Warum das Robotic Operating Model (ROM) für RPA-Erfolg essenziell ist

„Nicht jeder in RPA weiß, was ein ‚guter‘ Prozess ist. Manche werden mit wenig bis keinem Business-Nutzen entwickelt oder mit komplexer Logik gebaut, die später Probleme verursacht.“

Als Benjamin Franklin sagte: „Eine Unze Vorbeugung ist ein Pfund Heilung wert“, meinte er nicht speziell RPA und die Wichtigkeit des Robotic Operating Model (ROM). Aber er hätte es genauso gut meinen können.

RPA wird am besten implementiert, wenn die komplette Reise vorab definiert wird, statt zu warten, bis man einen Fehler entdeckt und ihn dann korrigiert.

Blue Prisms ROM wurde genau zu diesem Zweck gegründet und gliedert sich in sieben Säulen:

• Vision
• Organisation
• Governance und Pipeline
• Delivery Methodology
• Service Model
• People
• Technology

Jede Säule umfasst die verschiedenen Überlegungen, die man bei der Implementierung einer RPA-Lösung anstellen muss.

Einhaltung des Blue Prism ROM stellt sicher, dass ein RPA Center of Excellence (CoE) gedeiht und organisch wächst, statt zu stagnieren. Es macht RPA leicht skalierbar und verhindert, dass ein Unternehmen mit RPA rennt, bevor es laufen kann.

Vision

Zuerst müssen Sie Strategie und Zweck Ihrer RPA-Implementierung betrachten. Wollen Sie Datenqualität verbessern, Kosten sparen oder Nutzererfahrung durch schnellere, präzisere Antworten verbessern?
Was auch immer Ihre Gründe: Wichtig ist zu verstehen, wie Ihre RPA-Strategie zur breiteren Business-Strategie passt. So haben Sie beim Skalieren bereits Rückendeckung.

Sobald die Vision steht – gehen Sie raus und machen Sie sich hörbar! Sichern Sie Buy-in von der Spitze der Organisation und prüfen Sie, ob es positiv nach unten kaskadiert.

Finden Sie einen Head of RPA mit ansteckender Begeisterung für Ihre Organisationsziele, der Roadshows, Workshops und andere Initiativen hostet, um Menschen im ganzen Business zu engagieren. RPA Champions können das gute Wort verbreiten und weitere Automatisierungsmöglichkeiten identifizieren.

Je früher Sie die richtigen Leute an Bord holen, desto besser!

Organisation

Der nächste Schritt: Organisationsmodell planen. Wo sitzt RPA im Business und was sind Ihre Wachstumspläne? Ein zentralisierter Ansatz umfasst die gesamte Organisation. Es kann vorteilhaft sein, dies in ein bestehendes CoE einzubetten. Haben Sie aber ein begrenztes Delivery-Team, müssen Sie Erwartungen managen, wenn alle Ecken des Business an Ihre Tür klopfen, um ihren Prozess automatisiert zu bekommen!

Ein federierter Ansatz: RPA-Kapazität sitzt in einer bestimmten Funktion, skaliert aber über das Business, mit zentralem Team, das Standards und Best Practices kontrolliert. Erreicht durch Delivery Pods im gesamten Unternehmen, verantwortlich für Identifikation und Delivery eigener automatisierter Prozesse, governiert vom CoE.

Ein divisionsaler Ansatz ist am ungünstigsten. Mehrere RPA-Funktionen laufen separat mit separater Infrastruktur, Governance und Teams. Nicht kosteneffektiv und verhindert echte Skalierung.

Governance und Pipeline

Nicht jeder in RPA weiß, was ein ‚guter‘ Prozess ist. Manche werden mit wenig bis keinem Business-Nutzen entwickelt oder mit komplexer Logik gebaut, die später Probleme verursacht.

Wichtig ist Klarheit darüber, was einen wirklich guten Prozess ausmacht. Binäre Logik, hochtransaktionale und zuverlässige Zielapplikationen sind nur einige Dinge, wonach Sie suchen sollten.

Sind Sie klar in der Definition von ‚gut‘, können Sie Prozesse identifizieren, die durch Governance eingespeist werden. So stellen Sie die richtigen Fragen an das richtige Publikum.

Beispiel: Sie finden einen scheinbar idealen Prozess für Automatisierung, aber der IT-Vertreter im Governance Board informiert Sie, dass ein geplanter Patch für die Zielapplikation in zwei Monaten ansteht. Sie müssen Ihre Elements neu spionieren und den Prozess auf Eis legen, bis der Patch durchgeführt wurde.

Unter anderen Themen im Governance Board: Demand Generation – wie generieren Sie Nachfrage nach RPA im Business? Mitarbeiteranreize für Identifikation geeigneter Prozesse, interne Kommunikation, Workshops für Engagement – einige empfohlene Techniken.

Delivery Methodology

Jetzt haben Sie all diese Prozesse identifiziert – wie liefern Sie sie als automatisierte Lösungen?

Falsche Informationen erfassen (oder ganz vergessen) in der Define-Phase kann katastrophale Auswirkungen haben, also brauchen Sie einen kundigen SME für Prozessinformationen. Auch ein Process Walk-Through für das richtige Publikum lohnt sich.

Es ist verlockend, den Developer die Lösung in Blue Prism so schnell wie möglich automatisieren zu lassen. Langfristig wünschen Sie sich aber, Sie hätten etwas mehr Zeit genommen.

Zuerst: Dokumentieren Sie den „To-Be“-Prozess. Wie unterscheidet sich der robotische Prozess vom menschlichen? Was ist der Bauplan für den Aufbau in Blue Prism?

Skizzieren Sie die benötigten Business Objects und vergleichen Sie sie mit Objekten, die bereits in Ihrer Umgebung existieren. Das wird Ihre Entwicklungszeiten schließlich verkürzen, wenn Sie Ihre wiederverwendbare Object Library erweitern. Development kann beginnen, sobald der „To-Be“ mit dem Business abgestimmt ist und Ihre Design Authority / Lead Developer den vorgeschlagenen Bauplan genehmigt und die nötigen Peer Reviews durchgeführt hat.

Sign-off Testing und sicherstellen, dass das Business zufrieden ist. Es gibt weitere wichtige Deliverables in Test- und Release-Phasen – und es ist entscheidend, sie nicht zu vernachlässigen!

Service Model

Sind Ihre Prozesse in Produktion, brauchen Sie den richtigen Support drumherum.

Geben Ihre Roboter Business-Referrals an das operative Team für manuelles Keying zurück? Sind Developer zur Stelle, falls Roboter nicht wie erwartet agieren? Haben Sie Disaster-Recovery-Pläne, um Verlust robotischer Ressourcen zu verhindern?

Das Letzte, was Sie brauchen, ist der Verlust robotischer Ressourcen durch ein schlechtes Service Model.

People

Alle großartigen Teams planen zukünftigen Erfolg von Anfang an. Wenn Ihre Developer nicht erfahren sind, werden sie mit den unvermeidlichen RPA-Schmerzpunkten kämpfen. Einen hochqualitativen Lead Developer zu ernennen, ist essenziell, aber diese Leute sind im aktuellen Markt extrem schwer zu finden.

Developer müssen in Blue Prism Development und Process Analysis auf höchstem Standard trainiert werden. So sind sie bereit für eine hybride Rolle, während sie On-Site-Support von einem erfahrenen Consultant erhalten.

Wenn Ihr Development-Team wächst, sollten Sie einen Design Authority ernennen, um Standards zu wahren, und einen Control Room Monitor für Produktionsroboter.

Zuletzt: Planen Sie, wann Sie einstellen müssen. Das hilft, Kontinuität und Qualität im Delivery-Team zu wahren.

Technology

Die siebte Säule betrifft technische Ansatzfragen. VM-Setup, Lizenzprovisionierung für zukünftiges Skalieren, Disaster Recovery – all das sollte bedacht werden, ebenso die Wahl zwischen Cloud- und On-Prem-Hosting.

Ein häufiges Problem: VMs nicht gegen ein gemeinsames Image bauen, wodurch Development-Techniken wie Surface Automation ein größeres Ausfallrisiko haben.

Jede Säule richtig zu bekommen, ist essenziell für Erfolg jeder RPA-Lösung.

Geschrieben von Rob Dawson, Principal Consultant, Robiquity