Wie RPA die Immobilienbranche revolutioniert

Robotic Process Automation (RPA) spielt eine bedeutende Rolle bei der Transformation traditioneller Sektoren wie der Immobilienwirtschaft.

Immobilienbranche: Ineffizienz in Backoffice-Prozessen

Derzeit sehen sich Immobilienorganisationen – wie viele in traditionellen Branchen – mit der Herausforderung konfrontiert, Effizienz in Backoffice-Prozessen zu steigern. Tätigkeiten wie Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung und Datenextraktion aus diesen Dokumenten erfordern viel Zeit und Fokus.

Diese Aufgaben sind zweifellos extrem wichtig, verbrauchen aber erhebliche Zeit und Arbeitskraft.

Laut Ranjit PV, Vice President Technology bei Retransform, suchen Immobilienunternehmen nun „konsequent nach Wegen, diese Ineffizienzen zu verbessern, gleichzeitig Kosten zu senken und die Durchlaufzeiten für diese Aktivitäten zu verkürzen.“

Einer der besten Wege, dies zu erreichen, ist die Einführung von RPA oder Robotik. RPA ermöglicht Organisationen, „solche mühsamen und repetitiven Aufgaben, die viel Zeit und Humankapital verbrauchen, einfach zu automatisieren“, ergänzt PV.

Inhouse, Outsourcing oder der 24/7-Digital-Worker

Historisch mussten traditionelle Branchen entscheiden, ob sie eine Technologielösung wie RPA an einen Dienstleister auslagern oder intern bereitstellen. Laut PV gibt es nun eine dritte Option: „Immobilienunternehmen, die RPA einführen wollen, haben eine Alternative – den virtuellen Assistenten oder virtuellen Mitarbeiter, der die Aktivitäten der Einführung einer neuen Technologielösung übernimmt.“

Vorteile von RPA

Die Einführung von RPA in der Immobilienbranche bietet viele Vorteile:

• Erhöhte Effizienz vieler Aufgaben durch schnellere Ausführung in digitaler Umgebung
• Kosteneinsparungen durch Automatisierung repetitiver Aufgaben und verbesserte Durchlaufzeiten, da Bots 24/7 arbeiten
• Deutlich höhere Genauigkeit bei Aufgaben wie Dateneingabe – einmal programmiert, gibt es keine Ablenkungen oder Fehler
• Zeitersparnis für Mitarbeiter durch Automatisierung manueller Aufgaben – Mitarbeiter können in Bereiche wechseln, wo menschliche Note, Innovation oder Umsatzgenerierung gefragt sind

„Die Einführung von RPA setzt menschliche Ressourcen frei. Aus Compliance-Sicht arbeiten Bots, sobald Grenzen definiert sind, innerhalb dieser und gewährleisten, dass Ihr Geschäft compliant bleibt“, fügt PV hinzu.

Fallstudien

PV lieferte zwei Fallstudien, die die Vorteile von RPA im Immobiliensektor demonstrieren.

1. Logistik-Immobilien

Kunde: Globaler Marktführer in Logistik-Immobilien mit Fokus auf Hochbarriere-, Hochwachstumsmärkte. Ein börsennotierter REIT (Real Estate Investment Trust) bietet Kunden und Investoren die modernste und geografisch vielfältigste Plattform für Distributionsflächen weltweit. Bekannt für unvergleichlichen Kundenservice und Engagement für nachhaltige Entwicklung.

Use Case: Der Kunde nutzt Salesforce für Geschäftsgelegenheiten und Yardi Voyager für Mietvertragsverwaltung. Gelegenheiten (Neu- und Verlängerungsmieten) wurden zunächst in Salesforce erfasst und nach Abschluss manuell in Yardi Voyager eingegeben. Dieser Prozess war zeitaufwändig und fehleranfällig. Die manuelle Eingabe eines Mietvertrags in Yardi Voyager dauerte 50 Minuten.

Gesuchte Lösungskriterien:

• Automatisierung der Mietvertragserstellung in Yardi Voyager durch Erfassung geschlossener Gelegenheiten aus Salesforce
• Fehlerverfolgung mit Screenshots und Benachrichtigungen
• Benachrichtigungen bei erfolgreicher Mietvertragserstellung
• Audit-Trail für den End-to-End-Prozess

Lösung: Retransform entwickelte mit seiner Immobilien-Expertise und RPA-Erfahrung eine Lösung zur Automatisierung der manuellen Mietvertragseingabe in Yardi Voyager unter Nutzung der in Salesforce verfügbaren Informationen. Die umfassende RPA-Lösung umfasste den Bot, der geschlossene Gelegenheiten aus Salesforce abruft und diese Mietverträge in Yardi Voyager erstellt/aktualisiert.

Vorteile: Die manuelle Bearbeitungszeit von über 50 Minuten pro Mietvertrag wurde auf unter 10 Minuten durch den Bot reduziert – erhebliche Zeitersparnis, Datengenauigkeit und Ressourcenschonung.

2. Gewerbeimmobilien

Kunde: Branchenführer und eine der größten Gewerbeimmobilien- und Finanzorganisationen. Über fünf Jahrzehnte Erfahrung in der Schaffung, Entwicklung und Unterstützung von Mitgliedsunternehmen, die gewerbliche Immobiliendienstleistungen und alternative Investmentfonds anbieten.

Use Case: Migration des ERP-Systems von JD Edwards nach Yardi. Datenvolumen von ca. 500 GB. Nach Migration war Validierung der migrierten Daten durch Vergleich von Quellsystem (JDE) und Zielsystem (Yardi) nötig. Manuell hätte dies ein Team mehrere Monate gekostet.

Automatisierte Validierung erforderlich für: Properties, Leases, Units, GL Balances (Subsidiary & Sub Ledger Segments, Combined Budget, Segment-wise, Book-wise, Company Level), Sales Records.

Lösung: Retransform entwickelte eine RPA-Lösung mit mehreren 24/7-laufenden Bots, die JDE-Daten mit Yardi auf Genauigkeit vergleichen. JDE-Report-Templates wurden mit Yardi-eindeutigen Identifikatoren gemappt und vordefiniert. Bots extrahierten Daten aus JDE-Reports, suchten korrespondierende Datensätze in Yardi und verglichen jeden Datenpunkt. Am Ende generierte der Bot einen Abgleichsreport mit allen Diskrepanzen.

Vorteile: Manuelle Validierung hätte über 2 Monate gedauert – der Bot erledigte es in zwei Wochen. Erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparung. Zudem wurden alle Diskrepanzen schnell hervorgehoben und manuell korrigiert, bevor die Anwendung live ging.

Herausforderungen

Trotz offensichtlicher Vorteile gibt es Herausforderungen bei der Einführung neuer Technologien wie RPA in traditionellen Branchen:

• Späte Anwender bei Emerging Technologies – Fokus liegt auf Kauf, Verkauf, Vermietung, nicht auf Technik (außer im IT-Team)
• Der Begriff „Robotic Process Automation“ schüchtert Immobilienmitarbeiter ein
• Change Management: Organisationen brauchen einen Champion, der RPA-Einführung unternehmensweit vorantreibt
• Identifikation der richtigen Prozesse: Es gibt Regeln für RPA-Implementierung

PV empfiehlt modulare RPA-Einführung: „Klein anfangen und Low-Hanging-Fruits automatisieren. Sobald der Rest des Geschäfts die Vorteile in Quick Wins sieht und inkrementelle Verbesserungen erkennt, wird die breitere Technologieadoption nahtloser und stößt auf weniger Widerstand.“

Trotz Herausforderungen gewinnt RPA an Dynamik und signifikantem Fußfassen im Immobiliensektor, primär weil es um Prozessverbesserung geht und Business-User sich damit identifizieren können.

RPA – Wettbewerbsvorteil in der Immobilienbranche

Immobilienunternehmen, die RPA und ähnliche Technologien nicht einführen, werden Schwierigkeiten haben, mit Unternehmen zu konkurrieren, die dies tun. Vorwärtsdenker werden effizienter sein als Wettbewerber.

„RPA ist primär eine sehr risikoarme, nicht-invasive Technologie. Organisationen müssen keine großen Änderungen an ihren Systemen vornehmen, und dies verbessert Effizienz, Arbeitsqualität, Durchlaufzeit, Kundenzufriedenheit und vieles mehr. Es gibt sehr viel zu gewinnen durch RPA-Einsatz, aber minimales Risiko.“