Wie Automatisierung den Finanzabschluss entlasten kann

Der „Kult der Überarbeitung“ ist wirklich auf uns zukommen. Jeder, der in der Buchhaltung oder im Finanzwesen tätig ist – ob im Zentrum von London, an der Wall Street oder in einem Backoffice anderswo – weiß, dass seine Arbeit nie wirklich abgeschlossen ist, und es gibt Studien, die das belegen.

Die britische CIMA-Umfrage (das Chartered Institute of Management Accountants) berichtet von durchschnittlich 43 Arbeitsstunden pro Woche. Dramatischer sind die Ergebnisse für hochrangige Finanzexperten. Die U.S. Gehaltsumfrage von CIMA berichteten, dass die durchschnittliche Arbeitswoche für CIMA-Mitglieder in den USA 49 Stunden betrug.

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Erst vor wenigen Wochen eine Umfrage von FD Recruit ergab, dass Finanzdirektoren in Großbritannien jetzt durchschnittlich 50 Stunden pro Woche arbeiten und selten ihren gesamten Jahresurlaub nutzen. CFOs und Finanzdirektoren mit globaler Reichweite berichten von den längsten durchschnittlichen Arbeitswochen – 61 Stunden. Dieselbe Statistik spiegelt sich in den CIMA-Ergebnissen 2013 für die USA wider, wo 41 % ihrer Mitglieder – die meisten von ihnen hochrangige Finanzbeamte – bis zu 60 oder mehr Stunden pro Woche arbeiten.

Mehr Arbeit, mehr Risiko

Aber all diese zusätzliche Arbeit hilft den Unternehmen nicht weiter. Lange Arbeitszeiten bedeuten nicht unbedingt, dass Qualität und Produktivität garantiert sind. Tatsächlich können Überstunden die Fehlerquote und die Fähigkeit der Mitarbeiter, Höchstleistungen zu erbringen, erheblich steigern.

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Es ist nicht einfach für einen CFO oder Finanzdirektor, eine Pause einzulegen. Es stehen Prämien, Wettbewerbsposition und Geschäftsintegrität auf dem Spiel. Der Druck scheint nie aufzuhören, selbst wenn die Finanzarbeiter offiziell frei haben. Laut FD Recruit Umfrage:„…viele können von der Arbeit nicht ganz abschalten, 81 % geben an, fast immer telefonisch erreichbar zu sein und 64 % geben an, einen Arbeitslaptop mitzunehmen.“ Dennoch kann all diese Arbeit das Unternehmen dem Risiko von Fehlern und verpassten Gelegenheiten aussetzen.

Um hohe Effizienz- und Genauigkeitsstandards zu fördern und ein scharfes Auge auf Verbesserungen in jeder Organisation zu haben, ist ständige Wachsamkeit erforderlich. Dies zeigt sich insbesondere in den komplexen Aktivitäten rund um den Financial Close. Sie müssen auf jedes Detail achten. Aber all das Beobachten braucht Zeit. Es bindet das Personal an die Überprüfung von Berichten und das Sammeln von Daten und lässt wenig Zeit für wirklich kritische Analysen.

Effizienz und Genauigkeit

Wie also können Finanzexperten ihre Ziele erreichen, ohne rund um die Uhr zu arbeiten? Die Kunst besteht darin, wiederholbare Prozesse zu finden und diese zu automatisieren. Auf diese Weise wird jede Aufgabe mit absoluter Konsistenz, Geschwindigkeit und Transparenz abgeschlossen – und Sie müssen nicht Stunden damit verbringen, Ergebnisse zu prüfen und Fragen zu stellen.

End-to-End-Automatisierung von Finanzabschlussprozessen macht das Erledigen von Hunderten – oder Hunderttausenden – von wiederholbaren Aufgaben überschaubar. Indem Sie manuelle Aktivitäten aus dem Finanzabschluss entfernen, verringern Sie die Möglichkeit menschlicher Fehler und verbessern Ihre Transparenz. Darüber hinaus dokumentieren Sie Schritte automatisch, was für Compliance- und Audit-Prüfungen von entscheidender Bedeutung ist. Wenn Sie Technologie einsetzen, um riesige Projekte aufzuschlüsseln, verwandeln Sie Ihr Team von Detailbeobachtern in echte Analysten. Wenn die Mitarbeiter von Brandbekämpfungsproblemen befreit sind, können sie sich auf Ausnahmen konzentrieren und sich wieder auf die Analyse konzentrieren.

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Echte Prozessautomatisierung ist zum Beispiel nicht nur ein Planungsdiagramm. Mit der Prozessautomatisierung können Unternehmen die logischen Schritte aufbauen, die Prozesse am Ende mit zuverlässiger Präzision ausführen. Sobald die richtigen Prozesse korrekt automatisiert sind, laufen sie jedes Mal auf die gleiche Weise ab. Durch die Automatisierung geschäftskritischer Prozesse können Unternehmen den Wert bestehender IT-Systeme steigern, um kostspielige und unnötige Zeit, Mühe und Energie zu eliminieren.

Die heutige Finanzprozesstechnologie kann CFOs und Finanzdirektoren von anspruchsvoller, sich wiederholender Arbeit befreien. Mit der Automatisierung von Finanzabschlüssen müssen Sie aus Gründen der Effizienz keine Kompromisse bei Geschwindigkeit oder Qualität eingehen. Sie können alles haben und ab und zu sogar einen Tag frei haben.

Bezogen von Dennis Walsh, Präsident von Redwood Software Amerika und Asien-Pazifik