Von Excel zu CMMS upgraden: Effizienz steigern & Wartungskosten senken

Wir sind weit ins Jahr 2019 hinein und es ist Zeit für einen Effizienz-Check. Verfolgen Sie Arbeitsaufträge und Wartungsaktivitäten noch manuell oder mit Tabellenkalkulationen? Wenn ja, sind Sie nicht allein. Fast 80 % der Facility- und Wartungsprofis, die wir befragen, nutzen Tabellenkalkulationen oder absolut nichts, um Arbeitsaufträge, Wartungsanfragen und präventive Wartung in den Unternehmen, für die sie arbeiten, zu verfolgen. Neuigkeit: Die Verwendung dieser Methoden kostet Ihre Abteilung und das Unternehmen, für das Sie arbeiten, enorme Summen Geld.

Forschung zeigt, dass über 88 % der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, was dazu führt, dass Unternehmen Millionen von Dollar verlieren.

Ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das gerade startet, oder ein etablierteres Unternehmen, das seit mehreren Jahren im Geschäft ist, wenn Sie immer noch Tabellenkalkulationen oder manuelle Methoden verwenden, um Ihre Wartungsoperationen „im Griff“ zu behalten, ist es Zeit, einen Wechsel in Betracht zu ziehen, der die Art und Weise verbessert, wie Sie Ihre Zeit nutzen, Geräteausfallzeiten reduziert, Ihre Abteilung von reaktiv auf geplante Wartung umstellt und Wartezeiten für Teile und Verbrauchsmaterialien reduziert. Der Wechsel, von dem wir sprechen, ist der Umstieg auf die Verwendung einer CMMS-Software anstelle von Excel.

Hier ist der Grund.

Eine Welt ohne CMMS

„Hat ein Excel-Codierfehler die Volkswirtschaften der westlichen Welt zerstört?“ fragte Paul Krugman in der New York Times. Eine Harvard-Studie der Ökonomen Reinhart und Rogoff führte zu fragwürdigen Berechnungen für die globale Fiskalpolitik. Die Tabellenkalkulation ließ bestimmte Zellen in der Berechnung aus und übertrieb dadurch die Auswirkungen der Schuldenlast auf das wirtschaftliche Wachstum der Nation. Das ist noch nicht alles!

Erinnern Sie sich an den London-Whale-Vorfall bei JP Morgan? Er kostete die Bank satte 6,2 Milliarden Dollar, alles aufgrund eines Tabellenkalkulationsfehlers in ihrem Modell.

Die oben genannten sind Beispiele für massive kostspielige Fehler, die durch Experten resultierten, die sich auf Tabellenkalkulationsdaten für Entscheidungen verließen. Wir schlagen nicht vor, dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verfolgung Ihrer Wartungsaktivitäten das Unternehmen, für das Sie arbeiten, ruinieren wird, sondern dass die Daten fehleranfällig und oft nicht zuverlässig sind. Weitere Nachteile umfassen:

Arbeitsintensiv

Tabellenkalkulationen erfordern, dass Benutzer Daten manuell eingeben und manchmal eine völlig neue Position erfordern, um die gesamte Dateneingabe zu verwalten. Wenn Harvard-Ökonomen Fehler mit Tabellenkalkulationen machen können, ist es sehr wahrscheinlich, dass der durchschnittliche Excel-Wiz-Kid-Mitarbeiter dasselbe tun wird. Unternehmen geben Tausende von Dollar für unnötiges Personal aus, um Dateneingabe und -pflege durchzuführen, wenn ein CMMS mehr mit weniger tun könnte und die Daten zuverlässiger sind und Ergebnisse automatisiert sind.

Keine komplexe Analyse möglich

Tabellenkalkulationen beschränken Benutzer auf einfachere Analysen des Facility-Betriebs, was zu einem unvollständigen Bild des aktuellen Status der Anlage führt. Facility-Management-Software und andere Wartungsprogramme sind mit viel leistungsfähigeren Berichtswerkzeugen und -funktionen ausgestattet, die von Experten entwickelt und getestet wurden. Diese Berichtswerkzeuge befähigen Wartungsprofis wie Sie, sofortige Informationen zu kritischen Arbeitsaufträgen, Verzögerungen, Engpässen, Ausfallzeiten, Lagerbeständen, Kostendaten und vielem mehr zu erhalten. Diese Fähigkeiten führen letztlich zu besserer Entscheidungsfindung, verbesserter Effizienz und niedrigeren Kosten.

Datenverlust

Ob Sie Tabellenkalkulationen oder einen Aktenschrank verwenden, die Möglichkeit von Datenverlust, Diebstahl oder Fehlverwaltung ist zehnmal höher im Vergleich zur Verwendung einer Wartungsmanagement-Anwendung wie eines CMMS. Tabellenkalkulationen erfordern häufige Aktualisierungen, während CMMS-Software oft nur Dateneingabe an ein oder zwei Datenpunkten wie Arbeitszeit oder dem Überprüfen eines Status auf „abgeschlossen“ erfordert. Diese Updates setzen zahlreiche andere Berechnungen in Gang, die zuverlässige und wichtige Daten an Manager liefern. Darüber hinaus ist die Dateneingabe nicht auf eine Person (den Tabellenkalkulationseigentümer) beschränkt, sondern mit einem CMMS kann der Techniker das System in Echtzeit von seinem Computer oder mobilen Gerät aktualisieren. Das Speichern von Daten in Tabellenkalkulationen und Aktenschränken erhöht auch die Chance, dass Informationen in falsche Hände geraten und potenziell die Unternehmenssicherheit gefährden.

Unzuverlässige Daten

Bereits erwähnt, aber der Betonung wert: 88 % aller Tabellenkalkulationen enthalten Fehler, die Unternehmen Geld kosten. Der Wechsel zur Verwendung von Wartungsmanagement-Software ist ein Schritt in die richtige Richtung, um Ihrer Abteilung Zeit und Geld zu sparen.

Nicht umweltfreundlich

Wenn Sie noch Haufen von Papier verwenden, um Ihre Daten zu speichern und zu verwalten, sind Sie der Grund, warum wir im Frühjahr noch unsere Mäntel anhaben. Mit der globalen Erwärmung, die zu Rekordhöchst- (und -tiefst-) temperaturen führt, ist es höchste Zeit, dass wir anfangen, uns für die Umwelt einzusetzen. Wenn Sie es nicht für die Bäume tun wollen, wie wäre es mit weniger Unordnung auf Ihrem Schreibtisch.

Dies sind nur die wenigen Nachteile, die sich aus der Verwendung von Tabellenkalkulationen und Papier zur Verfolgung Ihrer Arbeitsaufträge, Reparaturen, präventiven Wartung und anderer Wartungsaktivitäten ergeben. Dieser Artikel zeichnet ein Bild der Kunst des Möglichen mit einem CMMS, aber Sie müssen eines wirklich ausprobieren, um die CMMS-Vorteile zu sehen. Als Randnotiz: Wenn Sie schlechte Erfahrungen mit einem CMMS in der Vergangenheit hatten, wissen Sie, dass aktuelle Lösungen im Preis gesunken sind, viel benutzerfreundlicher und zugänglich sind.

Eine Welt mit CMMS

CMMS befähigt Facility-Manager, Techniker, Kunden und im Grunde jeden mit Zugriff, alle Aspekte der Einrichtung in einem umfassenden System zu verfolgen. Sei es Work-Order-Software, präventive Wartungssoftware, Geräte- und Asset-Management, Fahrzeuge, Personal, Lieferanten oder Bestandsmanagement – Sie können all das und mehr in einer zentralisierten Anwendung erhalten.

Schauen Sie sich einige dieser großartigen Funktionen an, die in einer CMMS-Software verfügbar sind.

Facility-Wartungshistorie-Bericht

Monatlicher Wartungskalender (aktuelle Arbeiten und geplante präventive Wartung)

Interaktive Facility-Standort- und Grundrisse

Möchten Sie mehr darüber erfahren, warum Sie CMMS-Software gegenüber Excel und anderen manuellen Methoden verwenden sollten? Wir haben Sie! Wir haben dieses E-Book zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, Fakten von Fiktion zu trennen und Ihnen echte Einblicke zu geben, warum Tabellenkalkulationen und Papier schlecht für Ihr Geschäft sind und wie Sie das umkehren können.

Spoiler-Alarm: Dieses E-Book wird Ihnen zeigen, wie ein einfaches CMMS Ihre Wartungsabteilung transformieren und Ihrem Unternehmen Geld sparen wird!