Automation treibt Arbeitsplatztransformation: 5 bewährte Erfolgsgeschichten

Robert Frati, Chief Sales and Success Officer bei Slack, liefert fünf Beispiele, wie Automation Arbeit zum Besseren transformiert

Arbeit sollte über die kreativen, kollaborativen, manchmal chaotischen, aber oft angenehmen Aufgaben sein, die Teil unseres Jobs sind. Zu oft jedoch verbringen wir unsere Tage damit, an einer endlosen Liste manueller und banaler Aufgaben zu arbeiten. Das bremst uns aus, und die Energie auf diese Low-Value-Aktivitäten zu verwenden, kann zu Fehlern führen, wenn wir es endlich zu den Aufgaben schaffen, die wirklich zählen.

Neue Automatisierungen und Integrationen bedeuten, dass es nicht so sein muss. Wir können smarter arbeiten. Prozesse können slicker und präziser werden, während Menschen die Zeit zurückbekommen, an dem zu arbeiten, was sie am besten können und lieben. IT-Teams sind sich bewusst und führen den Vorstoß in die Automatisierung an, die 2022 zum größten Fokus für Tech-Ausgaben werden soll.

Während wir auf das kommende Jahr und darüber hinaus blicken, ist es an der Zeit, das Potenzial von Arbeitsautomatisierung zu umarmen. Hier sind nur eine Handvoll Beispiele, aus verschiedenen Abteilungen einiger der innovativsten Organisationen der Welt, die etwas Neujahrsinspiration für glattere Prozesse und bessere Gewohnheiten bei der Arbeit liefern können.

Kunden im öffentlichen Verkehr während der Pandemie sicher halten

Wenige Organisationen bieten öffentlichen Verkehr im Maßstab der Metropolitan Transit Authority (MTA) New York City Transit (NYCT), der größten öffentlichen Verkehrsbehörde Nordamerikas, die täglich 5,5 Millionen Menschen durch ihr Netzwerk leitet.

Als COVID-19 zuschlug, änderten sich die Transitbedürfnisse der Stadt schnell, und die Behörde musste sich rasch anpassen. NYCT reagierte, indem es Arbeitsprozesse auf Fahrgastsicherheit neu ausrichtete.

Da sie 2017 kanalbasierte Messaging eingeführt hatten, war die Behörde in der Lage, ihre 50.000 Mitarbeiter um diese Mission in Geschwindigkeit zu koordinieren. Und indem sie einen benutzerdefinierten Workflow direkt in die kanalbasierte Messaging-Plattform einbauten, automatisierten sie das Reporting zu täglichen Prioritäten. Selbst als sich Dinge schnell änderten, halfen diese Automatisierungen sicherzustellen, dass jeder jeden Tag Einblick in die Top-Prioritäten hatte und den Raum, sich auf seine individuellen Aufgaben zu konzentrieren, um die Stadt sicher in Bewegung zu halten.

Zugang zu Pflegediensten straffen

Oscar Health, das Direct-to-Consumer-Krankenversicherungsunternehmen, bietet ein dediziertes Concierge-Team aus Kundendienstmitarbeitern, oder Care Guides, für je 8.000–10.000 seiner Mitglieder. Diese Guides werden von Teams klinischer Experten, Case Manager, Krankenschwestern und Sozialarbeiter auf lokaler Ebene unterstützt. Wie Sebastian Burzacchi, Vice President of Service Operations, erklärt: „Wir konzentrieren uns darauf, die einfachsten, simpelsten, besten Service-Engagements möglich zu machen.“

Das Concierge-Team hat Anfragen nach Expertenunterstützung standardisiert. Ein automatisierter Workflow fordert Care Guides auf, ein vorlagenbasiertes Formular mit Schlüsseldaten wie der betroffenen Police und dem Standort der Person, die Pflege erhält, auszufüllen. Nicht nur hat dies Hin- und Her-Kommunikation zwischen verschiedenen Teammitgliedern gespart, sondern es hat auch den Zugang zu Informationen straffen, was Supervisors hilft, Probleme schnell zu lösen.

Neue Teammitglieder onboarden und über Nacht auf Remote-First umstellen

Die in London notierte globale Investmentfirma Man Group bedient Kunden seit 1783. Doch dieses Erbe hat das Business nicht davon abgehalten, Veränderung, Agilität und Automatisierung zu umarmen.

Als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie verlagerte Man Group seine 1.400-köpfige Belegschaft über 19 Büros auf Remote-Arbeit. Während dieses schnellen Übergangs ging Man Group all-in auf kanalbasiertes Messaging, von dem sie wussten, dass es der Schlüssel sein würde, um Teams zu ermöglichen, sicher zu verbinden, zu koordinieren und remote zu kollaborieren. Gleichzeitig straffte das automatische Hinzufügen von Teammitgliedern zu wichtigen Standard-Kommunikationskanälen jene allwichtigen firmenweiten Ankündigungen während des Übergangs, um sicherzustellen, dass niemand aus dem Loop gelassen wurde.

Da Remote-Arbeit andauerte, investierte das Unternehmen auch in den Aufbau benutzerdefinierter automatisierter Workflows für Routineprozesse. Ob das Onboarding neuer Nutzer ins Business oder das Abwickeln häufiger IT-Anfragen – Automatisierungen spielten einen wichtigen Teil, um Man Groups Shift zu Home-Office zum Erfolg zu machen, und werden neben kanalbasiertem Messaging weiterhin helfen, Teamkollegen bei Man Group lange nach dem Ende der Pandemie zusammenzuarbeiten.

Teams rasch mit den Tools versorgen, die sie brauchen

Hearst Magazines, der Verlag hinter ikonischen Titeln von Esquire bis Marie Claire, ist ein Titan der Magazinwelt, mit Teams und Publikationen weltweit. Ihr DevOps-Team sah sich jedoch einer mühsamen Zwickmühle gegenüber. Immer wenn einer von Hearsts Mitarbeitern Zugriff auf ein neues Tool anforderte, beispielsweise GitHub oder Jira, mussten sie unzählige Fragen immer und immer wieder durchgehen. Benutzername? E-Mail? Zugriffsebene erforderlich?

Das war ein Workflow, der nach Automatisierung schrie. Heute werden Anfragen vollständig innerhalb einer kanalbasierten Messaging-App gestellt und genehmigt. Wenn ein Workflow angestoßen wird, der Zugriff auf ein neues Tool anfordert, wird sofort ein Formular serviert und Antworten werden dann direkt an ein DevOps-Teammitglied via der Messaging-App geliefert, und Genehmigungen, immer noch innerhalb derselben App, können in einem Klick verwaltet werden.

Auf den ersten Blick mag das simpel klingen, aber dieser einzelne Workflow sparte dem DevOps-Team 52 Stunden in einem Jahr – wertvolle Zeit, die nun in das Prüfen neuer Tools und das Finden anderer Wege zur Straffung von Operationen gesteckt werden kann.

Code schneller an Kunden ausliefern

Vodafones Web-Engineering-Team, das über hundert direkte Releases in die Produktion pro Monat handhaben kann, liefert ein letztes Beispiel für Automatisierungs-Potenzial in der Welt von DevOps.

Beim Umgang mit seinem hohen Release-Volumen automatisiert Vodafones Team Routineaufgaben, um einen Griff auf die bevorzugten Deployment-Daten der Entwickler und Release-Anfragen zu bekommen. Ein Formular wird genutzt, um Infos zu einem Release zu sammeln, das dann automatisch in einem öffentlichen Kanal geteilt wird, was sowohl Release- als auch Entwicklungsteams einen sofortigen Vogelperspektiv-Blick darauf gibt, was wann passiert. Diese transparente Überwachung strafft jedermanns Fähigkeit zu planen, was letztlich bedeutet, dass Code von einem Individuum durch zur Produktion und schließlich zum Endkunden schneller wandert.

Das nächste Mal, wenn Sie sich an einer repetitiven, manuellen Aufgabe wiederfinden und denken, dass Ihre Zeit besser investiert wäre, haben Sie wahrscheinlich recht. Vom Machen des Admins, der mit Onboarding neuer Teamkollegen kommt, nahtlos, bis hin zum Halten aller ausgerichtet um tägliche Prioritäten ohne unnötige Meetings – es ist Zeit, dass Ihr Business erforscht, wie Automatisierungen Arbeit simpler, angenehmer und produktiver für alle machen können.