So vereinfachen Sie das Arbeitsauftragsmanagement mit einem IPS

Unternehmen in vielen Branchen wenden sich zunehmend Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als Facility-Management-Software zu. Gesteigerte Effizienz, reduzierte Kosten und eine signifikantere Investitionsrendite (ROI) sind die Hauptgründe für Unternehmen, die traditionelle Bleistift- und Papieransätze zugunsten automatisierter Wartungsmanagementsysteme aufgeben. Aktuelle CMMS-Software macht umständliche und ineffiziente Papierablagesysteme überflüssig, indem sie Unternehmen die Möglichkeit bieten, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell genaue Berichte zu erstellen und sofort zu bestimmen, welche ihrer Anlagen vorbeugende Wartung erfordern – alles innerhalb ihrer Cloud-basierten Software. Abgesehen von den Vorteilen der organisatorischen Effizienz hat diese Verbesserung auch zu einer längeren Lebensdauer der Geräte, einem besseren Zeitmanagement und einer besseren Arbeitsauslastung und letztendlich zu geringeren Kosten und höheren Gewinnen geführt.

CMMS sind hochentwickelte Softwaresysteme, die Tausende von Datenpunkten verwenden, die einem Benutzer jederzeit einen Überblick über den Betrieb einer Einrichtung oder alternativ über den Status eines einzelnen Geräts geben können. Wartungsmanagement-Software stellt robuste Systeme dar, wenn sie ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die CMMS-Branche ist bestrebt, mit den technologischen und branchenspezifischen Veränderungen Schritt zu halten, indem sie sich kontinuierlich weiterentwickelt und besser auf die sich ständig ändernden Bedürfnisse ihrer Kunden reagiert. Zu den jüngsten Innovationen in der Wartungsmanagementsoftware gehören sichere Cloud-basierte Schnittstellen, Zugriff auf mobile Geräte und papierlose Funktionen, die die Benutzerfreundlichkeit weiter erhöhen.

In einer kürzlich von Hippo CMMS unter 125 Käufern durchgeführten Umfrage wurde das Arbeitsauftragsmanagement (d. h. Reparaturen, ungeplante Wartung) von 91 % der Befragten als wichtig eingestuft. Dieses Ergebnis sowie der Wert der Käufer für die vorbeugende Wartung (bestätigt von 96 % der Befragten) legen nahe, dass CMMS-Kunden die Steigerung der betrieblichen Effizienz als oberstes Ziel priorisieren. Hier ist eine Liste mit sieben Möglichkeiten, wie die Softwaresysteme das Arbeitsauftragsmanagement vereinfachen können:

1. Echtzeitbenachrichtigungen

Es besteht kein Zweifel, dass „Zeit Geld ist“ und jede verschwendete Zeit für den Betrieb kostspielig sein kann. Unternehmen, die sich auf Ausdrucksmethoden verlassen, verbringen viel Zeit damit, Arbeitsaufträge zu schreiben und sie dann physisch an das zuständige Servicepersonal zu senden. Wenn diese Person nicht anwesend ist, um den Arbeitsauftrag entgegenzunehmen, kann dieser einige Zeit auf seinem Schreibtisch sitzen, bevor er überprüft wird. Mit einem CMMS werden alle Arbeitsaufträge innerhalb des Systems erstellt und sofort an die entsprechenden Benutzer zur Wartung übermittelt. Mithilfe von E-Mail-Benachrichtigungen und/oder mobilen Benachrichtigungen wird der Arbeitsauftrag innerhalb von Sekunden empfangen. Die Arbeitsauftragsverwaltungssoftware kann auch den Arbeitsauftragsprozess verfolgen, wodurch es möglich wird, den Arbeitsauftragsfortschritt von Anfang bis Ende zu überwachen.

2. Zugängliches und digitales Arbeitsauftragsmanagement

Sobald Arbeitsaufträge erstellt sind, steht allen benannten Benutzern ein digitaler Datensatz zur Verfügung. Die Arbeitsaufträge können auf mehreren Geräten abgerufen werden, darunter Desktop-Computer, Laptops, Tablets und Smartphones. In allen Fällen sind die Daten konsistent, da alle Parteien die gleichen Informationen zur gleichen Zeit erhalten. Arbeitsaufträge werden im gleichen Format und mit auszufüllenden Pflichtfeldern erstellt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Beispielsweise enthalten Arbeitsaufträge Aufzeichnungen darüber, wer die Anfrage gestellt hat, relevante Kontaktinformationen, eine klare Beschreibung des Problems, einschließlich Bilder, falls erforderlich, sowie den Standort des zu wartenden Geräts. Die digitale Arbeitsauftragsvorlage stellt sicher, dass die enthaltenen Informationen klar und lesbar sind und nichts verloren geht oder falsch interpretiert wird.

3. Einfache Organisation, klare Prioritäten

In mittleren bis großen Unternehmen ist es nicht ungewöhnlich, mehrere offene Arbeitsaufträge zu einem bestimmten Zeitpunkt zu haben. Da Techniker und Zeitzuweisungen begrenzt sein können, ist es wichtig, dass Arbeitsaufträge nach Dringlichkeit, Vorräten, Personal und Zeit priorisiert werden. Die Arbeitsauftragsverwaltungssoftware kann Fälligkeitstermine sowie Prioritätsstufen (d. h. hoch oder niedrig) zuweisen. Einige CMMS können Grundrisse und Karten anzeigen, die Gerätestandorte identifizieren und Techniker bei der strategischen Planung der Arbeitsauftragserfüllung unterstützen.

4. Mühelose Berichte über überfällige Arbeitsaufträge

Die Arbeitsauftragsverwaltungssoftware verfolgt den Fortschritt der Arbeitsauftragserfüllung. Arbeitsauftragsberichte können nach verschiedenen Indikatoren wie in Bearbeitung, abgeschlossen oder überfällig gefiltert werden. Wenn ein Fälligkeitsdatum nicht eingehalten wird, werden Manager benachrichtigt. Diese Art der Überwachung ermöglicht es Managern, Entscheidungen über Personalzuweisungen, Einstellungen und Material zu treffen sowie Engpässe für späte Arbeit zu identifizieren. Durch die Überprüfung der Arbeitsauftragsberichte im Laufe der Zeit können Manager bei Bedarf Änderungen vornehmen, um die Effizienz ihrer Abläufe zu verbessern.

5. Zugängliche Arbeitsauftragsdokumente

In den letzten Jahren haben sich CMMSs als Reaktion auf die Anforderungen der Industrie weiterentwickelt, indem sie zu ausgeklügelteren, robusteren und benutzerfreundlicheren Anwendungen wurden. Beispielsweise enthalten viele Wartungssysteme jetzt Links zu Gerätehandbüchern, Garantieinformationen, relevanten Dokumenten, Lieferantenverträgen und Industriekodexstandards. Da all diese Informationen in der Datenbank der Software gespeichert und mit wenigen Mausklicks oder Fingertipps auf einem mobilen Gerät zugänglich sind, müssen Sie bei Bedarf nicht manuell nach wichtigen gerätebezogenen Daten suchen. Der Komfort und die einfache Zugänglichkeit sparen Zeit und Energie für alle am Arbeitsauftragsprozess Beteiligten.

6. Reparaturhistorie und Trendberichte

CMMS können basierend auf abgeschlossenen Arbeitsaufträgen einen Reparaturverlaufsbericht erstellen. Die Berichte können nach Zeiträumen (d. h. Tage, Wochen, Monate, Jahre), nach Abteilungen und/oder nach Standorten gefiltert werden. Durch die Flexibilität, Reparaturhistorien über einen längeren Zeitraum oder anhand anderer Indikatoren zu überprüfen, können Manager Trends bei Geräteausfällen, Austausch von Teilen, Reparaturkosten, Arbeitseinsatz usw. einschätzen. Wenn festgestellt wird, dass ein Gerät kontinuierlich repariert werden muss, kann dies dazu führen, dass dies der Fall ist Zeit, es zu ersetzen. Eine Reparaturhistorie hilft Managern, wichtige Entscheidungen über den laufenden Betrieb in ihren Abteilungen zu treffen.

7. Wartungsmanagement für Mobilgeräte

Eine der wichtigsten Entwicklungen in der CMMS-Funktionalität war der mobile Zugriff auf das Dashboard des Wartungsmanagementsystems. Angesichts der weit verbreiteten Nutzung mobiler Geräte in Form von Smartphones und Tablets hat diese Änderung in der Art und Weise, wie Kunden Wartungsmanagement-Software nutzen, das automatisierte Wartungsmanagement nun auf eine neue Funktionsebene gebracht. Alle auf Computer-Desktops verfügbaren CMMS-Funktionen sind auch über die Arbeitsauftrags-App verfügbar. Mit der Funktion für mobile Geräte müssen Benutzer nicht länger warten, bis sie von ihren Desktop-Computern aus auf ein CMMS zugreifen können. Stattdessen können sie jederzeit und überall auf das System zugreifen. Am wichtigsten ist, dass Telefon- und Tablet-Kameras es Technikern ermöglichen, Bilder von reparaturbedürftigen Geräten oder auszutauschenden Teilen hochzuladen. Die Barcode-Scanfunktion auf mobilen Geräten stellt außerdem sicher, dass die referenzierten Artikel genau sind. Bilder oder Strichcodes reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Verwechslungen. Dies führt wiederum zu einer insgesamt verbesserten Effizienz.

Laufende Wartung ist ein integraler Bestandteil jedes Betriebs und eine Realität, die nicht übersehen werden darf. Die Produktivität eines Unternehmens wird beeinträchtigt, wenn Reparaturen nicht umgehend durchgeführt oder verzögert werden, weil die Arbeitsaufträge unklar oder fehlerbehaftet sind. Das Erstellen automatisierter, detaillierter und konsistent formatierter Arbeitsaufträge beseitigt Fehler und Verwirrung und reduziert gleichzeitig Zeit und Energie. Die von einer Arbeitsauftragssoftware generierten Reparaturhistorien helfen Unternehmen, über ihre Wartungsarbeiten informiert zu bleiben, und bieten Möglichkeiten, bei Bedarf fundierte Entscheidungen zu treffen.