Wayfair & COVID-19: Steuerbefreite Verkäufer in der Post-Pandemie-Wirtschaft

Die COVID-19-Pandemie hatte weitreichende wirtschaftliche Auswirkungen auf Unternehmen aller Größen. Ebenso hat die Pandemie den US-Bundesstaatshaushalten zugesetzt – einige Experten prognostizieren, dass Haushaltsdefizite bis 2022 434 Milliarden Dollar betragen könnten. Tatsächlich schätzt das Center on Budget and Policy Priorities, dass Staaten wie Kalifornien und New York Einnahmerückgänge in Höhe von zig Milliarden Dollar verzeichnen werden.

Ein Großteil dieses Rückgangs wird auf einen Einbruch der Steuereinnahmen zurückgeführt, auf die Staaten angewiesen sind, um ihre Kassen zu füllen und ihre Haushalte auszugleichen. Von der Umsatzsteuer über die Einkommensteuer bis hin zu branchenspezifischen Steuern wie der Verbrauchssteuer für Öl und Gas – die Staaten haben einen Rückgang der Ausgaben verzeichnet, der sich nur schwer auf das Vor-Pandemie-Niveau erholt hat. Zum Beispiel haben Einbrüche im Tourismus in Florida, Nevada und Hawaii direkte Auswirkungen auf die Umsatzsteuereinnahmen und Beherbergungssteuern in diesen Staaten. Letztlich werden die Staaten Wege finden müssen, Verluste auszugleichen und in den kommenden Jahren einen Haushalt aufzustellen, was wahrscheinlich zu Steuererhöhungen, erweiterten Steuerpflichtregeln und verstärkter Durchsetzung von Steuergesetzen führen wird.

Echos der Rezession 2008

Da Steuerbehörden mit Haushaltslücken kämpfen und ihre Optionen zur Einnahmengenerierung abwägen, ist es wahrscheinlich, dass viele Unternehmen steuerlichen Compliance-Risiken ausgesetzt sind, ohne es zu wissen. Glücklicherweise können Unternehmen aus dem Präzedenzfall der wirtschaftlichen Krise 2008 lernen. Nach 2008 verschärften Steuerbehörden Regeln und Durchsetzung bei der Steuereintreibung, mit einem großen Fokus auf die Durchsetzung von Steuerbefreiungszertifikaten. Vor der Rezession waren die Kriterien für einen Staat, ein Befreiungszertifikat zu akzeptieren, viel lockerer – vielleicht aufgrund mangelnder Technologie für umfassende Befreiungszertifikatsprüfungen.

Seitdem hat sich die Technologie, auf die Staaten und Unternehmen für Steuer-Compliance zugreifen können, weiterentwickelt und die Prüfung von Befreiungszertifikaten während Audits erleichtert. Was aber wirklich seit 2008 zu einer strengeren Prüfung von Befreiungszertifikaten führte, war die Tatsache, dass eine enorme Anzahl von Unternehmen dauerhaft schloss und es für Verkäufer und Regierungen unmöglich machte, während eines Audits gültige Zertifikate zu erhalten.

Erhöhtes Risiko durch Wayfair und Omnichannel

Während viele der gleichen Risiken in der Pandemie präsent sind, hat die Komplexität rund um Befreiungszertifikate seit 2008 exponentiell zugenommen. Die Entscheidung des Supreme Court in South Dakota v. Wayfair Inc. ermöglichte es Behörden, Umsatzsteuer auf Fernverkäufe in ihrem Bundesstaat einzuziehen, unabhängig vom physischen Standort des Verkäufers. Heute könnten steuerbefreite Verkäufer potenziell die Verpflichtung haben, sich in 44 Bundesstaaten zur Erhebung der Umsatzsteuer zu registrieren – selbst wenn kein einziger Verkauf steuerpflichtig ist. Economic Nexus hat nicht nur die Verpflichtung zum Sammeln von Befreiungszertifikaten verschärft, sondern die zusätzliche Last der Registrierung bei Bundesstaaten zur Steuererhebung hinzugefügt.

Ebenso haben Geschäftsabläufe in der Pandemie die Komplexität des Sammelns von Befreiungszertifikaten erhöht. Zum Beispiel finden mehr Business-to-Business (B2B)-Transaktionen online über zahlreiche Kanäle statt. Wo ein Verkäufer historisch Befreiungszertifikate einfach in 1:1-Transaktionen sammeln konnte, verarbeiten viele jetzt Transaktionen digital über eine Reihe von Online-Kanälen. Die Kombination aus Economic-Nexus-Gesetzen mit expandierenden Omnichannel-B2B-Verkäufen hat ein Umfeld geschaffen, in dem Unternehmen wissen müssen, wo sie eine Registrierungspflicht haben, während sie gleichzeitig Transaktionen abwickeln und Zertifikate in Near-Realtime online sammeln. Für Hersteller und andere B2B-Verkäufer, die für das Sammeln und Speichern von Befreiungszertifikaten für steuerbefreite Käufe verantwortlich sind, wird es kritisch sein, jetzt die Technologie und Prozesse einzurichten, um sicherzustellen, dass Befreiungszertifikate bei jeder anwendbaren Transaktion korrekt gesammelt werden, um ein weiteres Post-2008-Szenario zu vermeiden.

Technologie für Befreiungsverpflichtungen

Die Verwaltung von Befreiungszertifikaten in einer digital-first-Gesellschaft erfordert intelligente Steuer-Compliance-Technologien, um mit sich ändernden Regeln und Verpflichtungen Schritt zu halten. Das manuelle Sammeln, Verfolgen und Speichern von Befreiungszertifikaten über Kanäle hinweg sowie das manuelle Verfolgen von Economic-Nexus-Verpflichtungen und Registrierungen in neuen Staaten macht Unternehmen anfällig für menschliche Fehler und letztlich Audit-Risiken. Durch den Einsatz von Steuer-Compliance-Software können Unternehmen ihre Befreiungszertifikats-Management-Prozesse straffen und Risiken mindern.

Steuerlösungen lassen sich problemlos in die bestehende E-Commerce-, ERP- (Enterprise Resource Planning) oder andere Abrechnungssysteme eines Unternehmens integrieren, um Zertifikate beim Checkout zu verwalten. Zum Beispiel kann ein Hersteller, der über eine E-Commerce-Plattform und einen Marktplatz verkauft, Posten im Checkout-Prozess einbauen, die Unternehmen verpflichten, ihre Befreiungsinformationen digital bereitzustellen, bevor die Transaktion verarbeitet wird. Ebenso können Unternehmen Steuer-Software nutzen, um intelligenter zu verstehen, wann sie neue Economic-Nexus-Verpflichtungen auslösen, um Registrierungsanforderungen zu straffen und unbekannte Audit-Risiken zu vermeiden.

Da wir uns durch die Pandemie bewegen, ist es unvermeidlich, dass Staaten wahrscheinlich Steuervorschriften erweitern, die Durchsetzung erhöhen und bestehende Steuergesetze anpassen werden. Wie wir aus der Rezession 2008 gelernt haben, wird die Durchsetzung von Befreiungszertifikaten wahrscheinlich ein primäres Ziel für Behörden sein, die Einnahmen suchen. Hersteller und andere B2B-Verkäufer müssen ihre neuen Verpflichtungen in der Welt des Economic Nexus verstehen und wissen, wie sie die Zertifikatsammlung in einer Omnichannel-Umgebung navigieren, um Risiken zu mindern und den Betrieb aufrechtzuerhalten. Für die meisten wird das manuelle Management der Steuer-Compliance – von der Registrierung bis zum Zertifikatsmanagement – untragbar sein und sie gefährden. Ein technologie-first-Ansatz beim Management von Befreiungszertifikaten wird Unternehmen in die Lage versetzen, proaktiv Audit-Strafen und Störungen ihres Geschäfts zu verhindern.

Silvia Aguirre ist Vice President of Certificate Management bei Avalara.