Warum CMMS-Software statt Excel verwenden?

Wir sind im Jahr 2019 und es ist Zeit für einen Effizienzcheck. Verfolgen Sie Arbeitsaufträge und Wartungsaktivitäten immer noch manuell oder mit Tabellenkalkulationen? Wenn ja, sind Sie nicht allein. Fast 80 % der von uns befragten Facility- und Wartungsfachleute verwenden Tabellenkalkulationen oder absolut nichts, um Arbeitsaufträge, Wartungsanfragen und vorbeugende Wartung in den Unternehmen zu verfolgen, für die sie arbeiten. Newsflash, der Einsatz dieser Methoden kostet Ihre Abteilung und das Unternehmen, in dem Sie arbeiten, riesige Summen.

Untersuchungen zeigen, dass über 88 % der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, was dazu führt, dass Unternehmen Millionen von Dollar verlieren.

Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das gerade erst anfängt, oder ein etablierteres Unternehmen, das seit mehreren Jahren im Geschäft ist, wenn Sie immer noch Tabellenkalkulationen oder manuelle Methoden verwenden, um Ihre Wartungsvorgänge „auf dem Laufenden“ zu halten, ist es an der Zeit, eine Änderung in Betracht zu ziehen. eine, die Ihre Zeitnutzung verbessert, Ausfallzeiten von Geräten reduziert, Ihre Abteilung von einer reaktiven zur Planung von Wartungsarbeiten umwandelt und die Wartezeiten für Teile und Verbrauchsmaterialien verkürzt. Die Änderung, über die wir sprechen, ist die Umstellung auf die Verwendung einer CMMS-Software anstelle von Excel.

Hier ist der Grund.

Eine Welt ohne CMMS

“ Hat ein Programmierfehler in Excel die Wirtschaft der westlichen Welt zerstört?“ befragte Paul Krugman in der New York Times. Eine Harvard-Studie der Ökonomen Reinhart und Rogoff führte zu fragwürdigen Berechnungen für die globale Fiskalpolitik. Die Tabelle enthielt bestimmte Zellen nicht in der Berechnung und überbewertete dadurch die Auswirkungen der Schuldenlast auf das Wirtschaftswachstum des Landes. Das ist noch nicht alles!

Erinnern Sie sich an den Walvorfall in London bei JP Morgan? Es kostete die Bank satte 6,2 Milliarden Dollar, alles aufgrund eines Tabellenkalkulationsfehlers in ihrem Modell.

Die oben genannten Beispiele sind massive kostspielige Fehler, die sich daraus ergeben, dass Experten sich bei der Entscheidungsfindung auf Tabellenkalkulationsdaten verlassen. Wir schlagen nicht vor, dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verfolgung Ihrer Wartungsaktivitäten das Unternehmen, für das Sie arbeiten, in Mitleidenschaft ziehen wird, sondern dass die Daten fehleranfällig und oft nicht zuverlässig sind. Weitere Nachteile sind:

Arbeitsintensiv

Tabellenkalkulationen erfordern, dass Benutzer Daten manuell eingeben, und erfordern manchmal eine völlig neue Position, um die Dateneingabe zu verwalten. Wenn Harvard-Ökonomen bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen Fehler machen können, ist es sehr wahrscheinlich, dass der durchschnittliche Excel-Experte dasselbe tut. Unternehmen geben Tausende von Dollar für unnötiges Personal aus, um die Dateneingabe und -pflege durchzuführen, wenn ein CMMS mit weniger mehr erreichen könnte und die Daten zuverlässiger sind und die Ergebnisse automatisiert werden.

Erlauben Sie keine komplexe Analyse

Tabellenkalkulationen schränken Benutzer auf eine einfachere Analyse des Anlagenbetriebs ein, was zu einem unvollständigen Bild des aktuellen Zustands der Anlage führt. Facility-Management-Software und andere Wartungsprogramme sind mit viel leistungsfähigeren Berichtstools und Funktionen ausgestattet, die von Experten entwickelt und getestet wurden. Diese Berichtstools ermöglichen es Wartungsfachleuten wie Ihnen, sofortige Informationen zu kritischen Arbeitsaufträgen, Verzögerungen, Engpässen, Ausfallzeiten, Lagerbeständen, Kostendaten und vielem mehr zu erhalten. Diese Fähigkeiten führen letztendlich zu einer besseren Entscheidungsfindung, verbesserter Effizienz und geringeren Kosten.

Datenverlust

Unabhängig davon, ob Sie Tabellenkalkulationen oder einen Aktenschrank verwenden, ist die Möglichkeit von Datenverlust, Diebstahl oder Missmanagement zehnmal höher als bei der Verwendung einer Wartungsverwaltungsanwendung wie einem CMMS. Tabellenkalkulationen müssen häufig aktualisiert werden, wo CMMS-Software oft die Eingabe von Daten zu einem oder zwei Datenpunkten wie Arbeitszeit oder die Überprüfung eines abgeschlossenen Status erfordert. Diese Aktualisierungen setzen zahlreiche weitere Berechnungen in Gang, die Managern zuverlässige und wichtige Daten liefern. Darüber hinaus ist die Dateneingabe nicht auf eine Person (den Besitzer der Tabellenkalkulation) beschränkt, sondern mit einem CMMS kann der Techniker das System in Echtzeit von seinem Computer oder Mobilgerät aus aktualisieren. Das Speichern von Daten in Tabellenkalkulationen und Aktenschränken erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen in die falschen Hände geraten und möglicherweise die Unternehmenssicherheit gefährden.

Unzuverlässige Daten

Wie bereits erwähnt, aber es lohnt sich zu betonen, dass 88 % aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, die Unternehmen Geld kosten. Die Umstellung auf Wartungsmanagementsoftware ist ein Schritt in die richtige Richtung, um Ihrer Abteilung Zeit und Geld zu sparen.

Nicht umweltfreundlich

Wenn Sie immer noch haufenweise Papier zum Speichern und Verwalten Ihrer Daten verwenden, sind Sie der Grund, warum wir im Frühling immer noch unsere Mäntel anhaben. Angesichts der globalen Erwärmung, die zu allen Zeiten hoher (und niedriger) Temperaturen führt, ist es höchste Zeit, dass wir uns bemühen, das zu tun, was wir für die Umwelt tun können. Wenn Sie die Bäume nicht retten möchten, wie wäre es mit weniger Unordnung auf Ihrem Schreibtisch?

Dies sind nur die wenigen Nachteile, die sich aus der Verwendung von Tabellen und Papier ergeben, um Ihre Arbeitsaufträge, Reparaturen, vorbeugende Wartung und andere Wartungsaktivitäten zu verfolgen. Dieser Artikel zeichnet ein Bild von der Kunst des Möglichen mit einem CMMS, aber Sie müssen eines ausprobieren, um die CMMS-Vorteile wirklich zu sehen. Nebenbei bemerkt, wenn Sie in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit einem CMMS gemacht haben, sollten Sie wissen, dass aktuelle Lösungen kostengünstiger, viel benutzerfreundlicher und zugänglicher sind.

Eine Welt mit CMMS

CMMS ermöglicht Facility Managern, Technikern, Kunden und im Grunde jedem mit Zugang, alle Aspekte der Einrichtung in einem umfassenden System zu verfolgen. Ob Arbeitsauftragssoftware, vorbeugende Wartungssoftware, Geräte- und Anlagenverwaltung, Fahrzeuge, Personal, Lieferanten oder Bestandsverwaltung, Sie können alles und mehr in einer zentralisierten Anwendung erhalten.

Sehen Sie sich einige dieser großartigen Funktionen an, die in einer CMMS-Software verfügbar sind.

Bericht über den Wartungsverlauf der Einrichtung

Monatlicher Wartungskalender (aktuelle Arbeiten und geplante vorbeugende Wartung)

Interaktive Gelände- und Grundrisspläne

Möchten Sie mehr darüber erfahren, warum Sie CMMS-Software gegenüber Excel und anderen manuellen Methoden verwenden sollten? Wir haben dich! Wir haben dieses E-Book zusammengestellt, um Ihnen dabei zu helfen, Fakten von Fiktionen zu trennen und Ihnen einen echten Einblick zu geben, warum Tabellenkalkulationen und Papier für Ihr Unternehmen schlecht sind und wie Sie das ändern können.

Spoiler-Alarm:Dieses E-Book zeigt Ihnen, wie ein einfaches CMMS Ihre Wartungsabteilung transformieren und Ihrem Unternehmen Geld sparen wird!