Wie CMMS-Software die Herausforderungen kleiner Unternehmen löst?

CMMS-Software für kleine Unternehmen

In den letzten Jahren hat Computerized Maintenance Management Software (CMMS) die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Geschäfte machen und insbesondere, wie sie ihr Gebäudemanagement überwachen. In den letzten zwei Jahrzehnten haben große und kleine Unternehmen zunehmend von Tabellenkalkulationsprogrammen auf die hochentwickelten und robusten Wartungsmanagementpakete umgestellt, die von einer wachsenden Zahl von CMMS-Anbietern angeboten werden. Dieser Wandel ist eine Reaktion auf Marktanforderungen, wirtschaftliche Herausforderungen und technologische Fortschritte, die Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen dazu herausgefordert haben, Wege zu finden, ihre Geschäfte schlanker, intelligenter und effizienter zu führen. Früher nur für große Unternehmen (d. h. solche mit mehreren Unternehmen) gedacht, wird heute anerkannt, dass die Bandbreite der verfügbaren Optionen in CMMS-Paketen sie auch für kleine Unternehmen äußerst gut geeignet macht.

Laut dem Office of Advocacy der US Small Business Administration (SBA) sind kleine Unternehmen definiert als Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 35,5 Millionen US-Dollar und 1500 Mitarbeitern. Angesichts dieser Schwellenwerte ist leicht zu erkennen, dass CMMS-Software für kleine Unternehmen ähnliche Vorteile wie ihre Pendants in großen Unternehmen erzielen kann, wenn es um eine erhöhte organisatorische Effizienz, eine längere Lebensdauer der Geräte, ein besseres Zeitmanagement und eine bessere Arbeitsauslastung und letztendlich um geringere und höhere Kosten geht Profite. Mit der Fähigkeit von CMMS, vorbeugende Wartungspläne, Arbeitsaufträge und Lagerbestände vollständig zu automatisieren, können kleine Unternehmen effizienter und mit Kosteneinsparungsvorteilen arbeiten.

Kleine Unternehmen stellen eine vielfältige Gruppe von Unternehmen dar, die ein breites Spektrum an Industrie-, Unternehmens- und Handelssektoren abdecken. Aus diesem Grund sowie aufgrund der unterschiedlichen Größe und Struktur stehen Inhaber kleiner Unternehmen bei der Suche nach einem IPS, das ihren Anforderungen am besten entspricht, einer Reihe von Herausforderungen gegenüber. Glücklicherweise sind die meisten Wartungsmanagementsysteme für ihre Anpassbarkeit bekannt. Das bedeutet, dass die CMMS-Software die individuellen Anforderungen großer und kleiner Unternehmen mit unterschiedlicher Anzahl von Anlagen, Benutzern, Standorten und vorbeugenden Wartungsanforderungen erfüllen kann. Automatisierte Systeme haben auch die Fähigkeit, sich an die sich ändernden Bedürfnisse von Organisationen anzupassen, wenn sie wachsen und neu formulieren, ein häufiges Anliegen aufstrebender Unternehmen. Mit einem anpassbaren CMMS passt sich das System an die Organisation an und nicht die Organisation an das System.

Im Folgenden finden Sie eine Liste weiterer Funktionen, die sich gut für kleine Unternehmen mit besonderen Anliegen eignen:

Cloud-basierte Software

Kleine Unternehmen haben möglicherweise kein eigenes internes IT-Personal. Aus diesem Grund sind Einfachheit und Kosteneinsparungen wichtig. Viele CMMS-Systeme bieten eine Cloud-basierte Bereitstellung, was bedeutet, dass auf das System über den Server eines Anbieters zugegriffen wird, wobei alle Wartungs- und Upgrades remote bereitgestellt werden. Es ist keine interne Systembetreuung oder zusätzliche Sicherheitssoftware erforderlich. Die Anschaffungskosten von Cloud-basierten Systemen sind geringer als bei vor Ort installierten Systemen. Insgesamt werden bei Cloud-basierter CMMS-Software die Arbeit, die Sorgen und die zusätzlichen Kosten für Wartung und Upgrades vom CMMS-Anbieter übernommen.

Angepasster Benutzerzugriff

Kleine Unternehmen haben in der Regel Personen, die mit unterschiedlichen Verantwortungsebenen für verschiedene Aufgaben zuständig sind. Diese können auch mit unterschiedlichen Sicherheitsüberprüfungen verbunden sein. CMMS-Software ist in der Lage, diese Probleme anzugehen, indem sie Benutzern basierend auf Sicherheit, Rollenbeschreibungen oder anderen Erwägungen verschiedene Ebenen des Systemzugriffs zuweist. Wartungsmanagern kann beispielsweise umfassender Zugriff auf das gesamte System zugewiesen werden, während Wartungstechnikern eingeschränkter Zugriff auf bestimmte Bereiche des CMMS zugewiesen werden kann.

Systemmobilität

In kleinen Unternehmen ist es üblich, dass Wartungspersonal an verschiedenen Orten innerhalb oder außerhalb einer Einrichtung eingesetzt wird. Beispielsweise kann ein Wartungstechniker der Arbeit innerhalb einer Einrichtung zugewiesen werden und später eingesetzt werden, um Aufgaben außerhalb des Standorts auszuführen. Eines der attraktivsten Merkmale der CMMS-Software ist ihre Portabilität durch mobile Zugriffsmöglichkeiten, die es Wartungstechnikern ermöglichen, Arbeitsaufträge zu erteilen, Lagerbestände zu überprüfen, Teile zu bestellen oder Berichte zu erstellen usw., wo immer sie sich befinden. Der Zugriff auf ein CMMS-Dashboard von jedem Gerät mit Internetverbindung ist unglaublich effizient, da es unnötige Zeitverzögerungen reduziert, die damit verbunden sind, dass Sie sich auf Bürocomputer verlassen müssen, um diese Aufgaben zu erledigen.

Bilderfassungsfunktionen

Die Vermeidung von Fehlern bei der Bestellung von Teilen ist ein gemeinsames Anliegen von Unternehmen jeder Größe. Zu oft machen Wartungstechniker den Fehler, die falsche Teile- oder Seriennummer zu übertragen. Der beste Weg, dieses Problem zu lösen, besteht darin, die Barcodes über ein Bild zu erfassen. Durch das Scannen von Barcodes über die App für mobile Geräte wird sichergestellt, dass das richtige Teil oder Ausrüstungsteil bestellt wird. Außerdem können auch Fotobilder eines Ausrüstungsgegenstands und seines Standorts erfasst werden. Diese integrierten CMMS-Funktionen können reparaturbedürftige Geräte genau identifizieren und ein gescanntes Bild des Barcodes eines zu ersetzenden Teils erfassen. Beide Funktionen reduzieren oft kostspielige Verzögerungen, wenn häufige Fehler gemacht werden.

Zugriff auf Baupläne und Dokumente

Wenn Sie neue Mitarbeiter mit dem Layout und der Struktur einer Einrichtung vertraut machen oder die Standorte von Elektro- oder Sanitärinstallationen beim Hinzufügen von Geräten identifizieren, sind Bauzeichnungen für Kleinunternehmer hilfreich. Diese Zeichnungen werden auch als Blaupausen bezeichnet – sie sind eine Wiedergabe eines architektonischen Entwurfs als Draufsicht und/oder Ansicht eines Gebäudes oder einer Struktur. Auf Architekturzeichnungen kann in vielen CMMS-Paketen über System-Dashboards zugegriffen werden. Diese bieten eine weitere Möglichkeit, den genauen Standort von Geräten sowie elektrische und sanitäre Anlagen zu identifizieren, die sich auf den Betrieb einer Einrichtung auswirken können.

Laufende CMMS-Softwareunterstützung

Das Endergebnis für kleine Unternehmen ist eine zuverlässige kontinuierliche Unterstützung, die sicherstellt, dass sie das Beste aus ihrer Investition herausholen. Viele CMMS-Softwarepakete bündeln Supports in ihrer Preisstruktur, während andere CMMS-Anbieter Supports als Zusatzfunktionen verkaufen. CMMS-Support ist verfügbar, um Unternehmen von der Implementierung bis zur Nachbetreuung abzudecken, mit dem Ziel, dass das System so funktioniert, wie es entworfen wurde. Von großer Bedeutung ist die Implementierungsphase, in der alle kritischen Daten zu Inventar, Assets und Benutzern zusammen mit der Konfiguration von präventiven Wartungsplänen eingegeben werden. CMMS-Anbieter bieten Kunden für Implementierungszwecke die Wahl zwischen internen Audits oder Remote- und telefonischem technischen Support. Außerdem enthalten viele CMMS-Anbieter in ihren Systempaketen eine Vielzahl von Onboarding- und fortlaufenden Ressourcen, um Benutzer bei der Systemnutzung im Laufe der Zeit zu unterstützen. Diese Ressourcen sind als Online-Handbücher, Videos, E-Mail-, Chat- und Webinar-Aufzeichnungen sowie telefonischer Support verfügbar.

Kleine Unternehmen haben wie ihre großen Gegenstücke die Möglichkeit, Kosteneinsparungen zu realisieren, indem sie CMMS-Software zu ihrem Betrieb hinzufügen. Kleine Unternehmen, die typischerweise mit kleineren Margen arbeiten, haben eine noch größere Motivation, Wege zu finden, um besser, schlanker, schneller und intelligenter zu arbeiten. CMMS-Software ermöglicht dies durch gesteigerte Betriebseffizienz durch Reduzierung von Kosten, Einsparung von Zeit und Ressourcen und letztendlich durch Erzielung einer höheren Kapitalrendite (ROI). CMMS sind so konzipiert, dass sie die unterschiedlichen Anforderungen kleiner Unternehmen heute und in Zukunft erfüllen.