Schlüsselüberlegungen zur Bewältigung der COVID-19-getriebenen kommerziellen Nachfrage

Da sich die wirtschaftlichen Folgen von COVID-19 weiterhin auf Hersteller und ihre Zulieferer auf der ganzen Welt auswirken, sehen sich viele Unternehmen mit erheblichen finanziellen Gegenwinden konfrontiert.

Unternehmen, die unter solchen Schwierigkeiten leiden, suchen oft nach Wegen, um Mehrwert aus ihrer Lieferkette zu ziehen oder Kosten auf diese zu drücken, insbesondere wenn ein Ungleichgewicht in der Verhandlungsmacht zugunsten des Kunden besteht.

Solche Bemühungen lassen sich im Allgemeinen in zwei Kategorien unterteilen:kommerzielle Zugeständnisse und Haftungsansprüche. Dieser Artikel untersucht beide Kategorien und bietet einen allgemeinen Überblick über einige wichtige Überlegungen, die Lieferanten berücksichtigen sollten, wenn sie solche Anfragen von ihren Kunden erhalten.

Kommerzielle Zugeständnisse

Die erste Kategorie besteht aus Anfragen – oder in einigen Fällen Forderungen – nach kommerziellen Zugeständnissen. Während die Geschäftsbedingungen eines Liefervertrags Verhandlungssache sind, konzentriert sich dieser Artikel auf Anfragen zur Änderung einer bestehenden Vereinbarung zwischen den Parteien und nicht auf Diskussionen, die möglicherweise für neue Verträge oder neue Geschäfte stattfinden.

Solche Anfragen können viele Formen annehmen. Kunden können beispielsweise Preisnachlässe, verlängerte Zahlungsfristen oder Befreiungen von Mindestabnahmeverpflichtungen verlangen. Obwohl diese Anfragen viele Formen annehmen können, haben sie alle das gemeinsame Merkmal, dass sie den Status quo in einer Weise verändern, die dem Kunden auf Kosten des Lieferanten zugute kommt, sei es durch Reduzierung der Zahlungen an den Lieferanten oder durch Verlagerung von Kosten oder Risiken auf der Lieferant.

Nach Erhalt eines Antrags auf eine kommerzielle Konzession sollten Lieferanten zunächst ihre Verträge prüfen, um sicherzustellen, dass sie die jeweiligen Rechte und Pflichten der Parteien vollständig verstehen. Während die meisten Verträge keine einseitigen Änderungen der Geschäftsbedingungen zulassen, sind Bestimmungen, die solche Änderungen unter bestimmten Umständen ermöglichen, nicht ungewöhnlich, insbesondere in Fällen, in denen der Vertrag auf den Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Kunden beruht.

Gestatten die geltenden Verträge dem Kunden, die gewünschte Änderung der Beziehung einseitig vorzunehmen, können die Möglichkeiten des Anbieters eingeschränkt sein. Nur weil ein Kunde zur Begründung seines Antrags auf besondere Vertragsbestimmungen hinweist, bedeutet dies jedoch nicht, dass der Anbieter den Kunden beim Wort nehmen sollte. Der Lieferant sollte den Vertrag dennoch sorgfältig prüfen und sich vergewissern, ob die fraglichen Bestimmungen die vom Kunden geltend gemachten Rechte eindeutig stützen oder ob der Lieferant Gründe hat, die Forderung anzufechten.

Auch wenn der fragliche Vertrag dem Kunden keinen eindeutigen Anspruch auf die gewünschte Konzession einräumt, ist die Diskussion damit nicht zwangsläufig beendet. Da Lieferanten das „Big Picture“ der Kundenbeziehung berücksichtigen müssen, kommen häufig andere Überlegungen und Hebelwirkungen ins Spiel. Selbst wenn ein Lieferant den Kampf gewinnt und sich erfolgreich der Forderung des Kunden nach Zugeständnissen widersetzt, kann der Lieferant den sprichwörtlichen Krieg verlieren, wenn sein Erfolg ihn später Geschäfte kostet.

In Situationen, in denen der Kunde beispielsweise in der Lage ist, das Unternehmen leicht zu beschaffen – sei es, weil er seine Geschäfte mit einer Reihe von kurzfristigen Vereinbarungen führt oder weil der Vertrag dem Kunden ein Recht zur vorzeitigen Kündigung einräumt – kann der Kunde möglicherweise leicht einen Lieferanten ersetzen, der nicht bereit ist, geänderte Geschäftsbedingungen zu erfüllen, die seine Konkurrenten anbieten möchten. Lieferanten von fungiblen „Waren“ können besonders anfällig für solche Ressourcen sein.

Ein solcher sofortiger Geschäftsausfall kann für Lieferanten weniger besorgniserregend sein, deren Produkte kurzfristig schwieriger zu beschaffen sind, sei es aufgrund der Vertragsbedingungen oder aufgrund anderer Ressourcenhindernisse, wie geistige Eigentumsrechte oder lange Vorlaufzeiten/ hohe Ressourcenkosten. Aber auch Lieferanten, deren Produkte schwer zu beschaffen sind, können mittel- bis langfristig Geschäftseinbußen erleiden, wenn sie bei einem Kunden in Ungnade fallen und Neugeschäft oder eine zukünftige Vertragsverlängerung verlieren.

Neben dem Risiko, zukünftige Geschäfte zu verlieren, wenn sie Kundenforderungen nicht nachkommen, müssen Lieferanten prüfen, welche anderen Aspekte in der Beziehung bestehen können und ob der Lieferant diese zu seinem Vorteil nutzen kann. Wenn der Lieferant beispielsweise mit potenziellen Ansprüchen seines Kunden konfrontiert ist (siehe Erläuterung unten), kann er möglicherweise Handelskonzessionen für eine Freistellung dieser Ansprüche abschließen. Alternativ kann der Lieferant, wenn der Lieferant mit dem Kunden auf Neugeschäft bietet, die Vereinbarung über kommerzielle Zugeständnisse zu einem Vorteil bei der Absicherung von Neugeschäften, wie zum Beispiel ein letztes Verweigerungsrecht, nutzen. In beiden Fällen besteht eine bewährte Vorgehensweise darin, sicherzustellen, dass eine solche Vereinbarung auf eine angemessene Schriftform reduziert wird – nicht auf den guten Willen des Kunden oder eine ungeschriebene Vereinbarung oder Vereinbarung verlassen. Diese weniger greifbaren Zusicherungen sind oft rechtlich nicht durchsetzbar und haben keine Haltbarkeit, wenn die Erinnerungen verblassen und Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Kundenansprüche

Getrennt von Forderungen nach kaufmännischen Erwägungen sind Situationen, in denen ein Kunde einen bejahenden Rechtsanspruch auf rückerstattungsbasierte mangelhafte (oder angeblich mangelhafte) Leistung durch den Lieferanten haben kann. Solche Ansprüche können verschiedene Formen annehmen. Zu den häufigsten Problemen gehören jedoch häufig Gewährleistungsansprüche für fehlerhafte Produkte, Lieferverzögerungen oder fehlende jährliche Produktivitätseinsparungen. In besseren Zeiten haben Kunden vielleicht über solche Probleme hinweggesehen oder sie für die Gesundheit der Beziehung auf die lange Bank geschoben. In magereren Zeiten können einige Kunden solche Behauptungen jedoch als Mittel betrachten, um zusätzliche Dollar von ihren Lieferanten zu gewinnen und ihr eigenes Endergebnis zu verbessern. Solche Probleme können ein besonderes Anliegen sein, wenn sie von Einkaufsmanagern oder Führungskräften beim Kunden verursacht werden, die möglicherweise dem internen Druck ausgesetzt sind, ihre persönlichen Kennzahlen für das Quartal oder das Jahr zu verbessern.

Die Bemühungen eines Kunden, solche historischen Ansprüche zu verfolgen, können zusätzliche Probleme mit sich bringen, die bei der Bearbeitung anderer Ansprüche, die zeitnaher geltend gemacht werden, möglicherweise nicht vorhanden sind. Beispielsweise können Lieferanten aufgrund der erhöhten Schwierigkeiten bei der Beschaffung der erforderlichen Informationen in der Abwehr solcher Ansprüche behindert sein. Im Laufe der Zeit verblassen Erinnerungen, Mitarbeiter ziehen weiter und Dokumente sind möglicherweise nicht mehr verfügbar. Dieselben Probleme können sich zwar auch auf die Informationen auswirken, die dem Kunden zur Untermauerung seines Anspruchs zur Verfügung stehen, aber sie können besonders akut für einen Lieferanten sein, der versucht herauszufinden, warum er rechtlich nicht an einem Produkt schuld ist, das möglicherweise defekt ist oder auf andere Weise versagt hat, während des Gebrauchs.

Allerdings stellen nicht alle Fragen, die sich im Zusammenhang mit einer Altforderung ergeben, einen Nachteil für den Lieferanten dar. In Anbetracht der Schwierigkeiten, die bei der Abwehr solcher Ansprüche auftreten können, bietet das Gesetz Lieferanten oft zusätzliche Rechtsverteidigungen. Im Fall von Verträgen über den Verkauf von Waren beispielsweise verlangt Abschnitt 2-607 des Uniform Commercial Code (der in allen 50 Staaten erlassen wurde) Käufer, Ansprüche wegen Vertragsverletzung „innerhalb einer angemessenen Frist“ nach der Entdeckung zu melden des Verstoßes oder verwirkt alle Rechtsmittel, auf die sie ansonsten Anspruch gehabt hätte. Während eine „angemessene Frist“ für die Benachrichtigung strittig ist, können Lieferanten argumentieren, dass der Kunde seinen Anspruch jetzt nicht geltend machen kann, wenn ein Kunde den Verstoß beim ersten Auftreten des Problems nicht angemessen benachrichtigt hat.

Zusätzlich zu den Mitteilungspflichten sehen die meisten Rechtsordnungen eine Verjährungsfrist vor, die erfordert, dass Ansprüche innerhalb eines bestimmten Zeitraums geltend gemacht werden, unabhängig davon, ob eine Mitteilung zum Zeitpunkt des erstmaligen Auftretens des Problems erfolgt ist. Die nach der geltenden Verjährungsfrist zulässige Frist variiert stark je nach Gerichtsstand und Art des Anspruchs. Bei Verträgen über den Verkauf von Waren, die dem Uniform Commercial Code unterliegen, beträgt die Verjährungsfrist jedoch in der Regel vier Jahre.

Neben der Rechtsverteidigung können dem Lieferanten weitere, weniger greifbare Probleme zufallen. Obwohl es sich keineswegs um eine absolute Regel handelt, können historische Behauptungen oft von ungewissem Wert sein. Einfach ausgedrückt:Die meisten Forderungen, bei denen die Lieferantenverantwortung klar ist, werden im Laufe des Geschäfts gelöst und stehen nicht jahrelang im sprichwörtlichen Regal, bevor sie erhoben werden. Neben den Verdiensten sollten Lieferanten die Motive des Kunden berücksichtigen. Wenn die Hauptmotivation eines Kunden für die Geltendmachung eines Anspruchs auf dem Bestreben zu beruhen scheint, die finanzielle Leistung zu verbessern, kann der Lieferant den Anspruch möglicherweise mit einem höheren Preisnachlass beilegen, wenn er bereit ist, den Anspruch schnell beizulegen.

Alle Streitigkeiten müssen im Lichte der spezifischen Verträge und Umstände behandelt werden. Die in diesem Artikel vorgestellten Probleme stellen jedoch wichtige Überlegungen dar, die Lieferanten und Kunden berücksichtigen sollten, wenn sie versuchen, die Auswirkungen von COVID-19 auf ihre Geschäftsbeziehungen zu bewältigen.

Nicholas Ellis ist Rechtsanwalt bei Foley &Lardner LLP.