Nutzen Sie die EAM-Software, um den Wartungsbetrieb in Kommunen zu optimieren

Unabhängig von der Größe Ihres kommunalen Budgets bedeutet Enterprise Asset Management Software (EAM) mehr Kontrolle, weniger Verschwendung. Sie treffen schneller bessere Entscheidungen. Die Budgetgröße spielt keine so große Rolle, wie Sie vielleicht denken. Ganz gleich, mit wie viel Sie beginnen, Vermögensverwaltungssoftware fordert jeden Dollar heraus.

Anlagenverwaltung 101

Bevor wir diskutieren, wie EAM-Software die kommunale Vermögensverwaltung vereinfacht, sollten einige Kernkonzepte behandelt werden.

Was ist ein Vermögenswert?

Es gibt viele Möglichkeiten, über die Antwort nachzudenken. Eine Idee:Wenn etwas kaputt geht, aber niemand anruft, um sich zu beschweren, ist das kein Vorteil. Vermögen kann ziemlich klein sein. Zum Beispiel die Schreibtische im Rathaus oder die Leselampen in der örtlichen Bibliothek. Sie können aber auch eine bedeutende kommunale Infrastruktur sein, darunter:

• Straßen und Bürgersteige
• Brücken
• Abwassersysteme
• schwere Maschinen
• Gebäude
• Deponien

Anstatt Größe oder Kosten zu verwenden, können Sie sich Assets im Hinblick auf ihren Zweck vorstellen. Vermögenswerte bieten die Dienstleistungen, die die Bewohner benötigen und erwarten.

Was ist Vermögensverwaltung?

Auf individueller Ebene erhalten wir so die Dinge, die wir besitzen, auf dem von uns gewünschten Standard und verwenden dabei den geringstmöglichen Betrag. Das Ausführen eines Virenscans auf Ihrem Computer ist ein Beispiel. Sie finden und beheben kleine Probleme, bevor sie wachsen können. Ein weiteres Beispiel ist das Sparen, um die alten Fenster Ihres Hauses zu ersetzen. Langfristige Budgetierung bedeutet, dass Ihre Investition die Bank nicht sprengen wird. Und eine Modernisierung der Fenster erhöht den Wert Ihres Hauses und senkt gleichzeitig die Betriebskosten.

Auf kommunaler Ebene geht es beim Asset Management darum, Wege zu finden, Dienstleistungen sowohl auf dem von den Bürgern erwarteten Niveau als auch zu vertretbaren Kosten zu erbringen.

Warum ist kommunale Vermögensverwaltung wichtig?

Kommunen stehen aufgrund alternder Vermögenswerte vor vielen Herausforderungen. Gemäß dem Verband kanadischer Gemeinden (FCM):

„Ein großer Teil der Infrastruktur in Kanada nähert sich dem Ende seiner Nutzungsdauer… Mit dieser alternden Infrastruktur können die Kommunen mit einem Anstieg der Wartungs- und Betriebskosten sowie erheblichen Erhöhungen der Erneuerungs- und Ersatzkosten in der Zukunft rechnen.“

Asset Management hilft, weil „ein klareres Bild des aktuellen Zustands Ihrer kommunalen Infrastruktur Ihnen helfen kann, fundiertere Entscheidungen über den Betrieb, die Wartung und die Erneuerung von Assets zu treffen.“

Es hilft auch in einer Weise, die Sie vielleicht nicht erkennen. Laut FCM hilft Ihnen ein solider Vermögensverwaltungsplan:

• Zuschüsse beantragen
• Nutzergebühren verteidigen und Steuersätze festlegen
• bessere Vereinbarungen aushandeln und Partnerschaften entwickeln

Zuschussanträge

Da Sie genau wissen, wo Sie Finanzmittel benötigen und wie Sie sie verwenden würden, können Sie datengeladene, überzeugende Förderanträge schreiben.

Nutzungsgebühren und Steuersätze

Da Sie genau wissen, wie viel der Betrieb von Vermögenswerten kostet, können Sie den Bewohnern die Notwendigkeit von Nutzungsgebühren besser erklären. Da Sie mit einer guten Planung auf die Zukunft vorbereitet sind, können Sie auch unerwartete, starke Steigerungen vermeiden. Da Sie eine klare Vorstellung von zukünftigen Infrastrukturanforderungen und -kosten haben, können Sie Steuersätze festlegen, um lokale Budgets angemessen zu finanzieren.

Vereinbarungen und Partnerschaften

Da Sie über eine vollständige und detaillierte Liste Ihrer Infrastruktur verfügen, können Sie große Einkäufe bei Drittanbietern tätigen und Ressourcen mit anderen Kommunen teilen.

EAM leicht gemacht

Das Herzstück einer erfolgreichen kommunalen Vermögensverwaltung sind Daten. Viele, viele Daten. Und nichts speichert und verarbeitet Daten besser als Software. Das FCM hat eine lange Liste von Vorteilen der EAM-Software. Es lohnt sich, sich einige etwas genauer anzusehen.

EAM-unterstützte Vermögensverwaltung hilft Ihnen:

Bewahren Sie alle Ihre Daten an einem Ort auf

Anstatt kritische Daten in verschiedenen Tabellenkalkulationen, Diashow-Decks und Textverarbeitungsdateien zu verstecken, macht die EAM-Software alles leicht auffindbar. Und die Daten auf dem neuesten Stand zu halten ist viel einfacher, wenn man nicht mehr durch alte E-Mails scrollen muss, um nach der neuesten Version einer Datei zu suchen, die jetzt nur noch als Anhang existiert.

Ältere Plattformen erforderten große Vorabinvestitionen in Server, IT-Know-how und Schulungen. Aber Cloud-basierte EAM-Lösungen nehmen Ihnen die Last ab, Dinge einzurichten und am Laufen zu halten. Hinter den Kulissen sichern und hosten Anbieter die Daten, patchen und aktualisieren die Software.

Daten abteilungsübergreifend teilen

EAM-Software löst das Problem jeder Abteilung mit ihren eigenen idiosynkratischen Methoden zum Sammeln, Formatieren und Verteilen von Daten. Da alle dasselbe System verwenden, werden alle Daten auf die gleiche Weise eingegeben, sodass Abteilungen mühelos Daten austauschen können. Die Daten werden nicht nur leicht zugänglich, sondern auch für jede städtische Dienststelle aussagekräftig.

Verfolgen Sie die Lebenszykluskosten

Die Lebenszykluskosten umfassen die Planung, den Kauf, die Wartung, manchmal die Sanierung und die anschließende Entsorgung eines Vermögenswerts. EAM-Software hilft Ihnen bei der Kostenverfolgung, indem sie genaue, aktuelle Aufzeichnungen über alle an einem Asset durchgeführten Arbeiten führt, die dann zur genauen Berechnung der Gesamtbetriebskosten (TCO) verwendet werden können.

Stellen Sie sich vor, Ihre Gemeinde hat beschlossen, ein Gemeinschaftsbad zu eröffnen. Es wird Geld kosten, es zu entwerfen und zu bauen. Aber die Kosten werden hier nicht aufhören. Zu den laufenden Kosten gehören Reinigung, Chlorierung und Personalkosten. Die Möglichkeit, die Kosten zu verfolgen, ist entscheidend für die Festlegung von Benutzergebühren und die Budgetierung für zukünftige Wartungsarbeiten.

Betrachten Sie Daten auf eine Weise, die die Entscheidungsfindung erleichtert

Es ist unmöglich, gute Entscheidungen zu treffen, wenn man sich endlose Zahlenkolonnen ansieht. Aber sobald Sie sich für eine Reihe von Zielen entschieden haben, kann die EAM-Software Berichte mit nahezu jeder Kombination von Datenpunkten erstellen, einschließlich Key Performance Indicators (KPIs). Sie werden leicht wissen, ob Sie sich in die richtige Richtung bewegen.

Ein konkretes Beispiel kann zeigen, wie KPIs funktionieren. Seit 2011 hat Richmond Hill, Teil der Greater Toronto Area in Ontario, einen KPI-fokussierten Strategieplan. Sie definieren einen KPI als „ein Leistungsmaß, das den Fortschritt in Richtung eines festgelegten Ergebnisses zum Zweck des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung verfolgt“. Sie verfolgen also den Einsatz von Schwermaschinen mit einem Schneeräumungs-KPI. Ziel ist die Barrierefreiheit für Bewohner mit Mobilitätsproblemen. Sie verfolgen den Fortschritt teilweise, indem sie messen, wie schnell sie Schnee von Bürgersteigen entfernen. Das Ziel mag etwas abstrakt sein, aber sie können sehen, wie nah sie an harten Daten herankommen.

Erste Schritte

Sie haben bereits begonnen. Ein guter erster Schritt ist es, online zu recherchieren und sich über Asset Management zu informieren und darüber, wie die Verwaltungssoftware für die kommunale Instandhaltung es einfacher macht. Sobald Sie das Gefühl haben, die Vorteile eines Vermögensverwaltungsplans gut verstanden zu haben, empfiehlt der FCM, Kollegen einzustellen. Jedes erfolgreiche Projekt erfordert ein gewisses Maß an Zustimmung auf der Leiter, und in diesem Fall, erklärt der Verband, brauchen Sie Verbündete sowohl unter den Mitarbeitern als auch unter den gewählten Beamten. Schließlich möchten Sie mit Gemeinden sprechen, die bereits Pläne haben. EAM-Softwareanbieter sind auch hervorragende Informations- und Beratungsquellen.