen Spezialisten für eine gründliche Untersuchung hinzuziehen oder einige Proben zur ordnungsgemäßen Untersuchung an ein Labor schicken.“ – Was ist eine Bestandsprüfung? , CFI; Twitter:@InnovationCA

22. Entwickeln Sie einen sicheren Leitfaden und Verfahrenshandbuch das für das Anlagevermögen Ihres Unternehmens erstellt wurde. „Es sollten Richtlinien und Verfahren festgelegt werden, um eine konsistente und korrekte Bilanzierung und Verwaltung von Anlagevermögen sicherzustellen. Solche Richtlinien müssen alle möglichen Aspekte des Anlagevermögens abdecken. Berücksichtigen Sie Bereiche wie:Kapitalisierungsschwelle; buchhalterische Behandlungen; Genehmigungsverfahren für Akquisitionen, Übertragungen und Veräußerungen; Nutzungs-/Abschreibungsdauer; Vermögensaufbau; Fremdkapitalisierung (US GAAP); periodische Inventuren des Anlagevermögens; usw." – Best Practices für Anlagevermögen , Einfache Studien; Twitter:@simplestudies

23. Bereite dich auf das Schlimmste vor. „Obsoleszenz ist eine unvermeidliche Tatsache der Bestandsverwaltung, aber leider verwalten viele Organisationen sie reaktiv. Um Obsoleszenz proaktiv zu verwalten, müssen Organisationen in der Lage sein, Fragen wie die folgenden zu beantworten: Wie können wir Obsoleszenz antizipieren? Welche Notfallpläne haben wir? Was sind unsere wichtigsten Bedürfnisse? Sollen wir Artikel warten oder ersetzen? Wie gewährleisten wir Sicherheit?

„Solche Organisationen sollten einen Prozess zur Bewertung des Obsoleszenzrisikos entwickeln, der Bestandsmanager dabei unterstützt, die Wahrscheinlichkeit einzuschätzen, dass Artikel obsolet werden, und die Artikel zu kennzeichnen, bei denen das höchste Risiko besteht, dass sie veraltet sind. Um den Prozess zu erweitern, können Bestandsmanager Analysen verwenden, um bereits veraltete Artikel zu identifizieren, Artikel zu identifizieren, deren Verwaltung sich das Unternehmen leisten kann, um reaktiv zu verwalten, und den manuellen Aufwand reduzieren, der mit der Berechnung der Wahrscheinlichkeit einer Veralterung verbunden ist. Durch die Einbeziehung von Analysen in den Obsoleszenzprozess erhalten Unternehmen die Daten, die sie benötigen, um Minderungsstrategien wie Lieferantenvereinbarungen, System-Upgrades oder Käufe zur Risikominderung anzuwenden.“ – Tristan O'Gorman, 5 Best Practices für Bestandsanalysen zur Bestandsoptimierung , IBM Big Data und Analytics Hub; Twitter:@IBMAnalytics

24. Teilen Sie Ihre Managementstrategie mit allen Abteilungen. „Die Entwicklung der Strategie zur Änderung des Verhaltens der Mitarbeiter beginnt mehrere Monate, bevor Änderungen im Lagerraum umgesetzt werden. Um den Umfang des Projekts festzulegen, müssen Sie definieren, wie die Änderungen aussehen werden, und eine Vision der Vorteile erstellen, die sich aus dem Projekt ergeben werden.

„Es ist immer eine gute Idee, ein neues Augenpaar auf eine aktuelle Situation zu lenken und zu fragen, warum wir die Dinge so machen. Um die Hindernisse und Probleme zu bewerten, mit denen Lagermitarbeiter konfrontiert sind, wählen Sie ein Team von Mitarbeitern aus, die einen Querschnitt der Organisation darstellen. Das Team sollte aus einem Teamleiter, einem Sponsor und vier bis fünf Teammitgliedern bestehen. Mitglieder dieses Teams sollten Mitarbeiter sein, die als Führungspersönlichkeiten in der Organisation angesehen werden und die gerne Brainstorming für neue Ideen entwickeln, um Lösungen für aktuelle Lagerpraktiken bereitzustellen, die Verschwendung verursachen.“ – Wally Wilson, Änderung der Lagerraumkultur zur Best-Practice-Leistung , Lebenszyklus-Engineering; Twitter:@LCE_Today

25. Achten Sie auf alle Geister-Assets. „Entfernen Sie Geister-Assets aus Ihrem Inventar. Es gibt Zeiten, in denen verlorene oder gestohlene Gegenstände immer noch in den Inventarunterlagen vorhanden sind. Diese werden als Ghost Assets bezeichnet. In den meisten Fällen handelte es sich bei Ghost Assets um falsch erfasste Elemente.“ – Die zehn wichtigsten Gründe, warum Asset Management wichtig ist , VRE weltweit; Twitter:@AERWorldwide

26. Richten Sie spezialisierte Neuordnungsparameter ein. „Die Nachbestellungsparameter – Mindest- und Höchstwerte (MIN/MAX) – die vom ERP-Materialverwaltungssystem zur Generierung von Nachschubaufträgen verwendet werden, sind die wichtigsten Bestimmungsfaktoren für die Bestandsergebnisse. Neuordnungsparameter sollten regelmäßig optimiert werden, um Änderungen widerzuspiegeln. Der Optimierungsprozess richtet sich an:

• Auswahl geeigneter Algorithmen zur Optimierung der minimalen und maximalen Lagerbestände
• Verwendung eines wirtschaftlichen Kostenmodells, das die Kosten für die Lagerhaltung, Auffüllung, Beschleunigung und Fehlbestände als bevorzugte Alternative zu einem festen Service-Level-Ansatz berücksichtigt
• Analyse von Gruppen von Elementen statt einzeln, einzeln
• Die Möglichkeit, „Was-wäre-wenn“-Modelle durchzuführen und optimierte Ergebnisse mit der aktuellen Bestandsleistung zu vergleichen
• Berücksichtigung von „realen“ Einschränkungen, einschließlich maximaler Behälterkapazität, Lagerkapazität und mehr“ – Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization , Manufacturing.net; Twitter:@MnetNews

27. Diversifizieren Sie Ihre SKU-Attribute. „Die häufigste der Prozessverbesserungen besteht darin, viel mehr Attribute zu verwenden, die jeder SKU zugeordnet sind, um tatsächlich eine viel größere Anzahl von Artikelklassen zu erstellen, denen unterschiedliche Richtlinien zugewiesen werden – weit über die standardmäßigen drei oder vier Ebenen hinaus, die die meisten Unternehmen immer noch verwenden. Diese Attribute können Vorlaufzeiten, Schwankungen von Angebot und Nachfrage, Verbrauchsmuster, Kritikalität, Geschwindigkeit und mehrere andere umfassen. Je mehr Dimensionen ein Unternehmen verwendet, desto präziser wird es bei der Bestandsverwaltung. Es ist nicht ungewöhnlich, dass 10-12-Dimensionen in Best-in-Class-Unternehmen verwendet werden.“ – Fünf Strategien zur Verbesserung des Bestandsmanagements in komplexen Lieferkettennetzwerken , CSCO-Einblicke; Twitter:@cisco

Schulungstipps zum Asset-Inventar

28. Investieren Sie in Schulungen zum Asset-Inventar. „Gute und kompetente Mitarbeiter können den Erfolg eines Unternehmens ausmachen. Inventory Management Training stattet Ihre Mitarbeiter mit den neuesten Ideen und Best-Practice-Methoden der Bestandskontrolle aus. Die Bereitstellung von Bestandsverwaltungsschulungen für Ihre Mitarbeiter ist unerlässlich, wenn die Ziele einer Organisation angemessen erreicht werden sollen.

„Indem Sie in Bestandsschulungen investieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die notwendigen Werkzeuge erhalten, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Schulungen helfen den Mitarbeitern, ihr Wissen, ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten zu verbessern, ihre Gesamteffizienz zu steigern und die Verschwendung von Lagerbeständen zu reduzieren. Dies wiederum wird zu einer besseren Leistungsqualität führen.“ – Die Bedeutung der Bestandsverwaltungsschulung für Ihre Mitarbeiter , entfesselt; Twitter:@unleashedteam

29. Um die Genauigkeit zu fördern, bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine angemessene Systemschulung. „Ein computergestütztes Bestands- und Anlagenbuchhaltungssystem hilft dabei, Ihre Anlageninformationen während ihres gesamten Lebenszyklus zu organisieren und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Bei regelmäßiger Verwendung während Ihres jährlichen Inventurprozesses kann eine gute Lösung dazu beitragen, dass alle Daten korrekt und aktuell sind. Wenn Sie also das nächste Mal versuchen, die Details eines Vermögenswerts wie Seriennummer oder Finanzinformationen anzuzeigen, können Sie sicher sein, dass die Informationen in Ihrer Datenbank korrekt sind.

„Wenn Sie das ganze Jahr über genaue Daten in Ihrem Vermögensverwaltungssystem pflegen, erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit Finanzberichte, auf die Sie sich verlassen können. Diese Informationen sind entscheidend für die Compliance und unterstützen die fundierte Entscheidungsfindung während der Budgetierungs- und Planungsprozesse.“ – Automatisierung von Asset-Tracking- und Inventarprozessen | 5 Vorteile , AssetWorks; Twitter:@assetworks

30. Konzentrieren Sie sich auf den Aufbau Ihrer Führungsqualitäten. „Inventarmanager müssen effektive Führungskräfte sein. Sie stellen ein, entlassen und leiten ein Team von Mitarbeitern und alle damit verbundenen Herausforderungen. Sie müssen ihr Team führen. They also need to be able to take direction and work as part of a bigger team. Most inventory managers will need to work with marketing and sales departments as well as purchasing managers to organize the efficient flow of inventory in and out of the company.” – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do , System ID; Twitter:@System ID

31. Prioritize product tracking awareness. “From year to year, it’s beneficial to know what sells and what doesn’t. This information helps you plan and make more informed business decisions for the future. You’ll avoid losses due to products sitting on shelves for too long or losing sales because products sell out too quickly for customer demand.” – Brian Sutter, Director of Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management:What’s the Difference? , Score; Twitter:@SCOREMentors

32. Take advantage of your inventory management system’s onboarding/training solutions. “Many inventory management solution providers in today’s market offer training or onboarding services so both you and your employees can learn how to take full advantage of the system’s features and capabilities. The team behind the service itself will be able to give you the most comprehensive overview of the system, and they’ll be able to provide support and further assistance in any necessary areas.” – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory , Vend; Twitter:@vendhq

33. Take a systemic approach to inventory asset management. “A company can get the greatest benefit from an asset management program when it integrates all aspects involved in controlling assets and their costs. The program should cross all lines between departments and disciplines to focus on the total value. Managers should use a systematic approach, applying standards in a structured way.

“Risks must be evaluated and, if necessary, compromises found that best balance risk against performance and cost. The program should allow managers to examine assets in context of their use and value to the company. A good asset management program will also be sustainable, helping to optimize the life of assets while considering long-term effects such as environmental impact.” – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program? , Chron; Twitter:houstonchron

34. Provide sufficient training – and schedule appropriately. “By studying your work order history and your maintenance schedule, you can usually accurately predict how much staff and how many man-hours you can anticipate needing during the year. With this number in mind, you can then schedule your employees appropriately and not just have workers standing around twiddling their thumbs. Or maybe you will find that your problem isn’t over-staffing but under-staffing instead. Missing a routine maintenance here or there happens – but when you begin missing them frequently due to not having enough staff, things can go south very quickly.” – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management , Mapcon; Twitter:@MAPCONtech

35. Once you have implemented an asset inventory training program, get the most out of it by shoring up your skills inventory. “A skills inventory summarizes the skills, education, and experiences of current employees.  Depending on the size and complexity of a business, the process for preparing a skills inventory will vary. Some businesses use commercial software. Other firms use database programs. Some small businesses use simple worksheets or even a paper based system to prepare the skills inventory.

“Whatever the method, if done correctly a skills inventory will provide a collective business inventory of the skills, knowledge, and real-world experience that a firm’s workforce possesses.” – Robert Tanner, MBA, Founder &Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory? , Management is a Journey; Twitter:@mgmtjourney

36. Ensure that all employees are aware of their asset inventory-related responsibilities. “Watching inventory metrics tumble is an exercise in futility without a team to fix it. You may not need a dedicated inventory or stock manager, but if the responsibility falls on another department head, be sure they’re well aware of their role and the targets they’re expected to reach. If your success metrics aren’t where they need to be, it’s time to schedule a meeting.” – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking , Action Storage; Twitter:@ActionStorage

37. Stamp out internal theft with proper inventory asset bookkeeping. “To prevent theft by administrative staff, practice good bookkeeping. Ensure that no single person controls too many parts of any financial transaction. Purchases, payroll, reimbursements and other disbursements should require review and signoff by a senior staff member.

“Perform bank reconciliations and review business credit card statements each month. Work with a qualified business accountant to ensure that books are properly maintained, transactions are properly posted, and the audit trail shows no suspicious activity.” – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft , Xero; Twitter:@Xero

38. Incentivize the participation in asset-related training and professional development programs. “Consider offering a program that will pay some, or even all, of a professional development course for your warehouse staff. These incentives are win-win – your employees will be comfortable with change, and the knowledge they gain can drive both quicker implementation and more effective operation.” – Stephen “Stevie” Hay, General Manager of Aptean’s Distribution &Plant Management Group, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation , Aptean; Twitter:@aptean

IT Asset Inventory Management Tips

39. Make use of an all-inclusive asset tracking software. “Chances are you’re already ahead of the curve and have invested in asset tracking software of some kind, but just because you have that base covered doesn’t mean that it’s the best option for your business’ assets.

“To ensure that yours is, make sure that the software allows you to input complex, comprehensive information about your assets, including the locations, equipment, and components. In addition to the hierarchy, also guarantee that these specifics can be easily altered in real-time to reflect changes in maintenance schedules, updates on depreciation, and all other relevant info.

“For the best in asset tracking security, opt for a software that includes GPS technology, especially if your equipment assets move around often. Making use of GPS capabilities makes it so that your most high-value assets are always locatable, even if a theft is in progress.” – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management , Camcode; Twitter:@Camcode

40. Be sure that your chosen system includes a comprehensive ‘service desk’ feature. “Well, much as you like to deny it, it is always better to ensure your service desk has an asset management module rather than investing on a stand alone asset management software. Ensuring your asset management software is part of the service desk solution will ensure that data sharing across the organisation is efficient. Additionally, have a service desk solution that has asset management module will ensure a streamlined functioning of all the teams in an organisation.” – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software , Freshservice Blog; Twitter:@freshserviceapp

41. Select an asset inventory management system that integrates with your accounting system. “Ideally, you want your inventory management system to integrate with your accounting system so that you have up-to-date financial information to help you understand how your business is doing, so that you can make timely and well-informed decisions. For businesses that already use Intuit’s QuickBooks accounting software, inventory valuations can be tracked in real-time and the financial statements are updated seamlessly for inventory changes.

“Whatever system you decide to use, maintain its effectiveness by conducting regular inventory counts of what you have in stock, and reconcile any differences between your physical inventory account and your inventory records on a timely basis. You should understand why these reconciling differences occur and manage the potential risk of theft.” – Orin Schepps, Seeing Clearly:3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting; Twitter:@Consultancellc

42. Consider IT asset management in terms of centralization. “In reality, all IT shops should have the means (policies, procedures, tools) to support asset management for the enterprise. The ability to record purchases, costs, contracts, locations and disposal data helps the organization make informed decisions about strategic purchases.

“We’re all for minimizing the incremental risks and related costs associated with IT infrastructure projects that are based on old, incomplete and/or less accurate information. So having a central location of these assets helps in performing important upgrades on versions of equipment and software.” – Norm Brien, IT Asset Management:How to Be Efficient , CIO; Twitter:@CIOonline

43. Use your IT to prioritize self audits. “Risk is the main cause of uncertainty in any organization. Thus, companies increasingly focus more on identifying risks and managing them before they even affect the business. In the world of IT inventory management, self-auditing processes can help companies be proactive in finding problems before a real audit occurs. Staying on top of audits can also facilitate smoother projects like data center consolidations or decommissions.

“While many companies do perform cursory audits and some might do more extensive audits on occasion, these surface level audits likely won’t turn up issues that would be found during a real software compliance audit.” – Jeremy Schaller, IT Inventory Management:What, Why, and How (Best Practices) , exIT Technologies; Twitter:@exittech

44. Take advantage of automated maintenance scheduling for all assets. “Most maintenance management software allows you to keep detailed notes on all aspects of any given asset. Take advantage of this by maintaining maintenance history and costs. This can serve as a comparison point for the future, or as a way to gauge if a certain model is reliable once replacement becomes necessary. Similarly, maintaining the calibration events and troubleshooting results for an asset will prove useful across multiple locations and for multiple assets.” – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software , DPSI; Twitter:@dpsiCMMS

45. Use tried and true asset tag technology to keep track of your assets. “As your business grows, it is bound to acquire a large asset base. With all these additional tools and machines, inventory control is bound to get tough. The easy way out would be to devise a tracking system which makes inventory processes much more streamlined. To begin with, you need to enter all asset IDs located in your warehouse. This is important because your employees should know where a particular piece of equipment is located. Instant data on assets help staff workers carry out their daily tasks much more efficiently!

“With special features included in asset inventory software, you can create barcodes for all your office items. Barcode and QR labels allow you to quickly scan and enter all relevant information in your systems. For example, you can save the warehouse location of asset X at a particular time. Asset tags also let you track inventory movements every time an employee checks out an asset. Monitor business activities with easily accessible information to increase asset optimization.” – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software , EZOfficeInventory; Twitter:@officeinventory

46. Implement the best system support possible. “Including exception reporting, inventory on hand and on-order availability by location, as well as projection of how SKUs are selling vs. when purchase orders need to be placed to prevent stocks-outs. This also includes having the ability to reserve a SKU quantity to a customer order, and vendor management to monitor and track vendor-shipped orders.” – Curt Barry,  Founder &Chairman of F. Curtis Barry &Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management , Multichannel Merchant; Twitter:@mcmerchant

47. Rely on cutting-edge automation. “Managing assets manually takes a lot of time, effort, and costs without getting the equivalent results. To optimize your asset management, consider using an automated asset management solution. This software automates your asset management processes, such as asset value and  depreciation tracking, asset maintenance, contract management, cost analysis, and in-depth report generation. By automating complex asset management tasks, you will be able to improve the efficiency, effectiveness and productivity of your business.” – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency , BusinessTech; Twitter:@HashMicro

48. Use your company’s IT data to make big picture predictions. “Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.” – Bill Harrison, President of Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , All Business; Twitter:@AllBusiness_com

49. Ensure that you IT inventory asset management systems come equipped with easy integration tools. “The IT Asset Management application should be easy to integrate with other applications. Imagine spending hours just to integrate the IT Asset Management application with the helpdesk application that your company uses. It will be just sheer waste of time and hard work, and now imagine what will happen if your company decides to move to a different ticketing software. It will be a double whammy. Now, you will have to spend time to learn the new helpdesk application and at the same time you will have to ask an expert to spend a considerable amount of time to figure it out how to integrate the existing IT asset management application with the new helpdesk application that you have just purchased.” – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software , Maintworld; Twitter:@maintworld

50. Integrate all ERP data with an asset-based management software. “Companies should consider integrating their enterprise resource planning solution with inventory management software. Implementing mobile data collection technologies into the warehouse will help keep employees and managers on top of inventory and help them to see where and what they have on their shelves, allowing for easier picking and delivery.” – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management , RFgen; Twitter:@RFgenSoftware