CMMS-Services: Sechs entscheidende Überlegungen für die Wahl des richtigen Systems

Der Umstieg auf ein Computerized Maintenance Management System (CMMS) kann herausfordernd sein. Sorgfältige Überlegung sollte den Bedürfnissen und der Größe eines Unternehmens, den Kosten der CMMS-Software und natürlich den Vorteilen ihrer Implementierung gewidmet werden – also Einsparungen bei Zeit, Ressourcen, Effizienz sowie Return on Investment (ROI). Und selbst nachdem ein Unternehmen das Wartungsmanagementsystem gefunden hat, das am besten zu seiner Organisation passt, gibt es noch eine weitere Frage, die geklärt werden muss: Welche Implementierungs- oder Onboarding-Services werden benötigt? Unternehmen, die CMMS-Software kaufen, müssen bedenken, wie und wer für die Softwareinstallation und -einrichtung sowie Software-Schulung verantwortlich sein wird.

Die Antwort auf diese Frage ruht auf den folgenden drei Faktoren:

• Budget – die Kosten für die Durchführung der Implementierung durch firmeneigenes Personal vs. die Kosten für einen Anbietertechniker, der die CMMS-Installation durchführt.
• Zeit – der Zeitaufwand (und die damit verbundenen Kosten), den firmeneigenes Personal investieren wird vs. die Kosten eines Anbietertechnikers.
• Ressourcen – die Mitarbeiter mit den Fähigkeiten, die für die CMMS-Implementierung und das Onboarding benötigt werden.

Da Unternehmen in ihrer Fähigkeit variieren, Software-Setup und -Implementierung zu managen, ist es hilfreich zu wissen, dass CMMS-Anbieter eine Vielzahl von Services zu unterschiedlichen Preisen anbieten, um eine Reihe von Bedürfnissen zu erfüllen. Generell bieten Anbieter die folgenden Optionen für die Implementierung von Managementsystemen an:

• Nur Remote-Unterstützung – mit Online- oder Telefonunterstützung ist das Unternehmen für die komplette Installation und Einrichtung der CMMS-Software verantwortlich.
• Datenimport & nur Remote-Unterstützung – Unternehmen mit bestehenden Daten (in Tabellenkalkulationsformat, CSV-Datei) können beim Übertragen in die Managementsoftware unterstützt werden.
• Vollintegration – ein Anbietertechniker kümmert sich um alle Aspekte der Implementierung, von Bestandsaudit über Dateneingabe, System-Setup, Personalschulung bis zum Go-Live.

Bei der Entscheidung über den benötigten Unterstützungsgrad sollten die folgenden sechs Faktoren berücksichtigt werden:

1. Bestehende Wartungsdaten

Wie zuvor angedeutet, haben Unternehmen möglicherweise bereits bestehende Daten, andere nicht. In manchen Fällen wechselt ein Unternehmen von einem bestehenden CMMS zu einem anderen, oder hat Daten in einer präventiven Wartungssoftware, einer Tabellenkalkulation oder einer CSV-Datei. In diesen Fällen kann ein CMMS-Anbieter diesen Prozess erleichtern, indem er Daten bereinigt oder „scrubbt“ (d. h. redundante oder fehlerhafte Daten entfernt) und sie im richtigen Format in das neue System importiert.

2. Unternehmensgröße

Berücksichtigen Sie die Größe des beteiligten Unternehmens. Wird die Systemnutzung auf einen Standort beschränkt sein oder sind mehrere Standorte involviert? Für große Unternehmen mit vielen Filialen wird ein CMMS unternehmensweit genutzt. In diesem Fall müssen alle Unternehmensstandorte konsistent eingerichtet werden, damit alle Wartungsmanagementanforderungen einheitlich erfüllt werden. Wenn nicht, wird die CMMS-Software nicht wie erwartet performen oder den erwarteten ROI liefern.

3. Geplanter CMMS-Implementierungszeitrahmen

Zeit ist eine wichtige Variable hinsichtlich realer und Opportunitätskosten. Die Realität ist, dass CMMS-Implementierung Zeit braucht. Der Umfang der Implementierung muss ebenfalls berücksichtigt werden. Zum Beispiel: Wie viele Assets werden dem System hinzugefügt und werden zusätzliche Daten hinzugefügt (z. B. Grundrissbilder)? Das Festlegen realistischer Zeitpläne für die Erstellung einer vollständigen Inventarliste bietet einen Rahmen für die Aufgabenerledigung. Folgendes gibt eine Vorstellung realistischer Zeitpläne für die Durchführung eines unabhängigen Unternehmensaudits:

• Unternehmen mit 0–100 Assets = 30 Tage
• Unternehmen mit 200 Assets = 45 Tage
• Unternehmen mit 201–500 Assets = 90 Tage

4. Umfassendheit der CMMS-Dateneingabe

Ein Unternehmen muss über den Umfang der einzupflegenden Daten entscheiden. Werden die Daten auf Geräte und Assets beschränkt sein oder auch Bilder, Handbücher, Blaupausen etc. umfassen? Das Hinzufügen zusätzlicher Daten zum System kostet Zeit und Ressourcen. Dieser zusätzliche Aufwand muss gegen die Ziele für die CMMS-Nutzung und die prognostizierten Ergebnisse abgewogen werden.

5. Verfügbare Ressourcen für CMMS-Setup

Abgesehen vom Zeitaufwand für ein CMMS-Setup ist es eine wichtige Überlegung, Menschen zu haben, die fähig und verfügbar sind, die Aufgabe zu erledigen. Wie angemerkt, ist eine CMMS-Implementierung zeitaufwändig, was bedeutet, dass Wartungstechniker und Manager Zeit von ihren täglichen Aufgaben abziehen müssen, um Geräte- und Teillisten zu erfassen.

6. Technische Fähigkeiten der Softwarenutzer

Bei der Betrachtung eines Inhouse-CMMS-Setups sollte sorgfältig geprüft werden, wie technikaffin die Systemnutzer sind. Obwohl das System-Setup relativ unkompliziert ist, werden technikaffine Bediener die CMMS-Implementierung wahrscheinlich schneller und genauer mit weniger Schulungsbedarf abschließen als solche, die nicht technikaffin sind.

CMMS-Onboarding und -Implementierung ist ein wichtiger Schritt für den Erfolg des Systems. Eine sorgfältige Überprüfung der Unternehmensziele, des Budgets und der Ressourcen wird die Entscheidung leiten, welche Onboarding-Services genutzt werden sollen. Mindestens wird Unterstützung bei der Dateneingabe benötigt, wenn keine technikaffinen Nutzer mit etwas CMMS-Erfahrung verfügbar sind. Während Onboarding-Services nicht billig sind, zahlen sie sich am Ende aus, wenn es darum geht, Wartungsmanagementziele und erwarteten ROI zu erreichen. Dennoch ist es wichtig, wachsam gegenüber Anbietern zu sein, die lebenslange unbegrenzte Schulung und kostenloses Setup anbieten; weder diese CMMS-Features sind nachhaltig oder realistisch. Ebenso sollten Sie vorsichtig sein bei CMMS-Anbietern, die „keine Schulung nötig – jetzt kaufen!“ bewerben. Das ist auch nicht wahr. Der Schritt zu einem CMMS ist eine wichtige Investitionsentscheidung und erfordert, dass Käufer Sorgfalt walten lassen, indem sie Kundenbewertungen prüfen, Kommentare zu Support und Schulung lesen und potenzielle Anbieter um Referenzen in einer relevanten Branche bitten. Am Ende wird das gewählte CMMS die beste Passform für die Branche, Größe, Bedürfnisse und das Budget eines Unternehmens sein.