Drei Möglichkeiten, wie mobile Daten die Baubranche verändern könnten

Zivile Projekte sind komplex und anspruchsvoll und erfordern Anpassungsfähigkeit, Weitsicht und Flexibilität, um die Arbeitsplatzkosten unter Kontrolle zu halten. Und bei so vielen kritischen Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf einer Baustelle – geschweige denn mehrerer Baustellen – erforderlich sind, können einige Verwaltungsfehler zu überhöhten Budgets, entmutigender Verschwendung und frustrierenden Verzögerungen führen. Glücklicherweise gibt die neue Datenerfassungstechnologie Auftragnehmern einen Überblick über ihr Geschäft aus der Vogelperspektive, damit sie den Überblick behalten und der Zeit voraus sind.

Wie effizient und genau ein Unternehmen sein Geschäft verwaltet, hängt von der Qualität der gesammelten Daten ab. Hier kommen die heutigen Cloud-basierten Echtzeitlösungen ins Spiel. Diese Lösungen rationalisieren Prozesse und integrieren wichtige Verbindungspunkte des Außendienstes, wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Auftragskalkulation, Zeiterfassung, Geräteverfolgung und Enterprise Resource Planning (ERP). Zusammen geben diese Einblicke den Auftragnehmern einen kristallklaren Einblick in den Status und Zustand ihrer Projekte, sodass sie schnellere und strategischere Entscheidungen treffen können, um ihr Endergebnis zu verbessern.

Mannstundengenauigkeit

Die genaue Verfolgung und Analyse der Arbeit und Produktivität eines Teams hängt oft davon ab, dass jeder Mitarbeiter seine Zeitkarten auf Papier- oder Tabellenkalkulationsbasis ordnungsgemäß verwaltet. Oftmals werden Zeitkarten auf Papier- oder Tabellenkalkulationsbasis Tage oder sogar Wochen nach Abschluss der Arbeit ausgefüllt, was fast garantiert, dass die Daten fehlerhaft sind, weil sie auf ihr Gedächtnis angewiesen sind. Außendienstleiter, die mehrere Baustellen und Mannschaften verwalten, wissen oft nicht genau, wo sich die Mitarbeiter zu ihrer Startzeit befinden. Sie können auch nicht sicher sein, ob ihre Crew pünktlich aus der Mittagspause zurückgekommen ist oder jemand die Arbeit nicht vorzeitig verlassen hat. Dies kann auch andere Risiken bergen, wie z. B. Teammitglieder, die inaktiven oder falschen Projekten oder Aufgaben Arbeitsstunden zuweisen oder die Zeit, die vor Ort oder an einer bestimmten Aufgabe verbracht wird, ungenau einschätzen. Bei einer so hohen Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wären die Ergebnisse einer Analyse der Gesamtarbeitszeit fast nutzlos.

Der beste Weg, um die genauesten Arbeitsstundendaten pro Aufgabe zu erhalten, besteht darin, Live-Felddaten während der Ausführung zu erfassen und die Mitarbeiter nicht mehr auf ihr Gedächtnis verlassen zu müssen, um am Ende des Tages, der Woche, der richtigen Aufgabe Stunden zuzuordnen. oder Monat. Cloud-basierte Apps für mobile Mitarbeiter, die die Erfassung von Arbeitsstunden pro Aufgabe optimieren, eliminieren das Potenzial, dass Mitarbeiter ihre Zeit überschätzen.

Zuerst öffnet jedes Teammitglied eine App auf seinem Telefon, authentifiziert sich mit einer PIN-Nummer, wählt das Projekt, die Aufgabe und ggf. das Gerät aus, um die tägliche Arbeit zu erledigen. Als nächstes macht die App ein Selfie-Foto des Mitarbeiters, stempelt ihn ein und erfasst gleichzeitig seinen GPS-Standort. Field Operations Apps mit Live-Felddaten machen es einfach, Arbeitsstunden pro Aufgabe in Echtzeit zu verfolgen, mit Funktionen zur Verbesserung der genauen Datenberechnungen. Die Gesichtserkennung bestätigt, dass die richtige Person die Arbeit ausführt, indem sie ihr Ein-/Aus-Foto mit ihrem Profilbild vergleicht und Warnungen ausgibt, wenn eine Abweichung vorliegt. Der GPS-Standort beim Einstempeln, Ausstempeln und bei jeder Aufgabenänderung teilt dem Vorgesetzten mit, dass sich der Mitarbeiter am richtigen Ort befindet und nicht außerhalb des Standorts Arbeitsstunden für ein Projekt abfragt, ohne auf der Baustelle zu sein. Bei der Integration in ein ERP-System sehen die Mitarbeiter nur die relevanten projektspezifischen Aufgaben basierend auf der Projektkostenstruktur im ERP, um diese Mannstunden korrekt tabellarisch darzustellen. Die Informationen werden dann zur Verarbeitung und Berichterstattung in die entsprechenden Datenfelder im ERP übertragen.

Die Live-Feldverfolgung ist auch effizient, wenn ein Arbeiter von Aufgabe zu Aufgabe wechselt, wie zum Beispiel Beton mischen oder Beton gießen. Sie wählen einfach die nächste Aufgabe auf ihrem Telefon oder Tablet und arbeiten weiter. Jede Aufgabenänderung dauert weniger als fünf Sekunden. Mitarbeiter müssen sich nur ausstempeln, wenn sie mit der Arbeit für den Tag fertig sind. Erstklassige Apps für den Außendienst für mobile Mitarbeiter funktionieren sogar, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird. Die Arbeitsstunden pro Aufgabe werden in Echtzeit auf dem mobilen Gerät erfasst und synchronisiert, sobald eine Serviceverbindung besteht, ohne dass die Genauigkeit der Arbeitsstunden pro Aufgabe beeinträchtigt wird.

Präziser Fortschritt nach Aufgabe

Die Verfolgung des Fortschritts einer Aufgabe und eines Projekts kann zeitaufwändig und ziemlich schwierig sein. Aufgrund des Zeitaufwands und der Verzögerungen bei der Weitergabe gesammelter Informationen geben herkömmliche Methoden der Nachverfolgung in Berichten einen ungenauen Ausblick auf Projekte. Die Berichte stammen aus mehreren Quellen mit unterschiedlichen Erfassungsmethoden wie Papier, E-Mail, Text und Tabellen, was die Verwirrung noch verstärkt. Darüber hinaus sind die erhobenen Daten nur so gut, wie sie erfasst wurden. Die Produktion nach Kostencode kann sehr ungenau sein, da Mitarbeiter die abgeschlossene Arbeit versehentlich dem falschen Code oder Projekt zuordnen, wodurch eine Aufgabe als vollständiger und eine andere als weniger vollständig gemeldet wird, als sie tatsächlich sind. Dieses Problem betrifft den gesamten Baubereich, aber es ist besonders schädlich für Infrastrukturprojekte, bei denen die Aufgaben in Phasen und nicht parallel ausgeführt werden müssen, sodass sich die Probleme verschlimmern und während der gesamten Projektlaufzeit hohe Kosten verursachen können.

Im Vergleich dazu ermöglicht ein integriertes System mit Kontrollen, dass alle Fortschrittsdaten automatisch tabellarisch erfasst, gesammelt und synchronisiert werden. Wenn das ERP in eine Außendienst-App mit Live-Felddaten integriert ist, erhöht es die Genauigkeit der Produktionsdaten pro Aufgabe erheblich. Dadurch können Außendienstmitarbeiter nur projektspezifische Aufgaben basierend auf der Projektkostenstruktur im ERP sehen. Jedes Mal, wenn ein Außendienstmitarbeiter zu einer neuen projektspezifischen Aufgabe wechselt, wird er in Echtzeit aufgefordert, die entsprechenden Produktionsmengen der ausgeführten Arbeiten mit der richtigen Mengeneinheit für das Projekt einzugeben. Diese Interkonnektivität stellt sicher, dass die Datenstrukturen der Außendienst-App und des ERP-Systems übereinstimmen, sodass Informationen nahtlos und mit genauen Fortschrittsdaten vom Büro zum Außendienst und zurück fließen können.

Automatisierte Vorgänge

Das Verschieben von Daten von einem Ort zum anderen auf Papier, Tabellenkalkulationen oder in einem Programm ist unglaublich zeitaufwendig und fehleranfällig. Und alle haben Angst davor. Unternehmen jeder Größe verschwenden Zeit mit der manuellen Erfassung und Eingabe von Daten.

Laut einem 2020-Bericht der Ressourcenmanagementplattform WorkMax verwenden mehr als 65 % der Auftragnehmer immer noch Papier und Tabellenkalkulationen. Der Bericht zeigte auch den Zusammenhang zwischen der Größe des Bauunternehmens und seiner Unfähigkeit, Daten effizient zu verarbeiten. Je größer das Unternehmen wird, desto weniger effektiv wird es. Diese Ergebnisse aus dem Field Data Usage Report finden sich auch in anderen ähnlichen Studien. Laut einem Bericht des IT-Dienstleisters JBKnowledge gaben im Jahr 2019 26 % aller Bauunternehmen an, dass keine ihrer Softwarelösungen miteinander kommuniziert.

In einem Cloud-basierten System mit Live-Felddatenerfassung spielt es keine Rolle, wie groß das Unternehmen ist, da die Verfolgung und Verwaltung der Daten über eine einzige App erfolgt, die mit den einzelnen Mitarbeitern interagiert. Dadurch entfällt für Spezialisten die Notwendigkeit, einen großen Teil ihrer Zeit auf die Erfassung zu konzentrieren, und sie können mehr Zeit für die Felddatenanalyse aufwenden. Live-Felddaten:

• Beseitigt manuelle Dateneingabefehler in allen Systemen, insbesondere in der Gehaltsabrechnung
• Hält das ERP mit allen Feldoperationen synchron
• Beseitigt die Verwendung veralteter oder inaktiver Projekt- und Kostencodes
• Gibt bei Bedarf Mitarbeiter-, Aufgaben- und Projektergänzungen oder Feldänderungen durch ERP-Updates
• Bietet automatisierte Überstunden-, Gewerkschafts- und Schichtregeln, um eine genaue Gehaltsabrechnung zu gewährleisten
• Bietet automatische Gesichtserkennungs- und Geofence-Warnungen für die Nachverfolgung der Mitarbeiterarbeit, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter vor Ort sind und ihre Zeit selbst verwalten

Alle Felddaten sind digitalisiert, automatisiert und genauer als manuelle Prozesse, die nicht integrierte Felddatenerfassungssysteme verwenden. Dadurch können Büromitarbeiter effizienter und produktiver arbeiten und sich auf die Analyse konzentrieren, anstatt ihre Zeit damit zu verbringen, Felddaten zu suchen und diese Daten manuell in unterschiedliche Systeme einzugeben. Die Bereitstellung von Berichten für alle, die aus den aktuellsten Daten erstellt wurden, zeigt den aktuellen Status jeder Aufgabe in jedem Projekt. Diese Informationen geben den Auftragnehmern Klarheit über die auftretenden Projektstatusänderungen und ermöglichen ihnen, schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Hier ist ein Beispiel aus der Praxis:Mitarbeiter von Nayland Scaffold Ltd verbrachten vier bis fünf Stunden pro Tag damit, Gehaltsabrechnungsdaten manuell einzugeben und sicherzustellen, dass die Zeit ihrer Mitarbeiter dem richtigen Projekt zugeordnet wurde. Sie mussten auch den Papierkram für die digitale Speicherung scannen und organisieren. Als sie zu einer Cloud-basierten Tracking-App wechselten und ihre Felddaten in Echtzeit erfassten, reduzierten sie ihre manuellen Prozesse auf nur eine Stunde pro Tag, was einer Produktivitätssteigerung von 78 % und einem ROI von 2,926 % entspricht.

Hochbauprojekte sind sehr komplex mit vielen beweglichen Teilen und viel externem Druck, der die Aufmerksamkeit eines Außendienstleiters dünn machen kann. Die Fähigkeit von Live-Felddaten, genaue und aktuelle Daten in einer einzigen App bereitzustellen, hält interne und externe Projektbeteiligte jederzeit auf dem gleichen Stand. Die Außendienstmitarbeiter sowie interne und externe Stakeholder wissen, wo das Projekt steht und sind von der Genauigkeit der Live-Felddaten überzeugt. Mit Live-Felddaten kann das Feldeinsatzteam wechseln, wenn die Arbeitsstunden und der Fortschritt unzureichend sind, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Da immer mehr Eigentümer einen globalen Einblick in den Projektfortschritt suchen und mehr Genauigkeit verlangen, wird dies einen klaren Unterschied zwischen schweren Bauunternehmen schaffen, die Live-Felddaten verwenden und solchen, die dies nicht tun.

Mike Merrill ist Mitbegründer und Hauptevangelist von WorkMax.