Automatisierung: Der Schlüssel zu einem stressfreien Finanzabschluss

Der „Kult der Überarbeitung“ ist voll und ganz über uns hereingebrochen. Jeder in der Buchhaltung oder Finanzwelt – ob im Zentrum von London, im Trubel der Wall Street oder in einem Hinterzimmer anderswo – weiß, dass ihre Arbeit nie wirklich fertig ist, und es gibt Studien, die dies beweisen.

Die UK CIMA (Chartered Institute of Management Accountants) Umfrage berichtet von durchschnittlich 43 Arbeitsstunden pro Woche. Die Ergebnisse sind für hochrangige Finanzprofis dramatischer. Die Mitglieder-Gehaltsumfrage 2013 von CIMA in den USA berichtete, dass die durchschnittliche Arbeitswoche für CIMA-Mitglieder in den USA 49 Stunden betrug.

Vor wenigen Wochen enthüllte eine Umfrage von FD Recruit, dass Finanzdirektoren in Großbritannien nun durchschnittlich 50 Stunden pro Woche arbeiten und ihren Jahresurlaub selten vollständig nutzen. CFOs und Finanzdirektoren mit globaler Reichweite berichten die längsten durchschnittlichen Arbeitswochen – 61 Stunden. Diese Statistik spiegelt sich in den CIMA-Ergebnissen 2013 für die USA wider, wo 41 % ihrer Mitglieder – die meisten hochrangige Finanzbeamte – 60 oder mehr Stunden pro Woche arbeiten.

Mehr Arbeit, mehr Risiko

Aber all diese zusätzliche Arbeit hilft Unternehmen nicht, voranzukommen. Lange Arbeitszeiten bedeuten nicht unbedingt, dass Qualität und Produktivität garantiert sind. Tatsächlich kann Überstunden die Fehlerquote signifikant erhöhen und die Fähigkeit der Mitarbeiter verringern, auf ihrem höchsten Niveau zu performen.

Es ist nicht einfach für einen CFO oder Finanzdirektor, eine Pause einzulegen. Es stehen Boni, Wettbewerbspositionierung und geschäftliche Integrität auf dem Spiel. Der Druck scheint nie aufzuhören, selbst wenn Finanzmitarbeiter offiziell frei sind. Laut der FD Recruit Umfrage: „… viele sind nicht in der Lage, komplett von der Arbeit abzuschalten, 81 % sagen, sie sind fast immer per Telefon erreichbar und 64 % sagen, sie nehmen einen Arbeitslaptop mit.“ Dennoch kann all diese Arbeit die Organisation Risiken für Fehler und verpasste Chancen aussetzen.

Um hohe Standards an Effizienz und Genauigkeit zu fördern und in jeder Organisation einen scharfen Blick auf Verbesserungen zu behalten, erfordert ständige Wachsamkeit. Dies ist besonders in den komplexen Aktivitäten rund um den Finanzabschluss offensichtlich. Man muss jedes Detail im Auge behalten. Aber all dieses Beobachten kostet Zeit. Es bindet Mitarbeiter an das Prüfen von Berichten und Sammeln von Daten, was wenig Zeit für echte kritische Analyse lässt.

Effizienz und Genauigkeit

Also, wie können Finanzprofis ihre Ziele erreichen, ohne rund um die Uhr zu arbeiten? Der Trick ist, wiederholbare Prozesse zu finden und sie zu automatisieren. So wird jede Aufgabe mit absoluter Konsistenz, Geschwindigkeit und Transparenz abgeschlossen – und Sie müssen keine Stunden damit verbringen, Ergebnisse zu prüfen und Fragen zu stellen.

Die End-to-End-Automatisierung von Finanzabschlussprozessen macht das Erledigen von hunderten – oder hunderttausenden – wiederholbarer Aufgaben handhabbar. Durch das Entfernen manueller Aktivitäten aus dem Finanzabschluss reduzieren Sie die Möglichkeit menschlicher Fehler und verbessern Ihre Transparenz. Zusätzlich dokumentieren Sie Schritte automatisch, was für Compliance und Audit-Prüfungen kritisch ist. Wenn Sie Technologie nutzen, um massive Projekte aufzubrechen, verwandeln Sie Ihr Team von Detail-Beobachtern in echte Analysten. Mit Mitarbeitern, die von Feuerlösch-Aufgaben befreit sind, können sie nach Ausnahme verwalten und sich auf Analyse neu fokussieren.

Wahre Prozessautomatisierung ist nicht nur ein Planungsdiagramm. Mit Prozessautomatisierung können Organisationen die logischen Schritte bauen, die Prozesse im Abschluss mit zuverlässiger Präzision ausführen. Einmal richtig automatisiert, laufen die richtigen Prozesse jedes Mal genau gleich ab. Die Automatisierung geschäftskritischer Prozesse ermöglicht es Organisationen, den Wert bestehender Informationssysteme zu steigern, um kostspielige und unnötige Zeit, Aufwand und Energie zu eliminieren.

Heutige Finanzprozesstechnologie kann CFOs und Finanzdirektoren von anspruchsvoller, repetitiver Arbeit befreien. Mit Finanzabschluss-Automatisierung gibt es keinen Grund, bei Geschwindigkeit oder Qualität Kompromisse für Effizienz einzugehen. Sie können alles haben und sogar ab und zu einen freien Tag genießen.

Quelle: Dennis Walsh, President von Redwood Software Americas und Asia-Pazifik