Wayfair und COVID-19:Die Auswirkungen auf steuerbefreite Verkäufer

Die COVID-19-Pandemie hat weitreichende wirtschaftliche Auswirkungen auf Unternehmen jeder Größe. In ähnlicher Weise hat die Pandemie die US-Staatshaushalte verwüstet, wobei einige Experten prognostizieren, dass sich die Haushaltsdefizite bis 2022 auf 434 Milliarden US-Dollar belaufen könnten. Tatsächlich schätzt das Center on Budget and Policy Priorities, dass Bundesstaaten wie Kalifornien und New York einen Umsatzrückgang in zweistelliger Milliardenhöhe verzeichnen werden.

Ein Großteil dieses Einnahmenrückgangs wird auf sinkende Steuereinnahmen zurückgeführt, auf die die Staaten angewiesen sind, um ihre Kassen zu füllen und ihre Haushalte auszugleichen. Von der Umsatzsteuer über die Einkommensteuer bis hin zu branchenspezifischen Steuern wie Verbrauchsteuern für Öl und Gas haben die Bundesstaaten einen Rückgang der Ausgaben verzeichnet, der das Niveau vor der Pandemie nur schwer übertroffen hat. Der Rückgang des Tourismus in Florida, Nevada und Hawaii hat sich beispielsweise direkt auf die Erhebung von Umsatzsteuern und Beherbergungssteuern in den Bundesstaaten ausgewirkt. Letztendlich müssen die Staaten in den kommenden Jahren Wege finden, um Verluste auszugleichen und einen Haushalt aufzustellen, was wahrscheinlich zu Steuererhöhungen, erweiterten Besteuerungsregeln und einer verstärkten Durchsetzung der Steuergesetze führen wird.

Echos der Rezession 2008

Da die Steuerbehörden mit Haushaltsengpässen zu kämpfen haben und ihre Möglichkeiten zur Steigerung der Einnahmen abwägen, werden viele Unternehmen wahrscheinlich anfällig für Risiken bei der Steuereinhaltung, ohne es zu wissen. Glücklicherweise können Unternehmen aus dem Präzedenzfall während des Wirtschaftsabschwungs 2008 lernen. Nach 2008 verschärften die Steuerbehörden die Vorschriften und Durchsetzungen im Bereich der Steuererhebung, mit einer starken Verlagerung hin zur Durchsetzung von Steuerbefreiungsbescheinigungen. Vor der Rezession waren die Kriterien für die Annahme einer Freistellungsbescheinigung durch einen Staat viel milder, möglicherweise aufgrund fehlender Technologie, um eine umfassende Prüfung der Freistellungsbescheinigung durchführen zu können.

Seitdem hat sich die Technologie, auf die Staaten und Unternehmen für die Einhaltung der Steuervorschriften zugreifen können, weiterentwickelt und die Prüfung von Freistellungsbescheinigungen bei Prüfungen erleichtert. Was die Freistellungsbescheinigungen jedoch seit 2008 einer strengeren Überprüfung unterzog, war die Tatsache, dass eine enorme Anzahl von Unternehmen dauerhaft geschlossen und es Verkäufern und Regierungen unmöglich gemacht wurde, während eines Audits gültige Zertifikate zu erhalten.

Erhöhtes Risiko

Während viele der gleichen Risiken während der Pandemie vorhanden sind, hat die Komplexität der Freistellungsbescheinigungen seit 2008 exponentiell zugenommen. Die Entscheidung des Obersten Gerichtshofs in South Dakota gegen Wayfair Inc. ermöglichte es den Behörden, Umsatzsteuer auf Fernverkäufe in ihrem Bundesstaat zu erheben unabhängig vom physischen Standort des Verkäufers. Heutzutage könnten steuerbefreite Verkäufer möglicherweise verpflichtet sein, sich in 44 Staaten zur Erhebung der Umsatzsteuer zu registrieren, selbst wenn kein einziger Verkauf steuerpflichtig ist. Der wirtschaftliche Zusammenhang hat nicht nur die Verpflichtung zur Erhebung von Freistellungsbescheinigungen verschärft, sondern auch die zusätzliche Belastung durch die Registrierung bei Staaten zur Erhebung von Steuern erhöht.

In ähnlicher Weise hat der Geschäftsbetrieb inmitten der Pandemie auch die Komplexität der Sammlung von Ausnahmebescheinigungen erhöht. Beispielsweise finden mehr Business-to-Business (B2B)-Transaktionen online über zahlreiche Kanäle statt. Während ein Verkäufer in der Vergangenheit in der Lage war, Freistellungszertifikate einfach in 1:1-Transaktionen zu sammeln, verarbeiten viele jetzt Transaktionen digital über eine Reihe von Online-Kanälen. Die Kombination von Gesetzen zum wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Ausweitung des Omnichannel-B2B-Vertriebs hat eine Umgebung geschaffen, in der Unternehmen wissen müssen, wo sie eine Registrierungspflicht haben, während sie gleichzeitig Transaktionen verarbeiten und Zertifikate nahezu in Echtzeit online sammeln. Für Hersteller und andere B2B-Verkäufer, die für das Sammeln und Speichern von Befreiungszertifikaten für steuerbefreite Käufe verantwortlich sind, wird es entscheidend sein, jetzt die Technologie und Prozesse einzuführen, um sicherzustellen, dass die Befreiungszertifikate bei jeder anwendbaren Transaktion korrekt eingezogen werden, um ein weiteres Szenario nach 2008 zu vermeiden.

Technik für Freistellungsverpflichtungen

Die Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen in einer Digital-First-Gesellschaft erfordert intelligente Technologien zur Steuereinhaltung, um mit den sich ändernden Regeln und Verpflichtungen Schritt zu halten. Das manuelle Sammeln, Verfolgen und Speichern von Befreiungszertifikaten über alle Kanäle hinweg sowie das manuelle Verfolgen von Verpflichtungen aus wirtschaftlichen Zusammenhängen und die Registrierung in neuen Bundesstaaten machen Unternehmen anfällig für menschliche Fehler und letztendlich Auditrisiken. Durch die Inanspruchnahme der Unterstützung von Software zur Steuerkonformität können Unternehmen ihre Prozesse zur Verwaltung von Befreiungszertifikaten optimieren und Risiken mindern.

Steuerlösungen können problemlos in den bestehenden E-Commerce, das Enterprise Resource Planning (ERP) oder andere Abrechnungssysteme eines Unternehmens integriert werden, um Zertifikate an der Kasse zu verwalten. Beispielsweise kann ein Hersteller, der über eine E-Commerce-Plattform und einen Marktplatz verkauft, Einzelposten in den Checkout-Prozess integrieren, um Unternehmen aufzufordern, ihre Freistellungsinformationen vor der Verarbeitung der Transaktion digital bereitzustellen. Ebenso können Unternehmen Steuersoftware nutzen, um intelligenter zu verstehen, wann sie neue wirtschaftliche Verknüpfungspflichten auslösen, um die Registrierungsanforderungen zu rationalisieren und unbekannte Prüfungsrisiken zu vermeiden.

Im weiteren Verlauf der Pandemie ist es unvermeidlich, dass die Staaten wahrscheinlich versuchen werden, die Steuervorschriften auszuweiten, die Durchsetzung zu verstärken und bestehende Steuergesetze anzupassen. Wie wir aus der Rezession von 2008 gelernt haben, wird die Durchsetzung von Freistellungsbescheinigungen wahrscheinlich ein vorrangiges Ziel der Behörden sein, wenn sie Einnahmen erzielen wollen. Hersteller und andere B2B-Verkäufer müssen ihre neuen Verpflichtungen in der Welt der wirtschaftlichen Zusammenhänge verstehen und wissen, wie sie die Zertifikatssammlung in einer Omnichannel-Umgebung steuern, um Risiken zu mindern und den Betrieb aufrechtzuerhalten. Für die meisten wird die manuelle Verwaltung der Steuerkonformität von der Registrierung bis zur Zertifikatsverwaltung nicht nachhaltig sein und sie gefährden. Ein technologieorientierter Ansatz zur Verwaltung von Freistellungszertifikaten ermöglicht es Unternehmen, proaktiv Prüfungsstrafen und Unterbrechungen ihres Geschäfts zu vermeiden.

Silvia Aguirre ist Vice President of Certificate Management bei Avalara.