CMMS-Services:Sechs Dinge, die es zu beachten gilt

Der Wechsel zu einem Computerized Maintenance Management System (CMMS) kann eine Herausforderung darstellen. Die Bedürfnisse und Größe eines Unternehmens, die Kosten der CMMS-Software und natürlich der Nutzen – also Zeit- und Ressourcenersparnis, Effizienz sowie Return on Investment (ROI) – sollten sorgfältig bedacht werden. Und selbst wenn ein Unternehmen das Instandhaltungsmanagementsystem gefunden hat, das am besten zu seiner Organisation passt, gibt es noch ein weiteres Problem, das noch gelöst werden muss; das heißt, welche Implementierungs- oder Onboarding-Services erforderlich sind. Unternehmen, die CMMS-Software kaufen, müssen überlegen, wie und wer für die Softwareinstallation und -einrichtung sowie die Softwareschulung verantwortlich ist?

Die Antwort auf diese Frage beruht auf den folgenden drei Faktoren:

• Budget – die Kosten für die Durchführung der Implementierung durch Mitarbeiter des Unternehmens im Vergleich zu den Kosten für die Durchführung der CMMS-Installation durch einen Techniker des Anbieters.
• Zeit – Zeitaufwand (und damit verbundene Kosten), der von den Mitarbeitern des Unternehmens aufgewendet wird, im Vergleich zu den Kosten eines Technikers des Anbieters.
• Ressourcen – die Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten zur Durchführung der CMMS-Implementierung und -Einführung

Da Unternehmen unterschiedliche Fähigkeiten zur Verwaltung der Softwareeinrichtung und -implementierung haben, ist es hilfreich zu wissen, dass CMMS-Anbieter eine Vielzahl von Dienstleistungen zu unterschiedlichen Preisen anbieten, um eine Reihe von Anforderungen zu erfüllen . Im Allgemeinen bieten Anbieter die folgenden Optionen für die Implementierung von Managementsystemen an:

• Nur Fernunterstützung – bei Online- oder Telefonunterstützung ist ein Unternehmen für die vollständige Installation und Einrichtung der CMMS-Software verantwortlich.
• Nur Datenimport und Fernunterstützung – Unternehmen mit vorhandenen Daten (im Tabellenkalkulationsformat, CSV-Datei) können dabei unterstützt werden, sie in die Verwaltungssoftware zu verschieben.
• Vollständige Integration – ein Techniker des Anbieters kümmert sich um alle Aspekte der Implementierung, von der Bestandsprüfung über die Dateneingabe, die Systemeinrichtung, die Softwareschulung des Personals bis hin zum Going Live.

Bei der Entscheidung über die Höhe der benötigten Unterstützung sollten die folgenden sechs Faktoren berücksichtigt werden:

1. Vorhandene Wartungsdaten

Wie bereits angedeutet, verfügen Unternehmen möglicherweise bereits über vorhandene Daten, während andere dies nicht tun. In manchen Fällen wechselt ein Unternehmen möglicherweise von einer bestehenden zu einer anderen CMMS-Software oder verfügt über Daten zu einer vorbeugenden Wartungssoftware, einer Tabellenkalkulation oder einer CSV-Datei. In diesen Fällen kann ein CMMS-Anbieter diesen Prozess erleichtern, indem er Daten bereinigt oder bereinigt (d. h. redundante oder fehlerbehaftete Daten entfernt) und sie im richtigen Format in das neue System importiert.

2. Unternehmensgröße

Berücksichtigen Sie die Größe des betreffenden Unternehmens. Wird die Nutzung des Systems auf einen Standort beschränkt oder sind mehrere Standorte beteiligt? Für große Unternehmen mit einer Vielzahl von Filialen wird ein CMMS unternehmensweit eingesetzt. In diesem Fall müssen alle Unternehmensstandorte einheitlich eingerichtet werden, damit alle Anforderungen des Instandhaltungsmanagements gleichermaßen erfüllt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die CMMS-Software nicht wie erwartet funktionieren oder den erwarteten ROI liefern.

3. Geplanter Zeitrahmen für die CMMS-Implementierung

Zeit ist eine wichtige Variable in Bezug auf Real- und Opportunitätskostenfaktoren. Die Realität ist, dass die CMMS-Implementierung Zeit braucht. Auch der Umfang der Umsetzung ist zu berücksichtigen. Wie viele Assets werden beispielsweise dem System hinzugefügt und werden zusätzliche Daten hinzugefügt (z. B. Grundrissbilder usw.)? Die Festlegung realistischer Zeitpläne für die Erstellung einer vollständigen Bestandsliste bietet auch einen Rahmen für die Aufgabenerledigung. Im Folgenden finden Sie eine Vorstellung von realistischen Fristen für die Durchführung einer unabhängigen Unternehmensprüfung:

• Unternehmen mit 0-100 Assets =30 Tage
• Unternehmen mit 200 Assets =45 Tage
• Unternehmen mit 201–500 Assets =90 Tage

4. Vollständigkeit der CMMS-Dateneingabe

Über den Umfang der einzugebenden Daten muss ein Unternehmen entscheiden. Beschränken sich die Daten auf Geräte und Vermögenswerte oder umfassen sie auch Bilder, Handbücher, Baupläne usw.? Das Hinzufügen zusätzlicher Daten zum System erfordert Zeit und Ressourcen. Dieser zusätzliche Aufwand muss gegen die Ziele für die CMMS-Nutzung und die prognostizierten Ergebnisse abgewogen werden.

5. Verfügbare Ressourcen zum Einrichten von CMMS

Abgesehen von dem Zeitaufwand, der für die Einrichtung eines CMMS erforderlich ist, ist es eine wichtige Überlegung, Personen zu haben, die in der Lage und verfügbar sind, die Aufgabe zu erledigen. Wie bereits erwähnt, ist eine CMMS-Implementierung zeitaufwändig, was bedeutet, dass Wartungstechniker und -manager Zeit von ihren täglichen Aufgaben nehmen müssen, um Ausrüstungs- und Teilelisten zu sammeln.

6. Technische Fähigkeiten der Softwarenutzer

Wenn Sie die Einrichtung eines internen CMMS in Betracht ziehen, sollten Sie sorgfältig überlegen, wie technisch versiert die Systembenutzer sind. Während die Systemeinrichtung relativ einfach ist, werden technisch versierte Bediener die CMMS-Implementierung mit größerer Wahrscheinlichkeit schnell und genau mit weniger erforderlichem Schulungsaufwand abschließen als diejenigen, die nicht technisch versiert sind.

Die Einführung und Implementierung von CMMS ist ein wichtiger Schritt für den Erfolg des Systems. Eine sorgfältige Überprüfung der Ziele, des Budgets und der Ressourcen eines Unternehmens wird die Entscheidung darüber leiten, welche Onboarding-Services verwendet werden sollen. Zumindest ist Unterstützung bei der Dateneingabe erforderlich, wenn keine technisch versierten Benutzer mit einer gewissen Vertrautheit mit CMMS verfügbar sind. Obwohl Onboarding-Services nicht billig sind, werden sie sich letztendlich auszahlen, wenn es darum geht, die Ziele des Wartungsmanagements und den erwarteten ROI zu erreichen. Allerdings ist es wichtig, auf Anbieter zu achten, die unbegrenztes lebenslanges Training und kostenlose Einrichtung anbieten; Keines dieser CMMS-Merkmale ist nachhaltig oder realistisch. Seien Sie auch vorsichtig bei CMMS-Anbietern, die werben, keine Schulung erforderlich – kaufen Sie jetzt! Dies ist auch nicht wahr. Die Weiterentwicklung mit einem CMMS ist eine wichtige Investitionsentscheidung und erfordert, dass Käufer die gebotene Sorgfalt walten lassen, indem sie Kundenbewertungen prüfen, Kommentare zu Support und Schulung lesen und potenzielle Anbieter nach Referenzen in einer relevanten Branche fragen. Am Ende wird das ausgewählte CMMS am besten zu Branche, Größe, Anforderungen und Budget eines Unternehmens passen.