Mobile Daten: 3 Game-Changer für das Bauprojektmanagement

Zivilbauprojekte sind komplex und anspruchsvoll – sie erfordern Anpassungsfähigkeit, Weitsicht und Flexibilität, um Jobkosten im Griff zu behalten. Und mit so vielen kritischen Tasks, um eine Baustelle – geschweige denn mehrere – reibungslos am Laufen zu halten, können wenige administrative Fehler zu aufgeblähten Budgets, entmutigendem Waste und frustrierenden Verzögerungen führen. Glücklicherweise gibt neuen Datenerfassungstechnologien Contractors einen Vogelperspektiv-Blick auf ihr Business, damit sie ihre Zahlen im Griff behalten und der Kurve voraus sind.

Wie effizient und präzise ein Unternehmen sein Business managt, hängt von der Qualität der gesammelten Daten ab. Hier kommen heutige Echtzeit-Cloud-basierte Lösungen ins Spiel. Diese Lösungen straffen Prozesse und integrieren Schlüsselverbindungspunkte der Field Operations: Accounting, Payroll, Job Costing, Time Tracking, Equipment Tracking und Enterprise Resource Planning (ERP). Zusammen geben diese Insights Contractors kristallklare Transparenz in Status und Gesundheit ihrer Projekte – für schnellere, strategischere Entscheidungen zur Verbesserung der Bottom Line.

Man-Hour Genauigkeit

Präzises Tracking und Analysieren von Team-Labor und -Produktivität basiert oft darauf, dass jeder Mitarbeiter Papier- oder Spreadsheet-basierte Time Cards ordnungsgemäß pflegt. Oft werden diese Tage, ja Wochen nach Abschluss der Arbeit ausgefüllt – was die Daten fast garantiert fehlerhaft macht, da sie auf Erinnerung basieren. Field Supervisors, die mehrere Baustellen und Crews managen, wissen oft nicht mit Sicherheit, wo Mitarbeiter zu ihrem Startzeitpunkt sind. Sie können auch nicht sicher sein, dass die Crew pünktlich von der Mittagspause zurückkam oder jemand nicht früh ging. Auch andere Risiken: Teammitglieder buchen Mannstunden auf inaktive oder falsche Projekte/Tasks oder schätzen Zeit auf der Baustelle oder für einen spezifischen Task ungenau. Bei so hoher Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wären Ergebnisse jeder Analyse von Gesamtarbeitsstunden nahezu wertlos.

Der beste Weg zu präzisesten Mannstunden-Daten pro Task: Live-Felddaten erfassen, während sie entstehen – und jegliche Notwendigkeit eliminieren, dass Mitarbeiter auf ihr Gedächtnis vertrauen, um Stunden am Tages-, Wochen- oder Monatsende dem richtigen Task zuzuordnen. Cloud-basierte Mobile Workforce Apps, die die Erfassung von Mannstunden pro Task optimieren, eliminieren das Potenzial, dass Mitarbeiter ihre Zeit überschätzen.

Zuerst öffnet jedes Teammitglied eine App auf dem Smartphone, authentifiziert per PIN, wählt Projekt, Task und ggf. Equipment für die Tagesarbeit. Dann macht die App ein Selfie des Mitarbeiters und clocked sie ein – während auch der GPS-Standort erfasst wird. Field Operations Apps mit Live-Felddaten machen es einfach, Mannstunden pro Task in Echtzeit zu tracken – mit Features für präzise Datenberechnung. Gesichtserkennung bestätigt, dass die richtige Person die Arbeit verrichtet, indem Clock-in/out-Foto mit Profilbild verglichen wird und bei Mismatch alertet. GPS-Standort bei Clock-in, Clock-out und jedem Task-Wechsel zeigt Supervisors, dass der Mitarbeiter am richtigen Ort ist – nicht offsite, während er Mannstunden für ein Projekt bucht, ohne auf der Baustelle zu sein. Bei ERP-Integration sehen Mitarbeiter nur die relevanten projekt-spezifischen Tasks basierend auf der Projektkostenstruktur im ERP – für korrekte Tabellierung der Mannstunden. Die Informationen werden dann in die entsprechenden Datenfelder im ERP gepusht für Processing und Reporting.

Live Field Tracking ist auch effizient: Wenn ein Worker von Task zu Task wechselt – z. B. Beton mischen zu Beton gießen –, wählt er einfach den nächsten Task auf Smartphone/Tablet und arbeitet weiter. Jeder Task-Wechsel dauert unter fünf Sekunden. Mitarbeiter müssen nur clock-out, wenn sie für den Tag fertig sind. Best-in-Class Field Operations Apps für Mobile Workforces funktionieren sogar bei verlorener Internetverbindung. Mannstunden pro Task werden in Echtzeit auf dem Mobilgerät erfasst und synced, sobald eine Verbindung besteht – ohne Impact auf Genauigkeit.

Präziser Fortschritt pro Task

Den Fortschritt eines Tasks und Projekts zu tracken, kann zeitaufwändig und schwierig sein. Wegen der Zeit, die es braucht, und Verzögerungen beim Teilen gesammelter Informationen geben traditionelle Tracking-Methoden einen ungenauen Ausblick in Reports. Reports kommen aus multiplen Quellen mit unterschiedlichen Erfassungsmethoden – Papier, E-Mail, Texte, Spreadsheets – was die Verwirrung erhöht. Obendrein sind gesammelte Daten nur so gut, wie sie erfasst wurden. Production per Cost Code kann wild ungenau sein, weil Worker versehentlich abgeschlossene Arbeit dem falschen Code oder Projekt zuordnen – ein Task meldet sich als vollständiger, ein anderer als weniger vollständig als sie tatsächlich sind. Dieses Problem betrifft die gesamte Bauindustrie, ist aber besonders schädlich bei Infrastrukturprojekten, wo Tasks in Phasen, nicht parallel, abgeschlossen werden müssen – so vervielfachen sich Issues und verursachen hohe Kosten über die Projektlebensdauer.

Im Vergleich ermöglicht ein integriertes System mit Controls, dass alle Fortschrittsdaten automatisch tabelliert, gesammelt und synced werden. Wenn ERP mit einer Field Ops App mit Live-Felddaten integriert ist, steigt die Genauigkeit der Produktionsdaten pro Task dramatisch. Field Employees sehen nur projekt-spezifische Tasks basierend auf der Projektkostenstruktur im ERP. Jedes Mal, wenn ein Field Employee zu einem neuen projekt-spezifischen Task wechselt, wird er aufgefordert, die entsprechenden Produktionsmengen abgeschlossener Arbeit mit der korrekten Maßeinheit für das Projekt einzugeben – in Echtzeit. Diese Interkonnektivität stellt sicher, dass Datenstrukturen der Field Ops App und des ERP matchen – für nahtlosen Informationsfluss vom Büro zum Feld und zurück mit präzisen Fortschrittsdaten.

Automatisierte Operations

Daten von einem Ort zum anderen auf Papier, Spreadsheets oder in einem Programm zu bewegen, ist unglaublich zeitaufwändig und fehleranfällig. Und alle fürchten es. Unternehmen aller Größen verschwenden Zeit durch manuelles Sammeln und Eingeben von Daten.

Mehr als 65 % der Contractors nutzen noch Papier und Spreadsheets, laut 2020 Report der Resource Management Plattform WorkMax. Der Report zeigte auch die Korrelation zwischen Unternehmensgröße und Unfähigkeit, Daten effizient zu verarbeiten: Je größer das Unternehmen, desto weniger effektiv. Diese Findings aus dem Field Data Usage Report finden sich in anderen Studien wieder. 2019 gaben 26 % aller Bauunternehmen an, dass keine ihrer Softwarelösungen miteinander kommunizierten – laut Report des IT Service Providers JBKnowledge.

In einem Cloud-basierten System mit Live-Felddatenerfassung spielt Unternehmensgröße keine Rolle, weil Tracking und Management der Daten durch eine einzige App erfolgen, die mit einzelnen Workern interagiert. Das eliminiert die Notwendigkeit für Spezialisten, große Teile ihrer Zeit auf Erfassung zu verwenden – sie können mehr Zeit auf Feldanalyse verwenden. Live Field Data:

• Eliminiert manuelle Dateneingabefehler in allen Systemen – besonders Payroll
• Hält ERP in Sync mit allen Field Operations
• Eliminiert veraltete oder inaktive Projekt- und Cost Codes
• Gibt On-Demand Employee, Task und Project Additions/Changes vom ERP ins Feld
• Bietet automatisierte Overtime, Union und Shift Rules für präzise Payroll-Verarbeitung
• Liefert automatisierte Face Recognition Mismatch und Geofence Alerts für Employee Labor Tracking – sichernd, dass Mitarbeiter on-site sind und ihre eigene Zeit managen

Alle Felddaten sind digitalisiert, automatisiert und präziser als manuelle Prozesse mit nicht-integrierten Field Data Collection Systemen. Das befreit Office Worker, effizienter und produktiver zu sein – und sich auf Analyse zu fokussieren, statt Zeit mit Jagd nach Felddaten und manueller Eingabe in disparate Systeme zu verbringen. Reports aus aktuellsten Daten geben Contractors Klarheit in Projektstatus-Änderungen, sobald sie passieren – und ermöglichen schnelle Entscheidungen, wenn Anpassungen nötig sind.

Ein reales Beispiel: Mitarbeiter von Nayland Scaffold Ltd verbrachten 4–5 Stunden täglich mit manueller Payroll-Dateneingabe und Sicherstellung, dass Mitarbeiterzeiten dem richtigen Projekt zugeordnet waren. Auch Scannen und Organisieren von Papierkram für digitale Speicherung war nötig. Nach Umstieg auf Cloud-basierte Tracking-App und Echtzeit-Felddatenerfassung reduzierten sie manuelle Prozesse auf nur eine Stunde täglich – 78 % Produktivitätssteigerung und 2.926 % ROI.

Zivilbauprojekte sind hochkomplex mit vielen beweglichen Teilen und externen Drücken, die die Aufmerksamkeit eines Field Supervisors dünn streuen können. Live Field Data’s Fähigkeit, präzise und aktuelle Daten in einer App bereitzustellen, hält interne und externe Projekt-Stakeholder jederzeit auf dem gleichen Stand. Field Employees und Stakeholder wissen, wo das Projekt steht, und vertrauen der Genauigkeit der Live Field Data. Mit Live Field Data kann das Field Operations Team pivoten, wenn Mannstunden und Fortschritt unterperformen – um das Projekt zurück auf Kurs zu bringen. Da immer mehr Owner globale Transparenz in Projektfortschritt fordern und mehr Genauigkeit verlangen, wird dies einen klaren Unterschied schaffen zwischen Heavy Construction Firms, die Live Field Data nutzen – und denen, die es nicht tun.

Mike Merrill ist Co-Founder und Chief Evangelist von WorkMax.