Warum CMMS-Software für den Erfolg kleiner Unternehmen unverzichtbar ist

CMMS-Software für kleine Unternehmen

Laut dem US Small Business Administration (SBA) Office of Advocacy gab es 2016 28,8 Millionen kleine Unternehmen, die 99,7 Prozent aller US-Unternehmen repräsentierten. Diese Unternehmen beschäftigten 56,8 Millionen Menschen, was 48 % aller US-Arbeitnehmer über ein breites Spektrum von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren darstellte (United States Small Business Profile, 2016). Kleine Unternehmen bilden einen wesentlichen Teil der Wirtschaftslandschaft und gemäß diesen Statistiken sind sie definitiv eine wirtschaftliche Kraft, mit der man rechnen muss.

Was also stellt ein kleines Unternehmen dar und welchen Herausforderungen stehen sie gegenüber? Beginnen wir damit: Kleine Unternehmen variieren in Größe, Struktur und Umsatz. Die US Small Business Administration setzt Standards für kleine Unternehmen, aber im Allgemeinen schreibt die Agentur 35,5 Millionen Dollar Umsatz und 1500 Mitarbeiter als Schwellenwerte für die Einstufung in diese Kategorie vor. Als Beispiele decken kleine Unternehmen die Bandbreite der Abläufe ab, einschließlich Einzelunternehmer-geführter Unternehmen und „Mom-and-Pop“-Betriebe an einem Ende bis hin zu Start-ups, Non-Profits und bis hin zu mittelgroßen und großen Betrieben am anderen Ende. Zusammen mit der Vielfalt in Größe und Umfang im Kleinunternehmenssektor kommen eine Reihe von Herausforderungen; viele davon sind ähnlich denen, denen große Unternehmen gegenüberstehen. Dazu gehören erhöhter Marktplatzwettbewerb, wirtschaftliche Anforderungen und technologische Veränderungen. Für kleine Unternehmen mit mehreren und komplexen Assets, Inspektionsanforderungen, Sicherheitsbedenken und mehreren Standorten ist ein Wartungsmanagement-Ansatz, der mit diesen Anforderungen Schritt hält, unerlässlich. Aus diesen Gründen haben sich kleine Unternehmen ihren großen Unternehmenspendants angeschlossen, um Wege zu finden, ihre Wartungsstrategie zu verbessern.

Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als Lösung für Wartungsmanagement

Bis vor kurzem verließen sich Unternehmen aller Größen hauptsächlich auf „Bleistift-und-Papier“- oder Tabellenkalkulationsansätze zum Wartungsmanagement. Obwohl nützlich zu ihrer Zeit, stellen immer mehr Unternehmensinhaber jetzt fest, dass diese Ansätze ihren Wartungszielen nicht mehr gerecht werden, insbesondere wenn es um die zusätzlichen Kosten geht, die mit Zeit-, Ressourcen- und Personalzuweisungen verbunden sind. Mit dem Ziel, besser, schneller, intelligenter und leaner zu funktionieren, sind Unternehmen motiviert, Wege zu finden, die Betriebseffizienz durch Kostensenkung, Zeit- und Ressourceneinsparung und letztlich die Erreichung einer größeren Kapitalrendite (ROI) zu verbessern. Mit diesen Einschränkungen und Zielen im Vordergrund wenden sich Unternehmensinhaber zunehmend Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als ihrer Wartungsmanagement-Lösung zu.

Für diejenigen, die automatisierte Wartungsmanagementsysteme als Alternative zu manuellen in Betracht ziehen, ist es wichtig zu beachten, dass CMMS zur bevorzugten Wartungsmanagement-Lösung für Unternehmen geworden sind, die eine breite Palette von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren repräsentieren. Diese anspruchsvollen und robusten Wartungsmanagement-Softwares nutzen Tausende von Datenpunkten, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt einem Benutzer einen Überblick über den Betrieb einer Anlage oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts liefern. Sie haben die Fähigkeit, Lagerbestände zu überwachen, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell präzise Berichte zu erstellen und am wichtigsten, sie können sofort feststellen, welche Unternehmensassets routinemäßige präventive Wartung benötigen. CMMS bieten kleinen Unternehmensinhabern eine effiziente Facility-Management-Software, die im Laufe der Zeit Vorteile wie erhöhte organisatorische Effizienz, verlängerte Gerätelebensdauern, besseres Zeitmanagement und Personaleinsatz und letztlich reduzierte Kosten und gesteigerte Gewinne bietet.

CMMS-Vorteile für kleine Unternehmen

Ein Hauptvorteil von Wartungsmanagementsystemen ist ihre Anpassbarkeit. Das bedeutet, dass die CMMS-Wartungssoftwares die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen groß und klein und mit unterschiedlichen Anzahlen von Assets, Benutzern, Standorten und präventiven Wartungsanforderungen erfüllen können. Automatisierte Systeme haben auch die Fähigkeit, sich den sich ändernden Bedürfnissen von Organisationen anzupassen, während sie wachsen und sich neu formulieren. Die Nutzung einer CMMS-Wartungssoftware bedeutet, dass sich das System der Organisation anpasst und nicht die Organisation dem System.

Die folgende Liste enthält weitere Funktionen, die gut auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind:

Cloudbasierte Software – Viele CMMS-Softwares bieten cloudbasierte Bereitstellung an, was bedeutet, dass sie über den Server des Anbieters mit allen Wartungen und Upgrades, die remote bereitgestellt werden, abgerufen werden. Es besteht keine Notwendigkeit für interne Systemunterstützung oder zusätzliche Sicherheitssoftware. Cloudbasierte Systeme nehmen die Arbeit, Sorge und zusätzlichen Kosten aus Wartung und Upgrades heraus.

Benutzerzugriffsfähigkeiten – CMMS ermöglichen es, unterschiedliche Systemzugriffsebenen für Benutzer basierend auf Sicherheit, Rollenbeschreibungen oder anderen Überlegungen zuzuweisen. Während Wartungsmanagern umfassender Zugriff auf das System zugewiesen werden kann, können Wartungstechnikern begrenzter Zugriff auf bestimmte Bereiche des Systems zugewiesen werden.

Mobiler Zugriff und Portabilität – Eines der attraktivsten Features von CMMS-Wartungssoftware ist mobiler Gerätezugriff, der es Wartungstechnikern ermöglicht, Arbeitsaufträge zu platzieren, Lagerbestände zu prüfen, Teile zu bestellen oder Berichte zu erstellen usw. während sie im Feld sind. In der Lage zu sein, von jedem Gerät mit Internetverbindung auf ein CMMS-Dashboard zuzugreifen, ist ein enormer Zeitgewinn, da es unnötige Zeitverzögerungen reduziert, wenn man sich auf bürobefestigte Computer verlassen muss, um diese Aufgaben zu erledigen.

Bildaufnahme-Fähigkeiten – Mobiler Gerätezugriff macht es auch möglich, dass Wartungspersonal Bilder über Barcode-Scanning und Fotos aufnimmt. Diese CMMS-integrierten Funktionen können Geräte, die reparaturbedürftig sind, präzise identifizieren und ein gescanntes Bild eines Teils-Barcodes erfassen, das ersetzt werden muss. Beide Funktionen reduzieren oft kostspielige Verzögerungen, die mit Fehlern in Bezug auf ein zu wartendes Gerät oder ein zu bestellendes Teil verbunden sind.

Zugriff auf architektonische Zeichnungen – Auch als Blaupausen bekannt, sind architektonische Zeichnungen eine Darstellung eines architektonischen Designs als Plan- und/oder Ansichtsansichten eines Gebäudes oder einer Struktur. Viele CMMS ermöglichen den Zugriff darauf vom System-Dashboard und bieten eine weitere Möglichkeit, den genauen Standort von Geräten sowie elektrische und sanitäre Platzierungen zu identifizieren, die deren Funktion beeinflussen können.

CMMS-Support – CMMS-Wartungssoftwares sind nur so gut, wie sie implementiert und genutzt werden. Während der Implementierungsphase eines automatisierten Systems werden alle kritischen Daten zu Inventar, Assets und Benutzern eingegeben sowie die Konfiguration präventiver Wartungspläne. CMMS-Anbieter bieten Kunden die Wahl zwischen internen Audits oder remote und telefonischem Tech-Support für Implementierungszwecke. Zusätzlich zu diesen Unterstützungen beinhalten viele CMMS-Unternehmen in ihren Systempaketen eine Vielzahl von Onboarding- und laufenden Ressourcen, um Benutzer bei der Systemnutzung über die Zeit zu unterstützen. Diese Ressourcen sind als Online-Handbücher, Videos, E-Mail, Chat und Webinar-Aufzeichnungen sowie telefonischer Support verfügbar.

Fazit

Kleine Unternehmen sind ein wesentlicher Teil der Wirtschaft. Als solche sind sie herausgefordert, die effektivsten Wege zu finden, um Betriebs- und Wartungseffizienz zu erreichen. CMMS sind darauf ausgelegt, die vielfältigen Bedürfnisse aller Unternehmen jetzt und in Zukunft zu erfüllen, während sie weiter wachsen und sich entwickeln.