Wie CMMS im Gesundheitswesen durch das Labyrinth seiner Vorschriften navigieren können

Qualität und Effizienz hängen immer von guter Wartung ab, aber nirgendwo wird dies deutlicher als in einem Krankenhaus. Fast alles, was Wartungspersonal tut, wirkt sich auf die Compliance aus, und routinemäßige Wartungsarbeiten wie Reinigung, Inspektion und ordnungsgemäße Lagerung von Geräten können für Patienten den Unterschied zwischen Leben und Tod bedeuten. Eine Checkliste für die Krankenhauswartung ist ein guter Anfang, um die Abläufe in Ordnung zu halten.

Zumindest ist ein Krankenhaus auf effiziente Prozesse angewiesen, um einen konsistenten Ablauf der Patientenversorgung aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass eine festgelegte Anzahl von Patienten nach einem festgelegten Zeitplan behandelt wird. Geräteausfälle und versäumte Aufgaben können die Wartezeit des Patienten verlängern und das Krankenhauspersonal und die Ersatzgeräte belasten.

Krankenhaus-Facility-Management-Software ist ein grundlegendes Tool, das von Organisationen verwendet wird, um die Einhaltung gesetzlicher Compliance-Standards zu unterstützen und Kosten durch die Zentralisierung von Prozessen zu senken. Obwohl viele Krankenhäuser bereits Software für das Instandhaltungsmanagement eingeführt haben, verwenden einige Organisationen immer noch dezentrale manuelle Methoden. Wenn Ihr Unternehmen noch nicht auf den CMMS-Zug aufgesprungen ist, lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile von Instandhaltungsmanagementsoftware für Krankenhäuser zu erfahren.

Fällt es Ihrem Krankenhaus schwer, Vorschriften einzuhalten?

Krankenhäuser gehören zu den am stärksten regulierten Einrichtungen, und die Wartungsabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Einhaltung dieser Vorschriften. Der Health Insurance Privacy and Portability Act (HIPAA) ist ein Gesetz, das unter anderem einen starken Schutz der persönlichen und medizinischen Vorgeschichte von Patienten vorschreibt. Diese Anforderungen richten sich nicht direkt an Wartungsabteilungen, können jedoch Routineaufgaben wie Reinigung und Pflege erschweren vorbeugende Wartung. Eine Krankenhauswartungsrichtlinie und ein Verfahrenshandbuch müssen befolgt werden, um Routineaufgaben zu vereinfachen. Wenn die Arbeit nicht sorgfältig geplant wird, landen Arbeiter in Bereichen, in denen sie geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) ausgesetzt sind. Dadurch fallen sie in den Anwendungsbereich von HIPAA, was zusätzliche Schulungen und Schutzmaßnahmen erfordert und das Risiko eines Verstoßes unnötig erhöht.

Wartungsaufgaben an IT-Geräten oder Bereichen, in denen Daten gespeichert sind, müssen sorgfältig gehandhabt werden, um das Risiko einer Sicherheitsverletzung zu minimieren. Dies erfordert zusätzliche Protokolle, um sicherzustellen, dass Arbeitsstationen abgemeldet oder Aktenschränke verschlossen werden, bevor Wartungsarbeiten durchgeführt werden. Die HITECH-Konformität erfordert zusätzliche Wartungslasten, um die effektive Nutzung der Technologie sicherzustellen. Computer, Netzwerke und andere IT-Ressourcen müssen regelmäßig gewartet werden, um sicherzustellen, dass sie jederzeit sicher und in gutem Zustand sind.

Darüber hinaus gibt es Vorschriften des Gesundheitsministeriums, Anforderungen der Joint Commission, HCAHPS-Umfragen, die sich auf die öffentliche Wahrnehmung des Krankenhauses auswirken, und optionale Standards wie Life Safety Code Requirements, die viele Krankenhäuser einhalten.

Bei einem so komplexen Labyrinth aus Regeln und Vorschriften reicht es nicht aus, Dinge zu reparieren, wenn sie kaputt gehen. Wartungsmanager müssen in der Lage sein, Standards festzulegen und Aufgaben zu priorisieren, um sicherzustellen, dass konformitätsbezogene Reparaturen und vorbeugende Wartungsmaßnahmen durchgeführt werden. Computergestützte Wartungsmanagementsoftware ist ein effektives Werkzeug, das sicherstellt, dass nichts übersehen wird und durch das Raster fällt.

Diese Fallstudie zu Philhaven Health Care veranschaulicht, was die richtige IPS-Software leisten kann. Dieser verhaltensorientierte Gesundheitsdienstleister hatte Mühe, sein schnelles Wachstum mit traditionellen Wartungsmanagementmethoden zu bewältigen. Mit 12 Standorten, darunter ein Krankenhaus mit 103 Betten, reichten Arbeitsaufträge und Excel-Tabellen einfach nicht mehr aus. Jim Ipsen, Director of Facilities in Philhaven, erklärt:

„Um Wartungsarbeiten in unseren Einrichtungen effektiv und effizient zu verwalten und die Einhaltung der Vorschriften durch die zuständigen Behörden nachzuweisen, brauchten wir ein flexibleres Wartungsmanagementsystem, um den Status von Aufgaben aufzuzeichnen und zu melden.“

Mit der Hippo-Wartungsmanagementsoftware konnte Philhaven „die Kommunikation zwischen allen an der Erstellung, Ausführung und Verarbeitung von Arbeitsaufträgen beteiligten Parteien vereinfachen“. Die Asset- und Equipment-Management-Funktion ermöglichte es ihnen, die Wartung in ihren Einrichtungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass keine Wartungsaufgaben ausgelassen wurden. Dies erleichterte nicht nur den Compliance-Nachweis, sondern führte auch zu Effizienzsteigerungen. Das bedeutet einen höheren Pflegestandard, geringere Compliance-Risiken und geringere Ausgaben im gesamten Unternehmen.

Fehlt es Ihrem Krankenhaus an Prozessstandardisierung? Im Wartungsmanagement von Krankenhäusern muss jede Aufgabe den richtigen Schritten und Benchmarks entsprechen. Alles, was die Compliance, Sicherheit oder den Auftrag des Krankenhauses beeinträchtigt – Sterilisieren von Werkzeugen, Warten medizinischer Geräte und sogar Überprüfen von Notfallausrüstung – muss auf ganz besondere Weise erfolgen, um Risiken zu minimieren und die Qualität der Versorgung zu maximieren. Selbst Aufgaben mit geringer Komplexität müssen Schritt für Schritt detailliert beschrieben werden.

Mundpropaganda oder praktische Anweisungen sind nicht zuverlässig. Krankenhäuser haben Dutzende bis Hunderte von Personen, die für die Wartung verantwortlich sind. Aufgaben wie die Wartung komplexer Diagnosegeräte oder der Betrieb und die Überwachung der IT-Sicherheit werden normalerweise von externen Auftragnehmern durchgeführt, und häufig wird die routinemäßige Wartung der Anlagen ausgelagert. Die Fluktuation ist oft hoch, und das Krankenhaus kann jederzeit den Anbieter wechseln oder Aufgaben auslagern, die zuvor intern gehalten wurden.

Selbst mit SOPs für jedes Gerät ist es schwierig, sie ohne Wartungsmanagementsoftware durchzusetzen. Wenn sie in einer Tabelle oder einem Ordner aufbewahrt werden, gibt es für die Mitarbeiter oft keine praktische Möglichkeit, bei Bedarf darauf zuzugreifen. Es ist nicht praktikabel, dass jeder zurück zum Wartungsbüro rennt, um die Verfahren zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie alles richtig gemacht haben. Das Abarbeiten des Gedächtnisses führt zu Fehlern und übersehenen Schritten, während sich die Verwendung eines papierbasierten Systems als umständlich zu organisieren und darauf zu beziehen erweist.

Leistungsstarke On-Demand-Arbeitsauftragsverwaltungssoftware macht es einfach, die rechtzeitige Fertigstellung von Aufträgen sicherzustellen, unabhängig vom zugewiesenen Mitarbeiter – von Vollzeit-Instandhaltungsmitarbeitern bis hin zu externen Auftragnehmern, die nur ein- oder zweimal im Jahr kommen. Arbeitsaufträge verfügen über anpassbare Felder, die es Facility Managern ermöglichen, so wenig oder so viele Informationen wie nötig anzugeben. Notwendige Werkzeuge, Dokumente, Sicherheitsaspekte und andere Daten sind auf Arbeitsaufträgen zugänglich, sodass die Arbeiter auf alle Informationen verweisen können, die zu dieser Reparatur gehören.

Auf Arbeitsaufträge kann von internen Wartungsmitarbeitern oder externen Anbietern zugegriffen werden. Alle Benutzer können Arbeitsaufträge überall dort empfangen, wo sie über eine Internetverbindung verfügen, mit der Möglichkeit, Arbeitsauftragsinformationen vor Ort mithilfe einer mobilen CMMS-App zu aktualisieren. Administratoren sind in der Lage, den Fortschritt von Arbeitsaufträgen zu sortieren, zu verfolgen und anzuzeigen, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind und alles erledigt wird.

Sind Sie in der Lage, Mitarbeiter und Lieferanten zur Rechenschaft zu ziehen? Die Verfolgung von Arbeitsaufträgen, Reparaturhistorie und anderen Faktoren hilft nicht nur Wartungspersonal; Es bietet dem Management auch die erforderliche Transparenz, um die Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Ausführliche Wartungsberichte ermöglichen es Managern, den Status aller Arbeitsaufträge auf einen Blick zu sehen, gefiltert nach benutzerdefinierbaren Kategorien in benutzerfreundlichen Diagrammen. Es ist leicht zu sehen, welche Aufgaben abgeschlossen, fällig oder überfällig sind – sortieren Sie sie nach Priorität, Art der Aufgabe und anderen Kriterien.

CMMS-Berichte machen das Abrufen von Wartungsverlaufsaufzeichnungen einfach. Benutzer können die Kosten prüfen und sie nach regulären Arbeitsstunden und Überstunden, verwendeten Teilen und Materialien sowie Rechnungen aufschlüsseln. Wartungsverlaufsberichte geben auch einen genauen Einblick in die wichtigsten Leistungsindikatoren. Mit diesen Daten ist es einfach, den Anbieter mit dem wettbewerbsfähigsten Preis zu finden, Mitarbeiter mit der besten Erfolgsbilanz zu fördern oder leistungsschwache Mitarbeiter für zusätzliche Schulungen einzuplanen. Es hilft auch, strategischere Personalentscheidungen zu treffen, indem es Manager in die Lage versetzt, Auftragnehmer und Mitarbeiter direkt zu vergleichen.

Wartungsmanagement-Software ist ebenso hilfreich bei der Verwaltung von Teilen und anderem Inventar wie bei der Planung von Arbeitskräften. Die Inventarberichtsfunktion ermöglicht es Managern, den gesamten Bestand auf einen Blick zu prüfen und zu sortieren. Wenn Teile und Materialien zur Neige gehen, werden Benachrichtigungen per E-Mail an die richtigen Personen zur Nachbestellung gesendet, um sicherzustellen, dass kritische Teile immer verfügbar sind. CMMS-Bestandsverwaltungsmodule speichern auch Lieferantenkontaktinformationen, sodass Teile und Materialien ohne Verzögerung nachgefüllt werden müssen.

Die Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht von Berichten war für viele Einrichtungsleiter ein entscheidendes Merkmal, darunter Reynold Peters von der Manitoba Regional Health Authority, Southern Health. Die Organisation deckt fast 27.000 Kilometer ab und arbeitet nach einem dezentralen Modell, das einzigartige Herausforderungen mit sich bringt. Obwohl einige ihrer Einrichtungen von einer zentralen Behörde beaufsichtigt werden, werden viele ihrer Krankenhäuser, Kliniken und Zentren für betreutes Wohnen unabhängig geführt, sodass es schwierig ist, die konsistente Leistung ihrer Wartungsabteilung zu überprüfen.

Durch den Einsatz von Health Care CMMS-Software konnten sie ihre Wartungsabteilung revolutionieren. Laut Peters, Bau- und Energiesparmanager, können sie mit der Wartungssoftware sehen, „wer den Arbeitsauftrag erteilt hat, und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es Probleme mit der Dokumentation gibt“. Sie sind in der Lage, Berichte und Benchmarks zu verwenden, um die Leistung zwischen Einrichtungen zu vergleichen und Qualitätskontrollprobleme zu erkennen, bevor sie zu einem ernsthaften Problem werden. Und sie konnten dies tun, während sie weiterhin mit der lokalen Autonomie operierten, die es jeder Einrichtung ermöglicht, die Bedürfnisse ihrer Gemeinde am besten zu erfüllen.

Haben Sie ein vorbeugendes Wartungsprogramm eingeführt? In einer Branche wie der Fertigung, in der eine defekte Maschine die Produktion zum Erliegen bringen kann, versteht jeder die Vorteile der vorbeugenden Wartung, aber viele Gesundheitsorganisationen vernachlässigen sie immer noch. Krankenhäuser verfügen jedoch auch über eine unternehmenskritische Infrastruktur, die regelmäßig gewartet werden muss. Es sind nicht nur wichtige Geräte wie die Lebenserhaltung, bei denen ein Ausfall katastrophal sein kann; ein unerwarteter Ausfall der HLK-Infrastruktur, der Notstromversorgung oder der Dekontaminationsausrüstung kann ebenfalls die Produktivität verringern und die Patientenversorgung ernsthaft beeinträchtigen.

Auch wenn Menschenleben nicht auf dem Spiel stehen, bringt die vorbeugende Wartung enorme Vorteile für Krankenhäuser. Von MRTs bis hin zu Kühleinheiten verlängert ein formalisiertes geplantes Wartungsprogramm die Lebensdauer von Anlagen. Dies spart Geld und minimiert Unterbrechungen, sodass Einrichtungen des Gesundheitswesens einen höheren und konsistenteren Versorgungsstandard bieten können.

Die richtige vorbeugende Wartungssoftware ermöglicht es Krankenhäusern, ein einziges System zu verwenden, um regelmäßige Reparaturen zu planen, zu verfolgen und zu bestätigen, vom Blutlabor bis zur Cafeteria-Küche. Arbeitsaufträge werden basierend auf einer Kalenderfrequenz oder Zählerständen geplant, wobei variable Optionen festgelegt sind, um zukünftige Arbeitsaufträge basierend auf dem neuesten Servicedatum anzupassen.

Mit einem CMMS werden vorbeugende Wartungsaufträge so eingestellt, dass sie automatisch dem richtigen Arbeiter oder Techniker zugewiesen oder an einen Administrator gesendet werden, der sie dann zuweisen kann. Fälligkeitstermine, erweiterte Benachrichtigungserinnerungen und andere Planungsfunktionen erleichtern die Vorausplanung, sodass die Mitarbeiter wichtige Wartungsaufgaben priorisieren können, ohne ihre regulären Aufgaben zu unterbrechen.

Instandhaltungsmanagement-Software unterstützt alles, was Ihr Krankenhaus tut. Es erleichtert das Erreichen von Compliance-Zielen, fördert die Verantwortlichkeit, ermöglicht strategische Lieferanten- und Personalentscheidungen und verlängert die Lebensdauer von Krankenhaus- und Wartungsgeräten.

Hippo Health Care CMMS ist auf die Bereitstellung von Wartungsmanagementsystemen für die Gesundheitsbranche spezialisiert. Es wurde erfolgreich in mehr als 200 Krankenhäusern, Altenheimen, Kliniken und Einrichtungen für betreutes Wohnen implementiert. Wenden Sie sich an Hippo CMMS, um mehr über unsere einfache Wartungsmanagement-Software für Gesundheitseinrichtungen zu erfahren.