Navigieren im Compliance-Minenfeld mit robotergestützter Prozessautomatisierung

RPA kann Unternehmen dabei helfen, sich mit Vorschriften auseinanderzusetzen und konform zu werden.

Robotic Process Automation (RPA) kann Organisationen dabei helfen, sich in der immer komplexer werdenden Compliance-Landschaft zurechtzufinden.

Da Regierungen auf der ganzen Welt Online-Vorschriften verschärfen, wird die Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen immer schwieriger – und teurer. Das Beratungsunternehmen Duff &Phelps prognostiziert, dass beispielsweise im Bankwesen die regulatorischen Kosten bis 2021 von 4 % auf 10 % der Bankeinnahmen steigen werden.

Unternehmens-, Rechts- und Compliance-Abteilungen spielen daher alle eine entscheidende Rolle beim Schutz von Unternehmen vor unnötigen Risiken und Ausfällen. Unabhängig von der Branche müssen Unternehmen eine aktive Rolle übernehmen, um sicherzustellen, dass sie gesetzliche Compliance-Standards und -Regeln einhalten, um ihre Geschäfte, Mitarbeiter und Kunden zu produzieren.

Die Einstellung von mehr Mitarbeitern ist jedoch nicht die Lösung, um den regulatorischen Aufwand zu verringern. Um die Effizienz des Compliance-Managements zu knacken, ist die Automatisierung komplexer Workflows erforderlich. Um diese Herausforderung langfristig zu meistern, müssen Compliance-Führungskräfte nach Technologien suchen, darunter RPA, das regelbasierte und sich wiederholende Aufgaben automatisiert und Fachleuten die Möglichkeit gibt, sich auf strategischere, kreativere und kognitivere Arbeiten zu konzentrieren.

Unternehmen sollten daher versuchen, eine „Automation First“-Mentalität anzunehmen und geschäftliche Herausforderungen mit einer hybriden Mensch-/Software-Belegschaft anzugehen.

Schwankende Compliance-Maßnahmen

Der Einsatz von Technologie zur Unterstützung der Compliance-Maßnahmen eines Unternehmens wird angesichts der zunehmenden Kontrolle durch Regierungen immer wichtiger – die selbst RPA einsetzen, um ihre Überwachungsbemühungen zu maximieren und zu steigern.

Wie die Anwaltskanzlei Allen &Overy festgestellt hat, ist Compliance aufgrund des höheren Drucks der regulatorischen Prüfung heute auf der Tagesordnung der Unternehmensvorstände nach oben gerückt. Für Organisationen ist es entscheidend, dass sie RPA einsetzen, um sicherzustellen, dass sie die notwendigen Anforderungen erfüllen. Es gibt kaum noch Versteckmöglichkeiten und die finanziellen Risiken für Unternehmen sind hoch.

Zwischen Januar und April 2019 verhängte das Vereinigte Königreich Geldbußen in Höhe von über 935 Mio. Darüber hinaus beträgt die Höchststrafe für Unternehmen, die gegen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen, bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen € – je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Leider wissen viele Unternehmen immer noch nicht, ob ihre Prozesse nicht den Compliance-Standards entsprechen oder wie sie nicht konforme Abläufe beheben können, bevor es zu spät ist. Hier kann „RegTech“
eine entscheidende Rolle spielen. RegTech bezieht sich auf das Management regulatorischer Prozesse innerhalb der Finanzbranche durch Technologie, einschließlich regulatorischer Überwachung, Berichterstattung und Compliance.

Eine Umfrage von Thomson Reuters ergab, dass RegTech die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften prägt:52 % der Befragten gaben an, dass diese technologischen Lösungen die Art und Weise, wie sie dies handhabten, beeinflussten, während fast ein Fünftel (17 %) angab, bereits eine oder mehrere RegTech-Lösungen implementiert zu haben. In Automatisierungstechnologien wie RPA integrierte RegTech-Lösungen bieten nachweislich Einsparungen von bis zu 75 % bei der Durchführung interner Prozesse für Unternehmen im Finanzsektor.

RPA:Die Zukunft der Compliance

RPA kann bei der Compliance helfen, indem es dazu beiträgt, robustere und effektivere Compliance-Programme zu erstellen. Von einem reduzierten Volumen an Rechtsproblemen, einer besseren Bindung von Mitarbeitern und Kunden bis hin zu einem verbesserten Geschäftsbetrieb kann RPA in vielerlei Hinsicht helfen. Es ermöglicht Unternehmen, ihre eigenen Abläufe besser zu kontrollieren und Compliance-Probleme einfacher zu lösen, wenn sie auftreten. Es bietet auch ein höheres Maß an Compliance, da ein einmal als automatisierter Workflow mit RPA etablierter Prozess jedes Mal auf die gleiche Weise fehlerfrei ausgeführt wird, unabhängig davon, ob es sich um Datentransfer und -migration, Rechnungsverarbeitung oder Bestellung handelt Ausgabe.

Dies bedeutet, dass RPA Unternehmen in die Lage versetzt, ein beispielloses Maß an Prozessgenauigkeit zu erreichen, insbesondere im Vergleich zu der Arbeit, die von menschlichen Mitarbeitern erledigt werden kann. Folglich können Unternehmen ein höheres Maß an Compliance in allen Geschäftsprozessen besser aufrechterhalten. Und für unerwartete Compliance-Audits speichern Software-Roboter ihre Aktionen – und die Aktionen menschlicher Mitarbeiter – in einem Aktivitätsprotokoll und erstellen so einen Audit-Trail, der eine genaue Aufzeichnung darüber liefert, welche Prozesse wie ausgeführt wurden.

Eines dieser Unternehmen, das RPA zur Verbesserung der Geschäftsabläufe im Zusammenhang mit Compliance eingesetzt hat, ist die Landmark Group. Nach der Einführung der Mehrwertsteuer (MwSt.) im Nahen Osten musste Landmark 47.000 Datensätze verarbeiten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen strenge Compliance-Standards erfüllt. Das Team verbrachte zehn Tage damit, Datensätze mühsam zu durchsuchen, bevor der Prozess automatisiert wurde – was insgesamt 60 Minuten dauerte und eine Zeitersparnis von 98,75 % bedeutete. Einfach gesagt, RPA hat Landmark Arbeitsstunden gespart und gleichzeitig die interne Effizienz gesteigert.

Die neue Normalität

Einer der Hauptgründe für die steigenden Compliance-Kosten ist die Menge an Vorschriften. Jede Woche werden durchschnittlich 45 neue regulatorische Dokumente herausgegeben. Und da Experten dieses Maß an Veränderung als „die neue Normalität“ bezeichnen, stellt dies Unternehmen in die Pflicht, Technologie einzusetzen, um die Einhaltung von Vorschriften unter Kontrolle zu bringen. Durch den Einsatz von RPA können sie nicht nur Risiken begrenzen, sondern auch das Compliance-Management automatisieren, rationalisieren und optimieren, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.