Wie RPA komplexe Compliance-Herausforderungen vereinfacht

Robotic Process Automation (RPA) kann Organisationen helfen, die zunehmend komplexe Compliance-Landschaft zu navigieren.

Da Regierungen weltweit Online-Regulierungen verschärfen, wird Compliance für Unternehmen zunehmend herausfordernd – und teurer. Beratungsfirma Duff & Phelps prognostiziert, dass im Banking regulatorische Kosten von 4 % auf 10 % des Bankenumsatzes bis 2021 steigen werden.

Corporate, Legal und Compliance-Abteilungen haben daher alle eine kritische Rolle beim Schutz von Unternehmen vor unnötigem Risiko und Scheitern. Unabhängig von der Branche müssen Unternehmen eine aktive Rolle bei der Einhaltung rechtlicher Compliance-Standards und -Regeln spielen, um ihre Operationen, Mitarbeiter und Kunden zu schützen.

Doch mehr Menschen einzustellen, ist nicht die Lösung, um regulatorische Last zu reduzieren. Was nötig ist, um Compliance-Management-Effizienz zu knacken, ist die Automatisierung komplexer Workflows. Um diese Herausforderung langfristig zu lösen, müssen Compliance-Verantwortliche auf Technologien setzen, einschließlich RPA, das regelbasierte und repetitive Aufgaben automatisiert und Fachleute freisetzt, um sich auf strategischere, kreative und kognitive Arbeit zu konzentrieren.

Unternehmen sollten daher einen ‚Automation First‘-Mindset annehmen, Geschäftsherausforderungen mit einer hybriden menschlichen/Software-Belegschaft anzugehen.

Schwankende Compliance-Maßnahmen

Technologie zur Unterstützung der Compliance-Maßnahmen einer Organisation wird angesichts steigender behördlicher Prüfung immer entscheidender – die selbst RPA nutzen, um ihre Überwachungsbemühungen zu maximieren und zu steigern.

Wie die Anwaltskanzlei Allen & Overy festgestellt hat, ist Compliance aufgrund des höheren regulatorischen Prüfungsdrucks heute auf die Agenda des Unternehmensvorstands gerückt. Für Organisationen ist es entscheidend, RPA zu nutzen, um sicherzustellen, dass sie die notwendigen Anforderungen erfüllen. Es gibt sehr wenige Orte, um sich noch zu verstecken, und die finanziellen Risiken für Unternehmen sind hoch.

Zwischen Januar und April 2019 verhängte das UK über 935 Mio. £ an Strafen, was einen signifikanten Anstieg der regulatorischen Aktivität darstellt, da bis zu diesem Jahr insgesamt nur 334 Mio. £ an Strafen verhängt worden waren. Zusätzlich drohen Unternehmen, die gegen die General Data Protection Regulation (GDPR) verstoßen, Bußgelder von bis zu 4 % des jährlichen globalen Umsatzes oder 20 Mio. € – je nachdem, was höher ist.

Leider wissen viele Unternehmen immer noch nicht, ob ihre Prozesse Compliance-Standards nicht erfüllen, oder wie sie nicht-konforme Operationen beheben können, bevor es zu spät ist. Hier kann „RegTech“ eine entscheidende Rolle spielen. RegTech bezieht sich auf das Management regulatorischer Prozesse innerhalb der Finanzindustrie durch Technologie, einschließlich regulatorischem Monitoring, Reporting und Compliance.

Eine Thomson-Reuters-Umfrage ergab, dass RegTech die regulatorische Compliance formt: 52 % der Befragten gaben an, dass diese technologischen Lösungen beeinflussten, wie sie dies managten, während fast ein Fünftel (17 %) berichtete, bereits eine oder mehrere RegTech-Lösungen implementiert zu haben. RegTech-Lösungen, integriert mit Automatisierungstechnologien wie RPA, haben gezeigt, dass sie Einsparungen von bis zu 75 % für die Durchführung interner Prozesse für Unternehmen im Finanzsektor liefern.

RPA: Die Zukunft der Compliance

RPA kann bei Compliance helfen, indem es robustere und effektivere Compliance-Programme erstellt. Von reduziertem Volumen rechtlicher Probleme, besserer Mitarbeiter- und Kundenbindung bis hin zu verbesserten Geschäftsoperationen – RPA kann auf viele Arten helfen. Es ermöglicht Organisationen, größere Kontrolle über ihre eigenen Operationen zu erlangen und Compliance-Probleme leichter zu bewältigen, falls sie auftreten. Es bietet auch höhere Compliance-Levels, da ein Prozess, einmal als automatisierter Workflow mit RPA etabliert, jedes Mal gleich ausgeführt wird, ohne Fehler – egal ob es um Datentransfer und -migration, Rechnungsverarbeitung oder Bestellwesen geht.

Das bedeutet, dass RPA Unternehmen befähigt, beispiellose Levels an Prozessgenauigkeit zu etablieren, besonders im Vergleich zur Arbeit, die von menschlichen Mitarbeitern geleistet werden kann. Folglich können Unternehmen höhere Compliance-Levels über alle Geschäftsprozesse hinweg besser aufrechterhalten. Und für unerwartete Compliance-Audits speichern Software-Roboter ihre Aktionen – und die Aktionen menschlicher Mitarbeiter – in einem Activity Log, was einen Audit Trail schafft, der eine genaue Aufzeichnung darüber liefert, welche Prozesse ausgeführt wurden und wie.

Ein solches Unternehmen, das RPA zur Verbesserung der Geschäftsoperationen im Kontext von Compliance genutzt hat, ist Landmark Group. Nach der Einführung der Mehrwertsteuer (VAT) im Nahen Osten musste Landmark 47.000 Datensätze verarbeiten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen strenge Compliance-Standards einhielt. Das Team verbrachte zehn Tage damit, sich mühsam durch Datensätze zu wühlen, bevor der Prozess automatisiert wurde – was insgesamt 60 Minuten dauerte und eine 98,75 %ige Zeitreduktion darstellte. Einfach gesagt: RPA hat Landmark Stunden an Arbeit erspart, während gleichzeitig die interne Effizienz gesteigert wurde.

Das neue Normal

Einer der Haupttreiber hinter den steigenden Compliance-Kosten ist das Volumen an Regulierungen. Jede Woche werden durchschnittlich 45 neue regulatorisch relevante Dokumente herausgegeben. Und mit Experten, die diesen Wandel als ‚das neue Normal‘ bezeichnen, entsteht ein Zwang für Unternehmen, Technologie zu nutzen, um Compliance unter Kontrolle zu bringen. Durch den Einsatz von RPA können sie nicht nur Risikoexposition begrenzen, sondern auch Compliance-Management automatisieren, straffen und optimieren, um einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.