Die Rolle der robotergestützten Prozessautomatisierung in der Immobilienwirtschaft

RPA spielt eine wichtige Rolle bei der Transformation traditioneller Sektoren wie Immobilien.

Robotic Process Automation, kurz RPA, spielt eine bedeutende Rolle bei der Transformation der Immobilienbranche. Die Technologie wird es Immobilienunternehmen ermöglichen, mühsame, manuelle Aufgaben zu automatisieren, und es Immobilienfachleuten ermöglichen, mehr Zeit mit Aufgaben zu verbringen, die einen Mehrwert für das Geschäft darstellen.

In diesem Artikel wird untersucht, warum die Immobilienbranche RPA einführen sollte, die Vorteile, die Herausforderungen, die Auswirkungen für Unternehmen, die keine Robotik einsetzen, und zwei Fallstudien, um diesen Punkt zu untermauern.

Die Immobilienbranche:Ineffizienz bei Backoffice-Prozessen

Derzeit stehen Immobilienunternehmen – wie viele in traditionellen Branchen – vor einer Herausforderung, wenn es darum geht, die Effizienz in Backoffice-Prozessen zu steigern. Einige Aktivitäten, wie z. B. Dokumentenverwaltung, Rechnungsverarbeitung und das Extrahieren von Daten aus diesen Dokumenten, erfordern viel Zeit und Konzentration.

Diese Aufgaben sind natürlich äußerst wichtig, aber sie erfordern eine beträchtliche Menge an Zeit und Arbeit, um sie zu erledigen.

Laut Ranjit PV, Vice President, Technology bei Retransform, suchen Immobilienunternehmen in letzter Zeit „konsequent nach Möglichkeiten, diese Ineffizienzen zu verbessern, gleichzeitig die Kosten zu senken und auch die Bearbeitungszeit für diese Aktivitäten zu verbessern.“

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die Einführung von RPA oder Robotik.

RPA ermöglicht es Unternehmen, „solche langwierigen und sich wiederholenden Aufgaben, die viel Zeit und Humankapital verbrauchen, einfach zu automatisieren“, fügt PV hinzu.

Inhouse, outsourcen oder der 24/7 Digital Worker

In der Vergangenheit mussten traditionelle Branchen entscheiden, ob sie eine Technologielösung wie RPA entweder an einen Dienstleister auslagern oder intern bereitstellen.

Laut PV gibt es jetzt jedoch eine dritte Option.

„Immobilienunternehmen, die RPA einführen möchten, haben eine alternative Option – der virtuelle Assistent oder ein virtueller Mitarbeiter übernimmt diese Aktivitäten zum Onboarding einer neuen Technologielösung“, sagt er.

Die Vorteile von RPA

Die Einführung von RPA in der Immobilienbranche bietet viele Vorteile.

Die Übernahme der Technologie wird die Effizienz vieler Aufgaben steigern, da sie in einer digitalen Umgebung viel schneller erledigt werden.

Diese Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die verbesserte Bearbeitungszeit für Aufgaben, da die Bots rund um die Uhr arbeiten, werden zu Kosteneinsparungen führen.

Die Genauigkeit bei Aufgaben wie der Dateneingabe wird sich ebenfalls erheblich verbessern, da es nach der Programmierung des Bots keine Ablenkungen oder Fehler mehr gibt.

Der letzte Vorteil und vielleicht der wichtigste ist die Zeitersparnis für die Mitarbeiter durch die Automatisierung manueller Aufgaben. Mitarbeiter könnten in andere Bereiche versetzt werden, in denen eine menschliche Note erforderlich ist, innovativere Bereiche oder eine umsatzgenerierende Aktivität.

„Die Einführung von RPA entlastet die Personalbewertung. Und aus Compliance-Sicht arbeiten die Bots, sobald Sie die Grenzen definiert haben, innerhalb dieser und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen konform ist“, fügt PV hinzu.

Fallstudien

Um die Vorteile von RPA im Immobiliensektor zu demonstrieren, lieferte PV insbesondere zwei Fallstudien.

1. Logistikimmobilien

Der Kunde ist ein weltweit führender Anbieter von Logistikimmobilien mit Fokus auf wachstumsstarke Märkte mit hohen Barrieren. Als börsennotierter Real Estate Investment Trust (REIT) bietet der Kunde seinen Kunden und Investoren die modernste und geografisch vielfältigste Plattform für Vertriebsflächen der Welt. Der Kunde ist bekannt für seinen beispiellosen Kundenservice und sein Engagement für eine nachhaltige Entwicklung.

Anwendungsfall

Der Kunde nutzt Salesforce zur Verwaltung seiner Geschäftsmöglichkeiten und Yardi Voyager zur Verwaltung seiner Mietverträge. Die Opportunities (neue Mietverträge und Verlängerungsmietverträge) wurden zuerst in Salesforce eingegeben, und sobald sie geschlossen waren, wurden die Mietverträge dann manuell in Yardi Voyager eingegeben. Dieser Prozess war zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler. Darüber hinaus dauerte die Eingabe eines Mietvertrags in Yardi Voyager 50 Minuten.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, suchte der Kunde nach einer Lösung, die die folgenden Kriterien erfüllte:

• Automatisieren Sie die Erstellung der Mietverträge in Yardi Voyager, indem Sie die geschlossene Geschäftsmöglichkeit von Salesforce erfassen.
• Verfolgen Sie alle Fehler während des Vorgangs mit Screenshots und Benachrichtigungen.
• Benachrichtigungen über die erfolgreiche Erstellung eines Mietvertrags in Yardi Voyager.
• Audit-Trail für den End-to-End-Prozess pflegen

Lösung bereitgestellt

Mit der umfassenden Erfahrung von Retransform im Immobilienbereich und dem Fachwissen in RPA half das Team bei der Entwicklung einer praktikablen Lösung zur Automatisierung des manuellen Prozesses zur Eingabe von Mietverträgen in Yardi Voyager unter Verwendung der bereits in Salesforce verfügbaren Informationen.

Um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen, entwarf und entwickelte Retransform eine umfassende RPA-Lösung, bei der das BOT die geschlossenen Verkaufschancen von Salesforce abholte und diese Mietverträge in Yardi Voyager erstellte/änderte.

Vorteile

Die manuelle Bearbeitungszeit für die Erstellung eines Mietvertrags in Yardi Voyager betrug über 50 Minuten pro Mietvertrag. Der BOT könnte dasselbe in weniger als 10 Minuten erledigen. Dies führte zu erheblichen Zeiteinsparungen, Genauigkeit der eingegebenen Daten und Ressourceneinsparungen für den Kunden.

2. Gewerbeimmobilien

Der Kunde ist ein Branchenführer und eine der größten gewerblichen Immobilien- und Finanzorganisationen. Mit über fünf Jahrzehnten Erfahrung sind sie auf die Gründung, Entwicklung und Unterstützung von Mitgliedsunternehmen spezialisiert, die gewerbliche immobilienbezogene Dienstleistungen und alternative Investmentfonds anbieten, einschließlich Kommanditgesellschaften, institutionelle Fonds sowie nicht börsennotierte und börsennotierte REITs.

Anwendungsfall

Der Kunde migrierte sein ERP-System von JD Edwards zu Yardi. Das zu migrierende Datenvolumen (~ 500 GB) war enorm. Nach der Migration musste die Genauigkeit der migrierten Daten validiert werden. Dabei wurden die Daten des Quellsystems (JDE) mit denen des Zielsystems (Yardi) verglichen. Diese Validierungsübung hätte, wenn sie manuell durchgeführt worden wäre, ein Team einige Monate gekostet, um die Aufgabe abzuschließen.

Der Kunde benötigte eine automatisierte Lösung, um die Genauigkeit der Daten für die folgenden Entitäten zu validieren:

•  Eigenschaften
• Mietverträge
• Einheiten
• GL-Salden:Tochter- und Nebenbuchsegmente
• FIBU-Salden:Budget kombinieren
• GL:Segmentweise
• GL Book Wise
• GL:Unternehmensebene
• Verkaufsnachweis

Lösung bereitgestellt

Um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen, entwarf und entwickelte Retransform eine RPA-Lösung, die die Entwicklung mehrerer BOTs umfasste, die rund um die Uhr laufen würden. Diese BOTs vergleichen die JDE-Daten mit Yardi auf Genauigkeit. Die JDE-Berichtsvorlagen wurden zugeordnet und mit Yardis eindeutigen Kennungen vordefiniert.

Das BOT extrahierte die Daten aus JDE-Berichten, suchte in Yardi nach den entsprechenden Datensätzen und verglich jeden Datenpunkt. Am Ende des Prozesses erstellte das BOT einen Abstimmungsbericht, in dem alle Abweichungen hervorgehoben werden, die während des Validierungsprozesses mit den Datenpunkten gefunden wurden.

Vorteile

Die manuelle Bearbeitungszeit für die Validierung der Daten hätte über 2 Monate dauern können. Das BOT könnte dasselbe in zwei Wochen abschließen, was dem Kunden erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen bringt. Darüber hinaus hob der BOT schnell alle Abweichungen hervor, die manuell korrigiert wurden, bevor die Anwendung LIVE ging.

Die Herausforderungen

Trotz der offensichtlichen Vorteile, wie oben gezeigt, gibt es eine Reihe von Herausforderungen bei der Einführung einer relativ neuen Technologie wie RPA in einer traditionellen Branche.

Es gibt Spätanwender, wenn es um neue Technologien geht, denn in einem Sektor wie der Immobilienbranche liegt der Schwerpunkt auf dem Kauf, Verkauf und der Vermietung von Flächen – es gibt wenig Fokus auf die technische Seite der Dinge aus Sicht der Vorstandsebene und in der gesamten Organisation, es sei denn, Sie sind im IT-Team.

Der Begriff Roboterprozess, Automatisierung, schüchtert Menschen ein, die in der Immobilienbranche arbeiten, und es gibt einige andere große Abschreckungsgründe bei der Einführung dieser neuen Technologien.

„Eines davon ist Change Management“, sagt PV. „Organisationen brauchen einen Vorkämpfer, der den Wandel zur Einführung von etwas wie RPA in der gesamten Organisation vorantreiben kann.

„Eine weitere Herausforderung konzentriert sich darauf, den richtigen zu aktivierenden Prozess zu identifizieren, da es bestimmte Regeln gibt, die Sie befolgen müssen, wenn Sie RPA implementieren.“

Um diese Herausforderung zu bewältigen, schlägt PV vor, RPA modular zu implementieren.

„Fangen Sie klein an und automatisieren Sie niedrig hängende Früchte. Sobald der Rest des Unternehmens die Vorteile dieser schnellen Erfolge versteht und die schrittweisen Verbesserungen sieht, wird eine breitere Einführung der Technologie nahtloser und mit weniger Widerstand verbunden sein“, sagt er.

Es besteht kein Zweifel, dass RPA trotz der Herausforderungen an Dynamik gewinnt und im Immobiliensektor einen bedeutenden Fuß fasst, vor allem, weil die Idee darin besteht, sich mit der Verbesserung von Prozessen zu befassen, und die Geschäftsanwender sich darauf beziehen können. P>

RPA – Wettbewerbsvorteil in der Immobilienbranche

Immobilienunternehmen, die RPA und ähnliche Technologien nicht einsetzen, werden es schwer haben, mit anderen Unternehmen zu konkurrieren, die die Technologie einsetzen. Durch die Implementierung von RPA werden die Vordenker effizienter als ihre Konkurrenten.

„RPA ist in erster Linie eine sehr risikoarme, nicht-invasive Technologie. Organisationen müssen keine großen Änderungen an ihren Systemen vornehmen, und dies verbessert die Effizienz eines Unternehmens, die Arbeitsqualität, die Bearbeitungszeit, die Kundenzufriedenheit und vieles mehr. Durch den Einsatz von RPA kann viel gewonnen werden, aber nur minimales Risiko.“