Die Bedeutung des Robotic Operating Model (ROM) in RPA

"Nicht jeder in RPA weiß, was ein "guter" Prozess ist. Einige werden mit wenig bis gar keinem entwickelt Geschäftsvorteile oder mit komplexer Logik aufgebaut, die dazu bestimmt ist, später Probleme zu verursachen."

Als Benjamin Franklin sagte:„Ein Gramm Prävention ist besser als ein Pfund Heilung“, bezog er sich nicht speziell auf Robotic Process Automation (RPA) und die Bedeutung des Robotic Operating Model (ROM). Aber er hätte genauso gut sein können.

RPA wird am besten implementiert, wenn die gesamte Reise im Voraus definiert wird, anstatt zu warten, bis Sie einen Fehler entdecken und ihn dann korrigieren.

Das ROM von Blue Prism wurde genau zu diesem Zweck gegründet und ist in sieben Säulen unterteilt:

• Vision
• Organisation
• Governance und Pipeline
• Bereitstellungsmethodik
• Dienstmodell
• Menschen
• Technologie

Jede Säule umfasst die verschiedenen Überlegungen, die Sie bei der Implementierung einer RPA-Lösung anstellen müssen.

Die Einhaltung des Blue Prism ROM stellt sicher, dass ein RPA Center of Excellence (CoE) gedeiht und organisch wächst, anstatt zu stagnieren. Das macht RPA einfach skalierbar und hindert ein Unternehmen daran, mit RPA zu arbeiten, bevor es laufen kann.

Vision

Sie müssen zuerst die Strategie und den Zweck Ihrer RPA-Implementierung berücksichtigen. Möchten Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern, Kosten sparen oder die Benutzererfahrung verbessern, indem Sie schnellere und genauere Antworten liefern?
Was auch immer Ihre Argumentation ist, es ist wichtig zu verstehen, wie Ihre Strategie für RPA mit der des gesamten Unternehmens übereinstimmt. Auf diese Weise haben Sie bereits die Unterstützung, wenn Sie bereit sind zu skalieren.

Sobald Sie Ihre Vision festgelegt haben – gehen Sie raus und verschaffen Sie sich Gehör! Sichern Sie sich das Buy-In von der Spitze der Organisation und prüfen Sie, ob es positiv nach unten kaskadiert wird.

Finden Sie einen RPA-Leiter mit ansteckendem Enthusiasmus für Ihre Unternehmensziele, der Roadshows, Workshops und andere Initiativen veranstaltet, um Mitarbeiter im gesamten Unternehmen einzubeziehen. RPA Champions können auch das Gute verbreiten und weitere Automatisierungsmöglichkeiten identifizieren.

Je früher Sie die richtigen Leute an Bord holen, desto besser!

Organisation

Im nächsten Schritt planen Sie Ihr Organisationsmodell. Wo wird RPA innerhalb des Unternehmens angesiedelt sein und was sind Ihre Wachstumspläne? Ein zentralisierter Ansatz umfasst die gesamte Organisation. Es kann vorteilhaft sein, dies in ein bestehendes CoE einzubetten. Wenn Sie jedoch ein begrenztes Lieferteam haben, müssen Sie die Erwartungen verwalten, wenn alle Ecken des Unternehmens an Ihre Tür klopfen, damit ihr Prozess automatisiert wird!

Bei einem föderierten Ansatz befindet sich die RPA-Fähigkeit in einer bestimmten Funktion, wird jedoch über das gesamte Unternehmen skaliert, wobei das zentrale Team die Standards und Best Practices kontrolliert. Dies wird durch die Einrichtung von Bereitstellungs-Pods in der gesamten Organisation erreicht, die für die Identifizierung und Bereitstellung ihrer eigenen automatisierten Prozesse verantwortlich sind, die vom CoE geregelt werden.

Ein divisionaler Ansatz ist am ungünstigsten. Hier laufen mehrere RPA-Funktionen separat im gesamten Unternehmen mit separater Infrastruktur, separater Governance und separaten Teams. Das ist nicht kosteneffektiv und verhindert eine echte Skalierung.

Governance und Pipeline

Nicht jeder in RPA weiß, was ein „guter“ Prozess ist. Einige werden mit wenig bis gar keinem Geschäftsnutzen entwickelt oder mit komplexer Logik erstellt, die dazu bestimmt ist, später Probleme zu verursachen.

Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, was einen wirklich guten Prozess ausmacht. Binäre Logik sowie äußerst transaktionale und zuverlässige Zielanwendungen sind nur einige der Dinge, nach denen Sie Ausschau halten sollten.

Sobald Sie sich über die Definition von „gut“ im Klaren sind, können Sie Prozesse identifizieren, die durch Governance gespeist werden. Auf diese Weise stellen Sie dem richtigen Publikum die richtigen Fragen.

Sie könnten beispielsweise einen scheinbar idealen Prozess für die Automatisierung gefunden haben, aber der IT-Vertreter in Ihrem Governance Board informiert Sie darüber, dass ein geplanter Patch für die Zielanwendung in zwei Monaten fällig ist. Sie müssen Ihre Elemente erneut ausspionieren und den Vorgang anhalten, bis der Patch durchgeführt wurde.

Neben anderen Themen, die im Governance Board diskutiert werden, werden Sie die Nachfragegenerierung behandeln, d. h. wie werden Sie die Nachfrage nach RPA innerhalb des Unternehmens generieren? Mitarbeiteranreize zur Identifizierung geeigneter Prozesse, interne Kommunikation und die Durchführung von Workshops zur Einbindung sind nur einige der Techniken, die wir empfehlen würden.

Liefermethode

Jetzt haben Sie all diese Prozesse identifiziert, wie werden Sie sie als automatisierte Lösungen bereitstellen?

Das Erfassen falscher Informationen (oder das Vergessen, sie überhaupt zu erfassen) in der Definitionsphase kann katastrophale Auswirkungen haben, sodass Sie ein sachkundiges KMU benötigen, um Prozessinformationen zu erfassen. Es lohnt sich auch, einen Prozessrundgang für das richtige Publikum durchzuführen.

Es ist zu verlockend, dass Ihr Entwickler die Lösung in Blue Prism so schnell wie möglich automatisiert. Langfristig werden Sie sich jedoch wünschen, Sie hätten sich etwas mehr Zeit genommen.

Dokumentieren Sie zunächst den Soll-Prozess. Wie wird sich der Roboterprozess vom menschlichen Prozess unterscheiden? Was ist der Bauplan für das Bauen in Blue Prism?

Skizzieren Sie die Geschäftsobjekte, die Sie für diese Lösung benötigen, und vergleichen Sie sie mit Objekten, die bereits in Ihrer Umgebung vorhanden sind. Dies wird letztendlich Ihre Entwicklungszeit verkürzen, wenn Sie Ihre wiederverwendbare Objektbibliothek erweitern. Die Entwicklung kann beginnen, sobald das „Soll“ mit dem Unternehmen vereinbart wurde und Ihre Designbehörde/Ihr Hauptentwickler den vorgeschlagenen Entwurf genehmigt und die erforderlichen Peer-Reviews durchgeführt hat.

Unterzeichnen Sie die Tests und stellen Sie sicher, dass das Unternehmen zufrieden ist. Es gibt noch andere wichtige Ergebnisse, die in der Test- und Veröffentlichungsphase erstellt werden müssen – und es ist wichtig, sie nicht zu vernachlässigen!

Servicemodell

Sobald Ihre Prozesse in Produktion sind, müssen Sie die richtige Unterstützung dafür bekommen.

Geben Ihre Roboter Geschäftsempfehlungen zur manuellen Eingabe an das Betriebsteam zurück? Sind Entwickler zur Stelle, falls die Roboter nicht wie erwartet funktionieren? Haben Sie Disaster-Recovery-Pläne, um den Verlust von Roboterressourcen zu verhindern?

Das Letzte, was Sie brauchen, ist, Ihre Roboterressourcen aufgrund eines schlechten Servicemodells zu verlieren.

Menschen

Alle großen Teams planen von Anfang an den zukünftigen Erfolg. Wenn Ihre Entwickler jedoch keine Erfahrung haben, werden sie Schwierigkeiten haben, mit den unvermeidlichen RPA-Schmerzpunkten fertig zu werden. Die Ernennung eines hochqualifizierten Hauptentwicklers ist unerlässlich, aber diese Leute können auf dem aktuellen Markt äußerst schwierig zu finden sein.

Entwickler müssen sowohl in der Blue Prism-Entwicklung als auch in der Prozessanalyse auf höchstem Niveau geschult werden. Auf diese Weise sind sie bereit, in einer hybriden Rolle zu agieren, während sie gleichzeitig Vor-Ort-Unterstützung von einem erfahrenen Berater erhalten.

Wenn Ihr Entwicklungsteam weiter wächst, sollten Sie versuchen, eine Design Authority zu ernennen, um sicherzustellen, dass die Standards eingehalten werden, und einen Control Room Monitor, um Ihre Produktionsroboter zu verwalten.

Planen Sie schließlich, wann Sie einstellen müssen. Dies kann dazu beitragen, die Kontinuität und Qualität Ihres Bereitstellungsteams aufrechtzuerhalten.

Technologie

Die siebte Säule beinhaltet Überlegungen, welchen technischen Ansatz Sie verfolgen. Die Einrichtung virtueller Maschinen, die Bereitstellung von Lizenzen für die zukünftige Skalierung und die Notfallwiederherstellung sollten alle in Betracht gezogen werden, ebenso wie die Wahl zwischen einer Cloud-basierten Lösung und einem lokalen Host.

Ein häufiges Problem besteht darin, virtuelle Maschinen nicht für ein gemeinsames Image zu erstellen, was bedeutet, dass Entwicklungstechniken wie die Oberflächenautomatisierung eine größere Fehlergefahr darstellen.

Jede Säule richtig zu machen, ist entscheidend für den Erfolg jeder RPA-Lösung.

Geschrieben von Rob Dawson, Hauptberater, Robiquity