12 Best Practices für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung

Eine CMMS-Implementierung erfordert viel Planungs-, Zeit- und Personalmanagementfähigkeiten. Es ist entscheidend, es richtig zu machen, damit Ihr Unternehmen seine Reise zu einem besseren Wartungsmanagement auf dem richtigen Weg beginnen kann.

Sie denken vielleicht:„Ist die Implementierung eines CMMS eine so große Sache?“ Ja, so ist es. Ihre Organisation tätigt nicht nur enorme finanzielle und zeitliche Investitionen, sondern durchläuft auch einen großen kulturellen Wandel, wenn sie von einem älteren System zu einer neuen Vorgehensweise wechselt.

Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich:„Auf was habe ich mich da eingelassen?“ Keine Sorge, wir haben Ihren Rücken. Wir führen Sie durch den Implementierungsprozess eines CMMS und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Erfolgschancen maximieren, weniger Fehler machen, unnötige Kosten vermeiden und Ihre Ziele schneller erreichen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was macht eine CMMS-Implementierung erfolgreich?
2. Warum schlagen CMMS-Implementierungen fehl?
3. 12 Best Practices für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung
4. Was nun?: Wie man die positive Dynamik am Laufen hält
5. CMMS-Implementierung:Der Beginn von etwas Schönem

Was macht eine gute CMMS-Implementierung aus?

Eine CMMS-Implementierung kann nur erfolgreich sein, wenn Sie Ihr ultimatives Ziel verstehen. Dies hilft Ihnen zu wissen, wie Sie es anstreben und warum es überhaupt notwendig ist. Obwohl jede Organisation ihre eigenen, einzigartigen Ziele bei der Implementierung eines CMMS hat, gibt es einige gemeinsame Ziele, die alle Wartungsteams erreichen sollten.

Zielerreichung:Sie treffen und übertreffen Ihre Ziele

Jede Wartungsabteilung hat Ziele, sei es die Reduzierung von Ausfallzeiten, Kosteneinsparungen oder die Verbesserung der Sicherheit. Eine erfolgreiche CMMS-Implementierung hilft Ihnen, diese Ziele zu erreichen, unabhängig davon, was sie sind. Fortschritte werden nicht auf einmal passieren, und bevor Sie diesen Punkt erreichen, müssen Sie arbeiten, z. B. Ziele definieren und verstehen, ob ein CMMS Ihnen helfen kann, diese zu erreichen. Aber mit der richtigen Planung und Zeit wird ein gut implementiertes CMMS die gewünschten Ergebnisse liefern.

Standardisierung:Das ganze Unternehmen ist auf derselben Seite

Mehrere unterschiedliche Systeme oder Prozesse zu haben, ist verwirrend und verursacht fast immer Chaos. Eine erfolgreiche CMMS-Implementierung bringt alle Wartungsprozesse und Informationen an einem Ort zusammen, um dieses Albtraumszenario zu vermeiden. Es ist wichtig, eine Reihe von Standards sowohl für die Verwendung des Systems als auch für die Wartungspraktiken zu entwickeln. Ein weiterer Teil der Standardisierung umfasst die Integration Ihres CMMS mit anderen Betriebssystemen und die Anwendung des Systems und seiner Prozesse an allen Standorten.

Benutzerakzeptanz:Jeder nutzt das System

CMMS-Software funktioniert nur, wenn die richtigen Leute sie konsequent und richtig verwenden. Aus diesem Grund ist die Benutzerakzeptanz entscheidend. Die Benutzerakzeptanzrate misst den Prozentsatz der Personen, die das System tatsächlich so nutzen, wie sie es sollten. Beispielsweise. Wenn zwei von zehn Technikern die Systeme nur für einige Aufgaben oder gar nicht verwenden, bedeutet dies, dass Ihre Benutzerakzeptanz acht von zehn oder 80 % beträgt. Die Benutzerakzeptanz sollte 100 % betragen, damit die Arbeit effizient ist, Aufgaben nicht verpasst und genaue Daten gesammelt werden.

Sie denken vielleicht:„Ist die Implementierung eines CMMS eine so große Sache?“ Ja, so ist es. Ihre Organisation tätigt nicht nur enorme finanzielle und zeitliche Investitionen, sondern durchläuft auch einen großen kulturellen Wandel, wenn sie von einem älteren System zu einer neuen Vorgehensweise wechselt.

Kontinuierliche Verbesserung:Sie bringt die Organisation voran

Die Implementierung eines CMMS sollte nur der Beginn der Reise Ihres Wartungsteams in die digitale Transformation sein. Eine schlechte CMMS-Implementierung nimmt nur oberflächliche Änderungen am Status Quo vor, hält Ihren Betrieb jedoch im Business-as-usual-Modus. Eine erfolgreiche Implementierung bringt ein Unternehmen voran und gibt ihm die Werkzeuge, Ressourcen und die Motivation, auf dieser positiven Dynamik aufzubauen. Eine gut gemachte Implementierung kann eine Atmosphäre der innovativen Problemlösung und des Wachstums in der Wartungsabteilung und darüber hinaus schaffen.

Warum schlagen CMMS-Implementierungen fehl?

Hier ist die hässliche Wahrheit:Durchschnittlich 60 bis 80 % der CMMS-Implementierungen scheitern. Ein paar fatale Fehler sind für die meisten dieser Fehler verantwortlich.

Mangelnde Unterstützung durch das Management

Unternehmen gehen oft die Zeit oder das Geld aus, wenn sie versuchen, ein Projekt zu implementieren, was das Projekt letztendlich zum Scheitern bringt. Aber es gibt einen zugrunde liegenden Grund für diese Art von Versagen – einen Mangel an Unterstützung durch das obere Management. Führungskräfte sind oft diejenigen, die ein Budget und eine Motivation für das Projekt bereitstellen. Wenn Entscheidungsträger nicht voll in die Umsetzung investiert sind, steigt die Chance, dass das Geld ausgeht oder das Projekt ständig auf die To-Do-Liste gestoßen wird.

Unklare Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten

Es ist unmöglich zu wissen, ob eine CMMS-Implementierung erfolgreich ist, wenn ein Ziel nicht im Voraus festgelegt wird. Ohne ein klares Ziel werden Unternehmen ihre Ziele nicht erreichen und die Motivation zur Nutzung des Systems wird gering sein, was zu einer schlechten Benutzerakzeptanz führt. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten führen auch zu unvollständigen, ungenauen oder vernachlässigten Aufgaben, die massive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Dies kann für Aufgaben während der Einrichtung (wie das Erstellen von PM-Triggern) und danach (wie das Nachverfolgen des Inventars) der Fall sein.

Schlechtes Nutzerengagement und schlechtes Training

Fehlgeschlagene Implementierungen sind häufig darauf zurückzuführen, dass Benutzer das CMMS nicht verwenden möchten oder nicht wissen. Deshalb muss jede Person, die von der neuen Software betroffen ist, in den Prozess eingebunden werden. Dabei sollten Benutzer bei der Beurteilung von Anbietern und beim Kauf von Software konsultiert werden. Das Überspringen dieses Schritts führt häufig dazu, dass eine Lösung ausgewählt wird, die unnötig, schwer zu verwenden und/oder unerwünscht ist. Sobald die Software ausgewählt ist, kann das CMMS aufgrund mangelnder Schulung nicht richtig verwendet werden und die Leistung leidet darunter.

12 Best Practices für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung

Der Weg zu einer erfolgreichen CMMS-Implementierung kann lang und mühsam sein und meistens zum Scheitern führen. Aber es muss nicht. Die Anwendung einiger einfacher Strategien und Prozesse kann viel dazu beitragen, Risiken zu reduzieren und Hindernisse auf Ihrem Weg zur Einrichtung eines CMMS abzubauen.

1. Buy-in vom Management erhalten

Führungskräfte wollen oft nicht in die Instandhaltung investieren, weil sie sie als Kostenstelle sehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ihnen zu zeigen, dass ein CMMS auf vielfältige Weise zur Wertschöpfung beitragen kann, beispielsweise durch Geldeinsparungen und Produktionssteigerung. Erstellen Sie einen soliden Business Case, der die Vorteile und den potenziellen ROI eines CMMS skizziert, und präsentieren Sie ihn dem Management. Zeigen Sie ihnen, wie Ihr Unternehmen wachsen kann und wie ein CMMS dazu beitragen kann, die Organisation zu neuen Höhen zu führen.

2. Vorbereitung auf Veränderungen

Die Implementierung eines CMMS ist eine große Veränderung, und Veränderungen können schwierig sein. Mitarbeiter haben möglicherweise in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit einem CMMS gemacht oder sind besorgt, dass neue Technologien Entlassungen bedeuten. Gehen Sie mit diesen Ängsten um, indem Sie das gesamte Team in den Umsetzungsprozess einbeziehen. Coaching, Projektaktualisierungen und Brainstorming-Sitzungen halten alle auf dem Laufenden, engagiert und trägt zum Erfolg der Organisation bei. Identifizieren Sie Einwände frühzeitig und helfen Sie den Benutzern zu verstehen, wie sie von einem CMMS profitieren können.

Wenn Entscheidungsträger nicht voll in die Umsetzung investiert sind, steigt die Chance, dass das Geld ausgeht oder das Projekt ständig auf die To-Do-Liste gestoßen wird.

3. Definieren Ihrer Anforderungen, Ziele und Messungen

Definieren Sie Ihre Geschäfts- und Wartungsziele sowie alle wichtigen Anforderungen zum Erreichen dieser Ziele, z. B. Budget, Tools, Metriken, Funktionen, Personen und Zeitpläne. Diese Ziele und Anforderungen bestimmen, wie eine CMMS-Implementierung zeit-, budget- und zielgerecht abgeschlossen wird. Ein großer Teil der Bestimmung von Zielen besteht darin, das volle Potenzial von Wartungsmetriken auszuschöpfen. In diesem Schritt ist es wichtig, Ihre Fähigkeiten und Grenzen zu kennen, damit Sie Ihre Ziele realistisch, messbar und erreichbar machen können.

4. Partnerschaft mit dem richtigen CMMS-Anbieter

Es ist verlockend, ein CMMS allein aufgrund seiner Funktionen zu wählen. Dies ist zwar ein wichtiger Faktor, aber nur ein kleiner Teil bei der Suche nach dem richtigen CMMS-Anbieter. Eine erfolgreiche CMMS-Implementierung bedeutet, dass Sie lange Zeit mit einem Anbieter zusammenarbeiten werden. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass Ihr CMMS-Anbieter Ihr Unternehmen bei Wachstumsschwierigkeiten und bei jedem Teil des Prozesses unterstützen kann, von der Erstellung eines Projektplans über die Schulung bis hin zum Support nach der Implementierung.

5. Erstellen Ihres Projektplans

Der Zeitplan jeder Einrichtung für die Implementierung eines CMMS hängt von mehreren Faktoren ab, darunter Größe, Prioritätsstufe, Benutzerfunktionen, Art der Assets und mehr. Einige Implementierungen dauern einen Monat, andere ein Jahr. Arbeiten Sie mit internen Stakeholdern wie Technikern und Facility Managern sowie Ihrem CMMS-Anbieter zusammen, um einen realistischen Zeitplan für die Implementierung festzulegen. Definieren Sie wichtige Meilensteine ​​auf dem Weg, damit Sie den Fortschritt verfolgen und quantifizieren können. Vergessen Sie nicht, Zeit für Benutzerkonsultationen, Datenkonfiguration, Tests und Schulungen einzuplanen.

6. Auswahl eines Führungsteams für die Implementierung

Wenn jemand die Verantwortung übernimmt, die Aufgaben im Auge behält und der Ansprechpartner für alle Probleme ist, kann Ihre Implementierung nicht in Desorganisation, konkurrierende Prioritäten und Apathie verfallen. Dieser Jemand ist Ihr CMMS-Champion. Der CMMS-Champion wird Ihre Organisation durch die Implementierung steuern und ein Team aufbauen, das ihnen hilft. Die Größe des Teams hängt vom Umfang des Projekts ab, kann jedoch einen Projektmanager, einen Datenspezialisten, einen Schulungsleiter und mehr umfassen. Jede Rolle sollte spezifische Verantwortlichkeiten und Ziele sowie entsprechende Befugnisse haben.

7. Sammeln, Bereinigen und Eingeben Ihrer Daten

CMMS-Implementierungen scheitern oft an fehlenden, ungenauen und unklaren Daten. Seien Sie beim Sammeln von Daten für Ihr System sorgfältig, einschließlich Gerätetypen, Arbeitsabläufen, PM-Auslösefrequenzen, SOPs, Ersatzteilinformationen und Lieferantendetails. Entfernen Sie die unordentlichen, unzuverlässigen und ungenauen Informationen. Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Daten in das CMMS hochzuladen. Wenden Sie sich an Ihren CMMS-Anbieter, wenn Sie Daten aus älteren Systemen wie Excel in das CMMS übertragen, um sicherzustellen, dass der Vorgang schnell und genau ist. Konfigurieren Sie abschließend Ihre Daten im System. Richten Sie PMs ein, erstellen Sie Auslöser, erstellen Sie Workflows, hängen Sie digitale Dokumente an Assets an, legen Sie Mindestmengen für Teile fest und mehr.

Sie müssen sich darauf verlassen können, dass Ihr CMMS-Anbieter Ihr Unternehmen bei Wachstumsschwierigkeiten und bei jedem Teil des Prozesses unterstützen kann, von der Erstellung eines Projektplans über die Schulung bis hin zum Support nach der Implementierung.

8. Schulung von Endbenutzern

Schulungen helfen CMMS-Benutzern und -Administratoren, die Funktionen und Fähigkeiten der Software zu verstehen, damit sie das System effektiv und effizient nutzen können. Schulungen beschleunigen das Onboarding, skizzieren Best Practices und erhöhen die Benutzerakzeptanz. Ein außergewöhnliches Trainingsprogramm beinhaltet gründliche und relevante Inhalte. Es ermöglicht praktisches Lernen, bewegt sich langsam und stellt sicher, dass alle Fragen beantwortet werden. Suchen Sie nach Möglichkeiten, mit Ihrem Anbieter zusammenzuarbeiten, um die Schulung zu optimieren. Am wichtigsten ist, dass Sie nie aufhören, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, zu lernen und sich weiterzuentwickeln.

9. Die Verantwortlichkeiten der Benutzer umreißen

Sie haben wahrscheinlich eine gute Vorstellung davon, wie jeder CMMS-Benutzer mit dem System interagieren sollte, aber Menschen sind keine Gedankenleser. Aus diesem Grund müssen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der Benutzer in einem offiziellen, schriftlichen Dokument beschreiben. In diesem Dokument werden Aufgaben und Berechtigungen klargestellt, damit Benutzer genau wissen, wie sie Aufgaben ausführen müssen. Es erhöht auch die Verantwortlichkeit, steigert die Effizienz und stellt sicher, dass Probleme schnell und richtig angegangen werden. Der CMMS-Champion sollte beschreiben, wie das CMMS täglich verwaltet und Benutzer und Benutzergruppen zum CMMS hinzugefügt werden, einschließlich ihrer Qualifikationen, Zertifizierungen und Kontaktinformationen.

10. Durchführen von Benutzertests

Jetzt, da Sie kurz vor der Einführung Ihres CMMS stehen, ist es an der Zeit, die Software zu testen und sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Dies hilft Ihnen, Probleme vor der offiziellen Implementierung zu erkennen, damit sie behandelt werden können, bevor sie zu größeren Problemen werden. Stellen Sie eine kleine Gruppe von Hauptbenutzern zusammen und überprüfen Sie sowohl die Daten als auch die Funktionen des Systems, um sicherzustellen, dass sie betriebsbereit sind. Überprüfen Sie die Sicherheit, Berechtigungen für Benutzergruppen, PM-Trigger, Benachrichtigungen, Dashboards, Berichte, Erstellung von Arbeitsaufträgen und Inventardetails.

11. Starten des CMMS

Diese Phase einer CMMS-Implementierung wird allgemein als Go-Live-Datum bezeichnet. Dies ist der Punkt, an dem von allen Benutzern erwartet wird, dass sie keine älteren Systeme mehr verwenden und im CMMS arbeiten. Machen Sie alle Benutzer rechtzeitig auf dieses Datum aufmerksam, damit sie sich vorbereiten können. Ihr CMMS-Anbieter sollte auch über dieses Datum Bescheid wissen und Bereitschaftsdienst planen. Sie können dir bei allen Fragen und Komplikationen helfen, damit sie nicht durchs Raster fallen oder zu schlechten Gewohnheiten werden.

12. Überwachung des Systems und Training am Arbeitsplatz

Herzlichen Glückwunsch, Ihr CMMS ist betriebsbereit! Aber Ihre Implementierung ist noch nicht abgeschlossen. Der CMMS-Champion sollte die Verwendung des Systems überwachen, um sicherzustellen, dass alle Elemente wie erwartet funktionieren, einschließlich Benachrichtigungen und geplanter Wartungsauslöser. Dies gibt dem CMMS-Champion auch Zeit, mit jedem Benutzer zu verbringen und zusätzliche Schulungen durchzuführen. Behalten Sie während dieser Zeit die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) im Auge, wie z. B. Benutzerakzeptanz und Wartungsmetriken. Wenn diese Zahlen nachlassen, korrigieren Sie Ihren Kurs schnell, um anhaltende Schwierigkeiten zu vermeiden.

Sie haben wahrscheinlich eine gute Vorstellung davon, wie jeder CMMS-Benutzer mit dem System interagieren sollte, aber Menschen sind keine Gedankenleser. Aus diesem Grund müssen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der Benutzer in einem offiziellen, schriftlichen Dokument beschreiben.

Was nun?:Wie man die positive Dynamik am Laufen hält

Sie haben ein CMMS erfolgreich implementiert, aber was nun? Klopfen Sie sich zuerst auf die Schulter – das war keine leichte Aufgabe. Und dann weiter nach vorne drängen. Die Arbeit zur Verbesserung der Wartung mit einem CMMS ist nie beendet. Das Wartungsteam wird immer gerufen, um einige schwierige Probleme zu lösen. Es ist wichtig, Wege zur Optimierung Ihres CMMS zu finden und eine Strategie zu entwickeln, um diese Hindernisse zu überwinden und gleichzeitig Ihre Gewinne zu nutzen, um noch mehr Erfolg zu erzielen.

Mit Wachstumsschmerzen umgehen

Ihr CMMS wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, wenn Updates verfügbar werden und Benutzer mit der Software vertrauter werden. Diese Änderung ist zwar weitgehend von Vorteil, kann jedoch zu Wachstumsschmerzen führen. Eine Möglichkeit, die negativen Auswirkungen dieser Änderungen zu reduzieren, besteht darin, regelmäßige Check-in-Anrufe mit Ihrem CMMS-Anbieter zu vereinbaren. Häufige Kommunikation stellt sicher, dass Feedback und weitere Fragen schnell beantwortet werden können und ermöglicht es Ihnen, sich mit einem CMMS-Experten in Verbindung zu setzen, der Sie durch alle Unebenheiten auf der Straße führt.

Abschließen einer Projektbewertung

Die Durchführung einer Überprüfung Ihrer CMMS-Implementierung wird Ihnen bei der nächsten Phase auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation helfen. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, zurückzublicken und zu sehen, was richtig und schief gelaufen ist, was Sie gelernt haben und wie Sie diese Erkenntnisse anwenden können. Erstellen Sie einen formellen Bericht, in dem die Projektziele gemessen, die wichtigsten Erfolge identifiziert und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Der Bericht sollte auch Best Practices für ähnliche, für die Zukunft geplante Projekte teilen und auf potenzielle Risiken für die Zukunft hinweisen.

Überprüfen, verbessern und verfeinern

Eine CMMS-Implementierung ist nicht das Endziel, sondern nur der erste Schritt. Ein CMMS ist nur ein weiteres Werkzeug, und sein Erfolg hängt davon ab, wie es verwendet wird. Um die Vorteile der Software voll ausschöpfen zu können, müssen Sie die Interaktion der Benutzer mit dem CMMS überwachen und Wege finden, um die Arbeitsweise von Prozessen und Personen mit der Software zu verbessern. Holen Sie Feedback von Benutzern ein, führen Sie Leistungsberichte aus, überwachen Sie KPIs und implementieren Sie nach Möglichkeit Verbesserungen.

CMMS-Implementierung:Der Beginn von etwas Schönem

CMMS-Software ist kein Allheilmittel für eine bessere Wartung, aber sie kann ein wesentlicher Bestandteil zum Erzielen besserer Ergebnisse sein. Ein CMMS sollte als Werkzeug im Werkzeuggürtel des Wartungsteams betrachtet werden. So wie der richtige Gebrauch eines Hammers die Arbeit erleichtert, kann dies auch für ein CMMS gelten. Bei richtiger Implementierung wird ein CMMS zu einer Datenbank mit wartungsbezogenen Informationen, die verwendet werden kann, um Best Practices auszuführen und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu identifizieren. Es ist keine schnelle Lösung, aber gute Software kann ein entscheidendes Rädchen in Ihrer Wartungs- und Zuverlässigkeitsstrategie sein, das die Unternehmensleistung jetzt und in Zukunft ernsthaft verbessern kann.