CMMS-Software: Kleine Unternehmen bei Wartungsherausforderungen unterstützen

CMMS-Software für kleine Unternehmen

In den letzten Jahren hat Computerized Maintenance Management Software (CMMS) verändert, wie Unternehmen Geschäfte tätigen und insbesondere, wie sie ihr Facility Management überwachen. In den letzten zwei Jahrzehnten machen Unternehmen – groß und klein – zunehmend den Wechsel von Tabellenkalkulationsprogrammen zu den hochentwickelten und robusten Wartungsmanagement-Paketen, die von einer wachsenden Anzahl von CMMS-Anbietern angeboten werden. Dieser Wechsel kam als Reaktion auf Marktanforderungen, wirtschaftliche Herausforderungen und technologische Fortschritte zustande, die Unternehmen in einer breiten Palette von Industriesektoren herausgefordert haben, Wege zu finden, Geschäfte auf leanere, intelligentere und effizientere Weise zu tätigen. Einst als Domäne großer Unternehmen allein angesehen (d. h. jene mit mehreren Unternehmen), wird jetzt erkannt, dass die Palette der in CMMS-Paketen verfügbaren Optionen sie extrem gut für kleine Unternehmen geeignet macht.

Laut dem US Small Business Administration (SBA) Office of Advocacy werden kleine Unternehmen als Unternehmen mit maximal 35,5 Millionen Dollar Jahresumsatz und 1500 Mitarbeitern definiert. Angesichts dieser Schwellenwerte ist es leicht zu erkennen, dass CMMS-Software für kleine Unternehmen ähnliche Vorteile wie ihre großen Unternehmenspendants erzielen kann, wenn es um erhöhte organisatorische Effizienz, verlängerte Gerätelebensdauern, besseres Zeitmanagement und Personaleinsatz und letztlich reduzierte Kosten und gesteigerte Gewinne geht. Mit der Fähigkeit von CMMS, präventive Wartungspläne, Arbeitsaufträge und Lagerbestände vollständig zu automatisieren, können kleine Unternehmen effizienter mit Kosteneinsparungsvorteilen operieren.

Kleine Unternehmen repräsentieren eine vielfältige Gruppe von Unternehmen, die eine breite Palette von Industrie-, Unternehmens- und Handelssektoren abdecken. Aus diesem Grund sowie der Bandbreite ihrer Größe und Struktur stehen kleine Unternehmensinhaber vor einer Reihe von Herausforderungen, wenn sie ein CMMS suchen, das am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Glücklicherweise sind die meisten Wartungsmanagementsysteme für ihre Anpassbarkeit bekannt. Das bedeutet, dass die CMMS-Software die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen groß und klein und mit unterschiedlichen Anzahlen von Assets, Benutzern, Standorten und präventiven Wartungsanforderungen erfüllen kann. Automatisierte Systeme haben auch die Fähigkeit, sich den sich ändernden Bedürfnissen von Organisationen anzupassen, während sie wachsen und sich neu formulieren, ein häufiges Anliegen bei aufstrebenden Unternehmen. Mit einem anpassbaren CMMS passt sich das System der Organisation an und nicht die Organisation dem System.

Die folgende Liste enthält weitere Funktionen, die gut auf kleine Unternehmen mit einzigartigen Anliegen zugeschnitten sind:

Cloudbasierte Software

Kleine Unternehmen haben möglicherweise kein eigenes internes IT-Personal. Aus diesem Grund sind Einfachheit und Kosteneinsparungen wichtig. Viele CMMS-Systeme bieten cloudbasierte Bereitstellung an, was bedeutet, dass das System über den Server des Anbieters mit allen Wartungen und Upgrades, die remote bereitgestellt werden, abgerufen wird. Es besteht keine Notwendigkeit für interne Systemunterstützung oder zusätzliche Sicherheitssoftware. Die Vorabkosten cloudbasierter Systeme sind geringer als die von vor Ort installierten Systemen. Insgesamt werden mit cloudbasierter CMMS-Software die Arbeit, Sorge und zusätzlichen Kosten für Wartung und Upgrades vollständig vom CMMS-Anbieter übernommen.

Angepasster Benutzerzugriff

Kleine Unternehmen haben typischerweise Personen, die verschiedenen Aufgaben mit unterschiedlichen Verantwortungsstufen zugewiesen sind. Dies kann auch unterschiedliche Sicherheitsfreigabestufen beinhalten. CMMS-Software kann diese Probleme lösen, indem sie verschiedene Systemzugriffsebenen für Benutzer basierend auf Sicherheit, Rollenbeschreibungen oder anderen Überlegungen zuweist. Zum Beispiel können Wartungsmanager umfassenden Zugriff auf das gesamte System erhalten, während Wartungstechniker begrenzten Zugriff auf bestimmte Bereiche des CMMS erhalten können.

Systemmobilität

In kleinen Unternehmen ist es üblich, dass Wartungspersonal an verschiedene Standorte innerhalb oder außerhalb einer Einrichtung eingesetzt wird. Zum Beispiel kann ein Wartungstechniker zugewiesen werden, innerhalb einer Einrichtung zu arbeiten und später eingesetzt werden, um Aufgaben außerhalb des Standorts durchzuführen. Eines der attraktivsten Features von CMMS-Software ist ihre Portabilität durch mobile Zugriffsfähigkeiten, die es Wartungstechnikern ermöglichen, Arbeitsaufträge zu platzieren, Lagerbestände zu prüfen, Teile zu bestellen oder Berichte zu erstellen, wo immer sie sein mögen. In der Lage zu sein, von jedem Gerät mit Internetverbindung auf ein CMMS-Dashboard zuzugreifen, ist unglaublich effizient, da es unnötige Zeitverzögerungen reduziert, die mit der Abhängigkeit von bürobefestigten Computern zur Erledigung dieser Aufgaben verbunden sind.

Bildaufnahme-Fähigkeiten

Fehler bei der Teilebestellung zu vermeiden, ist ein häufiges Anliegen für Unternehmen aller Größen. Zu oft machen Wartungstechniker den Fehler, die falsche Teil- oder Seriennummer zu transkribieren. Der beste Weg, dieses Problem zu überwinden, ist, die Barcodes über ein Bild zu erfassen. Die Nutzung von Barcode-Scanning über die mobile Geräte-App stellt sicher, dass das richtige Teil oder Gerät bestellt wird. Ebenso können Fotoaufnahmen eines Geräts und seines Standorts erfasst werden. Diese CMMS-integrierten Funktionen können Geräte, die reparaturbedürftig sind, präzise identifizieren und ein gescanntes Bild eines Teils-Barcodes erfassen, das ersetzt werden muss. Beide Funktionen reduzieren oft kostspielige Verzögerungen, wenn häufige Fehler gemacht werden.

Zugriff auf architektonische Pläne und Dokumente

Wenn neue Mitarbeiter mit dem Layout und der Struktur einer Einrichtung vertraut gemacht werden oder die Standorte von elektrischen oder sanitären Installationen bei der Hinzufügung von Geräten identifiziert werden, sind architektonische Zeichnungen für kleine Unternehmensinhaber hilfreich. Diese Zeichnungen sind auch als Blaupausen bekannt – sie sind eine Darstellung eines architektonischen Designs als Plan- und/oder Ansichtsansichten eines Gebäudes oder einer Struktur. Architektonische Zeichnungen sind über System-Dashboards in vielen CMMS-Paketen zugänglich. Das Vorhandensein dieser bietet eine weitere Möglichkeit, den genauen Standort von Geräten sowie elektrische und sanitäre Platzierungen zu identifizieren, die den Betrieb einer Einrichtung beeinflussen können.

Laufende CMMS-Software-Unterstützung

Die Kernaussage für kleine Unternehmen ist, zuverlässige laufende Unterstützung zu haben, die sicherstellt, dass sie das Beste aus ihrer Investition herausholen. Viele CMMS-Softwarepakete bündeln Unterstützung in ihre Preismodelle, während andere CMMS-Anbieter Support als Add-on-Funktionen verkaufen. CMMS-Unterstützungen sind verfügbar, um Unternehmen von der Implementierung bis zur Nachbetreuung abzudecken, mit dem Ziel, dass das System so funktioniert, wie es entworfen wurde. Von großer Bedeutung ist die Implementierungsphase, wenn alle kritischen Daten zu Inventar, Assets und Benutzern eingegeben werden sowie die Konfiguration präventiver Wartungspläne. CMMS-Anbieter bieten Kunden die Wahl zwischen internen Audits oder remote und telefonischem Tech-Support für Implementierungszwecke. Ebenso beinhalten viele CMMS-Anbieter in ihren Systempaketen eine Vielzahl von Onboarding- und laufenden Ressourcen, um Benutzer bei der Systemnutzung über die Zeit zu unterstützen. Diese Ressourcen sind als Online-Handbücher, Videos, E-Mail, Chat und Webinar-Aufzeichnungen sowie telefonischer Support verfügbar.

Kleine Unternehmen, wie ihre großen Unternehmenspendants, haben die Möglichkeit, Kosteneinsparungsvorteile durch Hinzufügen von CMMS-Software zu ihren Abläufen zu realisieren. Kleine Unternehmen, die typischerweise mit geringeren Margen operieren, haben eine noch größere Motivation, Wege zu finden, besser, leaner, schneller und intelligenter zu operieren. CMMS-Software macht dies möglich durch erhöhte betriebliche Effizienz, indem Kosten reduziert, Zeit und Ressourcen gespart und letztlich eine größere Kapitalrendite (ROI) erreicht wird. CMMS sind darauf ausgelegt, die vielfältigen Bedürfnisse kleiner Unternehmen jetzt und in Zukunft zu erfüllen, während sie weiter wachsen und sich entwickeln.